Este documento discute a criação e implementação de indicadores de desempenho para projetos e portfólios. Ele fornece um guia de 7 passos para definir indicadores, incluindo identificar objetivos, estabelecer métricas, validar com stakeholders, definir metas e modelos de apresentação, e realizar um piloto. O autor compartilha sua experiência aplicando esse processo para melhorar a tomada de decisão em gestão de projetos.

1. INDICADORES DE DESEMPENHO DE GESTÃO DE PROJETOS E PORTFÓLIO
Nos últimos dois anos tenho trabalhado atendendo a demanda de algumas empresas na criação de
indicadores de desempenho de projetos e portfólio. No início, o primeiro projeto de nossa equipe tinha o
desafio de entregar um painel com indicadores extraídos a partir dos dados registrados em uma planilha
Excel uma solução de baixo custo.
Depois de duas semanas de trabalho surgiram questões relevantes para nossa equipe e para o cliente
também, alguns conceitos que tínhamos inicialmente sofreram revisões, outros foram acrescentados, outros
deixados de lado.
Uma pergunta importante: O que os indicadores de desempenho devem realmente nos mostrar?
Temos diferentes tipos de indicadores de desempenho: de projetos, de portfólio, de processos, do escritório
de projetos, do escritório de processos, de qualidade, etc; esses e muitos outros devem nos mostrar o que?
Como essa informação deve ser apresentada?
O indicador de desempenho, ou indicador-chave de desempenho (em inglês Key Performance Indicator KPI,
ou até mesmo como "Key Success Indicator" KSI), são ferramentas de gestão para se realizar a medição e
o consequente nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo,
focando no “como” e indicando quão bem os processos dessa empresa estão, permitindo que seus objetivos
sejam alcançados.
Os indicadores são veículos de comunicação que permitem o grupo de gestores de uma organização
comuniquem aos liderados e também a alta gerência o quão eficiente o processo está.
“O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”
A frase acima, atribuída a Peter Drucker, aponta o objetivo e o foco de um indicador de desempenho, medir
o que está sendo executado e ajudar a que ações de gestão possam ser tomadas de forma adequada para
o atingimento das metas organizacionais, de um departamento, processo, projeto e/ou portfólio.

2. Indicadores de desempenho, ou KPI´s, serão parte do processo decisório nos diferentes níveis da
organização, devem ser construídos com embasamento teórico, devem estar alinhados à metas claras, que
façam sentido para todos na organização ou equipe de trabalho.
A resposta da questão feita anteriormente pode ser acrescida ainda de: Os indicadores devem mostrar se
algo errado aconteceu, permitir a rastreabilidade e entendimento do por que aconteceu, dar informações
que permitam ao grupo de gestores tomar ações para eliminar ou mitigar problemas futuros, permitam a
aplicação de ações de melhoria.
Acreditem, após esse entendimento nossa equipe de trabalho buscou uma base para a definição de
indicadores. Como fizemos para defini-los?
Entendemos que eles deveriam permitir a avalição de desempenho da organização, em nosso caso do
portfólio de projetos segundo três aspectos relevantes: controle, comunicação e melhoria. Assim um
importante papel deveriam ser atendido, o de comunicar e mensurar o alcance da estratégia através da
comparação do desempenho atual com a meta definida ao indicador.
Assim seguimos um roteiro:

