Breve descripción de los eventos en los que una secretaria puede participar a través de la organización y planificación de los mismos

1. UNIDAD 7 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
7.1 INTRODUCCIÓN
7.2 TIPOS DE EVENTOS CORPORATIVOS
7.3 EVENTOS INFORMATIVOS
7.4 EVENTOS PROMOCIONALES
7.5 OTROS EVENTOS
7.6 RECURSOS TÉCNICOS
7.7 OTROS RECURSOS
7.8 RECURSOS ECONÓMICOS
7.9 DOCUMENTACIÓN EN LOS EVENTOS
7.10 LA IMAGEN Y LA EMPRESA
7.1 INTRODUCCIÓN
La planificación y organización de eventos corporativos es una de las tareas
inherentes a la función de secretariado. La empresa se relaciona con el mundo
exterior, lo que da lugar a la celebración de una serie de eventos que la
empresa utiliza con diversos fines informativos y promocionales, entre otros. La
celebración de este tipo de eventos conlleva una exhaustiva planificación y
organización por parte del personal del área de secretariado. De ahí que sea
necesario conocimiento de una serie de reglas para conseguir los objetivos
perseguidos con la celebración del evento.
7.2 TIPOS DE EVENTOS CORPORATIVOS
El progresivo aumento de las relaciones de la empresa con el mundo exterior
ha provocado un aumento imparable de la realización de una serie de eventos
corporativos, que sirven a la empresa como vehículo de comunicación social.
La organización de un evento corporativo, con el que la empresa pretende
transmitir mensajes, requiere una conciencia clara en cuanto a los objetivos y el
público a quien va dirigido, siendo preciso, a partir de esa base, una excelente
planificación del mismo.
Es imprescindible que el personal del área de secretariado posea ciertos
conocimientos para determinar qué es lo adecuado en cada caso para
planificar y desarrollar eficazmente cualquier evento corporativo. El
conocimiento de estas reglas, el sentido común y la experiencia adquirida con
el paso del tiempo, son tres elementos que le facilitarán la tarea.
A continuación se expondrán los principales tipos de eventos corporativos que
protagoniza la empresa y los procesos y procedimientos de organización. No
se pretende hacer un listado exhaustivo de dichos eventos, ya que dentro de la
empresa son muy diferentes las situaciones que requieren un modo u otro de
obrar. Atendiendo al objetivo o finalidad que pretenden cubrirse pueden
clasificar los eventos corporativos del siguiente modo:
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2. 7.3 EVENTOS INFORMATIVOS
Dentro de los eventos informativos nos encontramos con los siguientes:
a) Asamblea. La asamblea se utiliza cuando en un grupo numeroso de
personas hay que tomar decisiones, formular una determinada resolución o
proceder a una elección de cargos. En las asociaciones, la asamblea es la
reunión de todos sus miembros, debidamente convocados para tratar un tema
de interés colectivo, con el objeto llegar a una toma democrática de decisiones.
En una asamblea deliberante, el presidente desempeña un papel fundamental.
En líneas generales, sus funciones son las siguientes: vela por la buena
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3. marcha de la reunión, concede la palabra y determina si las cosas se salen o
no de orden del día, todo ello sin tomar parte en la discusión. Para ejercer
dichas funciones, será necesario que conozca a la perfección los
procedimientos para ordenar el debate, así como los reglamentos específicos
de la asociación de que se trate (en el case de tratarse de una asamblea de
una organización).
b) Conferencia. Consiste en la exposición oral de una o varias personas
acerca de un tema, que puede ser seguida de un coloquio con el público. El
objetivo fundamental es proporcionar información o transmitir conocimientos a
muchas personas en poco tiempo.
c) Jornadas. Se trata de un conjunto de reuniones de estudio y trabajo en las
que participan un número relativamente grande de personas (más de 60) a las
que reúne una problemática común. Generalmente, las jornadas se realizan en
uno o varios días, de manera intensiva. Su objetivo fundamental es impartir
conocimientos, identificar y analizar problemas, estudiar soluciones, etc.,
gracias a la posibilidad de reunir muchas personas con tiempo disponible. Es
importante señalar que las jornadas suelen durar uno o varios días; por ello, la
manera ideal es realizarlas mediante un «régimen de internado», es decir, que
se pueda comer y dormir en el mismo lugar para evitar desplazamientos y
pérdidas de tiempo.
d) Congreso. Es una reunión en la que participan un gran número de personas
(más de 100). Se desarrolla en tomo a una idea, tema, problema o cuestión
especificados de antemano. Se caracteriza por la diferente procedencia de las
personas que lo integran. Su objetivo gira en tomo a la resolución de
problemas, adopción de acuerdos e intercambio de información. Al ser el grupo
de asistentes al congreso muy numeroso, se debe contar con una sala grande
donde puedan participar cómodamente los asistentes, con medios para tomar
notas, espacios de tránsito amplios que puedan permitir exposiciones,
muestras, etc., relativas al tema del congreso, y los medios de apoyo que
puedan ser necesarios (pantallas, pizarras, proyector, vídeo, etc.).
d) Simposio. Consiste en la exposición oral por parte de varios expertos que
van desarrollando, uno tras otro, diferentes aspectos de un mismo tema o
problema. No se trata de diferentes opiniones o puntos de vista, sino de
diferentes opiniones que se complementan entre sí. Su objetivo es el de
proporcionar información actualizada y ordenada sobre las diferentes partes
que integran un problema. La duración de las intervenciones puede oscilar
entre 10 y 20 minutos, dependiendo del tema y del número de expertos.
