Este documento apresenta como a Johnson & Johnson implementou ferramentas da metodologia Lean no processo de gerenciamento de registros e informações em seu Centro de Documentação (CEDOC) para melhorar a satisfação dos usuários. As principais ações incluíram mapear o fluxo de trabalho atual com Value Stream Mapping, aplicar 5S, Kanban e VOC para melhorar o fluxo e reduzir desperdícios, resultando em redução do lead time de arquivo, menor espaço físico e aumento da satisfação dos usuários para 100%.

1. Johnson & Johnson
Implantação da METODOLOGIA Lean no
Processo de Gerenciamento de
Registros e Informações

2. AGENDA
› J&J
› Centro de Documentação
› Projeto Lean
› Ferramentas utilizadas
› Ações Realizadas
› Resultados Alcançados

3. 3 Setores
•Produtos para saúde
•80 anos no Brasil
•60 anos em SJC
•5000 funcionários

4. J&J MEDICAL

5. › 1987
› Piloto na área da Qualidade
› 103.000 doc./mês para
arquivo
› 800 empréstimos p/mês
› 60.000.000 documentos
› 4 funcionários
1987
2013
CEDOC

6. Sistema de gestão de registros e informações
que atenda eficientemente aos seus
usuários e exceda suas expectativas.
MISSÃO

7. › Gerenciamento do processo de registros LA
› Arquivo de documentos da J&J Medical Brasil
› Gerenciamento de normas técnicas externas
› Manutenção da acervo técnica
RESPONSABILIDADES

8. › Departamento global (USA)
› Define políticas de gerenciamento
› Treinamento anual
› Gestão de recursos financeiros e
técnicos
› Tabelas de classificação x necessidade
de usuário
› Sistema informatizado
ESTRUTURA Aline Galdieri
Plant Quality
Manager
Ana Lucia Maida
Supervisora de Registros e
Informações
Monica Souza
Analista de
Registros
Ariane Parras
Estagiária
Karoline Souza
Estagiária

9. › Fazer mais com menos (menos esforço humano, menos
equipamento, menos tempo, e menos espaço)
proporcionando aos clientes aquilo que eles querem.
› Princípios
– Processo dirigido pela demanda atual do cliente
– Melhorar o Fluxo do processo
– Redução de perdas e custos
– Padronização do trabalho
– Métricas
– Liderança
CONCEITO LEAN

10. Melhorar a satisfação do usuário através da
implementação da Metodologia Lean,
eliminando atividades sem valor agregado e
criando valor ao usuário
PROJETO LEAN - OBJETIVO

11. › Identifica claramente o fluxo dos produtos e informações.
› Vantagens
• Possibilita identificar gargalos no processo
• Ajuda a visualizar mais do que um único nível de processo.
• Proporciona uma linguagem comum
• Proporciona um rascunho p/ implementação.
• Mais útil do que ferramentas quantitativas
FERRAMENTAS UTILIZADAS: VSM

12. › Método de resolução de problemas
• Define (Definir),
• Measure (Medir),
• Analyze (Analisar),
• Improve (Melhorar),
• Control (Controlar).
FERRAMENTAS UTILIZADAS: DMAIC

13. › Sistema puxado de controle de movimentação de
material, um mecanismo que dispara a
movimentação de um material de uma operação
para a operação seguinte.
› Vantagens
• Flexibilizar a programação;
• Aumentar a capacidade;
• Controlar visualmente em “tempo real”;
• Reduzir perdas;
Antes
Depois
FERRAMENTAS UTILIZADAS: KANBAN

14. › Modo simples de melhorar as relações e o ambiente,
simplificando procedimentos, otimizando recursos e o
seu tempo.
› Não é preciso mudar de trabalho, podemos mudar o
modo de trabalhar.
› Melhor desempenho com reflexo direto na satisfação
pessoal, de usuários e clientes.
› Ambiente mais agradável
› Sensos:
• Utilização (Só o que necessitamos);
• Ordenação (O lugar de cada coisa);
• Limpeza (Limpar e não sujar);
• Saúde/ Padronização (arte de manter o bom estado);
• Auto Disciplina (Fazer certo naturalmente)
FERRAMENTAS UTILIZADAS: 5S

15. › Ouvir o cliente
86,9% 86,1% 83,6% 81,1%
95,9%
77,9%
94,3% 98,1% 98,1% 96,2% 100,0%
86,8%
0,0%
20,0%
40,0%
60,0%
80,0%
100,0%
FERRAMENTAS UTILIZADAS: VOC

16. › Utilizado para definir quanto o cliente está comprando
para que possa ser produzido
FERRAMENTAS UTILIZADAS: TEMPO TAKT

17. › Satisfação do usuário em 100%
› Redução do lead time de arquivo
• 64 para 15 dias
› Código de barras
› Eliminação de 3 arquivos
› Redução de 50% do espaço físico
› Redução de headcount
RESULTADOS

18. Existem diversas
maneiras de
melhorar a
qualidade de um
produto ou
serviço.

20. OBRIGADA
Ana Lucia Maida
Record Management Latin America
Johnson & Johnson Medical Brasil
Fone: 55 12 3932-1613
e-mail: amaida@its.jnj.com