1. การจัดการเอกสารสํานักงาน
สุมาลี ทองดี*
**********************************************************************************
ในแตละวันจะเห็นไดว าในแตละหนวยงานจะตองประสบกั บปญหาการจัดการกับเอกสาร
สํานักงานกองโต ซึ่งถาขาดการจัดระบบการจัดเก็บเอกสารที่ดีและมีประสิทธิภาพแลว ยอมสงผลตอ
ประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานอยางหลีกเลี่ยงไมได เพราะถาระบบการจัดการเอกสารสํานักงานไมมี
ระบบที่ดีแลว ในการคนหาเอกสารเราอาจะตองเสียเวลาเปนชั่วโมงก็ได ซึ่งจะทําใหเสียเวลาในการ
ปฏิบัติงานเปนอยางมาก โดยเฉพาะในปจจุบันการทํางานที่ตองแขงขันกับเวลา ถามัวเสียเวลากับ
การคนหาเอกสารอาจทําใหหนวยงานเสียหายและเสียโอกาสได
ดังนั้น เพื่อประสิทธิภาพในการดําเนินงานของหนวยงาน เราจึงควรมาเรียนรูระบบการจัดการ
เอกสารสํานักงานเพื่อพัฒนาระบบการจัดการเอกสารสํานักงานเพื่อลดปญหาเอกสารสูญหาย หาเอกสาร
ไมพบ ปริมาณเอกสารลนโตะทํางาน ฯลฯ ซึ่งถือวาเปนปญหาอยางมากซึ่งหลายหนวยงานกําลัง
ประสบปญหาดังกลาว
ความหมายของเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร
เอกสาร (Document) ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 เอกสาร หมายถึง
“ หนังสือที่เปนหลักฐาน กระดาษหรือวัตถุอื่นใด ซึ่งไดทําใหปรากฏความหมายดวยตัวอักษร ตัวเลข ผัง
หรือแผนแบบอยางอื่น จะเปนโดยวิธีพิมพ ถายภาพ หรือวิธีอื่น อันเปนหลักฐานแหงความหมายนั้น”
เอกสาร (Document) ไดแก จดหมายโตตอบ ฟอรมตาง ๆ หนังสือ รายงาน แผนภูมิตาง ๆ
ใบรั บ รองคุ ณ วุ ฒิ สั ญ ญา ภาพถ า ย แคตตาล็ อ ค คู มื อ หรื อ เอกสารอื่ น ใด ซึ่ ง ทํ า ขึ้ น หรื อ ใช โ ดย
หน ว ยงาน ในการดํ า เนิ น งานและมี ค า ทางกฎหมาย ทางสั ญ ญาทางการคลั ง การเงิ น หรื อ ทาง
ประวัติศาสตร
การเก็บเอกสาร (Filing) คือ กระบวนการจัดและเก็บเอกสารใหเปนระเบียบ เพื่อใหงายตอการ
คนหาไดงายในทันทีที่ตองการ สะดวกรวดเร็วทันเวลา กระบวนการจัดเก็บประกอบดวยการจําแนก
จัดเรียง รักษา คนหาและนํามาใชประโยชน มีระเบียบแบบแผน เปนระบบ (System) มีแหลงเก็บที่
งาย และปลอดภัย ชวยใหการปฏิ บัติงานประจําวันของแตละหน วยงานเปนไปดวยความเรีย บรอย
ประหยัดเวลาและคาใชจาย การเก็บเอกสารเปนวิธีการแบงประเภท (Classifying) การจัด (Arranging)
และการเก็บ (Keeping) เพื่อรวบรวมใหเอกสารอยูในแหลงเดียวกัน อยูในแหลงที่ปลอดภัยและสามารถ
คนหาเอกสารไดทันทีที่ตองการ
* เจาหนาที่บริหารงานทั่วไปภาควิชาสังคมศาสตร คณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร มหาวิทยาลัยทักษิณ

