Microsoft réussir sa migration vers office 365

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Microsoft réussir sa migration vers office 365
Journée VIP
Migrer sa messagerie
Développer les usages avec la méthodologie de Synergie Informatique

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Microsoft réussir sa migration vers office 365

  1. 1. Réussir sa migration vers Office 365 COMPRENDRE LES FONCTIONNALITES DEMARRER AVEC LA MIGRATION DE LA MESSAGERIE DEVELOPPER LES USAGES REUSSIR L’ADOPTION AVEC LA FORMATION ET L’ACCOMPAGNEMENT
  2. 2. Notre cœur de métier : Messagerie(s), Cloud, Collaboration Sociale Notre démarche : Audit, Conseil, Intégration, Conduite du changement, Personnalisation, Suivi, Mesure Proximité : Centre (Siège), IDF, Nord Expertise technique & métier (+20 ans) ~25 collaborateurs
  3. 3. Comprendre les services (fonctionnalités) d’Office 365 + Qu’une messagerie + De nouveaux usages
  4. 4. NOUVEAUTES RYTHME DE MAJ Peu nouveautés messagerie Focus sur les fonctionnalités collaboratives SKYPE FOR BUSINESS YAMMER VIDEO SITE ROADMAP http://success.office.com/en-us/roadmap
  5. 5. Migrer sa messagerie vers Exchange Online
  6. 6. Détails des fonctionnalités types Anti spam Archives Moteur de recherche Rétention
  7. 7. COMMENT MIGRER? Considérations et facteurs de décision Migration simples et hybrides Etapes d’un projet de migration Scénarios gestion des identités
  8. 8. Considérations Données qui doivent être migrées Quelles données restent sur-site ? Est-ce que la plateforme va changer ? Taille de la migration Nombre d’utilisateurs, appareils et ressources Usage actuel des ressources Timing de migration Horaires ? Fenêtre de temps ? Période de perturbations acceptable ? Large ? Petite ? Aucune? Ressources à disposition pendant la période de migration Équipe IT, Utilisateurs, Outils Quoi migrer ? Comptes Mails Calendrier Contacts Documents Qu’est-ce qui n’a pas besoin d’être migré ?
  9. 9. Facteurs de décision des options de migration Plan Gestion des identités • Sur-site • Authentification Unique • Dans le Cloud Provisioning • AADSync • Ajout/Import en bloc manuel • Automatique Coexistence • Simple • Riche Taille • Large • Moyenne • Petite Source • Exchange • IMAP • Lotus Notes • Google
  10. 10. Post-adoption Phase analyse Les services de déploiement et de migration Les services de gestion et de maintenance Début du Pilote Conduite du changement Audit des pré requis Audit des réseaux Audit de l’infrastructure Démonstration de la plateforme Migration du contenu Les Projets et solutions complémentaires . Assistance à l’adoption Suivi de l’evolution des pré-requis, mise en conformité Accompagnement formation des utilisateurs Délégation d’administration, Infogérance Services de support Appui de la stratégie IT future, conduite du changement et personnalisation Projet Office 365 : Quelles étapes ? Déploiement / Optimisation Mise en œuvre tenant de production Mise en conformité des infrastructure on premise Gestion de l’identité , fédération Déplacement des données du client dans le Cloud, estimation et planification nécessaire
  11. 11. Scénarios d’identité clé avec Office 365
  12. 12. Qu’est-ce qu’Azure Active Directory? Azure AD Free  Solution complète d'identités et de gestion des accès dans le Cloud.  Combine des services standards d'annuaire, gouvernance des identités avancée, gestion de l'accès, etc.  Fournit un ensemble de fonctionnalités avancées en termes de gestion des identités et des accès : • Réinitialisation de mot de passe par l’utilisateur • Personnalisation de la page d’accueil • Droits d’usage du serveur Forefront Identity Manager • Etc.
