Conduite de réunion

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  • Comme tout rdv managérial, la réunion mensuelle se prépare:
    Fixer Date et Heure
    Préparer le support
    Chiffres
    évolutions du CA, panier, marge, stocks
    Réussites
    Démarche Leader
    Formations
    Réalisées
    Prévues
    Actions
    Soldées
    Engagées
    Prévues
    Informations
    Le magasin et l’équipe
    L’enseigne
    Les produits
    L’environnement local
    Quelques conseils supplémentaires:
    Réfléchissez aux commentaires que vous ferez sur les performances : s’ils sont mauvais il est inutile d’accabler l’équipe. S’ils sont excellents, satisfaction sincère et mesurée. Et n’oubliez pas que vous dirigez l’équipe , donc le NOUS est de rigueur.
    Si des actions sont à entreprendre, cherchez à responsabiliser l’un ou l’autre de vos collaborateurs en lui demandant d’en prendre le pilotage.
    Préparez les réponses aux questions les plus probables: une bonne improvisation se prépare!
    Enfin faites jouer un rôle particulier à vos chefs de secteurs afin de renforcer leur positionnement: déléguez certaines parties de la réunion, demandez leurs de commenter les performances etc.
  • L’accueil doit être rapide et convivial. Revenez sur le TOP de la réunion et les règles du jeu de base.
    Conseils:
    Commencez toujours avec le sourire…après on verra en fonction des circonstances….
    L’heure c’est l’heure: on n’attend pas les retardataires. Bien entendu vous êtes vous-même ponctuel!
    Pensez à remercier vos collaborateurs de leur disponibilité ( surtout si la réunion à lieu durant la coupure du midi, en début ou en fin de journée)
  • Mettre en perspectives
    Évolutions
    Benchmarking
    Responsabiliser sur
    Réussites
    Contre-performances
    Inviter à l’échange
    Eviter
    les remises en cause individuelles
    Les débats inutiles
  • La liste est donnée à titre indicatif sans être exhaustive par ailleurs. L’important est que:
    Vos collaborateurs aient de la visibilité sur le mois suivant en termes de défis à relever et d’action à mener
    Vos collaborateurs soient impliqués dans les objectifs et actions définis.
  • Les bonnes pratiques associées sont celles d’un management participatif, volontaire et positif.
  • mardi 2 juin 2015
  • mardi 2 juin 2015
  • mardi 2 juin 2015
  • Les 6 chapeaux constitue une méthode d’animation appropriée aux réunions »houleuses ». Par le fait qu’elle amène les participants à édapter des postures différentes durant la réunion elle permet également de faire un travail de développement personnel. Nous conseillons de faire tourner les rôles toutes les 10 mn maxi.
  • Le 5M constitue un outil idéal pour structurer un brainstorming portant sur l’analyse d’un problème ou la recherche de solutions.
  • FFOM est une matrice permettant de diagnostiquer les situations en portant le regard sur l’interne et l’externe.
  • Un « must » de l’animation de réunion, surtout avec XMIND!
  • QPQOQCC permet de structurer les idées et les plans d’action. Excellent pour lutter contre le « ya ka » et le « faut kon »!
  • Conduite de réunion

    1. 1. Réussir ses réunions
    2. 2. Programme • Introduction à la conduite de réunions • Les difficultés et leurs solutions • Principaux repères pour réussir ses réunions • – Le groupe • – La communication • – L’animateur • Les étapes d’une réunion réussie • – Préparer • – Démarrer • – Animer • – Conclure
    3. 3. Méthodes Exposés Études de cas Entrainements Auto-diagnostics Vidéo
    4. 4. Introduction La réunionite L’inefficacité Les défauts d’animation Une réunion , c’est quoi? Pourquoi fait-on des réunions? Les différents types de réunions
    5. 5. Initiation Le fonctionnement des groupes L’animation et l’animateur La communication et ses règles
    6. 6. Le fonctionnement des équipes Deux dimensions • Cohérence • organisation • Cohésion • État d’esprit Deux énergies • Centripète • Survie • Centrifuge • Développement
    7. 7. Les niveaux de fonctionnement des équipes Découverte Fusion Conflit Affinitaire Mature
    8. 8. Préparer Définir les objectifs Préparer les dossiers et supports Etablir l’ordre du jour Composer le groupe Convoquer les participants
    9. 9. Check-list  Video-projecteur  Paper-board  Café  Du papier  Des stylos/crayons  Un bloc-notes  L’ordre du jour  Plusieurs exemplaires des différents documents  Le compte rendu précédent  Le compte rendu à faire signer  Mon tél en mode silence
    10. 10. Démarrer Présentation des participants Présenter l’ordre du jour Se mettre d’accord sur les méthodes de travail Préciser le timing Nommer un rapporteur
    11. 11. Règles du jeu Téléphone en mode silence Chacun à préparé sa participation Respect des uns et des autres Partage des infos et des idées Positif, positif!
