1. Lean Management
Sven Krause, Abschlusspräsentation
09. Dezember 2013, Glattbrugg
Folie 1
9. Dezember 2013
Sven Krause
© Zühlke 2013

2. Der Kunde
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet
und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik.
Die Tätigkeit des EDA basiert auf den 5 aussenpolitischen Zielen, wie sie die
Bundesverfassung definiert:
 Friedliches Zusammenleben der Völker
 Achtung der Menschenrechte und Förderung der Demokratie
 Wahrung der Interessen der schweizerischen Wirtschaft im Ausland
 Linderung von Not und Armut in der Welt
 Erhaltung der natürlichen Lebensgrundlagen
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Folie 2
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3. Der Kunde
Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) gestaltet
und koordiniert im Auftrag des Bundesrats die schweizerische Aussenpolitik.
Das EDA besteht aus der Zentrale in Bern und über 300 Aussenvertretungen
(Botschaften, Missionen, Konsulate, Verbindungs- und Koordinationsbüros). Die
Zentrale besteht aus dem Generalsekretariat, dem Staatssekretariat und 6
Direktionen.
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4. Der Kunde
steuert die Ressourcen (Personal
und Finanzen) zur Umsetzung der
aussenpolitischen Ziele und
unterhält das Netz der Schweizer
Auslandvertretungen
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5. Ausgangslage
Anruf vom Kunden…
 Sucht eine Gesprächspartner für Prozess
Management
 Kommt doch mal vorbei
Eckdaten:
 Chief Process Officer EDA / Geschäftsprozessmanagement EDA (Direktion Ressourcen)
 Seit 2007 das Prozess Management aufgebaut
 Prozess System vorhanden und Prozessdokumentation im Intranet verfügbar
 ARIS im Einsatz
 Experten Team führt Modellierung durch
 Awareness innerhalb EDA (Direktion Ressourcen) vorhanden
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6. Die Diskussion
Prozess
Management!
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Rückkopplung
fehlt!
Kulturproblem?
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7. Die Ursache
Gever Bund
«Elektronische
Geschäftsverwaltung»
 alle geschäftsrelevanten
Informationen sind elektronisch
geführt
 orientiert sich an den
Geschäftsabläufen
 Voraussetzung für automatisierte
organisations- und
systemübergreifende
Geschäftsabläufe.
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Auswirkungen
 Grosses und politisches Projekt
 Doppelspurigkeiten von
Prozessthemen (Verschwendung)
 Prozess Management nicht
involviert (keine Rückkopplung)
 Allgemeine Meinung
«Gever = Prozessmanagement»
 Bestrebung vom Management:
Abteilungen Archivierung und
Prozess Management
zusammenführen
 Prozess Management Team
demotiviert
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8. Analyse
Gever
 Berücksichtigt nur 15%–20%
aller Prozesse
 Fokus auf Integration der IT
Lösung (kein Change
Management, kein KVP,
geringe «Prozessoptimierung»)
Prozessmanagement
 Operalisierung der
Prozessstrategie
(Maximierung der
Wertschöpfung)
 Sicherstellung der
gesetzlichen
Bedingungen
 Strukturiertes und
nachhaltiges Prozess
Management
(Eliminierung von
Verschwendung)
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9. Analyse
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10. Randbedingungen für die Umsetzung
 Einfluss auf Gever Projekt stärken (Doppelspurigkeiten eliminieren)
 Rückkopplung sicherstellen (Expertenteam bereitstellen/promoten)
 KVP vorantreiben (Linie befähigen, Schulung, Coaching)
 Prozess Management weiter etablieren (Qualität einbringen)
Bestehende Arbeit weiterführen / ausbauen
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11. Für Direktion Ressourcen oder fürs EDA?
Organisatorisches Optimierungspotenzial
(Verschwendungen eliminieren)


 Zentrales Prozess Management
 Expertenteam, Tool,
Prozesse, Leitlinien,
Prozessverständnis





Gever Unterstützung

Ein Change Programm „KVP“

EDA Governance sicherstellen

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12. Erweiterte Umsetzung
2
3
«Stab» Variante
«Generalsekretariat»
Variante
1
Team bleibt als eigenständiges
Team bestehen
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Folie 12
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13. Umsetzung – Organisatorischer Move
2
«Stab» Variante
 Zentrale Stelle für Prozess Management
 Direkter Einfluss mit CEO Unterstützung auf die
Zentral-Bereiche (Generalsekretariat, Staatssekretariat
und 6 Direktionen)
 Distanz zu operativer Ebene (Freies Denkertum)
3
 Fehlende Durchschlagskraft da
«Stab» = «Sekretariat»
 Distanz zum Operativen
 Eher beratende Funktion
«Generalsekretariat» Variante
 Operative Nähe (Generalsekretariat)
 Grosser Einfluss auf Staatssekretariat und 6
Direktionen
 Management Unterstützung (Prozessaffin)
 Direkten Einfluss auf Generalsekretariat
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 Indirekte Einfluss auf Staatssekretariat
und 6 Direktionen
 Strategische Änderungen jederzeit
möglich
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14. Weiteres Vorgehen
1. Entscheid abwarten
2. Workshop zur Identifizierung der Potenziale
 SWOT vertiefen
 Stakeholdermgt betreiben
 Entscheidungsvorlage erarbeiten
3. Einwirkung auf das GEVER Projekt
 Prinzipien definieren (Projekt Gever)
 Prozessleitlinien einbringen
 Eigenen KVP für Gever Projekt Unterstützung
aufsetzen und etablieren
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15. «Die etwas fragen, die verdienen Antwort»
Bertolt Brecht
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