La nómina es el recibo que la empresa emite mensualmente a cada trabajador con el detalle de su salario. Está compuesta por el devengado (ingresos totales), las deducciones (aportes a salud, pensión, etc.) y las apropiaciones (aportes a cargo de la empresa). La nómina permite conocer la estructura del salario y es importante para entender cambios laborales, cobrar el paro o hacer la declaración de renta.
2. ¿QUE ES LA NOMINA? Es uno de los bienes más preciados para cualquier trabajador y sin embargo también es uno de los mayores desconocidos. Todos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del salario que les ingresa y esto lo hace a través de la nómina. En este sentido, la nómina no es más que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cómo está estructurado el salario que en su día pactó con la compañía que lo emplea. Sin embargo, es importante conocer sus entresijos para evitar sorpresa en caso de cambios laborales, cobrar el paro, hacer la declaración de la renta o simplemente para intentar sacar partido desde un punto de vista financiero.
3. ESTRUCTURA DE LA NOMINA La nómina está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones.
4. El devengado Es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.
5. Las deducciones Son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.
6. Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo trabajar, por ley o autoridad judicial competente. Es común que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador “por la derecha” de sueldo, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se tiene la autorización del empleado. El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador.
7. Las apropiaciones son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones). Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar le mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores. Toda nómina está conformada por estas tres partes, pero no en todas las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí, puesto que algunos dependen de los monto del ingreso del empelado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retención en la fuente, o los créditos por libranza que no todos los empleados lo tienen.
8. Mensualmente la empresa debe proceder a liquidar y contabilizar su respectiva Nómina.A continuación se expone un ejemplo de la liquidación y contabilización de una nomina. Para hace el ejercicio mas ágil y comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones. Supuesto: Salario básico. 700.000Comisiones. 100.000Horas extras. 50.000Auxilio de transporte. 50.800 (2007)Total devengado 900.800 Liquidación. Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000Pensión (4%). 850.000*0.04= 34.000 Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte. Seguridad social a cargo del empleador. Salud (8.5%). 850.000*0.085 = 72.250Pensión (12%). 850.000*0.12= 102.000A.R.P. (Según la tabla). 850.000*.00522 = 4.437 Prestaciones sociales. Prima de servicios. 900.800*0.0833 = 75.037Cesantías. 900.800*0.0833 = 75.037Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12 = 9.004Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190
9. Aportes parafiscales. Cajas de compensación familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000.I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500.Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000. Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina. Mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial. Neto a pagar al empleado. Total devengado 900.800 (-)Salud 34.000Pensión 32.938Neto pagado 833.862
10. EJERCICIOS DE LA NOMINA El empleado X trabaja desde las 8 am hasta las 12 m, y de las 2 pm hasta las 8 pm. DesarrolloHasta las 6 de la tarde, el empleado habrá trabajado 8 horas, es decir, que ha cumplido con su jornada. Después de las 6 de la tarde, son horas extras, de modo que hasta las 8 de la noche habrá trabajado 2 horas extras.Como el día va hasta las 10 de la noche, las 2 horas extras serán diurnas, de modo que el empleado habrá laborado 8 horas ordinarias y 2 horas extra diurnas para un total de 10 horas. Las horas ordinarias no tienen ningún recargo y las extra diurnas tienen un recargo del 25%, luego, la liquidación será:8 x 2.000 = 16.0002 x (2.000×1.25) = 5.000Total liquidado = $21.000
11. El empleado trabaja desde las 2 de la tarde hasta las 12 de la noche. DesarrolloEn este caso, iniciando a las 2 de la tarde, las 8 horas de la jornada laboral ordinaria se completa a las 10 de la noche, que coincide con la jornada diurna. Después de las 10 de la noche hasta las 12 de la noche, estaremos frente horas extras nocturnas, toda vez que se ha superado la jornada diaria de ocho horas y además es horario nocturno. Así las cosas, el empleado habrá laborado 8 horas ordinarias y 2 horas extra nocturnas para un total de 10 horas.La hora ordinaria no tiene recargo, y la hora extra nocturna tiene un recargo del 75%, luego la liquidación será:8 x 2.000 = 16.0002 x (2.000 x 1.75) = 7.000Total liquidado = 23.000
12. El empleado trabaja desde las 8 de la noche del sábado hasta las 6 de la mañana del domingo. Desarrollo Desde las 8 de la noche hasta las 10 de la noche, tendremos 2 horas diurnas. De las 10 de la noche a las 12 de la noche, tendremos 2 horas nocturnas. Desde las 12 de la noche hasta las 4 de la mañana del domingo, tendremos 4 horas nocturnas dominicales. Aquí ya hemos completado las 8 horas de la jornada laboral, luego después de las 4 de la mañana hasta las 6 de la mañana del domingo, tendremos 2 horas extra nocturnas dominicales. En resumen tenemos:2 horas diurnas [Recargo 0%]2 horas nocturnas [Recargo 35%]4 horas nocturnas dominicales [Recargo 110%, que corresponden al 35% de recargo nocturno más el 75% de recargo dominical]2 horas extra nocturnas dominicales [Recargo del 150% que corresponde al 75% de la hora extra nocturna más el 75% de recargo dominical. La liquidación será:2 x 2.000 = 4.0002 x (2.000x1.35) = 5.4004 x (2.000x2.1) = 16.8002 x (2.000x2.5) = 10.000Total liquidado = $36.200
