Mini-guide marchés publics

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Le mini-guide trace les étapes de la préparation pour répondre aux appels d'offres publics ou privés.

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Mini-guide marchés publics

  1. 1. MARCHESOFT, Siège social : 16 avenues des Ecoles - Les Lentisques - 06110 Le Cannet Tél. : 04 93 46 13 96 - Portable : 06 25 27 65 15 - www.marchesoft.com 1 MINI-GUIDE POUR LES PME Pourquoi se lancer dans la réponse aux appels d’offres ? Les avantages :  Les paiements sont garantis dans un délai réglementaire ;  Les donneurs d’ordres locaux préfèrent travailler avec des entreprises locales et 60 % des marchés publics sont attribués à des PME;  Les procédures sont transparentes : vous avez accès à toutes les informations nécessaires, les échanges sont cordiaux … ;  Les administrations ont la possibilité de traiter des marchés inférieurs à 15 000 €* sur simple consultation de 3 devis, voire même sans aucune mise en concurrence. Il n'y a pas de publicité. Vous devez donc vous faire connaître auprès des services des marchés publics.  Le fait de travailler ou d’avoir travaillé pour le secteur public fait référence de qualité de vos prestations et peut être rassurant pour tous vos futurs prospects de tout horizon. * Cela signifie qu'en dessous de ce seuil les organismes publics ne seront plus obligés d'effectuer une publicité et de lancer une procédure. Ils pourront interroger directement des entreprises pour effectuer une mise en concurrence. Pour les marchés publics supérieurs à 15 000 € HT : Ces marchés sont pour la plupart publiés sur les plates-formes en ligne et les dossiers de consultation sont téléchargeables sur ces mêmes plateformes. C’est même une obligation à partir de 90 000 € HT. Attention : L’administration peut vous imposer de répondre sur sa plateforme en remettant alors une offre électronique. Vous devez donc disposer d’un certificat de signature électronique en cours de validité. Pour remporter un appel d’offres, Il est impératif de bien s’organiser et de respecter la procédure prescrite par l’administration à la lettre. 1 - Comment répondre aux appels d’offres ? La réponse peut se décomposer en 3 étapes. 1. Choix de l’appel d’offres publié  Recherche des appels d’offres (manuellement, par exemple sur le site du Bulletin
  2. 2. MARCHESOFT, Siège social : 16 avenues des Ecoles - Les Lentisques - 06110 Le Cannet Tél. : 04 93 46 13 96 - Portable : 06 25 27 65 15 - www.marchesoft.com 2 Officiel des Annonces des Marchés Publics, ou par abonnement ou encore sur les sites des acheteurs publics) ;  Tri des dossiers en fonction des critères définis par l’entreprise et de sa capacité. 2. Étude du contenu  Téléchargement des documents composant l’appel d’offres (Règlement de consultation, CCTP, CCAP, Acte d’engagement, …) ;  Lecture approfondie de la demande du Donneur d’ordre.  Elaboration du plan de réponse en fonction des attentes précises de l’acheteur. A chaque appel d’offres, son plan de réponse. 3. La réponse finale La structure de la réponse à l’appel d’offres : Le dossier de candidature est composé en générale de deux types de documents : a) La présentation de l’entreprise (dossier administratif)  Recueil des documents administratifs auprès des administrations concernées >>> Situation fiscale et sociale : attestation URSSAF et autres (Attention, n’est exigé au stade de la candidature qu’une attestation sur l’honneur ; les attestations ne devront être fournies que par le candidat retenu dans un délai donné sous peine d’élimination). Appel d’offres Dossier de réponse Présentation de l’entreprise (Dossier administratif) L’offre technique et commerciale
  3. 3. MARCHESOFT, Siège social : 16 avenues des Ecoles - Les Lentisques - 06110 Le Cannet Tél. : 04 93 46 13 96 - Portable : 06 25 27 65 15 - www.marchesoft.com 3  Constitution des dossiers administratifs Capacité économique et financière >>> Compétences professionnelles >>> Moyens humains et logistiques >>>Références sur des chantiers de même ampleur Le DC1 et le DC2 sont des formulaires d’aides à la réponse et permettent de démontrer la capacité de votre entreprise b) L’offre technique et commerciale >>> Acte d’engagement Pièces financières (BPU, DQE, DPGF…) >>> Mémoire technique >>> Plans >>> Catalogue …. C’est l’étape qui fait la différence : le but est de bien évaluer le prix et de proposer une solution avantageuse pour vous comme entreprise fournisseur et pour l’acheteur public. Voici un exemple des critères de la pondération des réponses aux appels d’offre. Critères Pondération Offre Ent. A Offre Ent. B Offre Ent. C Mémoire technique (noté sur 10) Note pondérée 70 % 7 49 9 63 5 35 Prix global forfaitaire (offre la plus basse/offre)*30 Note pondérée 30 % 9 000 30 13 000 21 17 000 16 Note sur 100 79 84 51 Classement des offres 2 1 3
