Vrijwilligersbeleid versus communicatie - presentatie van Lies Pelsmakers (Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk) voor de collegagroep 'Communicatiemedewerkers' van Socius (14 april 2016).

1. VRIJWILLIGERSBELEID
versus
COMMUNICATIE

2. Plezante organisatie werkt
met vrijwilligers …
Zijn jullie een plezante organisatie?
• Vrijwilligers werven = goesting geven
• Vrijwilligers houden = begeleiden
Ja? Verzilveren maar!
• Werk je vrijwilligersbeleid uit
• Werk je communicatie uit

3. Vrijwilligersbeleid -/+ communicatie
“Alles is communicatie, maar
communicatie is niet alles”
• Wat is de rol van communicatie in jouw organisatie?
Strategisch instrument of noodzakelijk kwaad?
• Wat is de positie van het vrijwilligersbeleid?
• Wat is de link tussen externe, interne communicatie maar
ook HRM en /of beleid? Is er kruisbestuiving mogelijk?
• Communicatie faciliteert maar is geen tovermiddel > de
hele organisatie moet wel waarmaken wat ze zegt

4. Vrijwilligersbeleid
+ communicatie
in 10 stappen*
* Vrij naar: In-team. Vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in 10 stappen

5. 1. Focus
Vrijwilligersbeleid
• Waarom zoeken jullie
vrijwilligers?
• Wat verwachten jullie van
vrijwilligers?
• Wat heb je te bieden?
• Hoe begeleiden jullie
vrijwilligers?
• Wat verwachten vrijwilligers
van ons?
Communicatie
• Betrokken bij het uitwerken
van deze visie op
vrijwilligerswerk(strategie)
• Vertalen van troeven in USP
• Doelgroepgericht
communiceren
• Bepalen van de
kernboodschap
• Integratie van communicatie
over vrijwilligerswerk in je
corporatie communicatie

6. 2. Zoek de juiste vrijwilligers
Vrijwilligersbeleid
• Functie- competentieprofiel:
wie zoek je om wat te doen?
• Leg de inhoud van je
vacature vast
• Plannen: ga niet last-minute
op zoek
• Leg het profiel van de ideale
vrijwilliger vast (persona)
Communicatie
• Doelgroepen bepalen
(persona)
• Copywriten van de vacature
• Mediamix bepalen
• Campagne plannen (tijd &
geld)
• Bewaken opvolging reactie /
conversie

7. Persona
Dit is Lies
• 38 jaar
• Geen kinderen
• Woont in Antwerpen
• Geboeid door communicatie
• Flexibiliteit is belangrijk
• Actief op sociale media
• Heeft af en toe een uurtje over voor een goed doel
• Knutselt graag in huis
• Is zot van haar kat
• Haat koken
• Babbelt graag

8. Copywriten
1. Straffe titels vallen op
2. Deel een grote vacature op in meerdere taken
3. Vermijd jargon en blabla
4. Lees je vacature als een vrijwilliger
5. Gebruik meer ‘jij’ dan ‘wij’
6. Zet je troeven in de kijker (vorming, ervaring, gezelligheid, …)
7. Prikkel met een vraag
8. Eindig met een ‘call to action'
‘Vrijwilliger gezocht’ versus
‘Jij maakt voor Percy het verschil door te helpen met schoolwerk’

9. Een verzorgde vacature…

10. …bevat goede trefwoorden

11. Mediamix
1. Persoonlijk contact
2. Netwerken van je huidige vrijwilligers, collega’s, …
3. Telefoon, e-mail
4. Website, nieuwsbrieven
5. Vacaturebanken zoals vrijwilligerswerk.be
6. Sociale media
7. Print, affiches, folders, lokale bladen
8. Vrijwilligersbeurzen
9. Gemeentebladen, lokale pers, …
10.Oproep via andere organisaties
11.Platte e-mails ipv nieuwsbrieven
• Inspirerend voorbeeld: Vrijwilligers in actie
• Conversie: reageer binnen 48 uur en maak een afspraak

12. Een multimedia campagne met Facebook

13. …een testje op de website

14. … een vaste pagina over vrijwilligerswerk op de website

15. …een vak op de homepage met segmenten…

16. lokale persacties

17. SEO en SEA

18. Vrijwilligers als
ambassadeurs
Basisvoorwaarde = tevreden
vrijwilligers
Waarom?
• Gezicht aan de organisatie geven
• Andere vrijwilligers aantrekken
• …?

19. Vrijwilligers als
ambassadeurs
Hoe WOM faciliteren?
• Investeer in interne communicatie
• Zorg dat ook vrijwilligers jullie visie en kernboodschap kennen (leer hen
jullie elevator pitch)
• Werk met een gesloten facebookgroep waar je vrijwilligers actief zijn
• Vraag hen je social media te liken en delen (en geef eerst een workshop)
• Maak een ‘interne’ nieuwsbrief voor vrijwilligers met deelbare informatie
(succesverhaal, nieuwe vrijwilligers voorstellen, quote van een ancien,
nieuwe projecten …)
• Maak een sectie voor vrijwilligers op je website met:
• je vacatures
• dankjewels, sfeerbeelden
• informatienota’s, een levendig intranet voor vrijwilligers
PSSST: en de betaalde collega’s?