2. 2
ความสําคัญของเอกสาร
1. เอกสาร เปนเสมือนบันทึกความทรงจําของหนวยงาน
2. เอกสาร เปนเครื่องมือที่ใชอางอิง ในเมื่อเกิดการฟองรองกันขึ้น อันเปนสิ่งที่ยอมรับตาม
กฎหมาย
3. เอกสาร เปนเครื่องชวยใหการบริหารงานของกิจการ ทําไปไดสะดวก มีระบบ ระเบียบ
เขาใจไดงายขึน โดยเฉพาะในดานการวางแผน และควบคุมงาน
้
4. เอกสาร จะเปนสิ่งที่มีคุณคาอยางยิ่ง ในการใชศกษาคนควา เพื่อปรับปรุงงานในอนาคต
ึ
หรือมีคุณคาในทางประวัตศาสตร
ิ
5. เอกสาร เปนเครื่องมือในการติดตอสื่อสาร ระหวางผูบงคับบัญชา และผูใตบังคับบัญชา
ั
และระหวางหนวยงานตาง ๆ ตลอดจน การติดตอกับลูกคา และบุคคลภายนอกกิจการอีกดวย
ฉะนั้ นเอกสารจึ งเปรียบเสมื อนหนว ยความจํ าของหนว ยงาน ช วยทํางานคลองตัวและเปน
เครื่องมือในการติดตอระหวางหนวยงาน ซึ่งในปจจุบันเราใชเครื่องมืออิเล็กทรอนิคสมาพัฒนาให
เหมาะสมกับงานทําใหมีประสิทธิภาพมากขึ้น เชน การจัดเก็บเอกสารดวยเครื่องจัดเก็บและการคาหา
เอกสารอิเล็กทรอนิคส การใชโปรแกรมการจัดการเอกสารดวยคอมพิวเตอร เปนตน
วัตถุประสงคของการจัดเก็บเอกสาร
ปจจุบันมีการจัดทําระบบการจัดเก็บอกสารใหเหมาะสมกับความตองการขององคกร ไมวาจะ
เปนการเก็บเอกสารที่มาจากภายนอก สําเนาเอกสารที่ผลิตขึ้นมาเอง หรือเอกสารอื่น ๆ ซึ่งแตละอยางมี
วิธีการเก็บที่แตกตางกันออกไป ดังนั้นเอกสารทั้งหมดที่จะเก็บไวจะตองไดรับการปฏิบัติใหถูกตองใน
เรื่องของการจัดการ การคนหา การยืมเอกสารรวมทั้งการสงคืนใหถูกตอง ทําใหเกิดความคลองตัวใน
การปฏิบัติงาน ขจัดปญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งเปนอุปสรรคตอการดําเนินงาน ฉะนั้นไมวาจะเก็บเอกสาร
ดวยระบบใดก็ตามจะตองมีวัตถุประสงคของการจัดเก็บ ดังนี้
1. เพื่อความสะดวกในการคนหา เอกสารเปรียบเสมือนหนวยบันทึกความจําของหนวยงาน
เอกสารใช เ ป น สิ่ ง อ า งอิ ง เป น หลั ก ฐานในการต อ สู ค ดี ค วาม การฟ อ งร อ งในศาล ซึ่ ง ถ า ผู ใ ดมี
พยานหลักฐานที่ดีก็อาจจะชนะคดีความนั้นได ดังนั้นจึงตองเก็บเอกสารใหมีสภาพดีใชไดตลอดเวลา
สามารถคนหาไดในทันทีที่ตองการเพราะการเก็บเอกสารตองการความรวดเร็ว ตอเนื่องทันตอเหตุการณ
สํานักงานจึงจําเปนตองมีระบบการเก็บเอกสารที่สามารถคนหาไดทันทีเมื่อตองการใชงาน
2. เปนแหลงรวมความจําตาง ๆ สํานักงานจําเปนตองแยกการจัดเก็บเอกสารออกเปนหนวย
หนึ่ง เพื่อทําหนาที่เปนสมองของหนวยงานนั้น ๆ ใชทบทวนความจํา ใชวางแผนแกปญหา หรือ
ตัดสินใจ ใชพิจารณาความดีความชอบของบุคลากร ใชปรับปรุงงานเอกสาร จึงเปนบันทึกความจําของ
หน ว ยงาน สิ่ งที่ ถื อ ปฏิ บัติ ห รื อ เคยดํา เนิน การเรื่ อ งใดเรื่ อ งหนึ่ ง ในอดี ต อาจใช เ ป น บรรทั ด ฐานการ
ปฏิบัติงานในปจจุบันได ฉะนั้นการจัดเก็บเอกสารจะตองปฏิบัติตอเนื่องสม่ําเสมอประจําทุกวัน