Organización y planificación. Para llegar a poner a punto alguno de los actos
de empresa que se acaban de exponer, se necesitan planificar con tiempo las
operaciones necesarias para prepararlos eficazmente. Los puntos principales a
tener en cuenta son los siguientes:
1. En primer lugar, deben fijarse:
- El lugar de realización física del evento, siendo recomendable la
visita in situ para escoger y reservar los emplazamientos.
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4. - La. fecha de realización.
- La elección de conferenciantes y ponentes.
2. Determinar claramente quiénes serán los responsables de trabajos de
organización (alojamiento, comidas, inscripción, documentación,
información, etc.) y conducción del evento (presentadores, moderadores,
etcétera.).
3. Determinar con la suficiente antelación el listado de direcciones de
personas e instituciones a quienes se les cursará la invitación.
4. Determinar los gastos de organización y analizar la posibilidad de
obtener financiación
5. Determinar el horario del evento, teniendo siempre en cuenta que éste
deberá ser razonable y realista en cuanto al comienzo y finalización de
las actividades (por ejemplo, de 9 a 13 y de 16 a 19 horas). En cuanto a
la distribución del tiempo de trabajo es recomendable tener en cuenta
los siguientes puntos:
- Es recomendable comenzar los eventos a primera hora de la
mañana.
- Dejar espacios para actividades libres, especialmente si se
celebran en lugares con atractivos turísticos o con clima
agradable.
- Puede ser interesante organizar algún acto cultural con motivo de
la apertura o clausura.
- No organizar demasiadas actividades socio-culturales paralelas al
evento y sise organizan , hay que tratar de ocupar las últimas
horas de la tarde en vez de las de la noche.
6. Elaboración del programa de desarrollo del evento. Dicho programa
deberá elaborarse con dos o tres meses de antelación a la fecha del
evento, con el objeto de comenzar la difusión y/o captación de
participantes. Además, es conveniente preparar carteles, anunciar el
evento en los diarios y demás medios de comunicación social (si
procede)
7.4 EVENTOS PROMOCIONALES
Entre los eventos promocionales nos podemos encontrar con los siguientes:
a) Ferias y exposiciones. Son eventos protagonizados por empresas o
por asociaciones comerciales como medio publicitario o con el objetivo
de conseguir un incremento de las ventas, y así lograr expansionarse en
el mercado. Atendiendo a sus características, pueden clasificarse en:
- Permanentes. Se instalan como regla general en la propia sede
de la empresa, lo que les permite una constante adaptación a la
demanda de los clientes y un perfeccionamiento continuo.
- - Temporales. Permiten a las empresas exhibir sus realizaciones
con ocasión de algún acontecimiento en un período de tiempo
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5. determinado. Su organización se asemeja a los stands de las
ferias comerciales.
Organización y planificación. Generalmente, el profesional del área de
secretariado está involucrado en la organización de este tipo de eventos,
aunque algunas empresas disponen de un servicio de Relaciones Públicas que
asume tal competencia. Para preparar adecuadamente el stand, se deben
considerar las siguientes reglas generales:
1. Visitar y determinar el lugar de la exposición y la estación
del año en que se va a celebrar la feria o exposición.
2. Entrar en contacto con los organizadores de la
exposición para conocer todos los detalles relacionados
con el funcionamiento interno, condiciones económicas y
otros datos que se puedan necesitar.
3. Responder a los diversos cuestionarios de los
organizadores e inscribirse en los catálogos de la
exposición.
4. Proceder a contactar con las distintas áreas de
contratación necesarias para preparar el stand. Dentro de
estas áreas de contratación destacamos las siguientes:
a. Stand: número de stand, metros cuadrados,
autorizaciones, seguros
b. Servicios: Enlace telefónico, conexión
eléctrica, agua, gas, evacuación de humos,
aire acondicionado...
c. Merchandising: Decoración, escaparatismo,
mobiliario, estructura, desplazamiento de
azafatas, acogida de visitantes, animadores...
5. Preparar un listado de materiales para la exposición,
determinando su peso, volumen, naturaleza, valor,
etcétera, y proceder a asegurar tanto los materiales como
el stand.
6. Contactar con los transportistas (logística).
7. Diseñar el plan de marketing que promocionará a la
empresa en la exposición. Dicho plan incluirá, entre otras
cosas, los folletos, tarjetas de visita y las posibles
demostraciones a clientes.
8. Vigilar el montaje e instalaciones técnicas en el stand y
proceder a decorarlo tras la recepción del material.
