Les secrets d'un bon tableau de bord excel

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Les secrets d'un bon tableau de bord excel

  1. 1. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com Les secrets d’un bon tableau de bord dans Excel
  2. 2. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP  Experte en modélisation d’affaires  Site web: lecfomasque.com  Services offerts  Formations offertes  Activités  Boutique  Blogue  Forum PRÉSENTATION
  3. 3. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Éléments d’un tableau de bord réussi dans Excel:  Accès automatisé à des données structurées  Manipulation et croisement de données efficaces  Production automatique de graphiques et d’autres éléments de visualisations  Options pour forer les données et les voir sous divers angles INTRODUCTION
  4. 4. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Provenance des données:  Systèmes comptables (ERP)  Systèmes de relations clients (CRM)  Systèmes transactionnels de vente  Systèmes de facturation  Systèmes « maisons »  Données transmises par courriels  Logiciels en ligne (Google Analytics, MailChimp, etc.)  Données web (Wikipedia, etc.)  Etc. BASES DE DONNÉES
  5. 5. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Format des données:  Dans certaines entreprises, les données se retrouvent dans un cube de données bien organisé ou un entrepôt de données structuré.  Mais attention! Cet entrepôt a été conçu pour les besoins principaux des usagers mais ne couvrent pas nécessairement tous leurs besoins.  Souvent, les usagers doivent utiliser d’autres sources de données ou faire des requêtes particulières auprès de leur équipe de TI. BASES DE DONNÉES L’article suivant pourrait vous intéresser: Comment fonctionnent et à quoi servent les bases de données OLAP.
  6. 6. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Format des données:  Dans d’autres entreprises, il n’existe pas de cube ou d’entrepôt de données oganisé  Les données sont donc extraites des systèmes sources en divers formats:  Fichiers: .csv, .xlsx, .txt, .xml  Bases de données: Access, MySql, Oracle, Sybase, SQL Server  Autres: SAP BO, Sharepoint List, Hadoop File, etc.  Parfois, ce sont les bases de données elles-mêmes qui peuvent être extraites, d’autres fois, ce sont seulement des rapports que l’on peut configurer (le propriétaire du logiciel ne donne pas accès aux bases de données sources) BASES DE DONNÉES
  7. 7. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Volume des données:  Dans Excel 2013, on a accès à un million de lignes par feuille mais il n’est pas recommandé, côté performance, d’utiliser un million de lignes pour loger les données de son tableau de bord  Si vous importez des données pour créer une base de données dans Excel et que vous n’utilisez aucune formule dans votre base de données, alors, vous pouvez utiliser plusieurs centaines de milliers de lignes BASES DE DONNÉES
  8. 8. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Volume des données:  Si vous devez ajouter des formules dans vos bases de données dans Excel et que vous avez un volume de plusieurs centaines de milliers de ligne, il est recommandé d’utiliser le VBA pour affecter les formules aux nouvelles données ajoutées à la base de données au fil du temps et les copier ensuite immédiatement en valeurs  Cela améliorera largement la performance de votre fichier BASES DE DONNÉES
  9. 9. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Volume des données:  Si le volume de données est trop important, on pourra simplement créer une connexion vers la base de données (si celle-ci est bien structurée)  Par exemple, on pourra connecter un tableau croisé dynamique directement sur un cube OLAP  On pourra aussi créer une connexion à l’aide de Power Query  Ou on pourra importer et loger les données dans Power Pivot BASES DE DONNÉES
  10. 10. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Importation des données:  Pour importer physiquement des données dans Excel, on peut utiliser le VBA, i.e. qu’on peut écrire une macro qui, à l’activation, ira chercher tous les documents enregistrés dans un répertoire X  On peut aussi faire la même chose avec Power Query  Sinon, on peut utiliser des connecteurs, comme F9, qui lient des données directement dans le système comptable  En dernier recours, certaines données seront copiées/collées ou entrées manuellement BASES DE DONNÉES L’article suivant pourrait vous intéresser: Power Query: Combiner plusieurs fichiers Excel.
  11. 11. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Traitement des données:  Malheureusement, quand on importe des données d’un autre système dans Excel, elles ne sont pas toujours dans un format idéal…  Souvent, il faudra donc procéder à des manipulations afin de rendre les données utilisables  Exemples: transformer les points en virgules, convertir des données textes en nombres, séparer une colonne en deux  Ces étapes de transformation pourront être automatisées à l’aide d’Excel, de VBA et/ou de Power Query MANIPULATION DE DONNÉES L’article suivant pourrait vous intéresser: Power Query: Importer, transformer et fusionner des tables de données dans Excel.
  12. 12. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Croisement des données  Une fois les bases de données bien ordonnées, il est possible que vous souhaitiez croiser les données entre les différentes sources  Pour croiser les données, on pourra utiliser des formules Excel comme « vlookup » et « sumifs » ou encore Power Pivot MANIPULATION DES DONNÉES L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Créer un modèle de données.
