Уровень бюрократизации компании часто можно определить по срокам согласования договоров. Чем дольше согласуются договора, тем больше бюрократических процедур существует в компании. При этом задержки при согласовании договоров негативно влияют и на закупки, и на продажи и на другие ключевые бизнес-процессы, и именно поэтому совершенствование договорного процесса является одной из ключевых задач при оптимизации деятельности компании в целом.

1. Business Excellence №10' 2012
62 Информационные технологии
КАК
АВТОМАТИЗИРОВАТЬ
ДОГОВОРНЫЕ
РАБОТЫ Андрей КОПТЕЛОВ,
бизнес-аналитик
Уровень бюрократизации компании часто можно определить
по срокам согласования договоров. Чем дольше согласуются
договора, тем больше бюрократических процедур существует
в компании. При этом задержки при согласовании договоров
негативно влияют и на закупки, и на продажи и на другие
ключевые бизнес-процессы, и именно поэтому совершенствова-
ние договорного процесса является одной из ключевых задач
при оптимизации деятельности компании в целом.
КАК ДОБИТЬСЯ и поэтому они должны кон- особого внимания со сторо-
тролироваться на самых вы- ны менеджмента.
ПРОЗРАЧНОСТИ соких уровнях управления. Чаще всего управление до-
Управление договорами про- Построив систему контро- говорами рассматривается
исходит в различных бизнес- ля в процессе управления до- в разрезе жизненного цикла
процессах. В процессе про- говорами, можно добить- договоров, начиная от их соз-
даж заключается договор с ся прозрачности деятельно- дания, согласования, подпи-
покупателем, в процессе за- сти многих подразделений, сания и до того момента, ког-
купок — договор с постав- что в свою очередь позволя- да все обязательства по до-
щиком, в производственных ет серьезно уменьшить кор- говору считаются исполнен-
и ремонтных процессах появ- рупционную составляющую ными. Такое разделение по-
ляются договора с субподряд- в компании. Так или иначе ка- зволяет определить ключе-
чиками. При этом в догово- чество организации договор- вые точки контроля, что дает
рах закрепляются параметры, ного процесса влияет на клю- возможность эффективно
которые влияют на эффек- чевые области деятельности управлять договорным про-
тивность компании в целом, компании, что требует к нему цессом.

2. Business Excellence №10' 2012
Информационные технологии 63
ства, то нужно обратить вни- В этой же системе происхо-
мание на количество дого- дит согласование договора
воров, согласование которых со всеми заинтересованны-
было прекращено. При со- ми лицами с использованием
вершенствовании процес- модуля workflow, который по-
са нужно стремиться к тому, зволяет управлять маршрута-
чтобы число таких договоров ми согласования договоров.
было минимальным. Но в некоторых случаях су-
Особое внимание требует- ществующим системам до-
ся уделять тем случаям, ког- кументооборота не хватает
да согласованные договора функционала и масштабируе-
прошли через судебные про- мости для автоматизации до-
цедуры, поскольку именно говорного процесса. Вот при-
в них проверяется качество мер из практики. В крупной
используемых договоров, и телекоммуникационной ком-
Для ускорения согласования те недостатки, которые были пании заключаются договора
договоров часто используют- обнаружены, должны быть с огромным числом абонен-
ся типовые формы, которые в кротчайшие сроки устране- тов, что делает затрудненным
уже содержат позицию всех ны в существующей практике применение систем докумен-
заинтересованных сторон. договорного процесса. тооборота и приводит к не-
С целью учета мнения всех обходимости использования
заинтересованных подразде- ERP-систем или других спе-
лений закрепляются алгорит- АВТОМАТИЗАЦИЯ циализированных приложе-
мы согласования договоров, ДОГОВОРНОЙ ний, например CRM.
а также разрабатываются спе- РАБОТЫ Чем стандартнее договор,
циализированные/облегчен- тем лучше с управлением до-
ные процедуры согласования Учитывая количество до- говорами будет справляться
для отдельных типовых до- говоров в компании и необ- ERP-система. На другом по-
говоров и нормируются сро- ходимость их жесткого кон- люсе будут договора, в кото-
ки согласования каждым из троля, управление догово- рые вносится множество из-
участников процесса. рами часто автоматизирует- менений, что потребует от
И здесь наиболее важным ся в числе первых. При этом информационной системы
элементом процесса является в качестве IT-решения ис- средств согласования и груп-
способ сбора замечаний к до- пользуются системы доку- повой работы, и тогда в до-
говору. В некоторых компа- ментооборота, которые об- полнении к учетным функци-
ниях существует правило, по ладают специализированной ям будет необходимо учиты-
которому одна из сторон при функциональностью в дан- вать эти потребности.
несогласии с тем или иным ной части. В рамках системы В некоторых случаях для об-
пунктом договора должна документооборота происхо- легчения рутинной работы
объяснить свою позицию дит регистрация договора и в системе управления догово-
и главное — предложить формируется карточка дого- рами реализуется функцио-
свою формулировку той ча- вора, содержащая ключевые нал формирования печатных
сти договора, с которой она параметры договора, а так- форм. Ведь в случае большого
не согласна. же хранится текст самого до- количества однотипных дого-
Если анализировать дого- кумента и его отсканирован- воров, на основе которых фор-
ворной процесс с точки зре- ный вариант с подписями и мируются такие документы,
ния бережливого производ- печатями. как календарный план, смета,