9. Diseñar el calendario de actos de Relaciones Públicas
que se desarrollarán durante la feria o exposición
b) Inauguraciones y aniversarios La inauguración es la apertura de una
nueva sede, filial, delegación, fábrica, etc. En líneas generales, la celebración
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6. de una inauguración conlleva una progresión económica, técnica y social para
la empresa. El aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar
los éxitos logrados y fomentar las relaciones internas en la misma. Entre los
objetivos que persiguen estos eventos, se pueden citar los siguientes:
- Reafirmar el nombre de la empresa en el entorno que le rodea.
- - Permitir establecer un contacto personal entre el público y el
factor humano de la empresa.
- - Combatir las opiniones erróneas respecto a la empresa.
- - Demostrar que los empleados son importantes en la empresa.
-
Organización y planificación. Para proceder a organizar una inauguración o
aniversario, se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1) Elección de la fecha del evento. A la hora de elegir dicha fecha,
se deberá tener en cuenta que ésta deberá ser la más favorable
desde el punto de vista de la producción de la empresa. Conviene
evitar los días festivos y la concurrencia de otras actividades
locales.
2) Elección de los invitados. Se debe preparar un listado que
contenga una relación de las personas que van a ser invitadas.
Así, hay que tener en cuenta:
- Empleados con familiares.
- Accionistas de la empresa.
- Competidores.
- Cargos públicos.
- Jubilados de la empresa.
- Directivos de asociaciones que pudieran ser de interés
- Prensa.
3) Elaborar y mandar las invitaciones. Para su elaboración se debe
tener en cuenta el destinatario, de este modo se pueden distinguir:
- Invitaciones destinadas al personal, mediante carta o comunicado
interno.
- Invitaciones individuales destinadas a personalidades diversas,
mediante carta o tarjetón especial (con el logotipo de la empresa)
que indique claramente a quién va dirigida la invitación y si se
desea confirmación de asistencia.
- Invitaciones especiales, mediante notas de prensa, anuncios y
publicidad.
4) Contratar los medios de transporte. En caso necesario, debe
preverse un servicio de autobús, indicando la señalización de
acceso a las instalaciones y al aparcamiento.
5) Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario o inauguración.
Este folleto deberá elaborarse con antelación suficiente, cuidando
el formato y la impresión. Su contenido podría incluir los
siguientes datos:
- Carta de bienvenida del director.
- Breve resumen del historial de la empresa, incluyendo su logros
- Información sobre los productos y/o servicios que ofrezca la
empresa.
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7. - Fotografías de las instalaciones, así como de los empleados.
- Plano adjunto del lugar de celebración del aniversario o
inauguración.
6) Otros detalles. Además de los anteriormente fijados, no se deben
olvidar los siguientes:
- Acondicionar adecuadamente las salas que se vayan a utilizar,
teniendo en cuenta el programa de actividades que se vayan a
realizar.
- Preparar los regalos, recuerdos, insignias u objetos de promoción
que se les vaya a dar a los asistentes.
- Adoptar las medidas de seguridad necesarias para asegurar el
perfecto desarrollo del evento.
b) Visitas a fábricas o empresas Este tipo de actos tienen como finalidad
fomentar los lazos de unión entre empresas u organismos del mismo o
distinto sector. De este modo, podrán intercambiar experiencias o
información y plantear las bases de una posible colaboración futura,
también suelen organizarse visitas para los familiares de los
trabajadores con el fin de lograr una mayor integración laboral de los
mismos
Organización y planificación. A la hora de organizar este tipo de eventos,
el personal de secretariado deberá elaborar un «plan de visita
preestablecido» cuyas etapas deben encadenarse lo más racionalmente
posible. Los puntos que deben tener cuenta son los siguientes:
1. Conocer con exactitud los departamentos, áreas o zonas
de la empresa que se van a visitar y trabajar en equipo
con los técnicos o especialistas que colaborarán en la
exposición de la visita.
2. Los grupos de visita no deberán superar un máximo de
diez personas.
3. No es recomendable que la visita dure más de una hora.
4. Después de la visita, puede ofrecerse un pequeño
refrigerio (siempre que no sea la hora de almorzar)
7.5 OTROS EVENTOS
Dentro de este apartado distinguiremos los siguientes:
a) Comunicación con la prensa Es una información que por sus
características pudiera ser de interés para la opinión pública, que sea
creíble y noticia (por proceder de una fuente identificada o de un
portavoz oficial o autorizado), que sea susceptible de ser recogida,
elaborada y difundida por un medio de comunicación social. El eje
fundamental de la información es la noticia que se les va a ofrecer.
Dicha noticia podrá recogerse por medio de:
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8. - Rueda de prensa. Es una modalidad de entrevista en la que un
personaje de actualidad se somete a las preguntas de varios
periodistas, con el objeto de dar a conocer un hecho relevante.
- Conferencia de prensa. Conjunto de periodistas especializados
reunidos con un personaje, quien convoca a los informadores; aquél
realiza una exposición del tema, sometiéndose a las preguntas de los
periodistas sobre todo lo expuesto.