3. PASSO 1 - Identificação do nível, dimensão, sub dimensão e objetos de mensuração poderá ser
realizada a partir do mapa estratégico, pois o mapa representa os resultados e impactos pretendidos
pela instituição.
PASSO 2 - Estabelecimento de indicadores é necessário considerar alguns componentes e
requisitos básicos, para garantir a sua operacionalização.
A) COMPONENTES BÁSICO DE UM INDICADOR SÃO:
 Medida (relação matemática), num determinado momento, grandeza qualitativa ou
quantitativa que permite classificar as características, resultados e consequências dos
produtos, processos ou sistemas.
 A fórmula de obtenção do indicador indica como o valor numérico (índice) é obtido.
 Índice valor de um indicador em determinado momento.
 Padrão de comparação índice arbitrário e aceitável para uma avaliação comparativa
de padrão de cumprimento.
 Metas são os índices atribuídos para os indicadores, a serem alcançados num
determinado período de tempo. São pontos ou posições a serem atingidos no futuro.
B) REQUISITOS BÁSICOS:
 Disponibilidade: facilidade de acesso para coleta, estando disponível a
tempo;
 Simplicidade: facilidade de ser compreendido; Baixo custo de obtenção;
 Estabilidade: permanência no tempo, permitindo a formação de série
histórica;
 Rastreabilidade: facilidade de identificação da origem dos dados, seu
registro e manutenção;
 Representatividade, confiabilidade e sensibilidade: atender às etapas
críticas dos processos, serem importantes e abrangentes. O referencial comparativo
é um índice acordado para o indicador, utilizado como padrão de comparação.
C) TIPOS DE INDICADORES
 Indicadores de eficiência (produtividade): medem a proporção de recursos
consumidos com relação às saídas dos processos. Indicadores de eficácia
(Qualidade): focam as medidas de satisfação dos clientes e as características do
produto/serviço.
 Indicadores de Efetividade (impacto): focam as consequências dos
produtos/serviços. Fazer a coisa certa da maneira certa. A efetividade está vinculada
ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, a transformação produzida no
contexto em geral.
PASSO 3 - Validação preliminar dos indicadores com as partes interessadas.
Selecionar e validar os indicadores com as partes interessadas é fundamental para obtenção
de um conjunto de indicadores, que propicie uma visão global da instituição e represente seu
desempenho. Durante a validação é necessário levar em conta os requisitos básicos
apresentados no passo (2. Estabelecimento de indicadores).
PASSO 4 - Construção de fórmulas e estabelecimento de metas.

4. A) CONSTRUÇÃO DE FÓRMULAS
Com a utilização de fórmula permite que o indicador seja: inteligível, interpretado
uniformemente, compatibilizado com o processo de coleta de dados, e apto em
fornecer subsídios para o processo de tomada de decisão.
A fórmula do indicador deve, sobretudo, ser de fácil compreensão e não
envolver dificuldades de cálculo ou de uso, proporcionando a obtenção de um
resultado, numérico ou simbólico, facilmente comparável com valores
predeterminados, posteriores ou anteriores, para apoiar o processo decisório.
B) ESTABELECIMENTOS DE METAS
Meta é o índice de resultado que se espera alcançar com o desempenho do processo
que está sendo medido. É o desafio a ser alcançado. Todos os indicadores de
desempenho devem ter metas, podendo ser definida mais de uma meta por indicador.
As metas têm como objetivo serem suficientes para assegurar a efetiva
implementação da estratégia.
A finalidade de cada meta é enunciada no detalhamento do indicador e expressa
um propósito da organização. Um estado de futuro esperado em um determinado
período. Portanto uma meta deve conter: objetivo, valor e prazo.
Exemplo: aumentar o índice de acordos homologados para 50% até o final do
ano de 2013.
Características das metas:
 Mensuráveis;
 Desafiadoras;
 Viáveis;
 Relevantes;
 Específicas;
 Temporais;
 Alcançáveis;
PASSO 5 – Definição do Processo de Extração de Informações.
Não vamos definir qual software deve ser utilizado, vamos mencionar que nosso grupo utilizou
o fantástico Excel, claro que definimos um fluxo de extração das informações, as pessoas
responsável pela coleta, pela integração e pela validação dos dados. Nesse processo
definimos a periodicidade que os dados seriam extraídos, e quais cenários estariam
disponíveis para posterior apresentação.

5. PASSO 6 – Definição do Modelo de Demonstração das Informações.
Qual o melhor modelo de demonstração das informações? Relatórios, mapas com gráficos,
painéis com velocímetros? Isso deverá ser definido pelo grupo responsável pela elaboração
e geração dos indicadores com participação dos gestores que estão utilizando esses dados.
Em nossa experiência fazíamos a extração dos dados consolidados em uma planilha Excel,
e formatamos os gráficos em uma apresentação em Power Point, salvando em PDF para que
pudesse ser visualizada em qualquer ferramenta: desktop, notebook, smartphone e tablet’s.
Veja um sugestão de painel abaixo:
PASSO 7 – Execução do Piloto dos Indicadores.
O piloto para validação do ciclo completo é fundamental, e o momento de certificar que os
dados extraídos geram informações que podem auxiliar na tomada de decisão. Essa

6. validação deve ser feita com a participação de todos os envolvidos, os responsáveis pela
elaboração e os usuários finais.
Depois refazer o ciclo seguindo o quadro abaixo, o objetivo é o refinamento.
O que apresentamos aqui é um roteiro simples, desenvolvemos quando implementamos indicadores de
gestão de portfólio em um cliente, uma consultoria de prestação de serviços de software, nos ajudou a
implementar outros projetos em outras empresas com outros modelos de negócio.
Compartilhe sua experiência, ajude a enriquecer esse conteúdo.
Abraço. Marco Antonio da Silva.