5 Geheimtipps für ein exzellentes Reporting in MS Excel“ Praxistipps und Empfehlungen für den Aufbau von qualitätsorientierten und praxistaug-lichen Anwendungen für das Reporting mit Microsoft Excel.Mehr Informationen unter:www.solutiontogo.de

1. „5 Geheimtipps für ein exzellentes Reporting in MS Excel“
Praxistipps und Empfehlungen für den Aufbau von qualitätsorientierten und praxistaug-
lichen Anwendungen für das Reporting mit Microsoft Excel

2. Ihr heutiger Referent – Sebastian Zang
Meilensteine der beruflichen Entwicklung
2006 – 2010 Betriebswirtschaftlicher Berater (zuletzt: Prokurist)
Wirtschaftsprüfungs- & Beratungsunternehmen KPMG AG
Konzeptentwicklung & Implementierung von Better Practice
Prozessen sowie Tools für Finanzorganisationen:
Business Intelligence, Management Informations Systeme,
Controllingtools, Planungssysteme, Simulationswerkzeuge
2011 - heute Geschäftsführer Categis GmbH
Rundum-Service für MS Excel und weitere Office-Anwendungen für
Finanz- und Vertriebsorganisationen
• On-Demand Service (Coaching) zur Fehlerbehebung oder zur
technischen Beratung
Sebastian Zang
• Automatisierung bestehender Anwendungen
(mithilfe VBA Programmierung)
• Entwicklung maßgeschneiderter Tools und Funktionsmodule

3. Warum MS Excel?
Flexibilität
Verbreitungsgrad
Investitionssicherheit
Excel Reports einfach
webfähig mit Sharepoint
3

4. Grundstruktur von Reports in MS Excel
Reports Datenaufbereitung Rohdaten(import)
Tabellendesign Kennzahlenermittlung
Diagrammdesign Datenselektion für
Zugriff auf Quelldaten Reports auf Basis von
im Bereich Filtereinstellungen (z.B.
„Datenaufbereitung“ Periode)
+ Konsistente Kennzahlenberechnung
+Einfacher &
 Einfache Implementierung von Filtermöglichkeiten automatisierungsfähiger
(Dynamische Reports) Datenimport
4

5. Rohdaten(import)
Reports Datenaufbereitung Rohdaten(import)
Grundsätzlich: Datenhaltung in Datenbanken, aber
Konsolidierung in Excel möglich, ebenso kleinere
Mengen in MS Excel
Erforderlich: Struktur der Datenhaltung, die ebenfalls
strukturelle Veränderungen der Daten zulässt (z.B.
Veränderungen des Kontenplans, neue Abteilungen)
5

6. Rohdaten(import) – Konsistente Datenstruktur
Schematisierte ideale Struktur zur Abbildung von Rohdaten
Zeitreihe (Jahr, Quartal, Monat, Tag, …)
Datentyp (Ist, Forecast, Planszenarien, …)
Datenquelle (optional)
Primärschlüssel (z.B. KontoNr)
Bezeichnungen Einzelpositionen
Datensatz
Rohdaten
6

7. Rohdaten(import) – Intelligenter Datenimport
Datenquelle
Optionen für ADODB Verbindung SQL-Import in Pivot SQL-Import in Tabelle
Datenimport Herstellung einer Verbindung Datenimport aus einer SQL Datenimport aus einer SQL-
zur Datenbank mit dem Abfrage in eine Pivot-Tabelle Abfrage in Tabellenform
OLEDB Connection provider
Vorteile  Sehr leichtes Excel-File  Schnelle Datenabfrage bei  Schnelle Datenabfrage
(i.d.R. kleiner 1 MB) gutem Pivot-Design  Mittlerer Aufwand bei
 Write Back Option  Mittlerer Aufwand bei Einrichtung / Anpassung
(z.B. für Kommentare) Einrichtung / Anpassung
Nachteile  Langsamere Datenabfrage  Keine Write Back Option  Keine Write Back Option
(da immer Live-Abfrage  Excel-File sehr groß  Excel-File vergleichsweise
aus Datenbank)  Aktualisierung Gesamt- klein
 Höherer Aufwand bei daten sehr zeitaufwändig  Aktualisierung Gesamt-
Einrichtung / Anpassung (>> 5 min; i.d.R. Batchlauf daten zeitaufwändig (>> 5
ein Mal pro Tag/Nacht) min; i.d.R. Batchlauf ein
Mal pro Tag/Nacht)
 Aktualisierung von 30  Dashboard Aktualisierung:  Dashboard Aktualisierung:
Performance Werten; Access-Tabelle mit Zugriff auf Pivot-Tabelle über Zugriff über Verformelung auf
Testergebnis 2,6 Mio. Einzel-Datensätzen; Verformelung verdichtete Rohdaten
 Abfragezeit: 3 s  Aktualisierung ohne relevante  Aktualisierung ohne relevante
Verzögerung Verzögerung
7