Organización y planificación. Para planificar una rueda o conferencia de
prensa será necesario:
1 Elegir la fecha precisa (día y hora) para realizar la
convocatoria. La hora más adecuada es entre las doce
de la mañana y las dos de la tarde, ya que a primera hora
de la mañana lo periodistas tienen que organizar las
noticias que llegan a su redacción y preparar el trabajo
del día y a última tienen que organizar las noticias para
llevarlas a impresión. Si la reunión con la prensa es justo
a la hora de comer a veces se organiza un almuerzo con
la prensa.
2 Escoger el local adecuado. Es preferible que sea
medianamente pequeño para que nunca dé la impresión
de vacío.
3 Con la suficiente antelación, elaborar un listado que
contenga el nombre de los medios de comunicación y de
los posibles asistentes y enviar un fax al director del
medio y al periodista implicado que contenga la fecha,
hora y lugar de la convocatoria.
4 El día de la rueda o conferencia de prensa se deben
tener en cuenta otros detalles:
a. Preparar la mesa presidencial con carteles
identificadores de los componentes de la
misma.
b. Si va a asistir prensa gráfica, se debe cuidar
el fondo de la mesa presidencial.
c. Es conveniente ofrecer un vino de honor,
bebida apropiada a la hora, y algo para picar.
d. Verificar el buen funcionamiento de los
micrófonos.
e. Se entregará a los periodistas asistentes un
dossier gratuito (carpeta de prensa) que
contenga la temática informativa que se va a
transmitir
b) Comidas de empresa. La organización de una comida en el ámbito de la
empresa puede responder a dos circunstancias:
a) Comidas de trabajo. Cada vez más frecuentes, se conciertan a causa del
moderno e irracional ritmo de trabajo de algunos dirigentes y ejecutivos
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9. empresariales. De ahí se deriva la necesidad de concertar reuniones que,
pese a su carácter laboral, deben celebrarse muchas veces en horarios
propios de la vida privada.
Estas reuniones de trabajo pueden estructurarse del siguiente modo:
 Desayunos. Tienen una duración aproximada de una hora. El lugar de
celebración suele ser el propio despacho del anfitrión, el comedor de
empresa, cafetería con reservados o en el hotel donde se aloja el
anfitrión. Puede organizarse un desayuno continental o inglés.
 Almuerzos Tienen una duración de una a dos horas el lugar de
celebración puede ser:
- En el comedor de la empresa. En este caso el comedor y sus
dependencias tienen que estar en perfectas condiciones. Deberá
ser servido por personal de una empresa especializada.
- Fuera de la empresa. En este caso conviene reservar mesa en un
restaurante conocido, elegante y de prestigio. Se deben evitar
lugares ruidosos, comedores exóticos, autoservicios o
restaurantes familiares.
 Snack o tentempié. Tiene una duración aproximada de una hora. Se
celebra en la propia empresa incluso en el despacho del anfitrión.
Consta de sándwichs o similares y bebidas.
 Té de trabajo. De duración similar al tentempié. Se celebra en salones
de té cercanos al trabajo.
 Cenas con y sin cónyuges. En este caso se reservará mesa en un
restaurante de ambiente exquisito y servicio esmerado y eficiente.
Aunque en este tipo de cenas no suele hablarse de trabajo, si pueden
tomarse decisiones que resulten beneficiosas para la empresa, aparte
de ser un vehículo importante para la integración y motivación de los
participantes. Si los invitados no fueran de la misma ciudad habrá que
preocuparse de proporcionarles un medio de transporte( taxi, alquiler de
coche, con o sin chofer, coche de empresa...)
c) Otras comidas Este tipo de eventos no suelen tener una finalidad
laboral, sino social y de integración del personal de la empresa y de los
invitados de fuera de ella. En ocasiones se organizan como un modo de
dar publicidad a una nueva delegación, producto etc...
Organización y planificación Este tipo de eventos al ser muy variado y con
múltiples objetivos su organización dependerá de las circunstancias pero
vamos a indicar algunas generales que se deben tener en cuenta:
1) Visitar el lugar en el que vamos a celebrar el evento y elegir la fecha de
celebración del mismo. Es conveniente que sea un lugar de reconocido
prestigio o por lo menos conocido por el anfitrión para evitar
desagradables sorpresas.
2) Envío de invitaciones. En las comidas que esto sea necesario, debe
confeccionarse una lista con el nombre de las personas que se quieren
invitar. Paralelamente se confeccionará otra lista con los llamados “
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10. invitados de repuesto “ por si alguno de los anteriores declinara la
invitación.
3) Colocar adecuadamente a los comensales (en el caso de que estén
sentados). Para ello habrá que tener en cuenta las reglas de protocolo
aplicables a este tipo de eventos.
