Lean Philosophie bedeutet, Prozesse zu optimieren, indem die Wertschöpfung für den Kunden maximiert, alles Unnötige weggelassen wird, Schnittstellen reduziert und die Mitarbeiter befähigt werden, alles dies tun zu können. Wenn wir den Lean Gedanken im Büro umsetzen, sprechen wir von Lean Administration oder noch präziser von Lean Office. Mit Büroarbeit hat jedes Unternehmen, aber auch jede/r Einzelne zu tun, auch Selbständige, Handwerker, Wissensarbeiter und Kreative. In der westlichen Welt ist Wissens- und damit „Büro“-arbeit ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. In den Büros aber schlummert Verbesserungspotenzial von ca. 30%, das sich zu heben lohnt. Wir erörtern den Nutzen von Lean Office sowie die Erfolgsfaktoren und Stolpersteine bei der Einführung.

1. Warum Sie Lean im Büro
einführen sollten und wie das
geht!
Angela Reeg-Muller
Exzellenta – Effizienz
für Geschäftsprozesse

2. Warum Sie Lean im Büro einführen sollten
und wie es geht
Mannheim, den 09.02.17
LeanAroundTheClock
Exzellenta, Angela Reeg-Muller
2

3. Lean bedeutet
Werte schaffen
Input Leistung Output Prozesse straffen
Verschwendung vermeiden
.
.
.
Mitarbeiter entwickeln
.
.
.
.
.
Kunden begeistern
Durchlaufzeiten kürzen
Kosten senken
Mitarbeiter motivieren
.
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 3
..

4. Überblick
Lean im Büro – warum?
Büro – Welche Herausforderungen?
Lean im Büro – wie?
Und was braucht es sonst noch?
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 4

5. www.exzellenta.de/blog
www.exzellenta-online-academy.de
Effizienz für Geschäftsprozesse
Einfach – Praktisch – Schnell
Wann immer – wo immer
www.exzellenta.de
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 5
Angela Reeg-Muller
Lean Six Sigma Black Belt
Spezialisiert auf Administration
Autorin, Lehrbeauftragte
Wirtschaftswissenschaftlerin

6. Überblick
Lean im Büro – warum?
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 6

7. Zeit
~10000 v.Chr. 1800 2000
1. Megatrend Wissensgesellschaft
7
Agrar-
gesellschaft
Industrie-
gesellschaft
Wissens-
gesellschaft
Quelle: nach Zukunftsinstitut. 2010. Eigene Darstellung.
Exzellenta, Angela Reeg-Muller

8. 2. Geänderte Marktsituation
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 8
Kosten + Gewinn = Preis
Preis – Kosten = Gewinn
Bildnachweis (c) panthermedia.net / Philippe Renaud

9. 3. Kundenbeschwerden
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 9
Bildnachweis (c) panthermedia.net / Robert Kneschke

10. 4. Demografischer Wandel
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 10
Bildnachweis (c) panthermedia.net / Randolf Berold

11. 5. Info-Fluss steuert Materialfluss
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 11
Materialfluss
MaterialInfos
Info-Fluss

12. 1. Megatrend Wissensgesellschaft
2. Geänderte Marktsituation
3. Kundenbeschwerden
4. Demografischer Wandel
5. Info-Fluss dominiert Materialfluss
Zusammenfassung:
Wir müssen im Büro etwas tun, weil ...

13. Überblick
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 13
Büro – Welche Herausforderungen?

14. Herausforderung No 1:
zu viel – zu viel parallel – zu wenig koordiniert
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 14
Bildnachweis: panthermedia.net /Tomas Griger
!

15. Herausforderung No 2
Arbeitsergebnisse im Büro sind „unsichtbar“
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 15
•Fehlende Transparenz
•Keine sichtbaren Lager
•Stillstand nicht sichtbar
•Keine sichtbaren Zwischenprodukte
•Nacharbeit nicht sichtbar
•Überlastung nicht sichtbar
Bildnachweis: presentermedia

16. Zusammenfassung: Fehler im Büro
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 16
• haben die teuersten Auswirkungen
• sind am leichtesten zu begehen
• sind am schwierigsten zu finden
Quelle?
Und in vielen Fällen fehlt das Bewusstsein dazu

17. Überblick
• Prozesse visualisieren
• Arbeitsverteilung sichtbar machen
• Für Verschwendung sensibilisieren
Lean im Büro – wie?
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 17

18. Prozesse visualisieren: Prozessfunktionsdiagramm
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 18
Im Team, mit den Prozessbeteiligten
Zeigt den Arbeitsfluss
Bringt Überblick und Transparenz
Probleme kennzeichnen
Unterstützt Schnittstellenanalyse
50 unbearbeitete Bestellungen im System

19. Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 19
Arbeitsbestand erledigtIn Bearbeitung

20. Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 20
Arbeitsbestand erledigtIn Bearbeitung 3

21. Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 21
Blockaden werden sichtbar
Parallele Arbeiten werden sichtbar
Voraussetzung: Feedback-Schleifen
Konsequenz in der Umsetzung!
Und Geduld!

22. Für Verschwendung im Büro sensibilisieren
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 22
T
I
M
W
O
O
D
Transport
Inventory = Bestände
Motion = unnötige Bewegung
Waiting
Übererfüllung/Nutzlose Tätigkeiten
Überproduktion
Fehler
Nicht richtig genutztes Mitarbeiterpotenzial
Verspätung
Unnötige Bewegung
Unklare Kommunikation
Doppelarbeit
Verpasste Chance
Verschwendung beim / für den Kunden
Aufgabe Führung Mitarbeiter coachen, Verschwendungen zu erkennen

23. Überblick
Und was braucht es sonst noch?
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 23

24. Was es NICHT braucht
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 24
 Tools und Methoden statt Haltungsänderung
 Hauruck-Mentalität
 Schreibtischordnung vorschreiben
 Laufwege abgehen
 Vorgaben anstelle von Beteiligung der
Beschäftigten
 Keine Zeitansätze für Lean – Aktivitäten
 Entlassungen, weil optimiert wurde

25. Was die Einführung von Lean im Büro braucht
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 25
 Einen langen Atem – Lean ist die Art, zu arbeiten
 Einen breiten Ansatz – Lean auf allen Ebenen
 Neue Denkweisen der Führungskräfte
 Vorbild
 Mitarbeiterentwicklung statt Vorgaben
 Kommunikation – Kommunikation - Kommunikation
 Einführung mit Change-Management begleiten
 Qualifizierungen
 der Führungskräfte
 der Beschäftigten

26. Exzellenta, Angela Reeg-Muller 26
Kostensenkungen >> Wettbewerbsvorteil Glückliche Kunden >> Loyale Kunden
Zufriedene Mitarbeiter >> Motivierte Mitarbeiter Organisches Wachstum >> Gesicherte Zukunft
Wenn wir alles richtig machen, haben wir

27. Exzellenta
Angela Reeg-Muller
info@exzellenta.de
Morseweg 24, 53125 Bonn
0228 534 632 66
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 27
Fragen? Einwände?
Anregungen?

28. Herausforderung No 1:
zu viel – zu viel parallel – zu wenig koordiniert
Exzellenta, Angela Reeg-Muller 29
Bildnachweis: panthermedia.net /Tomas Griger

29. Warum Sie Lean im Büro einführen sollten
Und wie es geht
Angela Reeg-Muller Exzellenta, Angela Reeg-Muller 32