Nikita Zahurdaiev: Developing PMO Services and Functions (UA)
•
0 j'aime•11 vues
Nikita Zahurdaiev: Developing PMO Services and Functions (UA) Lemberg PMO School 2024 Website – https://lembs.com/pmoschool Youtube – https://www.youtube.com/startuplviv FB – https://www.facebook.com/pmdayconference
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à Nikita Zahurdaiev: Developing PMO Services and Functions (UA)
Similaire à Nikita Zahurdaiev: Developing PMO Services and Functions (UA) (20)
Plus de Lviv Startup Club
Plus de Lviv Startup Club (20)
Nikita Zahurdaiev: Developing PMO Services and Functions (UA)
- 1. Заняття #4
- 2. Загурдаєв Микита PMO в Houston Association of Realtors Волонтер в ГО "Фонд розвитку Сил Територіальної Оборони України" Хобі: Дайвінг, Спеліологія, Сноубордінг, інші активності
- 3. Наша компанія HAR.com Х’юстонська асоціація РІЕЛТОРІВ® (HAR) — це організація, що налічує понад 50 000 членів і об’єднує професіоналів у сфері нерухомості, які займаються всіма аспектами галузі, включаючи продаж і оренду житлових і комерційних об’єктів, оцінку, управління нерухомістю та консультування. Це найбільша індивідуальна торгова асоціація в Х’юстоні та друга за величиною місцева асоціація/Рада РІЕЛТОРІВ® у Сполучених Штатах. Компанія заснована в 1918 році.
- 4. Мої Функції в компанії HAR Оперативна підтримка Операційне реагування і вирішення кейсів в короткотривалу або середньо тривалу перспективу. Створення PMO та контроль його еволюції. Створення бази знань і адаптація загального скелету управління проектами. Перехід від проектної структури компанії до матричної. Реалізація проєкту Керування проєктом, який є ключовим проєктом для тестування нових процесів. Впровадження методів, процесів та інструментів Налаштування процесів та стандартів, підбір методологій і їхня адаптація, стабілізація роботи команд і всіх її учасників. Налаштування взаємодії стейкхолдерів з командами і створення умов для якісної і динамічної розробки з контролем змін.
- 5. Давайте познайомимось ;) Ви працюєте в Аутсорс чи Продуктових компаніях? Чи ваша компанія мультинаціональна? Тип організації: Проектний, матричний чи функціональний? Тип PMO в моїй компанії: Directive, Supportive, Controlling? Структура управління PMO: Централізована, децентралізована, гібридна?
- 6. Зміст лекції №4 • Визначення послуг і функцій, які надаватиме PMO • Розробка процесів і методологій управління проєктами • Встановлення практик управління портфелем проєктів • Впровадження механізмів управління та контролю проекту
- 7. Визначення послуг і функцій, які надаватиме PMO • Стратегічна підтримка • Оперативна підтримка • Предпроєктний аналіз • Реалізація проєкту • Моніторинг та контроль виконання проєкту/програми • Управління людськими ресурсами • Впровадження методів, процесів та інструментів • Управління центральною базою знань • Навчання та коучинг • Управління ризиками • Управління задоволеністю клієнтів • Управління задоволеністю топ менеджменту
- 8. Визначення послуг і функцій, які надаватиме PMO • Стратегічна підтримка • Адаптація до стратегії компанії • Реагування на зміни стратегії • Впровадження стратегічних ініціатив • Оперативна підтримка • Оперативна підтримка • Консультації • Створення тимчасової Бази Знань
- 9. Визначення послуг і функцій, які надаватиме PMO • Предпроєктний аналіз • Аналіз проєкту та конкурентів • Оцінка впливу та взаємодії з іншими проєктами та PMO • Оцінка людських ресурсів та фінансова оцінка • Визначення строків, ризиків • Визначення стандартів, процесів та метрик • Реалізація проєкту • Керування проєктом (PM частина PMO) • Підтримка та консультації по проєкту
- 10. Визначення послуг і функцій, які надаватиме PMO • Моніторинг та контроль виконання проєкту/програми • Моніторинг ризиків • Контроль метрик • Контроль графіку • Контроль залученості стейкхолдерів • Управління людськими ресурсами • Управління Конфліктами • Оцінка персоналу та перерозподіл між проєктами • Управління резервами та "бенчом" • Управління звільненням та перерозподілом