7.6 RECURSOS TÉCNICOS
El avance de la técnica ha facilitado de forma considerable la actividad en las
reuniones y en los eventos corporativos. Tienen especial relevancia los medios
técnicos que incluyen la posibilidad de utilizar imágenes que permiten visualizar
los contenidos y los conceptos que se están explicando. Al mismo tiempo,
permiten trabajar con diversas dinámicas de grupos. Señalar que lo que
percibimos mediante la vista penetra en nuestra mente de una manera mucho
más rápida y efectiva que lo que percibimos mediante cualquier otro sentido,
por ello es importante disponer de medios audiovisuales a la hora de
organizar algún evento corporativo. Entre los recursos audiovisuales más
frecuentes se pueden señalar:
• El retroproyector Éste es un medio técnico de fácil utilización. Necesita de un conjunto de
transparencias para proyectar, la superposición de las transparencias permite la realización
de composiciones de imágenes. Hay que tener presente para su uso: Tener las
transparencias preparadas, no debe estar encendido mucho tiempo, pues se pueden fundir
las bombillas muy fácilmente(para evitar este imprevisto, es conveniente tener bombillas de
repuesto, la proyección puede verse con luz en el local donde se desarrolla el evento,
necesita corriente para que funcione, por lo que hay que prever la presencia de un enchufe
o toma de corriente cerca del lugar donde se vaya a situar el retroproyector. Un
instrumento similar es el proyector de opacos. En desuso debido a las nuevas
tecnologías que pueden servir de apoyo a las exposiciones.
• El proyector de diapositivas El uso de un proyector de diapositivas puede ser de gran
utilidad para presentar imágenes fotografiadas. Si se decide utilizar, para hacer de él un
instrumento eficaz, se deberán tener colocadas las diapositivas que se quieren mostrar
antes del comienzo del evento. Se colocará cerca de una toma de corriente, teniendo
presente que se necesita una pantalla blanca para proyectar y que es necesario dejar a
oscuras el lugar del encuentro. La oscuridad puede dificultar la toma de notas a los
asistentes, por lo que es preciso pensar si es conveniente su uso. A nivel práctico, se ha de
señalar que conviene comprobar antes del evento que el proyector funciona, que está
completo y que no tiene fundida la bombilla. Al igual que se ha indicado para el
retroproyector, puede salvar de un apuro el tener bombilla de repuesto. En desuso
debido a las nuevas tecnologías que pueden servir de apoyo a las
exposiciones.
• El vídeo o reproductor de dvd Este instrumento es muy utilizado. Es ideal
para reuniones con poca gente, puesto que normalmente no se dispone de
grandes pantallas. Usarlo para proyectar imágenes en una gran reunión
puede llevar a que no se aprecien bien las imágenes, y además con ello se
potencian las charlas en corrillo. El uso de vídeo requiere poca luz en la
sala, con lo que también pueden plantearse dificultades para la toma de
notas a los asistentes. La persona que lo vaya a utilizar tiene que
asegurarse de que sabe manejarlo, que funciona y debe tener preparado el
material que quiere mostrar.
• El rotafolio. Es un portafolios de grandes dimensiones que se sujeta sobre
un caballete. Suele ser usado para eventos que reúnen a pocas personas y
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11. tiene la ventaja de que se puede escribir sobre él utilizando diversos
colores.
• La pizarra Es un método tradicional de exposición muy utilizado en algunos
eventos por su fácil uso. Permite ir dando informaciones parciales al
auditorio y conviene tener presente no dar la espada a los invitados al
evento cuando la persona que escribe la está utilizando.
• Cámaras de videoconferencia. Si en la reunión se necesita la exposición o
presencia de alguien que no puede acudir físicamente al evento este
elemento puede ser muy útil. Las personas que lo utilicen deben conocer a
la perfección su funcionamiento para que el evento se desarrolle con
normalidad.
• Presentación de diapositivas digitales . Se utilizan programas creados para
tal fin (power point de Windows, Impress de open office…). Mal utilizadas
las presentaciones pueden hacer fracasar un evento o dejar al orador en
muy mal lugar.Si no se saben utilizar es mejor prescindir de estos apoyos. A
continuación unas recomendaciones para hacer la presentación más
efectiva:
Reglas
 Usa un tipo de letra de al menos 30 puntos. Nunca menos. ¿Que
te cabe poco texto? Pues de eso se trata. Porque eso facilita
cumplir la siguiente regla.
 No leas. Nunca uses tus transparencias como “teleprompter”. Es
la manera más segura de perder a la audiencia: ellos leen más
rápido de lo que tú puedes hablar, así que han terminado cuando a
ti todavía te falta media transparencia. En ese momento se
aburren, se distraen, y se impacientan, pensando en el tiempo que
están perdiendo.
 Usa muchas transparencias. Son gratis, así que usa todas las
que necesites. No intentes “comprimir” una idea compleja en una
sola transparencia. Dedica toda una secuencia de ellas, si hace
falta, a explicar una sola idea.
 Usa imágenes, pero que sean de calidad. Ni se te ocurra usar el
clipart de Office, como todo el mundo, o peor aún, cliparts baratos
de los que pululan por Internet. Usa fotografías, que puedes
encontrar gratis o muy baratas en sitios como Flickr o Dreamstime.
 No uses efectos de transición. Que las transparencias entren
haciendo tirabuzones o revoloteando por la pantalla no añade
información, solo distrae. Y no te convierte en un experto en
PowerPoint, más bien al contrario.