20. Vrijwilligers als
ambassadeurs
Hoe WOM faciliteren?
• Bezorg je vrijwilligers naamkaartjes of folders
• Breng-je-vriend-mee bedankingsfeest
• Laat een vrijwilliger spreken op een studiedag
• Een vrijwilliger met schrijftalent kan voor jullie bloggen
• Neem een contente vrijwilliger mee naar beurzen
• Interview met een vrijwilliger in je eigen media
• Vraag vrijwilligers nieuwe vacatures naar hun netwerk door te mailen
• Laat een vrijwilliger mee nieuwe vrijwilligers onthalen
• Rekruteer specifieke buzz-ambassadeurs
• Promoot de verhalen van je ambassadeurs op je eigen media
• Maar… maak ook afspraken (portretrecht, privacy, …)

21. Ambassadeurs

22. 3. Verwelkom
Vrijwilligersbeleid
• Begint al bij rekrutering!
• Informatie geven
• Voorstellen
• Inwerken
• Polsen naar motivaties
Communicatie
• Reageer binnen 48 uur, ook
als je de kandidaat niet ziet
zitten
• Heldere informatienota
(welkomstboekje)
• Eigen e-mailadres, login op
intranet, servers …
• Motivaties gebruiken om in te
spelen op het aanbod

23. … vrijwilligersknoppen op websites (intranet)…

24. 4. Zet aan het werk
Vrijwilligersbeleid
• Taken toewijzen
• Afspraken maken en
opvolgen
• Competenties ontwikkelen
• Opleiding & begeleiding
waar nodig
Communicatie
• Interne communicatie met
vrijwilligers stroomlijnen in
functie van de taken:
• kanalen (telefoon, e-mail,
skype, facebookgroep…)
• Workshops in functie van
communicatie
• Competenties (LinkedIn,
Oscar Online)

25. 5. Begeleid
Vrijwilligersbeleid
• Betrokkenheid tonen
• Corrigeren
• Feedback geven
• Bijkomende vorming
Communicatie
• Interne communicatie met
vrijwilligers stroomlijnen in
functie van ambassadeurschap
en informatie:
• nieuwsbrief voor
vrijwilligers
• intranet
• sociale media
• …
• Overleg tussen vrijwilligers

26. 6. Motiveer
Vrijwilligersbeleid
• Ken de hoofdmotieven:
• sociale motieven
• maatschappelijke
motieven
• ervaring en bijleren
• idealisme, zingeving
• Waarderen
Communicatie
• Belang van vrijwilligers
benadrukken in de hele
communicatie (extern &
intern)
• Bedanken (Week van de
Vrijwilliger, IVD, eigen
initiatieven, …)
• Events die de sfeer
bevorderen (uitstap, feestje,
…)

27. 7. Omkader
Vrijwilligersbeleid
• Alles in orde met de
vrijwilligerswet?
• Goede afspraken maken
Communicatie
• Zorg voor heldere
communicatie over de wet of
verwijs naar
www.vrijwilligerswerk.be

28. 8. Geef feedback
Vrijwilligersbeleid
• Wat is goed?
• Wat kan beter?
Communicatie
• Leerpunten voor
communicatie opvolgen

29. 9. Bedank
Vrijwilligersbeleid
• Probeer te achterhalen
waarom iemand stopt
• Stop een samenwerking
zelf als het echt niet loopt
• Voer een helder
exitgesprek
Communicatie
• Ondersteuning bij het voeren
van een moeilijk gesprek
• Organisatie van een
bedankfeestje (en voor
iedereen hetzelfde?)
• Afsluiten accounts, doorsturen
e-mail, bedantwoordje op de
website, collega’s op de
hoogte brengen, …

30. 10. Evalueer
Vrijwilligersbeleid
• Evalueer het
vrijwilligersbeleid geregeld:
• vrijwilligerswerking
• werving
• inzet en taken
• afspraken
• tevredenheid
Communicatie
• Mee evalueren van deze
items vanuit communicatie
(intern en externe
communicatie)
• Wervingscampagnes
evalueren en bijsturen

31. Om na te lezen
• http://www.antenno.com/kennis-en-inspiratie/hoe-bouw-je-aan-meer-
symbiose-tussen-hr-en-marketing/
• https://prezi.com/rky0eqncywcp/digitaal-werven/?
utm_campaign=share&utm_medium=copy
• http://www.frankwatching.com/archive/2013/06/05/maak-van-je-
medewerkers-ambassadeurs-met-4-typen-sociale-content/
• http://www.vlerick.com/nl/about-vlerick/news/hoe-wordt-een-
werknemer-merkambassadeur
• https://issuu.com/vlaamssteunpuntvrijwilligerswerk/docs/
toolbox_vrijwilligers_bedanken_-_we_927ca4034cffdc