Eme in paianet

160 vues

Publié le

0 commentaire
0 j’aime
Statistiques
Remarques
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Aucun téléchargement
Vues
Nombre de vues
160
Sur SlideShare
0
Issues des intégrations
0
Intégrations
2
Actions
Partages
0
Téléchargements
2
Commentaires
0
J’aime
0
Intégrations 0
Aucune incorporation

Aucune remarque pour cette diapositive

Eme in paianet

  1. 1. Présentation du résultat sur la mise en place de l’équipe médico-économique 2013
  2. 2. Réflexions sur l’équipe médico-économique Sujets  Le résultat des réflexions à ce jour,  Le fonctionnement imaginé pour l'avenir,  L'impact pour les collaborateurs des différents services,  Les prochains pas,  Les décisions à prendre. wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 2
  3. 3. Le travail du corps médical évolue et demande beaucoup plus d’implication dans la « gestion » de l’hôpital wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 3 Source: Forum SwissDRG 2013, présentation FMH de Dr. Cuénod
  4. 4. Avec l’évolution des besoins de documentation et de codage, les médecins passent >60% de leur temps sur des tâches « administratives » wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 4 Source: Forum SwissDRG 2013, présentation FMH de Dr. Cuénod
  5. 5. La mise en place d’une telle fonction peut être imaginée pour un hôpital: wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 5  Mettre en place un workshop pour définir tableaux de bord (avec CD, CA et COMED)  Identifier la disponibilité des données et décider de l'automatisation de certaines requêtes  Mise en place des équipes pour générer les premiers chiffres  Créer les premiers indicateurs en fonction du résultat des workshops  Communiquer aux médecins et gagner support permettant de mettre en place des rencontres régulières  Mettre en place rencontres sur 12 mois (1-2 hrs par mois par service)  Mettre en place formation régulière pour les médecins (assistants et cadres)  Premières séances: transmission, compréhension et correction des chiffres (6 mois); détail de certains chiffres au niveau des médecins  Projet de mise en place de tableaux de bords (2 niveaux: automatique et ad-hoc/spécifique; 2 types: transparent pour tous les utilisateurs et réservé aux personnes concernées)  Projet d'analyse de portefeuille de toutes les activités de l'hôpital  Projet d'analyse de fonctionnement et identification des problèmes particuliers pour chaque service (analyse détaillée; dans l'ordre définir par l'analyse de portefeuille)  Séances mensuelles après 6 mois: définir les indicateurs clés pour chaque service et identification des leviers pour les médecins (lancement de projets individuels en collaboration avec le BCP)  Séances mensuelles après 10-12 mois: définir des objectifs annuels pour chaque service + identifier possibilité de mettre en place incitations (budget supplémentaire; rémunération variable de médecins…)  Projet introduire le Case Management et la structure "intermédiaire" (cf. interview Prof Meyer)
  6. 6. Une analyse de portefeuille permet d’identifier les services forts aujourd’hui et/ou dans l’avenir wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 6 Analyse de portefeuille 1. Visualisation du portefeuille Attractivité / Position sur marché Définir stratégie Marge de contribution Remettre en question Renforcer Pédiatrie Médecine Orthopédie 2.Analyse approfondie  Potentiel d’amélioration  Attractivité sur le marché et évolution attendue  Quantité et marge  Contraintes légales  Coûts fixes (non-modifiables)
  7. 7. La comptablité analytique et des projets concrets permettent souvent de déplacer les services sur l’axe vertical (la rentabilité) wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 7 Présentation et portefeuille des services Sites Ambulatoire / Stationnaire Position (relative) sur le marché actuel potentiel Oncologie actuel potentiel Nephrologie Orthopédie Marge de contribution (résultat financier) Marge négative Marge positive Potentiel/Objectif Taille = importance (Chiffre d’affaires ou nombre de cas)
  8. 8. L’une des activités clés de l’équipe médico-économique est son implication dans la gestion du flux des patients wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 8 Mise en place d’un Case Management Contrôle du codage final Pré-codage Gestion des réservations (bloc, ICU, lit) Coordination occupation lits (incl. urgences) Gestion sortie Mise-à-jour codage Gestion continue lits + sortie Info aux médecins et autres métiers Mise-à-jour codage Gestion continue lits + sortie + radio etc. Info aux médecins Feedback aux médecins