Consejos
 Tipos de letra. Los tipos de letra sin serif (como el Arial) son más
legibles que los tipos con serif (como el Times New Roman). Está
bien usar tipos de letra originales, pero recuerda que el ordenador
en el que vayas a hacer la presentación no tiene por qué tenerlos
instalados. Y usa el mismo en toda la presentación, no uno en
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12. cada transparencia. Y por supuesto, nunca varios en una misma
transparencia.
 Mejor en tu portátil. Si puedes, es preferible hacer la presentación
en tu portátil. Así sabes exactamente cómo va a quedar y evitas
problemas de compatibilidad entre versiones, de tipos de letra
desaparecidos, de vídeos o sonidos embebidos que no aparecen,
de gráficos descuadrados…
 Ten a mano tu presentación. Muchas veces te la pedirán por
adelantado, pero no te fíes pensando que por haberla enviado
estará preparada cuando des la charla. Lleva una memoria USB, y
cuélgala además en Internet, en un sitio que sea fácilmente
accesible (puedes enviártela a tu cuenta de Gmail, por ejemplo.
Cualquier cosa que te evite encontrarte a cinco minutos de la
presentación sin el apoyo de las transparencias.Lleva una copia en
PDF. Si todo falla, si las versiones de los programas son
incompatibles, si las imágenes se descuadran, si las letras salen
de los cuadros de texto, en lugar de tirarte de los pelos siempre
podrás usar la versión en PDF. Y tampoco sería mala idea llevar
un lector ligero de PDF, como el Foxit.
 Limpia las transparencias. Demasiada información en una
transparencia solo confunde al público. Deja solo lo más relevante
y usa las notas para aportar datos, enlaces, tablas, información
adicional, etc. Luego puedes entregar esa versión a los asistentes,
para que la tengan disponible y comprueben que tu mensaje está
basado en hechos.
(fuente: http://desencadenado.com/2008/04/como-usar-powerpoint-en-tus-
presentaciones.html)
La persona que prepara el evento tendrá que decidir que elementos quiere
utilizar y si están disponibles o no. Puede ocurrir que sea preciso comprarlos o
alquilarlos, entonces habrá que hacer un presupuesto y decidir si se pueden
utilizar o no. El encargado de los recursos técnicos puede utilizar un cuadrante
en el que irá recogiendo de forma ordenada los recursos que se pueden usar
en una reunión, su elección o no y su disponibilidad para el día previsto.
Disponible Necesario Precio compra Precio alquiler Preparado
Recursos
Vídeo No Si 600 300
Retroproyector Si Si Si
Proyector Si Si No. Falta
opacos bombilla
Pizarra Si No
Ordenador con Si Si No, faltan
los programas programas
adecuados
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13. 7.7 OTROS RECURSOS
Junto a los recursos reseñados anteriormente, es posible que un evento
precise de otros medios:
- En muchas ocasiones, las reuniones necesitan unas simples fotocopias;
aunque puede parecer un medio muy sencillo, es importante asegurarse de
varias cosas:
• Que estén bien hechas, es decir, que se lean bien y que no
tengan borrones.
• Que estén fotocopiadas en su momento oportuno. Si se
necesitan para el día del evento, es preciso que estén preparadas
antes de su inicio. Si hay que enviarlas para que los asistentes las
estudien, habrá que remitirlas con suficiente antelación para que
quienes las necesiten puedan hacer su trabajo.
• Que no falten ejemplares; es decir, que haya fotocopias para
todos los participantes. Esto evitará retrasos en el desarrollo del
evento.
-.Todo evento requiere un conjunto de recursos humanos para su preparación.
En este tema lo estudiaremos en otra unidad relativa a los grupos de trabajo y
reuniones.
-.Elegir el local adecuado para cada tipo de reunión es un dato que no se
puede olvidar. Normalmente, los congresos, jornadas y seminarios suelen
desarrollarse en salones de actos con suficiente capacidad para todos los
participantes. Por otro lado, los seminarios, talleres y grupos de trabajo
precisan de un espacio más pequeño, en ocasiones es suficiente una sala de
reuniones, un aula o varias para el trabajo con dinámicas de grupos pequeños.
-. Un detalle pequeño pero muy importante es que todos los asistentes
dispongan de bolígrafo y papel y suele entregarse también una carpeta con
documentación sobre el tema que se trate.
7.8 RECURSOS ECONÓMICOS
La preparación de un evento corporativo requiere sumo cuidado. Algunos
llegan a necesitar un enorme presupuesto. Pensemos, por ejemplo, en la
preparación de un seminario o de un congreso, para su desarrollo se necesitan
una sala amplia, un lugar para que los congresistas descansen, unos ponentes
y una infraestructura de trabajadores que lo preparen. Para todo esto se
precisa realizar una estimación real de los medios que se necesitan y de las
posibilidades económicas que se encuentran disponibles para su organización.