8. Rohdaten(import) – Intelligenter Datenimport
Datenimport über SQL-Abfrage
erlaubt punktuellen Datenimport
nach Excel
Minimierung der Dateigröße in
Excel [um bis zu Faktor 400 im
Vergleich zu Pivotdatenimport]
Dynamische Abfragen lassen sich
u.a. per Makro gestalten
8

9. Datenaufbereitung für Reports in MS Excel
Reports Datenaufbereitung Rohdaten
Kennzahlenermittlung auf Basis der Reportdaten
(z.B. Working Capital, Cash Flow, Net Debt)
Aufbereitung von Daten für die Diagrammerstellung
Soweit erforderlich/zulässig: Manuelle Umgliederung
von Daten, Manuelle „Datenmanipulation“, etc.
„Dynamisierung“ des Reports durch „dynamischen“
Zugriff auf den „Rohdaten“-Bereich
9

10. Datenaufbereitung – Technische Umsetzung - Beispiel
=INDIREKT(C$6&ZELLE("row";A8))/$A$2
10

11. Datenaufbereitung – Technische Umsetzung – Beispiel
Beispiel für die Umsetzung einer Datenablage über mehrere Tabellenblätter und die systematische
Ansteuerung per INDIREKT-Formel im Bereich „Datenaufbereitung“
Tabellenblatt Spalte
'2001a!P'
11

12. Exkurs: Datenvalidierung
Reports Datenaufbereitung Rohdaten(import)
Validierung Planperiode FY ACT Q1 PLAN Q2 PLAN Q3 PLAN Q4 PLAN FY PLAN H1 PLAN H2 PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN FY PLAN
Finanzjahr 2012 2013 2013 2013 2013 2013 2014 2014 2014 2015 2016 2017
Periodenende 31.12.12 31.3.13 30.6.13 30.9.13 31.12.13 31.12.13 30.6.14 31.12.14 31.12.14 31.12.15 31.12.16 31.12.17
Anzahl Tage 2.557 90 91 92 92 365 181 184 365 365
Zentrales Validierungssheet
366 365
Validierungsprüfung
Prüfkalkulationen, die jeweils
Konzerninternes Clearing
Konzernintern gezahlte / erhaltene Zinsen OK OK OK OK OK OK OK OK OK
„0“ ergeben müssen
OK OK
Dividenden
Gezahlte Dividenden = Erhaltene Dividenden OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Bedingte Formatierung nach
OK OK
Konzern Ampel-Farben
Deckungsbeitrag Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Betriebsergebnis Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
EBIT Finanz- / Vertriebsplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Aktiva = Passiva OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Vortragsbuchung Eigenkapital OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
Cash Flow Bilanz = Cash Flow Finanzplanung OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK OK
12

13. Reporting
Reporting Datenaufbereitung Rohdaten
Aufbereitung der steuerungsrelevanten Informationen:
Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren eines
Geschäftsmodells? Was sind die strategischen
Projekte eines Unternehmens?
Informationsaufbereitung nach den Prinzipien:
Vereinfachung - Verdichtung - Verknüpfung
13

