Steuerwerk Vortrag Unternehmen-Online vom 20130628

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Kurzvortrag
28. Juni 2013Nadja Brünker l Steuerfachwirtin

‚Unternehmen online‘ – so bucht man heute
■  DIGITALISIERUNG DER BELEGE
■  ZAHLUNGEN
■  LASTSCHRIFTEN
■  KONTOUMSÄTZE PRÜFEN
■  BELEGE SUCHEN
■  MAHNWESEN + ZAHLUNGEN
■  SEPA-UMSTELLUNG BEI LASTSCHRIFTEN

Warum Belege digitalisieren
Die elektronische Verwaltung nimmt zu:
§  E-Bilanz
§  ELSTAM
§  Der neue Personalausweis
Druck auf Unternehmen steigt
§  Wir helfen Ihnen dabei

Warum Belege digitalisieren – Ihr Nutzen
Quelle: Gartner Group

Quelle: Datev

§  Belege verlassen nicht das Unternehmen
§  Auswertungen lassen sich von jedem PC aus ansehen
§  von Auswertungen direkt zum Beleg springen
§  verbessertes Controlling
§  Weniger Mitarbeiterwechsel

Vorteile Unternehmen online – zu anderer
Software
§  minimaler Installationsaufwand
§  Dokumentenverwaltung im DATEV-Rechenzentrum
(hohe Datensicherheit durch Stick)
§  keine „Cloud“ sondern Rechenzentrum seit 1974
mit 2,5 Mio. Finanzbuchhaltungen und
10 Mio. Lohnabrechnungen/Monat
§  Möglichkeiten der Digitalisierung per Fax oder Scanner
§  gleiche Datenbasis im Unternehmen und in der Kanzlei
§  automatische Rechnungserkennung und Vorbelegung
der Erfassungsfelder z.B. bei Überweisungen
den gesamten Vortrag erhalten Sie auf unserer
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Unternehmen Online
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Was kann ‚Unternehmen online‘
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Weitere Möglichkeiten der Digitalisierung
§  Digitale Dokumentenablage
§  DATEV DMS classic pro für Unternehmen
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Digitale Dokumentenablage
Die integrierte Dokumentenablage unter DATEV Mittelstand pro
ermöglicht die strukturierte Ablage aller geschäftsrelevanten
Dokumente, wie beispielsweise Lieferantenrechnungen und Verträge.
Belege aus dem Auftragswesen werden beim Druck automatisch in der
digitalen Kundenakte abgelegt.
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DATEV DMS classic pro für Unternehmen
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Dokumentenmanagement
§  Umfassend recherchieren in den eigenen Dokumenten:
§  Volltexterkennung von Textinhalten nicht nur in MS Office-
Dokumenten, sondern auch innerhalb von Bilddateien,
z. B. TIFF und JPG
§  ermöglicht Volltextrecherchen über den gesamten
Datenbestand durch OCR-Erkennung
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Belege digitalisieren und bearbeiten
§  Digitalisieren über Scan-Modul / Belegtransfer
§  Auswahl des Belegtyps
§  Hochladen nach Unternehmen Online in die
Belegverwaltung
§  Belege Online: Belege bearbeiten, Zahlungen vorbereiten
oder sofort bezahlen
§  Bank Online: Bezahlung aller vorbereiteten
Lieferantenrechnungen, Prüfen der Kontoumsätze
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Wie werden Belege digitalisiert?

Unternehmen Online Benutzeroberfläche

Startseite Belege
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Belegübersicht
Unbearbeiteter
Beleg
Beleg mit
Texterkennung
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Belege heften
Zu heftende Belege markieren und über das Symbol der
Büroklammer heften
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Startseite Bank
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Bank Belegübersicht
Ansicht der noch nicht bezahlten Rechnungen

Zahlen direkt vom Belegbild
Überweisungsträger wird mit den durch die
Texterkennung erkannten Werten ausgefüllt
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Beleg bezahlen
Überweisung mit Skontoabzug
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Beleg bezahlen
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Startseite Bank
Zahlung steht unter „Zahlungen ausführen“ bereit.
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Übersicht Zahlungen