3. 3
3. เพื่ อใหมี แหลงเก็ บเอกสารที่ปลอดภัยและถาวร ไมเ กิดการชํารุ ดหรือสูญหาย สําหรับ
เอกสารที่เกี่ยวกับขอเท็จจริง รายการดําเนินงานที่อยูในระยะที่ยังมีความตองการเอกสารนั้นอยู ควรมี
การจัดเก็บเอกสารใหครบถวน ไมชํารุดและสูญหาย หากเอกสารที่ตองการจะใชในภายหลังไดจัดเก็บ
ไวไมครบถวนหรือสูญหายยอมสงผลกระทบตอการปฏิบัติงานอยางแนนอน เพราะเอกสารตาง ๆ มี
ความสําคัญตอการดําเนินงานเปนอยางมาก หากไมมีระบบจัดเก็บเอกสารที่ดีอาจจะกระจัดกระจายและ
สูญหายได ทําใหเกิดอุปสรรคในการดําเนินงาน
4. เพื่อรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวของสัมพันธกันไวในแหลงเดียวกัน การจัดเก็บเอกสารนอกจาก
จะตองมีระบบการจัดเก็บและคนหาที่เปนมาตรฐาน เพื่อใหถูกตองเปนระเบียบแลว การเก็บเอกสาร
จําเปนอยางยิ่งที่จะตองรวบรวมเก็บไวเปนแหลงเดียวกัน เพราะถาแตละหนวยงาน เปนผูเก็บเอกสาร
ของตนเอง หากหนว ยงานอื่น ตองการเอกสารเพื่อนําไปใชก็จะไมสะดวกเทาที่ควร ฉะนั้นจึ งควร
รวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหมู และจัดเก็บรวบรวมไวเปนแหลงเดียวกัน
5. ทําใหมีมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารแทบทุกหนวยงานมักจะ
เปนระบบเฉพาะตัว เมื่อเจาหนาที่ผูรบผิดชอบไมอยูหรือไมมาปฏิบัติงานก็จะไมสามารถคนหาเอกสาร
ที่ตองการได หรืออาจตองใชเวลานาน ขาดประสิทธิภาพ ระบบจัดเก็บเอกสารที่ดีตองมีการกําหนด
หลักในการปฏิบัติไวอยางแนนอนตายตัว เพื่อพนักงานทุกคนมีความเขาใจในเรื่องการจัดเก็บกําหนด
หลักในการปฏิบัติไวอยางแนนอนตายตัว เพื่อใหพนักงานทุกคนมีความเขาใจในเรื่องการจัดเก็บการ
คนหาและการยืมเอกสาร รวมทั้งการสงคืนไดถูกตอง ตามขั้นตอนที่วางไว และนอกจากมาตรฐานใน
การปฏิบัติงานแลว ควรกําหนดมาตรฐานเปนเครื่องมือเครื่องใช ิวิธีการทํางาน และมีคูมือที่ใชในการ
ปฏิบัติงานดวย
6. เพื่อความเรียบรอยและสะอาดตา การจัดเก็บเอกสารจะมีความครบถวนสมบูรณไดจะตองมี
ความเปนระเบียบเรียบรอยและสวยงาม มีระบบที่ไมซับซอน คนหาไดงาย รวดเร็ว มีลักษณะยืดหยุน
ได เพื่อขยายงานเอกสารในอนาคตและสรางภาพพจนที่ดีแกผูใชบริหาร
ประเภทของเอกสาร
เอกสารประเภทตางๆ โดยทัวไปอาจจะจําแนกไดเปน 4 ประเภทใหญๆ คือ
่
1) เอกสารที่ยงอยูในระหวางปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารโตตอบที่ยังปฏิบัติไม
ั
เสร็จรวมทั้งเอกสารที่โตตอบเสร็จแลว แตยังมีความจําเปนที่จะตองใชในการอางอิงอยูบอยๆ
2) เอกสารที่ไดมีการโตตอบเสร็จแลว แตยงมีความจําเปนที่จะตองใชในการ
ั
อางอิงโตตอบเอกสารอยูในบางครั้ง
3) เอกสารซึ่งมีความสําคัญ หมายถึง เอกสารบางอยางที่มีทางประวัติศาสตร ทาง
กฎหมาย วรรณคดี หรือเกี่ยวกับหลักฐานการเงิน

4. 4
4) เอกสารซึ่งสมควรทําลาย หมายถึง เอกสารซึ่งไมมีคาในการใชอางอิงอีกตอไป หรือ

เอกสารซึ่งพนระยะเวลาที่ควรเก็บอีกตอไป
นอกเหนือไปจากนี้เราอาจจําแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอีกอยาง คือ เอกสารทั่วไป
และเอกสารลับ การจําแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดังกลาวขางตนจะมีความสัมพันธอยางใกลชิด
กับการควบคุมในการจัดเก็บเอกสาร
ระบบมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารไวในแฟมเราอาจจัดเก็บโดยระบบการจําแนกเอกสารระบบใดระบบหนึ่งดังนี้
1) จําแนกตามหัวขอเรื่อง คือ กรณีที่เราจําแนกเอกสารออกเปนหัวขอใหญๆ ตามหนาที่
ความรับผิดชอบของหนวยงานนั้นๆ หรือจําแนกตามบริการที่ใหแกผูอื่น เอกสารโดยทั่วไปจะมีหัวขอ
ใหญๆ 10 หมวด ดังนี้ คือ
1. การเงิน งบประมาณ
2. คําสั่ง ระเบียบ คูมือ มติ ครม.
3. โตตอบ
4. บริหารทั่วไป
5. บริหารบุคคล
6. เบ็ดเตล็ด
7. ประชุม
8. ฝกอบรม บรรยาย ทุน และการดูงาน
9. ที่ดินและสิงกอสราง
่
10. สถิติและรายงาน
เพื่อใหผูอานสามารถเขาใจและปฏิบัติในการจําแนกเอกสารโดยถูกตอง จึงจะขอใหคําอธิบายใน
การคัดเลือกเอกสารใหเปนหมวดหมูตามหัวขอ 10 หมวด พอสังเขป ดังนี้

หมวดที่ 1 การเงินงบประมาณ
ในหมวดนี้ กําหนดใหจดเก็บเอกสารอันเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งอาจแยกหัวขอไดดังนี้
ั
งบประมาณ เงินเดือน คาจาง เงินสะสม เงินยืม เงินชวยเหลือตางๆ เชน คาเลาเรียนบุตร คารักษาพยาบาล
เงินคาใชสอย เชน คาน้ํา คาไฟ คาโทรศัพท เงินคาตอบแทน เชน คาน้ํา คาไฟ คาโทรศัพท เงินคา
บําเหน็จบํานาญ เงินอุดหนุน ฯลฯ เปนตน
หมวดที่ 2 คําสั่ง ระเบียบ คูมือ มติ ครม.

