Slides zum Projektmanagement Workshop bei Global 2000. Einführung in PM und Konzertveranstaltung für Anfänger im Rahmen des "Umweltkulturpraktikums, UKP"

1. Herzlich Willkommen
Projektmanagement:
Eine kleine Einführung ins PM und
in die Organisation von
Kulturevents
Global 2000 UKP, Herbst 2012
Einführung Projektmanagement Stefan Parnreiter-Mathys

2. About
Stefan Parnreiter-Mathys
Mag. Politikwissenschaft
Mag. Spanisch
M.A. Unternehmensführung
Projekt- und Kulturmanagement
seit 2000
Einführung Projektmanagement Stefan Parnreiter-Mathys

3. About
Stefan Parnreiter-Mathys online
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www.facebook.com/sparnreitermathys
Einführung Projektmanagement Stefan Parnreiter-Mathys

4. Inhalt
- Wert und Wertschätzung
- Theoretische Einführung PM
- Was sind Ziele
- Übung: Ziele definieren
- Übung: OSP entwerfen
- Praktische Aspekte des Veranstaltens
- Links, Verweise, Quellen
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5. Bandgage - Rechenbeispiel
Gage EUR 400
Einpacken der Backline im Proberaum 1h
Anreise (Taxi) 1h
Vorort zu verbringende Zeit 6h
Show 1h
Abtransport der Backline 1h
Aufbau Backline im Proberaum 1h
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6. Bandgage - Rechenbeispiel
Gage 400 EUR
Arbeitszeit 11h
Spesen (Taxi An- und Abreise) 50 EUR
Bandmitglieder 5 pax
Stundelohn / Person ca. EUR 6
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7. Bandgage - Rechenbeispiel
Ist unser Budget knapp und kann nicht jede
Leistung „gut“ entlohnt werden, ist unsere
Währung:
RESPEKT, ANERKENNUNG, SERVICE
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8. Was ist ein Projekt
„Einmalige, parallele oder sequentielle Vernetzung von
Aktivitäten, wobei die Ausgangslage definiert, das angestrebte
Ergebnis spezifiziert und die erforderlichen Maßnahmen jedoch
zum Teil noch völlig offen sind, so dass wesentliche
Unsicherheiten in der Zielerreichung bestehen“
(Gerold Patzak,
Günther Rattay)
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9. Was ist ein Projekt
„Ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der
Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.:
-
Zielvorgabe
-
zeitliche, finanzielle, personelle und andere Abgrenzungen
-
Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben
-
projektspezifische Organisation.“
(DIN-Begriffsnorm 69 901)
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10. Was bringt uns PM
Effiziente Zielerreichung ohne aufwändige
Organisationsstruktur
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11. Das Team
Projekte sind arbeitsteilige Prozesse.
Ein-Mann/Frau Projekte gibt es nicht!
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12. Was leistet PM
(C Peter Webhofer)
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13. Planerische Aufgaben des PM
-
Strategie: Der Weg hin zum Ziel
-
Planung: Genaue Festlegung der einzelnen
Schritte des Weges
-
Planung erlaubt: Fortschritts-
und Erfolgskontrolle
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14. Exkurs: Strategie vs Operation
Strategische Planung:
Machen wir die richtigen Projekte?
Operative Planung:
Machen wir die Projekte richtig?
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15. Planerische Aufgaben des PM
- Zeitplanung
-
Ressourcenplanung
-
Aufgaben / Leistungsplanung
-
Kosten / Finanzplanung
-
Qualitätsplanung
-
Risikoplanung
-
Projektmarketing
- Projektorganisation
- Projektcontrolling
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16. Planungs-Tools des PM
Projektdefinition
Objektstrukturplan – OSP
Projektstrukturplan – PSP
Balken / Ablaufplan – PAP
Kostenplan
Ressourcenplan
Umfeldanalyse
Risikoanalyse
Arbeitspaket – AP
Meilensteinplan / Phasenplan
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17. Projektplanung
C Patzak / Rattay
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18. Ziele / Projektdefinition
kann Nicht
Ziel
Ziel Ziel
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19. Zieldimensionen ICB
Kostenziel / Budget
Projekt
Sachziel / Qualität Zeitziel / Termin
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20. Zieldimensionen Prince2
Kostenziel / Budget
Umfang Nutzen
Projekt
Sachziel / Qualität Zeitziel / Termin
Risiken
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21. Ziele / Projektdefinition
Ziele klar definieren – messbare Kriterien
Zufriedenheit 
Guter Besuch 
Gutes Medienecho 
Genug Budget 
Sponsoring lukrieren 
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22. Ziele / Projektdefinition
Ziele klar definieren – messbare Kriterien
Zufriedenheit  5 Testimonials
Guter Besuch  500 Besucher
Gutes Medienecho  5 Nachberichte
Genug Budget  EUR 10.000
Sponsoring lukrieren  EUR 2000
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23. Zielformulierung
Richtig? Falsch? Verbesserungsvorschläge