  9. 9. Nous recommandons de placer l’équipe médico-économique directement sous le Directeur Général wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 9 Modèle recommandé: EME sous le Directeur Général DG DEMED DEFIS FACT FIN Support FIN Chef de l’équipe médico-économique Codage Formation Case Manager Documentation DSO Support outils (IT) …
  10. 10. Concrètement, l’équipe médico-économique regrouperait différentes activités et personnes travaillant dans d’autres secteurs aujourd’hui wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 10 Modèle recommandé: EME sous le Directeur Général (extrait) DG DEFIS FACT FIN Support FIN Chef de l’équipe médico-économique Codage Formation Case Manager Documentation Equipe de finance Support outils (IT) 60-100%
  11. 11. Les compétences sociales du chef et le charisme sont essentiels. Les connaissances médicales et statistiques peuvent être acquises. Rôles différents Compétences clés similaires wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 11 Rôles compris dans la définition de l’équipe médico-économique 1. Medizincontroller 2. Médecin référent pour équipe de codage 3. Soutien ponctuel / expertise externe 4. Case Manager / Manager du service (équipe décentralisée)  Priorité sur compétences sociales !  Compris et accepté par les médecins  Compris et accepté par l’administration  Volonté / Mission d’expliquer, d’impliquer et de trouver solutions  diplomate charismatique !  Compréhension du système DRG  Volonté de transformer contrainte en opportunité  Affinité avec les chiffres et approche structurée
  12. 12. Même dans le cas d’un démarrage rapide de l’équipe virtuelle, les valeurs et messages médico-économiques doivent être cohérents wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 12 Réflexions concernant l’éventuel changement du référent médical  Volonté d’établir un « single point of contact » pour les médecins (aujourd’hui, ils doivent s’adresser à la Finance, aux codeurs, au référent médical sans que ces équipes s’échangent ou communiquent entre elles)  Besoin d’un message fort vers les médecins chefs: « une (nouvelle) équipe dédiée se charge de cette activité importante »  temps partagé problématique pour cohérence du message (20% peu crédible)  Intégration complète du codage dans le processus et fonctionnement médico-économique, avec échange fort entre codeurs et médecins rédigeant les lettres de sortie  ce principe est contraire aux convictions du référent médical actuel  L’aspect diplomatique et la motivation pour impliquer à nouveau les médecins (chefs, cadres et assistants) dans le bon fonctionnement de la documentation, du codage et de la facturation sont essentiels  fibre diplomatique n’est pas la force du référent médical actuel  REMARQUE: ne pas oublier la dédication et l’enthousiasme ainsi que le travail rendu sur de nombreuses années par le référent médical actuel  IMPORTANT: il est nécessaire de trouver une activitié en lien avec les forces du référent médical et le développement futur de l’hôpital pour permettre une transition « douce » et sans perte de salaire  CONSEQUENCE: Le nouveau chef de l’équipe médico-économique doit être un médecin ou: un autre médecin (interne ou externe à l’hôpital) doit être identifié comme référent médical avec un temps dédié d’environ 10-15 % EPT
  13. 13. La nouvelle fonction vient avec l’augmentation des coûts – quelques postes supplémentaires à prévoir et à financer wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 13 Besoin de financement d’une équipe médico-économique Nouveaux coûts:  Chef de l’équipe médico-économique (salaire annuel brut employeur env CHF 220K) (dont 20% d’activité correspond à l’activité de référent médical = env CHF 50K)  besoin de CHF 180 K  Case Manager (poste semblable au gestionnaire des lits; salaire brut env CHF 120K)  besoin de CHF 120 K  Soutien au niveau des calculs (assistance avec compétences en calculs; salaire env CHF 60K) (besoin de seulement 50% supplémentaires à l’équipe actuelle; partage d’un comptable avec l’équipe des Finances)  besoin de CHF 30 K   besoin total de CHF 330 K p.a. en termes de salaires