  13. 13. Fédération des identités (ADFS)
  14. 14. CLIENTS DE MESSAGERIE(S) Outlook OWA Mobile Skype for Business
  15. 15. Outlook - OWA • LOOK AND FEEL • ANTI SPAM, ANTI MALWARE • EMAIL CALENDRIERS CONTACTS • DELEGATION • DECONNECTE • OWA for IPad, IPhone and Android
  16. 16. De la messagerie instantanée à la communication unifiée
  17. 17. Office 365 Transformation des usages Une solution tout en un Du collaboratif à la collaboration sociale De la mobilité pour tous
  18. 18. Développer les usages Exemple d’usages Office OneDrive SharePoint Yammer
  19. 19. OFFICE C’est quoi Travailler depuis n’importe où avec Office Online Offline Mobilité
  20. 20. Détails des fonctionnalités types
  21. 21. Directement depuis votre messagerie, vous pouvez ouvrir un document Office Online. Office Online permet à plusieurs personnes d’être connectées sur un document pour le visualiser et le modifier simultanément. Lorsqu’une personne modifie un document en même temps que vous, le paragraphe sur lequel il travaille est immédiatement gelé pour éviter les conflits.
  22. 22. Lire, éditer et créer des documents avec Word. Lire, éditer et créer des feuilles de calcul avec Excel. Lire, éditer et créer des presentations avec PowerPoint. Accès a vos documents via OneDrive. Disponible avec les souscriptions Office 365 *Office Mobile est disponible dans les plans Office 365 ProPlus, Office 365 Business, Office 365 Business Premium, Office 365 Enterprise E3 and E4, Office 365 Education A3 and A4.
  23. 23. ONEDRIVE C’est quoi
  24. 24. OneDrive Vs OneDrive Entreprise
  25. 25. Les fichiers sont privés par défaut Boutons d’action rapide simples pour créer un document, en télécharger, le modifier ou le partager. Navigation rapide pour trouver et accéder aux fichiers récemment utilisés, partagés avec vous ou que vous suivez.
  26. 26. Visualisation des documents Tâches supplémentaires : télécharger une copie, suivre un document, voir qui a les accès au document… Effectuez des tâches fréquentes en un simple clic : modifier, partager, poster sur Yammer. Prévisualisation
  27. 27. En un clic, synchronisez un document sur votre ordinateur local pour l’avoir hors connexion. Accédez à vos documents où que vous soyez, les modifications seront automatiquement chargée dès que la connexion est disponible. Les flèches vertes indiquent que les fichiers sont récemment synchronisés.
  28. 28. Vous avez la possibilité de donner des autorisations d’accès spécifiques. Partagez des documents avec les autres grâce aux boutons d’action rapide ou débloquez vos fichiers. Les documents peuvent être partagés en utilisant les boutons d’action rapide ou en faisant un glissé-déposé dans le dossier « Partagé avec tout le monde »
  29. 29. Les documents stockés sur OneDrive Entreprise sont accessibles depuis la plupart des appareils. Vous pouvez également rester connecté via les applications mobile disponible ou les navigateurs
  30. 30. Pour quels usages? • Pour tous les documents qui ne correspondent à aucun site d’équipe • Nouvelle vision et nouveaux usages de mes documents = sauvegardé, accessible de n’importe où Analyser vos documents • mes documents/Mon site (OneDrive for business) VS Sites d’équipe • Taille totale - Nombre de fichiers • Structures des dossiers - Type de fichiers (office,pdf…) • Dédoublonnage • Outils : powershell, filechecker…treesize Migrer les datas • Utilisation de l’explorateur Windows par l’utilisateur pour glisser dépose mais les propriétés de création et de modification sont à la date de l’import • au préalable provisionner les sites personnels de chaque utilisateur Quand l’utiliser Analyse Migration
  31. 31. SHAREPOINT C’est quoi
  32. 32. OneDrive for Business
  33. 33. PORTAIL VIDEO Pour qui Pour quoi
  34. 34. POUR FORMER ET ASSISTER À l’instant, sur la durée On retient 20% de ce qu’elle entend, 30% de ce qu’elle voit, 70% de ce qu’elle voit et entend.  Collections de sites SharePoint  Limitation volumétrie 2 giga
  35. 35. Page d’accueil Un moteur de recherche vidéo Des canaux = chaines 1 Créer un canal 2 Déposer une vidéo Fiche signalétique Métadonnées