Algunos eventos pueden sufragarse con cuotas que pueden pagar los mismos
participantes. Normalmente, los cursos, seminarios, congresos y algunas
conferencias, por ejemplo, suelen requerir para su participación el pago previo
de una cuota de inscripción. Con ella, los organizadores afrontarán los gastos
que el evento conlleve. Los organizadores deberán llevar un control exhaustivo
de los gastos y de los ingresos. En el documento siguiente se pueden ver un
modelo de control de los recursos económicos de un evento:
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14. CONTROL DE GASTOS E INGRESOS DE:......................................................
Estimados Reales
Diferencia
GASTOS
1) Alquiler salas
2) Honorarios de los ponentes
3) Fotocopias y otra documentación
4) Alquiler o compra de medios audiovisuales
5) Comidas, cafés, copas
6) Azafatas
7) Traducción
8) Transporte de los ponentes y de los asistentes
9) Gastos de administración
10) Becas
11) Edición de programas
12) Otros
TOTAL GASTOS
INGRESOS
1) Cuotas de inscripción
2) Subvenciones
3) Partida presupuestaria
4) Patrocinadores
5) Otros
TOTAL INGRESOS
DEFICIT O SUPERAVIT
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15. 7.9 DOCUMENTACIÓN EN LOS EVENTOS
En una empresa existe un sistema humano que funciona por medio de la
comunicación que se presenta en todas sus vertientes. La organización
empresarial permite desarrollar la comunicación verbal, la no verbal y la escrita
con gran amplitud. En la organización de eventos, la documentación escrita es
esencial, tanto para sus inicios como para su desarrollo e incluso para la
conclusión de los actos, a continuación se verá ese tema detenidamente.
♦ La convocatoria del evento Un acto empresarial puede convocarse de
diversas maneras. No se convoca igual una conferencia de unas horas que
un congreso de una semana; ahora bien, en ambos casos la formalidad y el
protocolo nos indican la necesidad de comunicar los actos por escrito.
Algunos de los documento más habituales con los que se informa de los
eventos son los siguientes:
 El saluda El saluda es un documento externo de la empresa con el que
se comunica alguna información breve. Suele ser usado de forma
habitual por los directores de las empresas, también son muy usados
por abogados, médicos y persona que desempeñan algún cargo público.
Sus características son las siguientes: Transmite una información breve,
se suele redactar utilizando la tercera persona, es un documento muy
formal, se escribe en papel tamaño cuartilla y no se firma.
 El programa. Un programa es un documento que se utiliza para
convocar a un evento de cierta duración, o con un temario tan apretado
que hace necesario un documento más extenso que una breve
comunicación. Es muy frecuente en los congresos, seminarios y cursos.
El programa ha de contener la siguiente información: El tema que se
tratará en el evento, los ponentes que asistirán para cada tema, la
identificación de los organizadores, el lugar de su celebración, la fecha
de comienzo y de finalización, el horario de inicio del evento y de cada
una de las sesiones de trabajo que se desarrollen, las condiciones
personales que se han de reunir para la inscripción, el plazo de
inscripción, el teléfono o el domicilio para la inscripción, la cuota que
haya que pagar en su caso. Los eventos que se convocan mediante
programa necesitan prepararse con bastante tiempo de antelación,
puesto que su desarrollo suele requerir la presencia de un considerable
numero de participantes.
 La credencial Una credencial es un documento escrito que suele ser
utilizado en multitud de eventos. Su finalidad consiste en acreditar a un
sujeto como participante de un acto. Toda credencial, por un lado,
identifica a la entidad organizadora de un acto o evento y, por otro, a la
persona que participa. Las credenciales son documentos de carácter
individual, que suelen ir acompañados de una pinza para colgarlos en la
ropa del participante.
 El informe. Un informe es un documento que recoge las conclusiones a
las que llega una persona o un grupo de ellas. Suele ocurrir que, tras un
evento de importancia, se elabore un informe en donde se recojan las
conclusiones que se han obtenido tras la finalización del acto. Sus
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16. características son las siguientes: Es un documento formal, suele
utilizarse un lenguaje técnico, puede completarse con documentación
adjunta, los datos que se aporten no deben ser erróneos, puesto que en
ocasiones los informes se utilizan para tomar decisiones posteriores. Un
informe con datos erróneos puede generar un serio problema en una
empresa. El informe contiene las siguientes partes: El título, una
introducción sobre el tema tratado, antecedentes sobre los hechos
tratados, datos técnicos sobre el objeto de estudio, las conclusiones, el
dictamen o decisión, siempre que fuera preciso.
 La certificación del evento. En muchas ocasiones, los participantes en
las reuniones desean que se les certifique su asistencia. Los
organizadores de los eventos serán los responsables de preparar los
certificados y hacerlos llegar a quienes los soliciten. Un certificado
acredita la presencia de una persona en un acto. También acredita al
organizador del evento, las hora de duración del mismo y, si se trata de
cursos, el aprovechamiento o no que realiza la persona del encuentro.
