Решение автоматизации процесса закупок для организации на платформе BPM - Serena Business Manager

1. Автоматизация процесса закупок
новые перспективы
проверенных решений
Февраль 2013
Ионин Алексей
Softmart
1 SERENA SOFTWARE INC.

2. СОДЕРЖАНИЕ
• Процесс закупки в различных организациях
• Решения Softmart
• BPM – Зачем?
• BPM – Как?
• Платформа SBM
• Комплексный подход к автоматизации процессов
2 SERENA SOFTWARE INC.

3. Непрерывный повторяющийся процесс
закупки
Собрать заявки
Контроль поставки
Оценить бюджет
Поиск поставщика
Бизнес
Обосновать
Бизнес согласование
Финансовое согласование
3 SERENA SOFTWARE INC.

4. Закупка с бюджетированием
(Внешэкономбанк)
Проекты
Потребности
Порт Утвержд План Исполне
Сбор Оценка Смета
фель ение Бюджета ние
Годовой план
Квартальный план исполнения
Работы Закупки
4 SERENA SOFTWARE INC.

5. Стратегические цели и задачи
Важен комплексный
подход
Прозрачные процессы
Панели показателей
KPI
Контроль исполнения
плана по
срокам/задачам/отдела
м/проектам
5 SERENA SOFTWARE INC.

6. Тактические цели и задачи
отдела закупок
ВСЯ информация по заказам в реальном
времени в разрезе состояний/исполнителей
Согласования разных уровней и видов
Контроль изменений состава заказов
Контроль документов по заказам
Рейтинги менеджеров по закупкам
Отслеживание сроков и этапов закупок
Эскалация и уведомления
История закупок
Среда коммуникаций
6 SERENA SOFTWARE INC.

7. BPM – Зачем нужна еще одна технология?
Э
Ф
Ф
Есть ERP/CRM система (а может, и не одна)
Е
К
Т
Есть BI системы для анализа
И
исторических данных
В
Н
BPM - для особых О
случаев С
Т
Ь
7

8. BPM – для видов деятельности
Массовый процесс Имеется существенный поток Заявок
с понятным регламентом и
С рабочим циклом
продолжительностью,
Для нескольких который должны обработать различные
исполнителей люди,
С KPI по времени и уложиться в нормативы.
Должен стать
мы должны стать эффективнее!
эффективным!
8

9. BPM – как достичь желаемого ?
Э
Ф
Реализовать в ERP Ф
Е
К
Т
Найти готовое решение
И
В
Н
BPM – конструктор процессов,
О
с готовыми отчетами, метриками
С
Т
Ь
9

10. Serena Business Manager
10 SERENA SOFTWARE INC.

11. Слабые места текущего регламента
• Нет оперативных данных в реальном времени
• Нет достоверной статистики, в том числе данных ключевых показателей
эффективности
• Неэффективное взаимодействие исполнителей разных отделов и служб
• Нет про-активной нотификации и эскалации случаев нарушения сроков
регламента
• Невозможно проверить соответствие деятельности утвержденному
регламенту
• Невозможно быстро внести изменения в регламент (ERP|CRM)
• Нет единой среды коммуникации, кроме электронной почты или файлов
Excel
11 SERENA SOFTWARE INC.

12. Решение на SBM: автоматизация процесса закупок
12 SERENA SOFTWARE INC.

13. Форма Заявки
13 SERENA SOFTWARE INC.

14. Процесс определяет содержание форм, а не наоборот
14 SERENA SOFTWARE INC.

15. Единая среда коммуникаций: файлы, обсуждения,
ссылки, эксперты, email
15 SERENA SOFTWARE INC.

16. Модуль создания/изменения отчетов доступен каждому
16 SERENA SOFTWARE INC.

17. Списки заявок с возможностью сортировки и …
редактирования
17 SERENA SOFTWARE INC.

18. Интерактивные панели показателей
18 SERENA SOFTWARE INC.

19. Можно добавить интерактивную информационную
панель индикаторов
19 SERENA SOFTWARE INC.

20. Модуль создания/изменения отчетов доступен каждому
20 SERENA SOFTWARE INC.

21. Показатели KPI
Количество открытых запросов на
изменение по проектам. Цветовой
код показывает состояние
запросов.
Простейший показатель
состояния проекта,
демонстрирующий
фактическое отклонение
сроков от планируемых.
21 SERENA SOFTWARE INC.

22. Диаграмма Ганта и календарное
представление планов
22 SERENA SOFTWARE INC.

23. Основные преимущества SBM:
быстрый положительный эффект
1. Итерационный подход не требует длительной фазы
постановки задачи
2. Трудоемкость разработки процессного приложения – от
1 часа до 10 дней
3. Простой настраиваемый пользовательский интерфейс
4. Удобные отчеты и панели индикаторов
5. Встроенные средства расчета метрик и эскалаций
23 SERENA SOFTWARE INC.

24. Основные преимущества SBM:
технологическая зрелость
1. Отдельная среда разработки – SBM Composer
2. Простая нотация моделей workflow
3. Логика приложения зависят от
Состояния/Роли/Значений атрибутов процесса.
4. Мощный редактор форм и отчетов.
5. Выделенная среда управления версиями приложений и
средами эксплуатации
6. Интегрированный Комплекс процессов, а не
разрозненный набор приложений.
7. Web доступ с любых браузеров и устройств
8. SOAP API
24 SERENA SOFTWARE INC.

25. Основные преимущества SBM:
LOW TCO
1. Самостоятельная быстрая разработка моделей
процессов (а, следовательно и приложений)
2. Многократное повторное использование имеющихся
приложений – интегрированный комплекс приложений
3. Самостоятельная настройка личного рабочего стола,
создание отчетов, подписка на уведомления
4. Возможность управлять версиями приложений
5. Возможность быстрой установки и адаптации готовых
приложений
25 SERENA SOFTWARE INC.

26. 98 из 100 Fortune – клиенты Serena
Healthcare
Financial
Industrial
Tech/Telco
Insurance
Government
26 SERENA SOFTWARE INC.

27. Клиенты Serena в России
Клиенты Serena в России
27 SERENA SOFTWARE INC.

28. Спасибо за внимание!
Задавайте вопросы?
28 SERENA SOFTWARE INC.

29. Запасные слайды?
29 SERENA SOFTWARE INC.

30. Архитектура SBM
30 SERENA SOFTWARE INC.

31. Serena Software, Redwood City, California (USA)
• Образована:
• 1980
• Офисы:
• New York, Los Angeles, Washington D.C.
• Sao Paulo
• London, Paris, Madrid, Milan, Munich, Stockholm, Antwerp
• Singapore, Tokyo, Melbourne, Bangalore, Seoul
• Штат:
• 700+
• Клиенты:
• Более 17,000 организаций и более 10 миллионов пользователей по всему
миру
• 96 из списка 100 Fortune
31 SERENA SOFTWARE INC.