  36. 36. YAMMER
  37. 37. Intégration avec Office Bureautique ( online), SharePoint Online
  38. 38. RH Espace étudiants ( universités) Recruter de nouveaux profils Intégrer des nouveaux arrivants ( parcours) Former et suivre ( montée en compétences) Etendre les fonctions sociales de Yammer à l’environnement existant : Intégration par widgets (simple => avancé) Intégration par API 1créer un réseau 2créer des groupes
  39. 39. ACCOMPAGNEMENT Catalogue de services Administration Gouvernance Formation Accompagnement au changement
  40. 40. AVANT LANCEMENT PENDANT POST VOTRE PROJET D’EVOLUTION ET DE TRANSFORMATION Bilan post-migration Bilan post-formation Kits de démarrage (solution – problématique – cas d’usages) Conduite du changement : • Communication • Formations • Accompagnement • Coaching • Assistance Positionnement et communication Pilote fonctionnel Catalogues des usages/métier Indicateurs de succèsCartographie des usages Box consulting Audit technique Schéma Directeur Informatique Etudes d’impact Architecture Etude de cadrage Architecture Sécurité Mobilité Développements Intégration • Migration • Formations • Administration • Assistance admin Assistance Centre de services Développement
  41. 41. CADRAGE Analyse de l’existant Trajectoire d’accompagnement (stratégie avant/après) Acteurs du changement Indicateurs de performances Plan d’accompagnement au changement Plan de formation Gouvernance du projet MOBILISATION Objectifs / roadmap projet et impacts & ROI Identité du projet ( positionnement, nom …) Communication (lettre d’information, présentation découverte, ateliers, animation de communautés) Activation des acteurs du changement (coaching, lobbying …) IMPLICATION Formations (présentielles, à distance, contenus pédagogiques en ligne, …) Coaching personnalisé Cas d’usages métier et mise en œuvre de bonnes pratiques Suivi de l’appropriation et de la montée en compétences Assistance CAPITALISATION Retours utilisateurs (enquête de satisfaction en ligne) Retours acteurs du changement Evaluation de l’accompagnement Bilan et restitution Processus d’amélioration continue Nouveaux métiers (CDO, community mgmt, …) Quoi ? Sur quoi ? Qui ? Comment ? Où ? Build / Run / Mesure
  42. 42. VOUS ETES ICI
  43. 43. VOUS ETES ICI
  44. 44. Objectifs : comprendre les enjeux du Cloud pour votre entreprise Facteurs d’évolution, propriétés, modes de déploiement Avantages et inconvénients, enjeux, impacts SI, métiers, formation, sécurité Vous êtes en phase de réflexion , d’interrogation sur vos usages de communication et de collaboration… pour tous, en mobilité, tout ou partie externalisé dans le Cloud? AVANT LANCEMENT PENDANT POST Consulting Cloud Cibles : Directeurs & Responsables de service, Chef de projet, Commerciaux Maximum 10 personnes Atelier Mise en perspective du contexte et de vos pratiques pour identifier les axes d’amélioration selon votre environnement , votre culture, vos contraintes Prise de conscience des enjeux et des risques liés au Cloud Identification des axes d’amélioration et initialisation d’un plan d’action** **pas de rapport d’audit Durée : Intervention d’un consultant de Synergie Informatique sur 2 jours sur votre site 2500 HT * hors frais de déplacement
  45. 45. Objectifs : audit fonctionnel de vos pratiques autour de l’email A quoi sert une messagerie et quelles sont les dérives constatées Vous êtes en phase de réflexion , d’interrogation sur vos usages collaboratifs et plus particulièrement sur votre productivité au travers de l’email AVANT LANCEMENT PENDANT POST Atelier Tendances de la collaboration « multi facettes » : Fonctionnalités : email – partage de document – gestion de projet – mobilité – Cloud – intranet Humaines : gestion du temps, urgence /importance, saturation, productivité Ou en êtes-vous dans vos pratiques actuelles? Analyse de cas clients ( profil – problématiques – solutions) **pas de rapport d’audit Durée : Intervention d’un consultant de Synergie Informatique sur 2 jours sur votre site 2500 HT * hors frais de déplacement Consulting Email Cibles : Directeurs & Responsables de service, Chef de projet, Commerciaux Maximum 10 personnes