กําหนดใหจัดเก็บเอกสารอันเกี่ยวกับคําสั่งของฝายและกอง คําสั่งของหัวหนา
หนวยงาน คําสั่งทั่วไป ระเบียบ ประกาศตางๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบัญญัติ คูมือและมติตางๆ

5. 5
หมวดที่ 3 โตตอบ
เรื่องโตตอบทั่วไป ใหพยายามจัดไวในหมวดเอกสารที่เรื่องนั้นเกียวของอยู เชน เรือง
่ ่
โตตอบเกี่ยวกับการเงินก็จัดหมูไวในหมวด “การเงิน งบประมาณ” หรือถาเปนเรื่องโตตอบเกี่ยวการ
แตงตั้งโอนยายบุคคล ก็จัดหมูไวในหมวด “บริหารงานบุคคล”
ฉะนั้น แฟมเอกสารที่จะจัดหมูไวในหมวด “โตตอบ” นี้ ก็ไดแกเอกสารโตตอบที่บริจาค
ที่การขอการรวมมือจากหนวยงานตางๆ การขอชมกิจการ เปนตน
หมวดที่ 4 บริหารทั่วไป
กําหนดใหจัดเก็บเอกสารอันเกี่ยวกับการแบงสวนราชการ หนาที่ความรับผิดชอบและ
เรื่อง หรือคําสั่งซึ่งมีลักษณะเปนการบริหารงาน การมอบอํานาจหนาที่ใหทําหนาทีแทนหรือการ่
รักษาการในตําแหนงใดตําแหนงหนึ่ง
หมวดที่ 5 บริหารบุคคล
ในหัวขอนี้กําหนดใหจดเก็บเอกสารประเภททะเบียนราชประวัติ การพิจารณาความดี
ั
ความชอบ การบรรจุแตงตั้ง การโอน การยาย การลาออก วินย การขอยืมตัวขาราชการ การสอบเลื่อนขั้น
ั
การกําหนดตําแหนงใหม ฯลฯ
หมวดที่ 6 เบ็ดเตล็ด
กําหนดใหจัดเก็บเอกสารประเภทซึ่งไมสามารถจัดเขาหมวดใดหมวดหนึ่งที่ตั้งไวเปน
เรื่องพิเศษ และปริมาณเอกสารยังไมมากพอที่จะตั้งขึ้นเปนหมวดเอกสารใหมก็ได ก็ใหจัดเขาในหมวด
เบ็ดเตล็ดนี้ อยางไรก็ตาม ไมควรจัดเก็บแฟมไวในหมวดนี้มากนัก หากมีเอกสารมากพอควรก็ใหตั้ง
หมวดใหมเพือความสะดวกในการคนหา
่
หมวดที่ 7 ประชุม
ในหมวดนี้ กําหนดใหจดเก็บเรื่องราวเกียวกับการประชุมทั่วๆ ไป แตถาเปนการประชุม
ั ่
เกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งในหัวขอที่กาหนดไว ก็ใหนํามารวมไวในหัวขอนั้นๆ เชน การประชุมเกี่ยวกับ
ํ
การพิจารณาโทษขาราชการที่ผิดวินยที่ตองนําไปเขาแฟมที่วาดวยการบริหารบุคคล ดังนี้ เปนตน
ั
หมวดที่ 8 ฝกอบรม บรรยาย และดูงาน
ใหจดเก็บเอกสารประเภททีมีการฝกอบรม สัมมนา หรือบรรยายเกียวกับเรื่องใดเรือง
ั ่ ่ ่
หนึ่ง ขาราชการไดรับทุนไปศึกษาตอตางประเทศในประเทศ หรือไดรับทุนดูงานที่เก็บไวในหมวดนี้ เชน
การฝกอบรมขาราชการ เปนตน
หมวดที่ 9 พัสดุ ครุภัณฑ ที่ดินและสิ่งกอสราง
ใหจดเก็บเอกสารประเภทซื้อและจัดหาพัสดุครุภัณฑสํานักงานตางๆ
ั แบบแปลน
สิ่งกอสราง ทะเบียนทรัพยสน ตลอดถึงเอกสารในการประกวด เรียกประกวดราคา จางเหมากอสราง การ
ิ
แตงตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุ งานจางเหมา เปนตน

6. 6
หมวดที่ 10 สถิติและรายงาน
กําหนดใหจัดเก็บเอกสารประเภทรายงานและสถิติตางๆ เชน รายงานการตรวจอาคาร
รายงานปเกิด-ตาย รายงานการใชน้ํามันเชือเพลิง สถิติประชากร ฯลฯ เปนตน
้
สําหรับหนวยงานที่มีลักษณะงานพิเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจัดเขาในหมวด
ตางๆ เหลานี้ และมีเอกสารมากพอสมควรก็ใหตั้งเพิ่มเติมเปนหมวดที่ 11-12 หรือ 13 ตามลําดับ
วิธจัดเก็บเอกสารที่ดี
ี
1. จําแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่อํานวยประโยชนใหแกผูปฏิบัติงาน
2. กําหนดประเภทของเอกสารที่จะจัดเก็บในตูเอกสารตาง ๆ โดย
2.1 เก็บเอกสารที่ใชอยูเสมอหรือใชประจําในตูหรือลิ้นชักระดับสายตา