  14. 14. Grâce aux nombreux leviers de la nouvelle fonction, elle devrait pouvoir s’auto-financer en grandes parties wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 14 Sources de financement d’une équipe médico-économique Expérience avec projets de Case Management: 5 à 10% d’amélioration financière dans la première année déjà Case Management et Equipe médico-économique fortement liés, mais pas obligatoirement dépendants et pas même budget. Proposition: fixer 2% pour équipe médico-économique et 2-3% pour Case Management Exemple de calculs: médecine interne hospitalisé: 25 M CHF de chiffre d’affaires  2%: 500 K CHF (ambulatoire par touché; effets chirurgie déjà utilisés ailleurs dans impulsion)  CHF 330 K peuvent être auto-financés
  15. 15. En attendant l’arrivée d’un chef, l’équipe peut-être créée rapidement et peut commencer son travail de manière « virtuelle » dès Octobre 2013 wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 15 Fonctionnement virtuel sans création de nouvelle structure FIN Support FIN Chef de l’équipe médico-économique Codage Formation Case Manager Documentation Equipe de finance Support outils (IT)  Rencontres pour définir fonctionnement futur et activités/responsabilités individuelles  Réservation de 30-50% du temps de travail de chaque personne  Réunions hebdomadaires  Reporting à un responsable hiérarchique fonctionnel pour le travail/temps dédié à l’équipe médico-économique  Implication très forte du Chef du Services des Finances pour bénéficier des connaissances et de l’expertise
  16. 16. Des indicateurs très différents peuvent être imaginés wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 16 Typologie des indicateurs habituels Type Spécifique Automatique Manuel Fréquence définie Ad-hoc Transparent Confidentiel
  17. 17. Avant de pouvoir définir des indicateurs précis, il est nécessaire d’identifier les objectifs clés à atteindre Objectif dans 10 ans wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom Objectif dans 5 ans Objectif dans 3 ans Objectif dans 1 an Actions pour le prochain trimestre (90 jours) Responsabilité personnelle pour trimestre (90jours) Vision:  …  …  … Vision:  …  …  … Vision:  …  …  … Objectif commun:  …  …  … Priorités Priorités personnelles 1. … 2. … 3. … 4. … 5. … Structure:  …  …  … Objectif par département:  …  …  … Objectif par département:  …  …  … Objectif par département et par service:  …  …  … Partenaires :  …  …  … Indicateurs de succès  Par service  1 par objectif  … Indicateur de succès:  par service Indicateur : quoi qui quand 1. 2. 3. 4. 5. Variable valeurs 1. 2. 3. 17
  18. 18. Après l’identification des objectifs stratégiques, les indicateurs peuvent être définis rapidement – beaucoup d’exemples existent déjà wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 18 Indicateurs types 1. activité/situation -> objectifs 2. moyen et coût -> signaux d'alarme 3. client -> stratégie/long-terme
  19. 19. En complément des outils nécessaires pour générer les chiffres, l’équipe médico-économique devra pouvoir partager les informations wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 19 Mise à disposition des chiffres aux utilisateurs à travers des tableaux de bord 1. Tableaux de bord réguliers – Service des Finances – Codage – Autres... 1. Tableaux de bord automatiques sur Intranet 2. Analyses ad-hoc – Analyses des services internes – Applications spécifiques sur QlikView
  20. 20. Quelques applications « QlikView » existent dans la plupart des hôpitaux romands wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 20 Applications spécifiques sur QlikView a) Ressources par service b) Hospitalisations extra-cantonales c) Planification hospitalière et validation des groupes de prestation attribués d) Activité du bloc opératoire e) Tableaux « diagnostics » de Paianet
  21. 21. Si l’hôpital décide de travailler avec des fournisseurs externes pour automatiser des tableaux de bord, l’EME supervisera ce travail wwwwww..ppaaiaiannete.tc.ocmom 21 Présentation du fournisseur CALYPS, spécialiste romand dans QlikView pour les hôpitaux/cliniques
  22. 22. Paianet sàrl Voie du Chariot 3 CH – 1003 Lausanne www.paianet.com info@paianet.com Ce document a été créé à l’usage exclusif de nos clients. Il n’est complet que s’il est accompagné par des analyses détaillées et une présentation orale. Il ne doit en aucun cas être transmis à des tiers, sauf avec le consentement préalable et explicite de Paianet. This document was created for the exclusive use of our clients. It is not complete unless supported by the underlying detailed analyses and oral presentation. It must not be passed on to third parties except with the explicit prior consent of Paianet. 22

×