Zahlungen

Lastschriften
Zu den Lastschriften gelangen Sie über:
§  Startseite Belege
§  Kundenrechnungen
§  Rechnung für die eine Lastschrift erstellt werden soll
anhaken und auf den Button Bezahlen klicken
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Lastschriften
Lastschrift wird vom Programm automatisch ausgefüllt.
Wenn die Kundendaten bereits vorhanden sind, können
diese ausgewählt werden. Die Bankverbindung braucht
dann nicht mehr erfasst werden.
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Lastschriften
Geschäftspartner auswählen

Lastschriften
Die Bereitstellung an die Bank erfolgt wie bei den
Zahlungen.
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Kontoumsätze prüfen
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Zuordnen von Belegen zu den Kontoumsätzen
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Belege finden
§  Über die Belegübersicht-Suche können die digitalisierten
Belege leicht wiedergefunden werden.
§  Die Belege können nach einem Suchbegriff durchsucht
werden.
§  Die Suche lässt sich durch Angabe weiterer Suchkriterien
in den allgemeinen Beleginformationen weiter eingrenzen
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Belege finden

Ausblick
E-Bilanz
§  Der Jahresabschluss 2013 muss in digitaler Form und in
einem gesetzlich vorgegebenen Format (Taxonomie) dem
Finanzamt eingereicht werden. Zahlreiche zusätzliche
Buchungen und Unterscheidungen sind seit 1.1.2013
erforderlich.
Elektronische Rechnung
§  Prüfen elektronischer Rechnungen in Unternehmen Online
möglich
§  Signieren elektronischer Ausgangsrechnungen
Paypal
§  Einbindung des Paypal-Kontos in die Buchführung und
Import der Kontenbewegungen (für alle online-shop-
Betreiber)
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Ausblick
Datenschnittstelle Lohn
►  Import vorerfasster Personalfragebögen
(Muster auf www.steuerwerk.com)
E-Mail Archivierung
►  Dokumente, die im ORGINAL in digitaler Form erstellt wurden, sind
auch ausschließlich in digitaler Form aufzubewahren. Dazu zählen
neben den E-Rechnungen auch Verträge, die mit digitaler
Unterschrift versehen wurden oder E-Mails, die für die Buchführung
relevante Daten enthalten.
Fernbetreuung
§  Wir lassen Sie nicht im Regen stehen
►  Bei Problemen mit den DATEV-Programmen können wir uns über die
Fernbetreuung auf Ihren PC aufschalten und direkt helfen
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Mahnwesen und Zahlungen durch Steuerwerk
§  Import der Kundeninformationen in unser
Rechnungswesenprogramm
§  Einlesen der Kundenrechnungen via DATEV-Schnittstelle
oder buchen der digitalen Ausgangsrechnungen
§  Buchen der digitalen Eingangsrechnungen
§  Buchen der Bankbewegungen
§  Erstellung einer Mahnvorschlagsliste
§  Erstellung einer Zahlungsvorschlagsliste
§  Versand der Mahnungen als pdf oder Word-Dokument zum
drucken der Mahnungen in Ihrem Unternehmen oder
Versand der Mahnungen via Fax, Mail oder Brief aus
unserer Kanzlei direkt an die Kunden
§  Bereitstellen der Zahlungen als z.B. DTAUS-Datei
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SEPA bei Lastschriften
§  Bestehende Einzugsermächtigungen bleiben bestehen
§  Bei neuen Kunden muss ein SEPA-Lastschriftmandant
angefordert werden
§  Die Erstattungsfrist für Lastschriften beträgt 8 Wochen
§  Kunden sind beim ersten Mal einer SEPA-Lastschrift
14 Tage vorher über die Höhe und den Einzugstermin
der SEPA Lastschrift zu informieren
§  Sofern wir die Lastschriften ausführen erfolgt die
Umstellung der Bankverbindungen durch unser
Rechnungswesenprogramm
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Muster Vorschlagsliste Mahnungen

Muster Vorschlagliste Zahlungen
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Muster Auswertungen
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steuerwerk
Engelblecker Straße 178
41066 Mönchengladbach
Tel.: 02161 – 966110
Fax: 02161 – 966122
E-Mail: info@steuerwerk.com
Web: www.steuerwerk.com
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