- 11. Визначення послуг і функцій, які надаватиме PMO • Впровадження методів, процесів та інструментів • Визначення методологій • Створення та підбір стандартів і процесів • Оптимізація та автоматизація процесів • Підбір інструментів управління • Вивчення інновацій • Управління центральною базою знань • Вивчення кейсів та аналіз помилок • Створення та оновлення документації • Створення темплейтів • Навчання та коучинг • Навчальні програми та семінари • Онбординг та інтеграція • Коучинг проєктних менеджерів
- 12. Визначення послуг і функцій, які надаватиме PMO • Управління ризиками • Ідентифікація та оцінка ризиків • Розробка планів заходів • Реагування на зміни середовища • Управління задоволеністю клієнтів • Визначення очікувань клієнтів і зіставлення зі стратегією • Організація клієнтських сесій та аналіз зворотного зв'язку від клієнтів • Вимірювання задоволеності та вирішення конфліктів • Управління задоволеністю топ менеджменту • Регулярна звітність Топ-Менеджменту та вираховування метрик • Узгодження стратегічних цілей та адаптація
- 13. Розробка процесів і методологій управління проєктами • Lean • Kanban & WIP Limit • Value Stream Mapping • Six Sigma • SIPOC Analysis • Process Mapping • Шляхи до впровадження Процесів та Стандартів
- 14. Lean (Toyota) • Основна ідея стабілізувати виробництво (без піків і спадів), доставляючи потрібні матеріали в потрібне місце в потрібний час • Kaizen (改善 - "Постійне вдосконалення") - філософія, яка включає 10 принципів • 5s (Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain) - порядок в голові та на робочому столі • JIT (Just in time) - надавати те що треба в потрібній кількості та в потрібний час • Lean - це дуже широке поняття, яке включає в себе: Kaizen, 5s, JIT, Kanban, Value Stream Mapping
- 15. Kanban та WIP Limit (Toyota) • Kanban - основна ціль як найшвидше проходження задач через усі колонки, застосовується разом з JIT та WIP Limit • Колонки = процесам • ToDo, InProgress, Done - то більше про Scrum, ніж про Kanban • WIP Limit (Work in progress) - ліміт на кількість задач в одному процесі • SMED (Single-Minute Exchange of Die) - відсоток втрат часу від перемикання між проєктами, задачами і т.д.
- 16. Value Stream Mapping (Manufacturing) • Комбінується разом з Just in Time (JIT) • Можна вираховувати в процесах більше 30 метрик (% дефектів, кількість залучення людей, додатковий час для початку роботи і закриття задачі) • Time Ladder (Lead Time & Processing Time (Value Added time)), якщо Lead Time в днях - то множимо на 8 Total processing time / Total lead time * 100 = співвідношення Lead та Process Time (Приклад 2.5%)
- 17. Six Sigma (Motorola) • DMAIC - Define > Measure > Analyze > Improve > Control DMADV (DMADVO) - Define > Measure > Analyze > Design > Verify > Optimize • Використовують для зменшення варіацій і змін процесів та кількості дефектів через аналіз даних • Сконцентрований на задоволенні клієнтів в необхідному об'ємі (тільки те що треба) • Six Sigma - пішло з статистики, ідея щоб процес був бездефектним на 99.9996% (4 помилки з мільйона)
- 18. SIPOC Analysis • Використовується разом з Lean Six Sigma • Показує початок і кінець робочої системи, ключових клієнтів, замовників та постачальників • Відображає загальну картину • P (від самого початку до кінця = Kanban) > O (що ми отримуємо від кожного процесу) > C > I (що нам треба для кожного процесу) > S (Stakeholders, список S може бути такий самий як список C)
- 19. Process mapping • Детальний флоу всіх процесів на різних рівнях / департаментах • Роби на мапі великі відступи між різними процесами • Дає можливість робити модульні процеси • Використовується разом з Six Sigma, Lean Six Sigma
- 20. Шляхи до впровадження Процесів та Стандартів • Аналіз очікувань замовника PMO та аналіз існуючого PMO • Аналіз типу організації та проєктів і аналіз цілей компанії • Аналіз Топ-Менедменту та стейкхолдерів • Аналіз існуючих процесів, стандартів, метрик/показників, інструментів та загального скелету управління • Які ролі/людські ресурси є в компанії та на проєктах • Аналіз проєктів та взаємозв'язку між ними, чи є пілотний проєкт • Створення покрокового плану реалізації всіх цілей > впровадження > аналіз > виправлення (PDCA)
- 21. Встановлення практик управління портфелем проєктів • Portfolio > Program > Project • Рівні стандартизації в розрізі портфелів та програм/проєктів • Практики управління портфелем проєктів