  46. 46. Cartographie des usages Objectifs : cartographier les usages de communication et de collaboration intra-inter services, avec le management, les partenaires et les clients Vous êtes en phase d’identification des situations de collaboration et vous souhaitez les impliquer dans le projet de modernisation – transformation de leur pratiques AVANT LANCEMENT PENDANT POST Ateliers – interviews - audit Bilan des usages collaboratifs actuels des collaborateurs : Fonctionnalités : email – partage de document – gestion de projet – Identification des attentes Situations et contextes Catalogue de cas d’usages Durée : 2 consultants de Synergie Informatique -5 jours HT * hors frais de déplacement Cibles : sponsors, référents, collaborateurs, partenaires Nombre d’ateliers et d’interviews à définir
  47. 47. Starter SharePoint Accompagnement technico-fonctionnel pour comprendre le positionnement et les usages des sites SharePoint AVANT LANCEMENT PENDANT POST HT * hors frais de déplacement Objectifs : créer et animer les premiers espaces d’équipes A quoi sert un espace ? Comment le construire? Comment l’animer? Coaching Comprendre les fonctionnalités de SharePoint Détection de 5 cas d’usages lors d’un atelier Mise en œuvre des premiers sites d’équipe SharePoint Online Pilotage opérationnel ( bonnes pratiques, indicateurs) Accompagnement mensuel sur 3 mois Durée : un consultant -5 jours (2 jours ateliers, 3 jours coaching) Cibles : IT, référents, Administrateur fonctionnel, chef de projet Maximum 5 personnes
  48. 48. Starter Yammer Accompagnement technico-fonctionnel pour comprendre le positionnement et les usages des communautés Yammer AVANT LANCEMENT PENDANT POST HT * hors frais de déplacement Objectifs : créer et animer les premières communautés Yammer A quoi sert une communauté ? Avec qui ? Pour qui ? Comment l’animer? Atelier Comprendre les fonctionnalités de Yammer et ses interactions avec les autres services Office 365 Détection de 5 cas d’usages lors d’un atelier Mise en œuvre des premières communautés Formation sur les premiers pas dans Yammer Accompagnement à l’animation de communautés Pilotage opérationnel ( bonnes pratiques, indicateurs) Durée : un consultant de Synergie Informatique -2 jours Cibles : IT, référents, Administrateur fonctionnel, chef de projet Maximum 5 personnes
  49. 49. Bilan post-migration Vision concrète et objective du déroulé d’un projet de migration (points positifs et négatifs) Mesurer l’adoption aux solutions déployées et l’atteinte des résultats escomptés​​ AVANT LANCEMENT PENDANT POST 6 000 HT * hors frais de déplacement Objectifs : bilan post-migration de la conduite du projet selon 3 axes d’analyse : technique, accompagnement , atteintes des objectifs Audit – interviews Synthèse technique du projet​/Services Office 365 activés Consultation des cibles (VIP, référents …) et rôles des ​Sponsors Analyse des plans (communication, formation, d’accompagnement )​ et des indicateurs Identification des impacts (management, métiers, …), des manques et risques 1 rapport (incluant des préconisations) + 1 réunion de livraison Durée : un consultant technique et un consultant fonctionnel - 8 jours Cibles : IT, RH, COM, chef de projet, utilisateurs
  50. 50. Bilan post-formation Avoir une vision concrète et objective du déroulé d’un plan de formation (points positifs et négatifs)​ AVANT LANCEMENT PENDANT POST 4 000 HT * hors frais de déplacement Objectifs : Mesurer la satisfaction et l’efficacité des utilisateurs dans leur nouvel environnement collaboratif , proposer des actions correctives Atelier - enquête - audit Mesure de la satisfaction des utilisateurs (outils, communication, formation, accompagnement au changement, supports en ligne, assistance, …)​ Evaluation de la montée en compétences et l’efficacité à l’utilisation (delta acquis / apprentissage et réalité)​ Analyse budgétaire (assiette de formation vs. efficacité du plan de formation) 1 rapport (incluant des préconisations de remédiation / nouvelles formations) + 1 réunion de livraison Durée : un consultant technique et un consultant fonctionnel – 5 jours Cibles : IT, RH, COM, chef de projet, utilisateurs
