1. Just in Time
Wie man es in der Praxis schafft Liefertermine einzuhalten
Pascal Kesselmark, Leiter Technische Dokumentation
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2. Pascal Kesselmark
• Seit 2008 Leiter Technische Dokumentation bei Klingelnberg
• Verantwortlich für die TD sowie für das firmenweite Terminologie- und
Übersetzungsmanagement
Werdegang • Technische Grundausbildung
• Fachredakteur (Journalist)
• Technischer Redakteur (Eidg. dipl. Technikredaktor)
• Ing. EurEta Informatik
• Leiter TD / Prüfungsleiter Tecom
Projekte • Einführung Redaktionssysteme (Siemens SBT, Geberit, Klingelnberg)
• Einführung Terminologie- und Übersetzungstools und -Prozesse
• Prozessoptimierung
• Standardisierung, Konformität
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3. Klingelnberg – Maschinen und Anwendungen
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4. Kunden
SIAP
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5. Agenda
• Einführung in das Thema
• Klingelnberg 2008 - 2011
• Aufgabenpakete zur Optimierung der TD
• Zusammenfassung
• Fragen
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6. Themen in der Technischen Dokumentation
Abnahme Arbeitsumgebung Belastung Betriebsmittelvorschriften
Budget Dienstleister Freigabe Grafiken Informationsmangel
Kreativität Kundenanforderungen Kundenspezifisch
Lieferantendokumentation Maschinenoptionen Normen
Priorität Produktionslänge Prozesse Rechtssicher Redaktionsleitfaden
Redaktionsschluss Redaktionssystem
Regeln Schnittstellen Schreibregeln Softwareentwicklung
Sprachvarianten Standard Status Struktur Terminologie
Terminplan Terminverzug Text Tools Überlastung Übersetzungsdauer
übersetzungsgerecht Verantwortlichkeiten
Vorgesetzte Wichtigkeit
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19. Frage
Wie isst man einen Elefanten?
Stück für Stück
...und genau so müssen Sie
auch bei der Optimierung
in der TD vorgehen!
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20. Aufgabenpakete zur Optimierung der TD
• Analyse der Probleme /
Informationsbedarf analysieren
• Prozesse analysieren und optimieren
• Umfeld vorbereiten
• Inhalte optimieren
• Redaktoren trainieren
• Übersetzungsdauer reduzieren
• Mut zur Lücke
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21. Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme
Ziel
• Charakterisierung der Zielgruppen: Rollen, Nutzungssituationen,
Wissensvoraussetzungen, Strategien
• Konformität mit rechtlich geforderten Mindestangaben
• Kunden-/marktgerechte Portionierung/Detaillierung
• Alles Entbehrliche „abspecken“!
Methoden
• Befragungen
• Workshops
• Hotline-Auswertung
• Mut zum Verzicht auf rechtlich nicht
geforderte Informationen oder diese
als kostenpflichtige Zusatzleistung
anbieten
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22. Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme
Zielgruppen bei Klingelnberg
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23. Analyse des Informationsbedarfs und der Probleme
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24. Prozesse analysieren und optimieren
• Analysieren, wo Zeit «verloren» geht
• Wer ist für welche Inhalte verantwortlich?
• Wer muss Freigabe erteilen?
• Wer trägt am Schluss die Verantwortung?
• Welche repetitiven Aufgaben könnten automatisiert werden?
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25. Umfeld vorbereiten
• Vorlagen
• Automatisierung durch VBA, FrameScript usw.
• Strukturierungsmethoden
– InformationMapping
– Funktionsdesign
• Inhaltsstruktur erstellen
– Tecom Leitfaden «Betriebsanleitungen»
• Redaktionssystem wäre gut, benötigt aber Know-how und
Investitionen
– Schrott in = Schrott out!
– Zeiteinsparung erst in der Pflege und
Übersetzung
– Miete ist teilweise auch möglich!