2.2 เก็บเอกสารที่ใชอางอิงนาน ๆ ครั้งไวในตูทึบหรือหองเก็บเอกสาร

3. จําแนกแฟมเอกสารที่เก็บในลิ้นชักควรจะใชระบบการอานหนังสือ คือ เรียงจากซายไปขวา
4. ไมควรเก็บเอกสารมากกวา 1 เรื่อง ในแฟมเดียวกัน
5. ไมควรเก็บเอกสารมากเกินไปในแฟมหนึ่ง (ประมาณ 200 แผน แฟมกระดาษปกออน)
6. ไมควรเก็บหนังสือปนกับแฟมเอกสาร
7. ควรมีการควบคุมการจัดเก็บและคนหาเอกสารโดยเครงครัด
8. เมื่อคนเอกสารและนําออกไปใชเสร็จแลว ควรรีบนํามาเก็บที่เดิม
9. ถายืมเอกสารหรือแฟมเอกสารไปใชงานจะตองใส “บัตรยืม” หรือ “แฟมยืม” ไวแทนที่
จนกวาจะนําเอกสารหรือแฟมเอกสารที่ยมไปมาคืน
ื
10. การยืมเอกสารถามีการยืมเอกสารที่เปนตนฉบับใหผูยืมเซ็นชื่อเปนลายลักษณอักษร
11. เอกสารที่ใชเสร็จสิ้นแลว แตตองเก็บอีกระยะหนึ่งและไมไดใชอางอิงบอยนักใหเก็บไวชั้น
ลางของตูหรือชั้นเก็บเอกสารหรือนําไปเก็บไว ณ หองเก็บเอกสาร
12. ควรยายเอกสารไปเก็บ ณ ศูนยเก็บทุกป และอยาเคลื่อนยายเอกสารที่ยงไมไดแยกใสแฟมไปเก็บ
ั
13. ไมควรซื้อตูเก็บเอกสารเพิ่มโดยไมจําเปน เพราะจะทําใหเกิดปญหาพืนที่ไมเพียงพอในการ
้
ปฏิบัติงาน
ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร
1. สํารวจเอกสาร โดยนําเอกสารปปจจุบันมาตรวจสอบดูวามีเรื่องอะไรบางทยอยออกมาทีละ

แฟม ไมตองเอาออกมาเยอะจะไดไมสับสน
2. ใหรหัสหมวดใหญบนหนาแรกของเอกสารที่มมขวามือดานบนดวยดินสอไวกอน เพื่อจะ
ุ
ไดคดแยกเอกสารไดงายขึ้น
ั

7. 7
3. นําเอกสารที่ใหรหัสแลวมาคัดแยกออกตามรหัสหมวดใหญแตละหมวดนํามาใหรหัสหมวด
ยอย หรือรหัสชื่อแฟมเอกสารบนหนาแรกของเอกสารที่มุมขวามือดานบนถัดลงมาจาก
รหัสหมวดใหญดวยดินสอ
4. ประทับตรากําหนดอายุการเก็บบนหนาแรกของเอกสารที่มมดานขวามือดานลางสุดของเอกสาร
ุ
5. นําเอกสารแตละหมวดใหญมาเรียงลําดับเดือนที่เกิดกอนลงไปหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพรอม
กันก็เรียงลําดับวันที่ของเอกสารดวยจากเลขนอยไปหาเลขมาก
6. ลงทะเบียนหนังสือเก็บ โดยนําเอกสารแตละหมวดใหญและแตละเดือนมาลงทะเบียน
7. นําเอกสารแตละหมวดใหญมาคัดแยกตามรหัสหมวดยอยที่ใหไว
8. นําเอกสารแตละหมวดยอยที่ไดมาเรียงลําดับเดือนทีกอนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพรอม
่
กับเรียงลําดับวันที่ของเอกสารจากเลขนอยขึ้นมาใหเลขมาก
9. จัดเก็บเอกสารเขาแฟมตามรหัสหมวดยอยหรือรหัสชื่อแฟม ในกรณีทแฟมนั้นมีเอกสารอยู
ี่
บางแลวจะนําเอกสารใหมเก็บเพิ่มเติมก็จะตองนําเอกสารทั้งหมดทั้งเอกสารใหมและ
เอกสารเกาที่มอยูแลวในแฟมนั้นมาเรียงลําดับเดือนของเอกสารที่เกิดกอนขึ้นมาหาเดือนที่
ี
เกิดทีหลังสุด พรอมกับเลขลําดับวันที่ของเอกสารจากเลขนอยขึ้นมาหาเลขมาก
10. จัดทําบัตรคุมรายละเอียดเอกสารภายในแฟม โดยจะทําเมื่อแฟมนันเอกสารเต็มแฟมแลว
้
11. จัดเก็บแฟมเอกสารเขาใสตู
12. จัดทําบัตรคุมตาง ๆ
- บัตรนําหนาตู
- บัตรนํา / บัตรนํารอง
- บัตรยืม / แฟมยืม
13. จัดทําบัญชีคุมแฟมเอกสาร (จัดเก็บทีไหน)
่
การคนหา และการใหยมเอกสาร
ื
การคนหาและการใหยืมเอกสารที่สงเก็บแลวใหปฏิบัติ ดังนี้
1. ผูยืมจะตองแจงเจาหนาทีที่รับผิดชอบจัดเก็บเอกสารใหทราบวาจะยืมเรื่องอะไร เลขที่
่
หนังสือวัน เดือน ปอะไร และตองการอะไร เชน สําเนา หรือตนฉบับ
2. เจาหนาที่คนหาเมื่อทราบเรื่อง เลขที่ วัน เดือน ป แลวรีบดําเนินการคนหาโดยคิดวาเรื่องนั้น