3. Business Excellence №10' 2012
64 Информационные технологии
ведомость исполнения работ, договорного процесса, а с дру- же в рамках согласования до-
форма договора, а в дальней- гой — облегчить передачу говора создаются специали-
шем акты и их формы, регла- данных из договора в учетные зированные процедуры, от-
ментированные формы: счета- системы, для последующего вечающие за контроль се-
фактуры, накладные — вво- их контроля и анализа. бестоимости продуктов или
дить одну и ту же информа- услуг, поскольку для основ-
цию в десяток унифициро- ного бизнеса это ключевое
ванных документов становит- КОНТРОЛЬ решение.
ся слишком трудоемко. А си- ДОГОВОРНОГО Очень часто в системе
стема управления договорами ПРОЦЕССА управления договоров раз-
как раз и содержит всю полно- вертывается функционал по
ту информации о договоре, ко- Нужно учитывать, что во управлению исполнением до-
торая в дальнейшем предстает многих случаях автоматиза- говоров на базе учетной ин-
в виде печатных форм. ция договорного процесса формации. Это позволяет ис-
Если проанализировать выполняется не столько для пользовать систему автома-
функционал IT-решения для облегчения действий сотруд- тизации договоров, в том
управления договорами, то ников, работающих с догово- числе и для управления про-
можно выделить три ключе- рами, сколько для контроля ектами, задачами, заказами
вых функциональных блока: данного процесса. в зависимости от специфики
блок учета и хранения догово- В первую очередь в систе- бизнеса.
ров, блок согласования и по- ме закрепляются процеду- В части автоматизации до-
иска договоров, а также блок ры согласования, без которых говорного процесса на прак-
учета и контроля договорного подписать договор невоз- тике можно встретить раз-
процесса. можно. Очень часто требова- личные варианты. Где-то до-
говорной процесс автомати-
зирован в ERP-системе, на-
Нужно учитывать, что во многих случаях пример это «1С», SAP, Oracle
автоматизация договорного процесса EBS и другие системы. Где-
выполняется не столько для облегчения то развитие системы управ-
ления договорами шло от
действий сотрудников, работающих функционала документообо-
с договорами, сколько для контроля рота, как, например, в систе-
данного процесса. мах Documentum, Directum,
«Босс референт» и др. В ком-
паниях финансового и теле-
Если достаточно лишь учи- ния по процедурам согласо- коммуникационного сектора
тывать и хранить договор, то вания инициируют договор- можно встретить реализацию
вероятно, что функционала ные и юридические подразде- функционала системы управ-
ERP-системы будет достаточ- ления и отделы (департамен- ления договорами на базе
но. Если необходимо согла- ты) продаж. Но так или иначе CRM-систем, что по архитек-
совывать договор по слож- типовая задача — согласовать туре решения очень близко
ным и изменчивым марш- договор со всеми заинтересо- к ERP-системе.
рутам, а также вносить изме- ванными лицами в четко ре- Но так или иначе для управ-
нения в договора, то тут без гламентированные сроки. ления договорным процес-
функционала документообо- Для согласования с бюдже- сом неизбежно используются
рота обойтись будет затруд- том в рамках информацион- информационные техноло-
нительно. ной системы часто предусма- гии — без них наладить кон-
На практике чаще всего ис- тривается проверка на со- троль над процессом в совре-
пользуется интеграция двух ответствие согласуемого до- менной компании затрудни-
систем, что позволяет с одной говора бюджетным лими- тельно.
стороны обеспечить гибкость там за текущий период. Так-