  51. 51. Administration Console d’administration Office 365 Administration de chaque service Autres outils d’administration Administration déléguée
  52. 52. Accès autorisé aux administrateurs Possibilité de donner des rôles d’administration par services: exchange, sharepoint, yammer etc
  53. 53. Role-based access control
  54. 54. Votre partenaire administre votre Office 365 depuis son compte Office 365
  55. 55. Centre d’administration du partenaire Office 365 Centre d’administration Office 365 L’application Office 365 Admin vous donne la possibilité à vous, en tant qu’administrateur informatique Office 365, de rester connecté à votre environnement Office 365 lorsque vous êtes en déplacement. Vous pouvez désormais gérer vos utilisateurs et notamment réinitialiser leur mot de passe. De plus, vous pouvez lire les derniers messages du Centre de messages, l’emplacement central regroupant les communications relatives au service Office 365, et consulter les demandes de support de service actives. Par ailleurs, un nouveau tableau de bord vous permet de voir d’un coup d’œil l’état des services ainsi que d’autres informations utiles.
  56. 56. CDS 0365 L'administration déléguée de Microsoft Office 365 libère le client et ses équipes des tâches d’exploitation et de gestion de leur compte Microsoft Online Services. Cette offre concerne l’administration courante des comptes Office 365 après la réalisation des prestations de migration. Le CDS 0365 couvre des services de : • Supervision • Gestion de licences • Gestion des domaines • Gestion des utilisateurs • Administration des services Office 365 Business Office 365 Entreprise Offre d’administration déléguée Oui Oui Nb max. d’utilisateurs 1 à 300 300 à Illimité CDS MESSAGERIES Supervision + gestion + Administration de la messagerie Exchange Online + Lync Online Incident, via un formulaire avec rappel via téléphone ou email ( niveau 2) 3€/mois/boite 2€/mois/boite OPTION CDS MESSAGERIES Déploiement à distance nouveaux utilisateurs ( par 5 utilisateurs mini) 45 €/utilisateur 45 €/utilisateur Ajout et gestion nouveau domaine 60 €/domaine 60 €/domaine CDS SERVICES COLLABORATIFS Par service activé ( SharePoint / Yammer) Supervision + gestion + Administration des services collaboratifs Incident, via un formulaire avec rappel via téléphone ou email ( niveau 2) 2€/mois/ service activé sur le domaine/ par utilisateur 2€/mois/ service activé sur le domaine/ par utilisateur OPTION CDS SERVICES COLLABORATIF Déploiement à distance nouveaux utilisateurs (par 5 utilisateurs mini) 45 €/utilisateur 45 €/utilisateur AVANT LANCEMENT PENDANT POST
  57. 57. Standalone Business Entreprise Exchange Online (Plan1) Business Business Essentials Business Premium ProPlus E1 E3 Maximum de sièges illimité 300 (pour chaque offre) illimité Services Standards Installation de la suite Office jusqu’à 5 PCs Windows ou Macs par utilisateur (Office) Business (sans Access) Business (sans Access) Pro Plus Pro Plus Compatibilité RDS (TSE)   Office Online – version en ligne de Word, Excel, PowerPoint and OneNote pour collaborer sur des documents à plusieurs       One Drive Entreprise – 1 To de stockage personnel par utilisateur       Messagerie - 50 Go de stockage par boîte aux lettres, email, contacts, et calendriers partagés      Web conférence audio et vidéo, Messagerie instantanée, indicateurs de disponibilité     Projets d’équipe & portails internes, site web public     Réseau social d’entreprise privé     Servicesavancés Synchronisation sur-site avec Active Directory pour le Single Sign On (SSO)       Déploiement hybride (Office 365 plus installation on prem)    Conformité légale & besoin d’archivage pour la messagerie – archivage, eDiscovery, boîte aux lettres en attente  Protection de l’information – messages cryptés, gestion des droits , prévention contre la perte de données  Vue d’ensemble des offres

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