zur Zielformulierung?
Der Internetverkauf soll um 15%
angehoben werden.
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24. Zielformulierung
Ziel ist es, bis Jahresende ohne
zusätzliche Kosten den
Internetverkauf um 15%
anzuheben.
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25. Zielformulierung
Richtig? Falsch? Verbesserungsvorschläge
zur Zielformulierung?
Der Energieverbrauch ist bis zum
31.12. dieses Jahres drastisch zu
senken.
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26. Zielformulierung
Der Energieverbrauch ist bis zum
31.12. dieses Jahres drastisch zu
senken, wobei nicht mehr als
EUR 3000 investiert werden soll.
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27. Zielformulierung
SMARTe Ziele
S – spezifische, spezifiziert
M – messbar
A – attraktiv, achivable
R – realisitsch
T – Termin
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28. Übung
In Gruppen von 4-5 pax:
Ziele für die 30 Jahre Global 2000
Feier definieren.
Verwende: Flip-Charts
Präsentation
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29. Projektstrukturplan
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30. Ablaufplan (PAP)
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31. Arbeitspaket
Kleinste Einheit innerhalb der Projektstruktur
Arbeitspakete
- sind jeweils einem Arbeitspaketverantworlichen
eindeutig zugeordnet
- schließen jeweils mit einem klar definierten Ergebnis
ab
- beinhalten Leistungen die klar gegenüber anderen AP
abgegrenzt sind
- sind einer Organisationseinheit (intern, extern)
eindeutig zuordenbar
- sind über Codierungen eindeutig identifizierbar
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32. Arbeitspaket
C Patzak / Rattay
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33. Ablaufplan (PAP)
-
Erfasst alle Arbeitspakete
-
Zeigt alle Abhängigkeiten auf
-
Vorgänger- / Nachfolgerbeziehungen
-
Zeigt Dauer der AP
-
Stellt kritischen Pfad dar
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34. Projektorganisation
-
Eindeutige Zuordnung von Personen zu ihren
Projektrollen
-
Klare Abgrenzung der Aufgaben-
Verantwortungs- und Kompetenzbereiche
-
Einbindung der Entscheidungsträger
-
Praktikable Kommunikationsstruktur
-
Achtung: Woher kommen die Mitarbeiter?
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35. Personalorganisation
-
MA sind räumlich getrennt, sitzen ev. sogar in
ihren Stammbüros und arbeiten in Jobs weiter
-
MA werden räumlich (und organisatorisch)
zusammengelegt
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36. Personalorganisation 3
Idealfall:
MA stehen nur dem Projekt zur Verfügung,
arbeiten räumlich und inhaltlich gemeinsam
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37. Kommunikation
Gestaltung der Schnittstellen beachten!
Wer sagt wann wem was?
Auftraggeber
Projektteam
Abteilung
1 Abteilung
2
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38. Kommunikation
Informelle Gespräche
Kick-Off-Meeting
Planungsworkshops
Projektdefinition
Projekthandbuch
Ablagesystem
Koordinationstreffen
Abschlussmeeting
Protokolle !!
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39. Übung:
In Gruppen von 4-5 pax:
OSP des 30 Jahre Global 200
Festes skizzieren.
Flip Charts, Präsentation
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40. Veranstaltungsorganisation
Grundlegendes rechtliches:
MA36
Bezirksamt
Polizei
Vertragsrecht / Booking
Versicherungen
AKM
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41. Veranstaltungs-
genehmigung
Fluchtwege
Strom
Statik
Brandschutz
Lüftung
Sanitär
Erste Hilfe
Lärmbelästigung
….....
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42. Preproduction
•
Checklisten bzw. fundierte Projektplanung
•
Rider einfordern
•
Dispos, Ablaufpläne
•
Infosheets erstellen und versenden
•
Kontakteliste erstellen
•
Mitschnitte abklären
•
Catering / Hospitality
•
Transporte
•
Crew
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43. Bsp: Infosheets, Dispos
Statussheet Bands in der Vorbereitung
Disposition VA Ablauf und Personal DF
Running Order Aushang
All in One Modernistmozart
Infosheet Zeni Geva / B72 Stage / B72 Anfahrt
Rider Mark Stewart
Gang of Four Channellist + Stageplot
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44. Übung:
In Gruppen von 4-5 pax:
Organisiert ein Konzert!
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45. open PM
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46. OpenProj
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47. Goalscapes
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48. FB Group Projektmanagement 2.0
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49. Infos zu Live – Event Veranstaltung
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50. Danke für die Aufmerksamkeit
und viel Erfolg bei eurem
Projekt !!
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