  13. 13. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Tableaux croisés dynamiques intermédiaires  Avant de produire des graphiques ou d’autres informations dans le tableau de bord, il est souvent préférable de créer des tableaux croisés dynamiques intermédiaires  Par la suite, on pourra ajouter des formules dans ce tableau croisé dynamique et s’y connecter pour créer des graphiques ou des formules de type «getpivotdata»  Dans le cas où les données sont dans un cube OLAP ou un modèle Power Pivot, on pourra aussi utiliser des formules cubes MANIPULATION DES DONNÉES L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Comment se servir adéquatement de la fonction Liredonneestabcroidynamique (getpivotdata).
  14. 14. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Power Pivot et le DAX  Si on utilise Power Pivot, on peut aussi utiliser le langage DAX, pour ajouter des colonnes de calculs à nos bases de données ou créer des mesures supplémentaires, qui ne seraient pas supportées directement dans le TCD  On peut même y définir ses KPI MANIPULATION DES DONNÉES L’article suivant pourrait vous intéresser: PowerPivot: Colonnes et champs calculés en DAX.
  15. 15. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Choix des graphiques ÉLÉMENTS DE VISUALISATION Il faut savoir choisir les bons graphiques pour exprimer les bons messages
  16. 16. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Utilisation de slicers (segments) ÉLÉMENTS DE VISUALISATION L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Utiliser les slicers pour des tableaux de bord performants. On peut utiliser les slicers Segments pour permettre le forage et présenter les donnes sous différentes dimensions
  17. 17. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Utilisation de sparklines ÉLÉMENTS DE VISUALISATION L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Utiliser les sparklines pour des tableaux de bord performants. On peut utiliser les sparklines pour montrer l’évolution des données
  18. 18. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Utilisation de format conditionnel ÉLÉMENTS DE VISUALISATION L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Du format conditionnel dans vos tableaux de bord. On peut utiliser une panoplie d’indicateurs visuels intéressants à partir du menu de format conditionnel
  19. 19. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Utilisation de contrôles de formulaires ÉLÉMENTS DE VISUALISATION L’article suivant pourrait vous intéresser: Excel: Améliorer vos présentations grâce aux contrôles de formulaires. On peut utiliser les contrôles de formulaire pour faciliter l’utilisation et la navigation dans le tableau de bord
  20. 20. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Utilisation de zones de textes ÉLÉMENTS DE VISUALISATION L’article suivant pourrait vous intéresser: Les zones de texte, une bénédiction pour vos tableaux de bord. On peut utiliser les zones de texte automatisées et les images pour une plus grande personnalisation
  21. 21. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Power View ÉLÉMENTS DE VISUALISATION Les articles suivants pourraient vous intéresser: Power View: Visualiser vos données sous forme de vidéo Power View: 3 façons de travailler avec les images 4 façons de forer les données dans vos graphiques
  22. 22. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Power Map ÉLÉMENTS DE VISUALISATION
  23. 23. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Options pour automatiser le tableau de bord  Mettre toutes les données sources « sous forme de tableau » (format as table)  Ajouter des contrôles de formulaires, des slicers (segments) et des boutons  Utiliser le VBA  Utiliser Power Query  Utiliser des formules Excel avancées AUTOMATISATION L’article suivant pourrait vous intéresser: Découvrez la magie des tableaux Excel.
  24. 24. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Découvrez nos formations liées aux tableaux de bord dans Excel:  Excel – Tableaux de bord (niveau 1)  Excel – Tableaux de bord (niveau 2)  Excel – Tableaux de bord (niveau 3)  Excel – Analyse et modélisation de données (niveau 1)  Excel – Analyse et modélisation de données (niveau 2): Power BI  Excel – Analyse et modélisation de données (niveau 3): VBA CONCLUSION Lien: http://www.lecfomasque.com/formations/ Note: Toutes nos formations sont offertes en classe et en entreprise à des groupes de professionnels et certaines d’entre elles sont offertes en ligne. Rendez-vous sur notre site pour en savoir davantage.
  25. 25. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Découvrez nos autres formations  Excel – Mise à niveau  Excel – Modélisation financière (niveau 1)  Excel – Modélisation financière (niveau 2)  Excel – Modélisation financière (niveau 3)  Finance corporative – Évaluation d’entreprise  Finance corporative – Analyse de projets d’investissement  Finance corporative – Restructuration et redressement d’entreprise CONCLUSION Lien: http://www.lecfomasque.com/formations/ Note: Toutes nos formations sont offertes en classe et en entreprise à des groupes de professionnels et certaines d’entre elles sont offertes en ligne. Rendez-vous sur notre site pour en savoir davantage.
  26. 26. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com lecfomasque.com

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