• Standards definieren
• Status der Technischen Dokumentation im
Unternehmen
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27. Umfeld vorbereiten
Standardisierte Sicherheits- und Warnhinweise
• EG-Maschinenrichtlinie 2006/42/EG
• EN ISO 12100: Sicherheit von Maschinen
• EN 62079: Erstellen von Anleitungen, Gliederung, Inhalt und
Darstellung -> EN 82079-1
• EN 1050: Sicherheit von Maschinen. Leitsätze zur
Risikobeurteilung
• ISO 3864 1/2: Graphical symbols – Safety colours and safety
signs
• ANSI Z535.1-.6: American National Standard for Enviromental
and Facility Safety Signs
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28. Umfeld vorbereiten
Technische Dokumentation im Unternehmen
• Sichtbar werden
• Stellenwert erhöhen
• Investitionen dem Management über ROI «verkaufen»
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29. Inhalte optimieren
Redaktionellen Standard für Text und Bild setzen
• Ökonomische und qualitätsgesicherte Textproduktion nach
eindeutigen und einfachen Regeln
• Optimale „Fütterung“ Translation Memory-Systeme und optimale
Verständlichkeit für die Nutzer
• Entlastung der Redaktion (ggf. Entwicklung) von Formulierungs- und
Gestaltungsaufgaben
• Die Basis automatisch generierter und stimmiger Dokumente legen
• Terminologie normen, Nutzung und Pflege
sichern
• Übersetzungsgerechte Inhalte
-> Leitfaden «Regelbasiertes Schreiben»
(tekom.de)
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33. Inhalte optimieren
• Qualitätsprüfung der Quelltexte
• Analyse der häufigsten Probleme und deren Logik
• Definieren einer Prüfroutine
• Editoren
– Word
• VBA lernen
• http://www.archivepub.co.uk/book.html
– FrameMaker
• FrameScript
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34. Redaktoren trainieren
• Feedback durch Korrekturen
• Redaktionssitzung
• Tecom Veranstaltungen
• Eidg. dipl. Technikredaktor
• Mitarbeit bei der Tecom QSK
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35. Übersetzungsdauer reduzieren
• Inhaltlich
– Terminologie (Abgestimmt mit Markt)
– Übersetzungsgerechte Inhalte
• Grafiken
• Texte
– QS der Quellsprache vor dem Übersetzen
– QS der fertigen Übersetzungen
• Prozess
– Vorab-Übersetzungen
– Keine Marktfreigabe der Übersetzung!
• Tools
– Prüfen, ob Übersetzungsumgebung im Zielland grosse Verwendung hat.
– Je nach Hersteller kann die Projektverwaltung 50 % länger dauern. In
extremen Fällen einen Tag anstatt einer Stunde.
– Schnittstellen Redaktionssystem und Übersetzungsumgebung.
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36. Termintreue verbessern
• Wann muss was in welcher Qualität verfügbar sein?
– Damit nicht «Nachgebessert» werden muss!
• Produktionsdaten/Liefertermine im Griff haben
• Redaktionsschluss festlegen und kommunizieren (-x Wochen)
• Übersetzer
– Vorab «reservieren» (mind. 3 Wochen)
– Teillieferungen
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37. Mut zur Lücke
• Dokument muss zur Maschinenabnahme vorhanden sein
• Praxis: Bei einer neuen Maschine wird bis zum letzten Tag
«optimiert» --> Doku? Übersetzung?
... Nachlieferung möglich, da Maschine im Normalfall ein paar
Wochen unterwegs.
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38. Zusammenfassung
Die Liefertermine bekommt man in den Griff indem man:
• Prozesse verbessert
• Verantwortliche bestimmt
• Standards verwendet
• Qualität im Griff hat
• Optimale Tools einsetzt
Sehr oft benötigt es jedoch nur kleine Anpassungen, um
messbare Verbesserungen zu erhalten.
Es wird einem aber nichts geschenkt!
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39. Fragen?
Falls Ihnen später noch Fragen einfallen:
• p.kesselmark@klingelnberg.com
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