อยูหมวดหมูอะไร อยูในตู ลิ้นชักไหน โดยดูที่บัตรนําหนาตูเอกสาร
3. ดึงลิ้นชักออกมามองไปที่บัตรนําและบัตรนํารอง ซึ่งจะทําใหผูคนหาพบเอกสารที่ตองการ
แลวดึงแฟมเอกสารนั้นขึนมาดําเนินการคนหาโดยรวดเร็ว
้
4. ในกรณีที่เอกสารเรื่องเดียวกันมีจํานวนหลายแฟมใหผูคนหาดูจากบัตรคุมรายละเอียดเอกสาร
ภายในแฟมที่จัดทําไวแลว โดยไมตองเสียเวลาไปเปดเอกสารดูทีละแผน

8. 8
5. เมื่อพบเอกสารที่ผูยืมตองการแลวใหลงบันทึกรายการใน “บัตรยืม” ในกรณีที่ผูขอยืม
ตนฉบับไปใหผูยืมลงลายมือชื่อไวเปนหลักฐานแลวนําบัตรยืมไปวางไวหนาแฟมเอกสารที่ผู
ยืมขอยืมเอกสารไปเมื่อผูยืมนําเอกสารมาสงคืนใหเจาหนาที่รีบนําไปเก็บไวที่เดิม แลวนํา
บัตรยืมออกมาวางไวหนาลิ้นชักเหมือนเดิม
6. ในกรณีที่ผยืมขอยืมเอกสารไปทั้งแฟมใหลงบันทึกรายการยืมใน “แฟมยืม” โดยใหผูยืมลง
ู
ลายมือชื่อของผูยืมไวเปนหลักฐานแลวนําแฟมยืมไปวางแทนที่แฟมที่ถูกยืมไป เมื่อผูยืมนํา
แฟมเอกสารที่ขอยืมไปมาสงคืนใหเจาหนาที่รบนําไปเก็บไว ณ ที่เดิมแลวนําแฟมยืมมาวาง
ี
ไวหลังลิ้นชักเหมือนเดิม
7. การลงบันทึกใน “แฟมสถิติการคนหา – ใหยืมเอกสาร” เปนการบันทึกรายการในกรณีที่ผูขอ
ยืมเอกสารของสําเนา, สง Fax, ดูเรื่องเดิม ฯลฯ โดยจะรวบรวมเปนสถิติของงานเมื่อสิ้นปตอไป
8. ในกรณีที่ผูยมเอกสารไปใชไมสงเอกสารคืนภายในกําหนดระยะเวลาที่เจาหนาที่เก็บเอกสาร
ื
สง “ใบเตือน” ไปยังผูทยืมเอกสาร
ี่
การควบคุมเอกสาร
การควบคุมเอกสารนั้น หมายถึง การควบคุมในการผลิต การจัดเก็บ และการกําจัดหรือทําลาย
เอกสารเมื่อหมดความจําเปนทีจะตองใชอกตอไป ดังนั้นจึงอาจแบงการควบคุมเอกสารออกเปน 3 ขันตอน คือ
่ ี ้
4.1 การควบคุมหรือการทําลายเอกสารบังเกิดขึ้น คือ การควบคุมปริมาณการพิมพสําเนา
การโรเนียวหนังสือ หรือเอกสาร การถายสําเนา การออกแบบฟอรม
4.2 การควบคุมในการจัดเก็บ ควรจําแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ ดังที่ได
กลาวมาแลวขางตน คือเอกสารที่ยงอยูในระหวางปฏิบัติงานเอกสารที่โตตอบเสร็จแลว เอกสารซึ่งมี
ั
ความสําคัญ และเอกสารซึ่งสมควรทําลาย เอกสารประเภทที่ 1 และ 2 ควรเก็บไวในบริเวณทีทํางาน ่
ประจําวัน เอกสารที่ไมใชบอยๆ เชน เอกสารที่สําคัญควรสงไปเก็บไว ณ หองหรือศูนยเก็บเอกสารกลาง