- 22. Portfolio > Program > Project Зрілість процесів
- 23. Рівні стандартизації в розрізі портфелів та програм/проєктів • Скелет будуємо зверху > вниз • Крос-організаційне впровадження
- 24. Практики управління портфелем проєктів • Стратегічне узгодження: узгоджуйте проєкти зі стратегіями організації: • Визначення стратегічних цілей • Поради з вибору та пріоритетів проєктів • Вибір і пріоритетність: визначте критерії відбору та визначення пріоритетів проєктів: • Визначення критеріїв відбору • Визначення пріоритетів проєктів • Оптимізація ресурсів: оптимізація розподілу та використання ресурсів: • Оптимізація розподілу ресурсів • Ефективне використання ресурсів • Управління ризиками: впровадження процесів управління ризиками на рівні портфеля: • Впровадження процесів управління ризиками • Моніторинг та зменшення ризиків • Управління та нагляд: створення структур управління портфелем: • Створення структур управління • Гарантія дотримання процесів
- 25. Практики управління портфелем проєктів • Звітування та комунікація: розробіть надійну стратегію звітності та комунікації: • Розробка системи звітності • Стимулювання відкритої комунікації • Моніторинг продуктивності: контроль ефективності проєктів у портфоліо: • Визначення ключових показників ефективності (KPI) • Аналіз та звітність про продуктивність проєктів та портфоліо • Гнучкість і адаптивність: залишайтеся гнучкими та адаптуйтеся до змін: • Створення процесу змін • Система адаптації до змін • Навчання та підтримка: проведення навчання для проєктних команд: • Проведення навчання для проєктних команд • Постійне вдосконалення: розвивайте культуру постійного вдосконалення: • Аудит та оцінка процесів • Запровадження змін за результатами оцінок • Аналіз бест-практіс які можуть бути використані
- 26. Впровадження механізмів управління та контролю проєкту • Технології та інструменти • Комунікації та розповсюдження інформації • Оцінка та аналіз даних • Контрольні механізми
- 27. Технології та інструменти • Вибір та впровадження ІТ-Інструментів: • Розгляд можливостей та вибір інструментів для ефективного моніторингу та управління проектами • Інтеграція ІТ-Систем: • Розробка плану інтеграції різних інструментів між собою і з уже наявними інструментами для забезпечення синхронізації та доступності даних • Автоматизація і оптимізація процесів і інструментів • Аналіз того, що потребує оптимізації та автоматизації всередині інструментів, та що треба виносити за межі інструментів
- 28. Комунікації та розповсюдження інформації • Розробка Порталів та Дашбордів: • Створення централізованих платформ для доступу до ключових інформаційних ресурсів та статусів проектів та загальної інформації по компанії • Комунікаційні Канали: • Установлення ефективних каналів комунікації для обміну інформацією між командами та стейкхолдерами • Створення спільних часових зон та календарю доступних годин співробітників різних часових зон
- 29. Оцінка та Аналіз Даних • Визначення Метрик та Звітів: • Розроблення ключових метрик та звітів для оцінки ефективності проектів та портфелів • Аналіз Даних для Прийняття Рішень: • Розробка методів та процедур для аналізу даних та використання їх у процесах прийняття рішень
- 30. Контрольні механізми • Проведення незалежного внутрішнього аудиту проєкту, аналіз відповідності стандартам • Встановлення контрольних точок (майлстоунів) на ключових етапах проєкту • Моніторинг бюджету • Оцінка якості результатів • Визначення, аналіз, контроль та мінімізації ризиків • Внутрішній контроль якості відповідності процесів та результатів внутрішнім стандартам • Реалізація механізмів для ефективного контролю за змінами у проєкті та їх впровадження • Контроль та залучення стейкхолдерів • Контроль доступу до інструментів, інформації, аналіз каналів зв'язку • Експертна оцінка (внутрішня або зовнішня)
- 31. Домашнє завдання! 1. Визначити services та functions свого PMO 2. Визначити project management processes та methodologies, які будуть використовуватися 3. Процедура запровадження чи дотримання project portfolio management practices
- 32. Дякую за увагу! Додавайтесь в друзі і давайте разом робити Український PMO кращим. І давайте почнемо з підтримки потужного проекту Очі Яструба. Слава ЗСУ!