    12. 12. Animer Produire Apporter de l’information Faciliter Apporter de la méthode Réguler Apporter de la sérénité
    13. 13. Conclure Synthèse Suites à donner Compte rendu Remerciements
    14. 14. Les qualités de l’animateur Qualités Organisé Dynamique Souple Perséverant
    15. 15. ANIMATION ET COMMUNICATION
    16. 16. Animer et Communiquer Être écouté Soigner la forme Être compris Soigner le contenu Être suivi Soigner la manière
    17. 17. Être écouté un regard direct et constant un visage vivant et surtout souriant des mouvements pour ponctuer vos propos, occuper l'espace l'important c'est d'être bien dans sa peau...et en phase une voix chaude, variée, jouant sur la ponctuation et le rythme une attitude qui montre que vous êtes votre premier disciple une note d'humour pour attirer la sympathie de vos opposants
    18. 18. Être compris Communiquez au plus juste Montrez ce que vous dites Faire simple, court et organisé Faire des synthèses Faire imagé Faire poser des questions
    19. 19. Être suivi Développer empathie et implication Écouter, reformuler Respecter l’interlocuteur Ne pas juger, rester positif Ne pas critiquer les absents Avoir tort Savoir ne pas tout savoir Savoir ne pas tout avoir
    20. 20. Quelques types de réunions Briefing Débriefing Résolution de problème Revue de projet
    21. 21. BRIEFING Réussir ses réunions
    22. 22. Le briefing Le Briefing ou TOP 5 est une réunion de partage d'informations avec l'équipe qui dure de 5 à 10 mn Elle traite à la fois des résultats obtenus (bilan) et à atteindre (objectifs) Un support visuel permet de capter l'attention et de mieux mémoriser les infos
    23. 23. Comment faire? • Une préparation/actualisation du support visuel • Un ordre du jour en 5 étapes • bilan de la période précédente (poste, journée ou semaine) • les objectifs actualisés • l'organisation à mettre en œuvre (affectations, priorités, spécificités) • un point sur la sécurité, la qualité, les actions de progrès en cours • un tour de l'actualité de l'entreprise (évènements, environnement, etc.) • Une réponse concise aux questions éventuelles • Une formule d'encouragement pour terminer
    24. 24. Conseils • Préparer chaque briefing en actualisant le support • Avec des objectifs ambitieux et réalistes • Préparer ses commentaires sur les résultats • Anticiper les questions • Rester au niveau de l'équipe • Pas de commentaires individuels • Apporter des réponses concises aux questions posées – sans rentrer dans le détail – ni dans la polémique – ni dans l'individuel • Faire en sorte que chaque briefing amène des évolutions sur les plans de progrès • RESTER POSITIF
    25. 25. • Les résultats quantitatifs • Les aspects qualitatifs • Les évènements marquants Bilan
    26. 26. Les objectifs • Les objectifs à atteindre • Les points particuliers
    27. 27. • Les priorités • Les affectations • Les points particuliers L’organisation
    28. 28. • Un rappel qualité • Un rappel sécurité Rappels
    29. 29. • L’actualité du moment – Visites – Audits – Relations sociales – Etc… Évènementiel
    30. 30. • Réponses – Courtes – Collectives Questions
    31. 31. DÉBRIEFING Réussir ses réunions
    32. 32. Mise en œuvre Préparation Contenus Fixer Date et Heure Envoyer Convocations Préparer le support Conseils Préparer les Commentaires Anticiper les Questions
    33. 33. Accueil Bienvenue TOP Thème Objectifs Programme Règles du jeu Respect Courtoisie Participation Implication Positifs Constructifs
    34. 34. Lesperformances Contenus Bilan Formations Focus sur Réussites et Progressions Les Chiffres Conseils Mettre en perspectives Responsabiliser sur les actions Inviter à l’échange Pas de remise en cause individuelle Pas de débats inutiles
    35. 35. les Perspectives Les perspectives d’activité Les objectifs mensuels Les moments forts du mois Formations à venir Divers
    36. 36. Les Bonnes Pratiques Respect de l’ordre du jour Attitudes Positive et Constructive Chercher le dialogue Éviter le débat Donner des responsabilités Diffuser le Compte rendu
    37. 37. Que faire si… • La réunion manque de tonus? – Vous pouvez vous en étonner ouvertement – À vous de donner le meilleur de vos talents d’animateur • Certains sujets tournent à la polémique – Rappelez les règles du jeu – Rassurez: les sujets de fond seront traités ultérieurement – Appuyez vous sur le timing serré • Des questions individuelles sont abordées – Coupez court poliment et fermement – Prenez rdv avec la personne
    38. 38. RÉSOLUTION DE PROBLÈME Réussir ses réunions
    39. 39. Les étapes Identifier Analyser Solutionner Appliquer Contrôler
    40. 40. Identifier le problème QQOQCCP • Antécédents? • Signes avant-coureurs? Sécurité? Impacts? • Productivité • Qualité • Délais Actions immédiates? Alertes/informations?
