Este documento describe los controles internos para las compras de una empresa. Explica que solo el personal autorizado puede iniciar solicitudes de compra, que deben ser aprobadas por un supervisor. También detalla los procedimientos para las órdenes de compra, incluyendo la documentación requerida, la verificación de facturas y cuentas por pagar, y los controles físicos como almacenes cerrados. Finalmente, enfatiza la importancia de separar funciones entre departamentos y empleados durante el proceso de compras.

3. La función de compras incluye:

4. CONTROL INTERNO DE COMPRAS Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que tienen por objeto obtener información segura, oportuna y confiable, así como promover la eficiencia de operaciones de adquisición o compra.

5. OBJETIVOS

8. Cada solicitud será firmada por un supervisor quien tiene responsabilidad presupuestaria para el tipo de erogación.

9. El departamento de compras tiene la autoridad de expedir órdenes de compra.

10. El departamento de compras se cerciorará de cuál es la mejor fuente de abastecimiento y en relación a los artículos importantes será necesario pedir diversas cotizaciones.autorización

12. La requisición especificará los artículos deseados y es autorizada por el supervisor del departamento de origen.

13. Las requisiciones podrán ser prenumeradas.

14. Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de compras. documentación

16. Las órdenes de compra deberán estar prenumeradas y firmadas por un agente de compras autorizado.

17. La orden de compra debe ser enviada al proveedor y las copias deberán ser distribuidas internamente al departamento de recepción, departamento de cuentas por pagar y al departamento que hizo la solicitud.documentación

19. Los informes de recepción deberán estar prenumerados para proporcionar la documentación de bienes y servicios recibidos, y deberán tener una firma autorizada.

20. Confirmar que coincidan la factura del proveedor con el aviso de recepción y orden de compra.documentación

22. Indicar en los documentos que la verificación anterior con sus respectivos pasos se han realizado.

23. Prepara la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de soporte.

24. Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la certifique.

25. En ningún caso se podrá autorizar una cuenta por pagar que no cuenta con la documentación adecuada.documentación

27. Verificar que el medio de transporte seleccionado es el apropiado para la fecha requerida del envío y la naturaleza del material.

28. Deben considerarse las diferencias en los costos de envío en las propuestas que asegure que los costos totales son comparables.

29. Los cargos por transporte implican tarifas, que deben verificarse por personal calificado.Rutas

31. Una verificación interna independiente ocurre cuando un segundo empleado del departamento de cuentas por pagar comprueba la corrección y entereza de la cuenta por pagar antes de ser aprobada por un supervisor. Una revisión similar se requiere en ocasiones en el departamento de tesorería antes de que la cuenta por pagar se remita a las personas que firman los cheques.Controles físicos

32. Separación de funciones Las funciones básicas involucradas en la ejecución de transacciones de compras y desembolsos de efectivo serán asignadas a diferentes departamentos e individuos.