เมื่อครบระยะเวลาที่ใชอางอิงแลวควรเสนอขออนุมัติทําลายโดนดวนเพื่อเปนการประหยัดเนื้อทีเ่ ก็บ

เอกสาร และไมทําใหสํานักงานรุงรังไมเปนระเบียบ
การดําเนินการควบคุมการจัดเก็บเอกสาร มีขั้นตอนตางๆ ดังตอไปนี้ คือ
(1) เอาเอกสารแตละแฟมหรือแตละกองออกมาสํารวจ
(2) แยกประเภทเอกสารที่ไมไดใชงานบอย หรือ หมดคาในการใชออกจาก
เอกสารที่ยังตองการใชเปนประจําวัน
(3) จัดกลุมประเภทของหัวเรื่องการจําแนกแฟมในตูเอกสารหรือชั้นเสียใหม
เพื่อใหการคนหางายเมือตองการใชภายหลัง
่
(4) วางมาตรฐานการดําเนินการจัดเก็บเอกสารเสียใหม ดังนี้

9. 9
ก. ถาเปนเอกสารซึ่งยังดําเนินการไมเสร็จ คอยตอบรับหรือสอบหลักฐานตอง
รอไปอีกนาน ควรเก็บเขาตูเอกสารในลิ้นชักที่ 1 หรือ 2 แตถาเปนเรื่องที่ตองทําใหเสร็จในวันนั้นหรือ
วันรุงขึ้น ไมจําเปนตองเก็บ อาจทิ้งคางอยูในแฟมหรือในกระบะเก็บเอกสารบนโตะก็ได
ข. สําหรับเอกสารที่ไดมีการตอบโตเสร็จแลว แตยังมีความจําเปนที่
จะตองใชอางอิงในการตอบโตเอกสารอยูบางครั้ง แมจะไมบอยครั้งนัก เราอาจจะเก็บไวในลิ้นชักที่ 3 หรือ 4 ก็ได
 
ค. เอกสารที่มีความสําคัญทางกฎหมาย ประวัติศาสตร หรือเกี่ยวกับหลักฐาน
ทางการเงิน หรือเอกสารซึ่งปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตอาจจําเปนตองเก็บไวระยะหนึ่ง แตไมควรเก็บไว
ณ สถานที่ทํางาน ใหสงไปเก็บไวตามศูนยเก็บเอกสารของกรมหรือหนวยงานนั้น

ง. ควรจะมีคณะกรรมการกําหนดการจัดเก็บเอกสารของกรมหรือกอง หรือมี
หนวยงานซึ่งจะรับผิดชอบในการกําหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารตางๆ ของกรมหรือหนวยงาน
นั้นๆ เพื่อใหเจาหนาที่ผูปฏิบัติงานไดยึดถือเปนหลักในการจัดเก็บตอไป
4.3 การควบคุมในการกําจัดเอกสารซึ่งไมมคา ี
การที่ไมมีกฎเกณฑกําหนดใหมีการสํารวจเอกสารเพื่อหาทางกําจัดเอกสารซึ่งไมมีคาใน
การใชอางอิงอีกตอไป ทําใหปริมาณเอกสารเพิ่มมากขึ้นทุกที จนเกิดการกองเอกสาร(Piling) อยูทั่วไป
ตามหนวยงานราชการ ซึ่งขัดตอหลักการจัดเก็บเอกสาร (Filing) ที่ดี
เพื่อที่จะหาทางทําลายเอกสารที่ไมมีคุณคาในการอางอิงตอไป จึงสมควรที่จะไดมีการ
กําหนดใหเจาหนาที่ปฏิบัติงานสํารวจเอกสารเพื่อจํากัดอยางนอยปละครั้ง โดยทําเปนรายการเสนอขอ
อนุมติทําลายตอผูบังคับบัญชาระดับกอง
ั
การทําลายเอกสารจะทําไดโดย การเผา ขาย ใชเครื่องทําลายเอกสารไฟฟา
(ในกรณีที่เปนเอกสารลับ) การจะทําลายโดยวิธใดก็แลวแตคาของเอกสารแตละชนิดเปนสําคัญ
ี
อายุการเก็บเอกสาร
โดยทั่วไปเอกสารใหเก็บไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตเอกสาร ดังนี้
1. เอกสารที่เปนเรื่องธรรมดาสามัญไมมีความสําคัญและเปนเรื่องที่เกิดขึ้นเปนประจําเมื่อ
ดําเนินการเสร็จเรียบรอยแลว ใหเก็บไวไมนอยกวา 1 ป
2. เอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแลว และเปนคูสําเนา มีตนฉบับหรือตนเรื่องสามารถคนหาไดจาก
ที่อื่น ใหเก็บไวไมนอยกวา 5 ป
3. เอกสารที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร ขนบธรรมเนียม ประเพณี สถิติ หลักฐาน หรือเรื่องที่ตอง
ใชสําหรับการศึกษาคนควา ใหเก็บไวเปนหลักฐานตลอดไปหรือตามที่หอจดหมายเหตุแหงชาติกําหนด
4. เอกสารที่เปนหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของเจาพนักงานสอบสวนหรือ
เอกสารอืนที่มกฎหมาย หรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวแลวใหเปนไปตามกฎหมาย และระเบียบแบบแผนนัน
่ ี ้
5. เอกสารที่ตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ วาดวยการรักษาความ
ปลอดภัยแหงชาติ