    41. 41. Question à poser • Documenter un problème existant en vous appuyant sur les données disponibles
    42. 42. Identifier les causes Recherche exhaustive des causes • 5M (6 ou 7M) Sélection des causes principales • Fiche de relevés • Pareto • Matrice multicritères Identification des causes premières • 5 pourquoi
    43. 43. Question à poser • Quelles sont les causes principales du problème étudié? – Quelles sont les confirmations factuelles et chiffrées?
    44. 44. Recherche de solutions Quelles Solutions Palliatives Radicales Préventives •Brainstorming Sélection Grille multicritères •Efficience •Simplicité/rapidité •Acceptabilité
    45. 45. Question à poser • Quelles sont les solutions pour ce problème? – Comment choisir?
    46. 46. Des solutions aux Actions Quelles actions mettre en œuvre? Décrire QQOQCCP Organiser PDCA Plan Do Check Act Planifier Planning Gantt Réaliser
    47. 47. Question à poser • Comment déployer la ou les solutions retenues? – Descriptif – Planning – Budgets
    48. 48. Des actions à l’apprentissage Le problème est-il résolu? • Totalement/en partie • Définitivement/momentanément • AMDEC Peut-il réapparaitre ailleurs? Pourrait-on prévenir le problème? Qu’a-t-on appris grâce au problème? A-t-on pris soin de documenter l’expérience?
    49. 49. Question à poser • Qu’avons –nous appris du traitement de ce problème? • Comment capitaliser?
    50. 50. REVUE DE PROJET Réussir ses réunions
    51. 51. Animer les revues de projet ordre du jour Avancement •Planning •Budget •Risques Perspectives •Planning •Budget •Risques •Points clés •Actions correctives Divers Leadership sans lien hiérarchique
    52. 52. Animer les revues de projet Comportements Respectez l’ordre du jour • Horaires • Séquencement des thèmes Adaptez l’ordre du jour si nécessaire • Urgence • Besoin de régulation Faites s’exprimer les ressources Veillez au compte rendu • Rédaction • Confirmation de lecture Leadership sans lien hiérarchique
    53. 53. 2.2 Animer les revues de projet Conseils D’une façon générale, faites travailler les ressources avant la réunion. Faites un recueil de questions avant la réunion N’attendez jamais les retardataires, quels qu’ils soient Désignez un rapporteur de séance et prenez vous-même des notes Focalisez-vous sur ceux qui vous veulent du bien Faites en sorte que les ressources repartent avec du travail Leadership sans lien hiérarchique
    54. 54. MÉTHODES ET OUTILS Réussir ses réunions
    55. 55. Les méthodes et outils Blanc •Les faits Rouge •Les émotions Noir •Négatif Jaune •Optimisme Vert •Alternative Bleu •Animateur Les 6 chapeaux
    56. 56. Les méthodes et outils • « Ishikawa » ou 5M
    57. 57. Les méthodes et outils Forces Faiblesses Opportunités Menaces FFOM
    58. 58. Les méthodes et outils • Mind mapping – Trouver des idées originales, structurer une réunion à l’aide d’une carte mentale – Xmind.net
    59. 59. Les méthodes et outils • QPQOQCC – Quoi? – Pourquoi? – Qui? – Ou? – Quand? – Comment? – Combien?

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