14. Reporting - Leitlinien zur Gestaltung effizienter Berichte
„ Stil ist die Fähigkeit, kompliziertere Dinge einfach zu sagen – nicht umgekehrt.“
Jean Cocteau
Vereinfachung Verdichtung Verknüpfung
 Übersichtliche Strukturen je  Reduktion der Berichtselemente  Gliederung der Berichtsdaten nach
Berichtseite für Daten / Graphiken auf informationstragende dem Ursache-Wirkung-Prinzip, so
 Einsatz einfacher Diagramme Elemente dass Entwicklung von Kennzahlen
(beispielsweise ohne Pseudo-3D)  Einsatz von Microcharts und Ta- durch sinnvolle Zusammenstellung
bellen, um Informationsgehalt je von Daten erläutert wird
 Vereinheitlichung der Notation, um
Orientierung zu erleichtern Berichtsseite zu erhöhen  Einsatz von Diagrammen, die Zu-
 Vermeidung von Redundanz in sammenhänge zwischen verschie-
 „Lean“ Design, so dass Inhalte
der Aufbereitung von Daten denen Kennzahlen in eine Darstel-
nicht durch dominante gliedernde
lung bringen
Elemente erdrückt werden  Keine unnötig großen Stellenzah-
len: Platz für wertvolle Information
statt irrelevante „Erbsenzählerei“

15. … zur weitverbreiteten Nutzung von Ampelsystemen …
„Man kriegt ja regelmäßig den Risikobericht, da kann man
nachgucken. Und da hat man so eine kleine Ampel drin. Und
wenn es grün ist, und der überwiegende Teil war eben im grünen
Bereich (…) na, dann scheint es so zu gehen.“
Ronald Weckesser, Verwaltungsrat Sachsen LB,
in den Tagesthemen, 27. August 2007
15

16. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (1 von 3)
Apr 09 Actual & Budget YTD 275 Sales YTD April
EURm PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud
270
Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ
Konzern
EBITDA 41 43 46 5Δ 3Δ 265
274
in % of sales 17,0% 16,5% 16,7% -0,3% Δ 0,2% Δ 260
46
Net Income 25 26 27 3Δ 2Δ
255 260
Sales 36 45 46 10 Δ 1Δ 137
Ölfilter
EBITDA 7 9 9 2Δ 0Δ 250 91
Ist Budget
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Sales 83 91 91 8Δ 0Δ
Abgas
46
+
+
EBITDA 9 9 9 0Δ 0Δ
in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ
137
91
Ölfilter
Keine 3D-Effekte
Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ
Licht
Abgasanlagen
EBITDA 24 25 27 3Δ 3Δ
Lichtsystem
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Ölfilter
Ölfilter Abgase Licht Abgasanlagen
165 Lichtsystem
50
42
45 160
40 41
+
+
35 155
40
Keine Farben ohne
Cash Flow
30
150
39
25 47,4
20 37,1 38
41,7 145 160,3
Bedeutung!
15
140
37
10
142,7
5 37,4 135
36
0
35 130
Ist Vorjahr Ist
Ist Vorjahr Vorjahr
+
+
Keine 3D-Effekte
16

17. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (2 von 3)
Apr 09 Actual & Budget YTD
Sales YTD April

EURm PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud
280
275
274 Zuordnung von
Sales 241 260 274 33 Δ 14 Δ
goldgelb für IST-
Konzern
270
EBITDA 41 43 46 5 Δ 3 Δ
265 46
-0,3% Δ 0,2% Δ
in % of sales
Net Income
17,0%
25
16,5%
26
16,7%
27 3 Δ 2 Δ
260
260
Werte zur
255
Sales 36 45 46 10 Δ 1 Δ
Orientierung im
Ölfilter
250
EBITDA 7 9 9 2 Δ 0 Δ
137 Ist Budget
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ
Bericht
Sales 83 91 91 8 Δ 0 Δ 91
Abgas
46
EBITDA 9 9 9 0 Δ 0 Δ
in % of sales 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 137
Sales 122 124 137 15 Δ 13 Δ 91 Ölfilter
Licht
EBITDA 24 25 27 3 Δ 3 Δ Abgasanlagen
Ölfilter
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ Lichtsystem
Abgasanlagen
+
+
Lichtsystem
Ölfilter Abgase Licht
Vermeiden von
50
45
47,4
43
42 41,7
165
160,3
Kuchendiagrammen!
160
Cash Flow
40 37,1
41
35 155
40
30 150
25 39
145 142,7
20 38 37,4
15 140
37
10
36 135
5
0 35 130
Ist Vorjahr Ist Vorjahr Ist Vorjahr
+
+
Unterschiedliche Skalierung der
Graphiken verzerrt konzernweiten
+
+
Sehr geringe
Cash-Beitrag der einzelnen
Informationsdichte!
Geschäftsbereiche!
17