  4. 4. MARCHESOFT, Siège social : 16 avenues des Ecoles - Les Lentisques - 06110 Le Cannet Tél. : 04 93 46 13 96 - Portable : 06 25 27 65 15 - www.marchesoft.com 4 Le tableau montre un détail bien connu des entreprises qui connaissent déjà la procédure de la réponse aux appels d’offres – l’importance du mémoire technique. C’est très souvent ce document qui fait la différence. Le Mémoire technique est un élément clef du succès à un appel d'offres. Il doit refléter clairement l'entreprise qu'il représente, sa stratégie, son savoir-faire, et adopter le même comportement qu'un commercial. Il s’agit de votre lettre de motivation, il doit donc être adapté au dossier en cause et ne surtout pas être un copié collé. Astuce : Prenez le temps de vous procurer les attestations de bonne exécution pour les travaux et/ou services déjà effectués. L’acheteur public a besoin d’être rassuré, vous devez lui démontrer que vous êtes le candidat qu’il lui faut. Ne faites aucune réserve au cahier des charges et conservez une copie de votre offre. Nouveautés en 2014 - Les appels d’offres se modernisent et les règles pour l'attribution des marchés publics sont plus souples Plutôt que le prix le moins cher, c'est la qualité, y compris sociale et environnementale, qui devient le critère déterminant. L'accès des PME à la commande publique va également être facilité. - Répondre aux marchés publics avec un simple numéro SIRET La modernisation continue avec le « Marché Public Simplifié ». Une entreprise qui candidate (seule ou avec sous-traitance) pour les marchés - inférieurs à 134 000€ HT pour l’Etat - inférieurs à 207 000€ HT pour les collectivités a besoin seulement de se munir du numéro de SIRET. La signature électronique n’est plus requise lors du dépôt.
  5. 5. MARCHESOFT, Siège social : 16 avenues des Ecoles - Les Lentisques - 06110 Le Cannet Tél. : 04 93 46 13 96 - Portable : 06 25 27 65 15 - www.marchesoft.com 5 Vos efforts doivent être orientés vers la recherche de l’efficacité : il est nécessaire de réduire le temps consacré à la réponse aux appels d’offres afin que vous puissiez continuer à développer votre activité en parallèle. La partie technique et commerciale de l’offre nécessite très souvent l’utilisation des outils comme Word et Excel, ainsi qu’un travail approfondi pour s’adapter aux exigences du marché. Afin de rédiger une réponse efficace, différents choix s’offrent à vous :  Vous pouvez déléguer la rédaction de la réponse à une société de conseil dont les tarifs peuvent parfois être très élevés ;  Vous former, mais cela demande du temps et de la disponibilité ;  Vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé tel que SOLARY qui sera rapidement amorti et qui vous permettra de répondre à plusieurs appels d’offres simultanément. Attention : N’oubliez pas de signer et dater votre réponse – l’acte d’engagement et les pièces qui le comportent. Sans signature, votre candidature ne pourra pas être retenue. 2 - Comment SOLARY peut être utile ? Optimisez le temps dédié à la gestion de vos candidatures ! SOLARY est une gamme de logiciels simple et ergonomique, destinée à l’édition des pièces techniques comme le BPU, le DQE, le DPGF, …, le Mémoire technique, qui font partie de l’offre technique et commerciale. Le logiciel vous permet d’avoir une estimation du chiffre d’affaires généré si la proposition est retenue, de conserver des exemplaires de vos réponses dans une base de données, de simplifier la préparation à la réponse, ceci dans le but d’efficacité et de rapidité.
  6. 6. MARCHESOFT, Siège social : 16 avenues des Ecoles - Les Lentisques - 06110 Le Cannet Tél. : 04 93 46 13 96 - Portable : 06 25 27 65 15 - www.marchesoft.com 6 SOLARY peut aussi être utilisé dans la gestion courante des PME grâce au module Facturation. Pour qui ? Les entreprises qui répondent aux appels d’offres et qui cherchent à optimiser le temps de la réponse. Domaines (sans exclusivité): travaux publics, espaces verts, terrassement, bâtiment (tout corps d’état) ; informatique, archivage électronique, imprimerie, emballages; transport, autoroutes, signalisation routière; sécurité ; mobilier ; fournisseurs des hôpitaux ; nettoyage ; formations ; Des versions spécifiques aux différents métiers sont disponibles y compris pour les bureaux d’études techniques (BET), les collectivités, EHPAD et autres organismes qui éditent des appels d’offres. Vélika DJANKOFF Créatrice du logiciel SOLARY MARCHESOFT – édition de logiciels pour les appels d’offres 16 avenues des Ecoles Tél. 04 93 46 13 96 Les Lentisques Mobile : 06 25 27 65 15 06110 Le Cannet E-mail : contact@marchesoft.com Christelle DUPOUX Juriste expert en marchés publics Formateur consultant Tél : 06.68.82.42.27 E-mail : christelle.dupoux@orange.fr http://www.viadeo.com/fr/profile/christelle.dupoux

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