10. 10
การทําลายเอกสาร
ในการปฏิบัติงานประจํานั้น ยอมมีเอกสารใหม ๆ เกิดขึ้นมาเสมอ ดังนั้น จึงเปนไปไมไดที่จะ
เก็บเอกสารทุกชิ้นไวตลอดไป เพราะจะไมมีที่เก็บ จึงจําเปนตองมีการทําลายเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้น
แล ว ไปบ า ง ซึ่ ง ภายใน 60 วั น หลั ง จากสิ้ น ป ป ฏิ ทิ น ให เ จ า หน า ที่ ผู รั บ ผิ ด ชอบในการเก็ บ เอกสาร
ดําเนินการสํารวจเอกสารที่ครบกําหนดอายุการเก็บในปนั้นแลวจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลาย เสนอ
หัวหนาสวนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแตงตั้งคณะกรรมการทําลายเอกสาร
สรุป
การบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสาร (Records Management) หมายถึง งานซึ่ง
เกี่ยวกับ การเก็บขอมูลของหนวยงาน เพื่อชวยเพิ่มความจําในงานสํานักงานและการตัดสินใจในทุก
ระดับของผูบริหารในทุกองคกร จําเปนตองมีขอมูลประกอบเพื่อความถูกตองของการปฏิบัติงาน
การบริหารเอกสาร เปนการดําเนินงานเอกสารใหบรรลุวัตถุประสงคตามลําดับขั้นตอนคือ การวางแผน
การกําหนดหนาที่ และโครงสราง การจัดเก็บเอกสาร การกําหนดระบบการจัดเก็บเอกสาร การเก็บ
รักษา การควบคุมเอกสารและการทําลายเอกสาร
เราจะเห็นไดวาการบริหารงานเอกสารเปนหัวใจสําคัญยิ่งของการดําเนินงาน เพราะถาสามารถ
บริหารงานเอกสารใหมีประสิทธิภาพแลวก็จะสามารถลดตนทุนในการดําเนินงานใหต่ําลงได โดยควร
จะมี ก ารดํ า เนิ น นโยบายการบริห ารงานเอกสารไว และมี ห ลั ก การที่ ต อ งคํ านึ ง ถึ ง ปจ จั ย หลายอย า ง
นอกจากนี้จะตองคํานึงถึงปริมาณหนังสือเอกสารในปจจุบันแลว ยังตองคํานึงถึงระบบที่สามารถขยาย
ไดในอนาคตไมตองแกไขเปลี่ยนแปลงบอย ๆ ดวย
การตัดสินใจวาหนวยงานแตละหนวยงาน ซึ่งมีวัตถุประสงคหรือประเภทของการประกอบการ
ตางกัน การตัดสินใจในระบบใดในการเก็บเอกสาร เปนเรื่องที่จะตองพิจารณาอยางละเอียดรอบรอบ
ตองมีการศึกษาวาระบบใด จึงจะทําใหการปฏิบัติงานการจัดเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึงอาจ ่
สรุปไดวาการบริหารงานเอกสารเปนศูนยรวมของการบริหารงานทั้งมวลเปนกิจกรรมที่กําหนดขึ้นเพื่อ
ควบคุมวงจรชีวิตของเอกสาร ตั้งแตการผลิตไปจนถึงการทําลายเอกสาร

11. 11
เอกสารอางอิง
พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 , 2546 : 1392.
มุกดา เชื้อวัฒนา และคณะ. คูมือการปฏิบัติงาน เรื่อง ระบบการจัดเก็บเอกสาร. งานบริหารและธุรการ
สํานักงานคณบดี คณะแพทยศาสตรสิริราชพยาบาล.
อัญชลี มาตะโก. คูมอการจัดเก็บเอกสาร การคนหา-ใหยืมเอกสาร และการทําลายเอกสาร. กองกลาง
ื
งานจัดเก็บและรักษาเอกสาร สํานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล.
คณะกรรมการจัดระบบเอกสาร. คูมือการจัดระบบเอกสารมหาวิทยาลัยแมฟาหลวง. มหาวิทยาลัยแมฟา 
หลวง พ.ศ. 2548.
ไพโรจน พรหมสาสิน. แนวความคิดในการจัดสํานักงาน...(ราชการ)...ยุคใหม. นิตยสารทองถิ่น, 36,3
มี.ค. 2549.
สุรัสวดี ราชกุลชัย. การบริหารสํานักงาน. พิมพครั้งที่ 2, 2543.
ศิริวรรณ เสรีรัตน และสมชาย หิรัญกิตติ. การบริหารสํานักงานแบบใหม ฉบับสมบูรณ. กรุงเทพฯ :
พัฒนาศึกษา, 2538.
ชัชวาล ขําเจริญ. งานสํานักงาน. กรุงเทพฯ : ศูนยสงเสริมวิชาการ, 2533.