18. Schritt für Schritt - Umsetzung der Gestaltungsrichtlinien (3 von 3)

Apr 09 Actual & Budget MTD Actual & Budget YTD YearEnd Kommentar Integration eines Kommen-
EURm LTM PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud PY Budget Actual Δ Act/PY Δ Act/Bud YE FC Δ Bud/FC
Sales 65 71 73 8 Δ 2 Δ 241 260 274 33 Δ 14 Δ 782 -1 Δ 1 1 Kommentar 1 tarfelds für Datenanalyse
Konzern
EBITDA
in % of sales 18,3%
12
16,1%
11 12
16,6% -1,7% Δ
0 Δ
0,5% Δ
1 Δ
17,0%
41 43
16,5% 16,7%
46 5 Δ
-0,3% Δ
3 Δ
0,2% Δ
132
16,9%
-4 Δ
-1,0% Δ 2 Kommentar 2
mit Referenzierungslogik
Net Income 7 8 7 0 Δ
0 -1 Δ 25 26 27 3 Δ 2 Δ 79 -2 Δ 2 auf Tabellenzeilen.
Sales 10 14 13 3 Δ -1 Δ 36 45 46 10 Δ 1 Δ 135 0 Δ
3 Kommentar 3
Ölfilter
EBITDA 2 3 3 1 Δ 0 Δ 7 9 9 2 Δ 0 Δ 27 0 Δ
 Erhöhung der Datendichte
in % of sales 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -1,3% Δ
Sales 22 28 25 3 Δ -3 Δ 83 91 91 8 Δ 0 Δ 252 22 Δ
Abgas
EBITDA 3 3 3 -1 Δ 0 Δ 9 9 9 0 Δ 0 Δ 26 1 Δ
in % of sales 15,0% 10,0% 10,0% -5,0% Δ
0 0,0% Δ 11,3% 10,0% 10,0% -1,3% Δ 0,0% Δ 10,4% -0,6% Δ
3
durch Microcharts:
Sales 33 30 35 25 2 Δ 5 Δ 122 124 137 15 Δ 13 Δ 395 -23 Δ
Licht
EBITDA 7 6 7 0 Δ 1 Δ 24 25 27 3 Δ 3 Δ 79 -5 Δ
20
in % of sales 20,0% -1,5% 20,0% 0,0% Δ 21,5% Δ 20,0% 20,0% 20,0% 0,0% Δ 0,0% Δ 20,0% -0,5% Δ [LTM]
M io. Eur 15
25 Ölfilter 25 Abgase Licht
25
10
20 20
20
5
Cash Flow
15 15
15
0
10 10
10
-5
5 5 5
n
ov
b
rz
n
r
ai
g
p
kt
l
ez
Ju
Ap
Fe
Ja
Au
Se
Ju
M
M
O
D
N
0 0 0
-5 -5 -5
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Budget Cash Flow Operating Budget Cash Flow Investing Budget Cash Flow Financing
Actual Cash Flow Operating Actual Cash Flow Investing Actual Cash Flow Financing
 
Einheitliche Skalierung zur Erhöhung der Datendichte durch:
Abbildung des anteiligen Beitrags Differenzierung des CashFlows in
der Geschäftsbereiche zum Operating/Investing/Financing, 12-
Konzernergebnis Monatssicht inkl. Forecast
18

19. Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (1 von 2)
Keine unnötig großen
Stellenzahlen
Nur informationstragende
Elemente im Design
Hoher Informationsgehalt
durch Tabellen
Lean Design: Keine dominan-
ten gliedernden Elemente
19

20. Gestaltungsoptionen MS Excel Reports - Beispiele (2 von 2)
Einfache Diagramme
(ohne Pseudo-3D)
Kommentarfeld
(für Analyseergebnisse)
Übersichtliche Struktur:
Head – Daten - Filter
Lean Design: Keine dominan-
ten gliedernden Elemente
20

21. ON-DEMAND Support: Experten-Knowhow, wenn Sie es brauchen!
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22. Warum Solutiontogo?
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Finanzen, Vertrieb und Administration

23. Solutiontogo
Smarte Arbeitsprozesse
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wird begrenzt durch das am knappsten Am Hofgrund 21
vorhandene Hilfsmittel: Die Zeit.“ 97769 Bad Brückenau
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kundenberatung@solutiontogo.de