7.10 LA IMAGEN Y LA EMPRESA
La imagen corporativa se verá afectada por la organización del evento que se
trate, de tal forma que debe estar diseñado de principio a fin para que se
adecue a la imagen que quiera dar la empresa de si misma organización,
recepción de los asistentes, calidad del material aportado, cuidado excepcional
de los protagonistas de cada evento tanto a nivel técnico como de imagen
personal…
La imagen de la empresa también hay que cuidarla al final del evento para ello:
- Lleva abundantes tarjetas de visita y un bolígrafo para apuntar nombres,
emails o teléfonos de los que no lleven. Probablemente se conocerán a
muchas personas en el evento, así que es importante tener un registro
posterior.
- Saludar y felicitar a los otros ponentes si los hubiese.
- Algunas personas se acercarán a comentar lo que les ha parecido tu
presentación. Aprovechar para hablar con ellos y procurar que expliquen
qué les ha gustado más.
- Si alguien ha pedido información, se coge su tarjeta y se anota lo que
quiere.
- Responder a los correos y enviar la información que te han solicitado.
Muchas veces no requiere apenas esfuerzo, sino simplemente apuntar un
par de enlaces o adjuntar un documento que hayas utilizado para la
presentación.
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17. En un mundo en que convivimos con la imagen se debe tener presente que
la apariencia es muy importante a la hora de entablar nuestras relaciones
en la empresa. Normalmente el trato con las personas no nos permitirá que
tengamos un conocimiento muy profundo de ellas ni tampoco ellas de
nosotros, por ello la imagen que proyectamos es fundamental. Esta imagen
puede decir cosas de nosotros si somos unas personas cuidadosas,
educadas, ordenadas incluso puede hablar de nuestra sensibilidad estética
y de nuestro nivel cultural y económico. Normalmente, la imagen que
proyectamos se nos devuelve: el ser agradables con los otros individuos y
sentirnos agradables nos da confianza en nosotros mismos, puede
aumentar nuestra asertividad y autoestima. Una buena imagen, siempre
adaptada a nuestra personalidad constará, al menos, de los siguientes
elementos:
- Una higiene y cuidado corporal. Se debe tener en cuenta que no
se puede pecar por exceso ni por defecto. Nuestra apariencia
debe ser cuidada, pero sin resultar muy llamativa o extravagante.
- Una vestimenta adecuada a nuestra silueta, pero también al lugar
de trabajo y la circunstancia. Resultará muy útil que, antes de
acudir a un sitio o una reunión, uno se informe en qué lugar se
hace y con qué personas se va a ir. Hay que presentarse con una
imagen correcta y adecuada al lugar de trabajo o a la
circunstancia. Para ello se debe contar con un vestuario
adecuado a la vez que cómodo. En la actualidad, una prenda
fundamental, «prenda de fondo de armario» —aquella prenda que
podemos combinar con otras para que nuestra vestimenta casi
siempre resulte correcta—, es el traje de chaqueta tanto
masculino como femenino. Hay que seleccionar cuidadosamente
los adornos y complementos que se utilizan. En cuanto a la
joyería o bisutería, ésta no debe ser excesiva; resulta de mal
gusto parecer un escaparate de una joyería o «un árbol de
Navidad» por todo aquello que llevamos puesto. Las únicas joyas
que debe llevar un hombre son la alianza, si está casado o
comprometido; el reloj, los gemelos y un pasador o alfiler de
corbata. En España es muy común que el bolso que llevan las
mujeres combine con los zapatos; esta costumbre no está tan
extendida en el resto de países de Europa. Cuando la mujer viste
una prenda muy formal o de etiqueta, el bolso no será de piel,
sino de metal, carey, metacrilato de color, o algún tejido. En
cuanto a las medias, resulta recomendable utilizarlas en casi
todas las ocasiones, excepto en épocas de verano o excesivo
calor y siempre que las piernas se vean cuidadas. Con trajes de
noche, siempre se han de llevar medias. Si se tienen dudas
respecto a qué prenda vestir en una ocasión en concreto, es
mejor preguntar, asesorarse o consultar revistas y publicaciones
especializadas. Siempre es mejor aclarar la duda, aunque ésta
sea insignificante, que aparecer incorrectamente vestido en
determinado evento. Se debe insistir nuevamente en que llevar
una vestimenta adecuada es importantísimo a la hora de
representar a la empresa, a la vez que proyectamos una imagen
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18. de nosotros mismos. Debe recordarse que hay personas que se
pueden sentir ofendidas si no vestimos adecuadamente, puesto
que a veces vestir con demasiada informalidad puede representar
una falta de consideración hacia la persona con quien se está
tratando.
- Un comportamiento adecuado amable y correcto, pero sin que
resulte artificial o fingido. Es importante mostrar atención a lo que
se está tratando e interés por las personas con quienes se está.
Debe tenerse en cuenta que nuestra forma de trato y de relación
con los demás dice tanto de nosotros mismos como nuestra
indumentaria, «podemos estropear con una sola palabra lo que
con nuestra imagen física queremos proyectar».
A la hora de proyectar una imagen sobre nosotros es muy importante
conocer tanto nuestro físico como nuestras costumbres y formas de
relación social. Recordar que es importantísimo que se adquieran
habilidades sociales suficientes para relacionarse en el mundo
laboral.
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