1. III. Thực trạng công tác kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty cổ
phần dệt may Huế Gatex
http://www.slideshare.net/conghuy55/luan-van-da-sua-vien
http://www.slideshare.net/conghuy55/luan-van-na
3. 1 Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty
3.1.1 Đặc điểm về hàng hóa
Sản phẩm dệt may là loại sản phẩm có yêu cầu rất phong phú, đa dạng tuỳ
thuộc vào đối tượng tiêu dùng. Người tiêu dùng khác nhau về văn hoá, phong tục tập
quán, tôn giáo, khác nhau về khu vực địa lý, khí hậu, về giới tính, tuổi tác… sẽ có
nhu cầu rất khác nhau về trang phục. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu của
từng nhóm người tiêu dùng trong các bộ phận thị trường khác nhau có ý nghĩa đặc
biệt quan trọng trong việc tiêu thụ sản phẩm.
Sản phẩm dệt may mang tính thời trang cao, phải thường xuyên thay đổi mẫu
mã, kiểu dáng, màu sắc, chất liệu để đáp ứng nhu cầu thích đổi mới, độc đáo và gây
ấn tượng của người tiêu dùng . Do đó để tiêu thụ được sản phẩm, việc am hiểu các xu
hướng thời trang là rất quan trọng.
Công ty chủ yếu là nhận gia công các sản phẩm dệt may cho các nước trong
khu vực châu Á có nền kinh tế phát triển, sau đó lại xuất khẩu sang các thị trường
Hoa Kỳ, Châu Âu, Đài Loan, Hàn Quốc nên tiêu dùng của khách hàng rất cao cấp,
yêu cầu khắt khe về chất lượng và độ an toàn giá cả là vấn đề quyết định nhất đối với
thị trường này. Các sản phẩm xuất khẩu là áo Polo Shirt, Jacket, T-shirt, quần áo thể
thao, quần áo trẻ em với các nhãn hiệu nổi tiếng như Perry Ellis, Ping, Kohls, John
Henry, Grand Slam, Pegatour, Colombia...
Việc quản lý quá trình gia công, sản xuất loại hàng hóa này sử dụng những tiêu
chuẩn đánh giá chất lượng rất khắt khe như hệ thống quản lý chất luợng ISO 9001-
2000. Bên cạnh đó, công ty được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất
lượng cao trong nhiều năm liền và chứng nhận về Trách nhiệm tuân thủ các tiêu
chuẩn xã hội trong sản xuất hàng may mặc (SA-8000) của các khách hàng lớn tại Mỹ
như: Perry Ellis, Sears, Regatta,... có chứng nhận đồng nhất tiêu chuẩn về điều kiện

2. luật pháp, đạo đức, chủng tộc của tổ chức phi lợi nhuận WRAP trong sản xuất hàng
may mặc... và chương trình hợp tác chống khủng bố của Hải Quan Hoa Kỳ và Hiệp
hội thương mại (gọi tắt là C – TPAT ).
Còn sản xuất hàng may mặc nội địa không quan trọng vì khó cạnh tranh nên mục
đích chỉ là sử dụng nguồn lực dư thừa như hàng tồn kho trong xuất khẩu
3.1.2 Các phương thức tiêu thụ
Phương thức bán buôn: chủ yếu công ty bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàngtức
là công ty nhận hợp đồng từ các công ty dệt may lớn ở các nước châu Á về sản xuất rồi
xuất khẩu sang các nước khác như Hoa Kỳ, Châu Âu, Hàn Quốc,Đài Loan…. Đây là
hình thức bán chủ yếu của công ty.
Ngoài ra công ty tiêu thụ hàng hóa qua phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp thông
qua hệ thống cửa hàng kinh doanh và giới thiệu sản phẩm:
Phương thức bán lẻ, bán qua đại lý: là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu
dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nôị bộ không mang tính chất kinh doanh.
Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu
dùng. Bán lẻ hàng hoá thường bán đơn chiếc hoặc khối lượng nhỏ, giá bán thưởng ổn
định và thường thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Công ty tổ chức phương thức bán lẻ thông qua hệ thống các của hàng với mục
đích tiêu thụ các hàng tồn kho còn lại từ hoạt động xuất khẩu, sử dụng được năng lực
nhàn rỗi của công ty.
Quá trình phân phối sản phẩm may mặc của công ty dệt may Huegatex
Người bán lẻ
Công ty Dệt
May Huegatex Quầy GTSP Người TD
cuối cùng
Đại lý
Xuất khẩu
Theo đơn đặt hàng

3. 3.1.3 Phương thức thanh toán
Để làm tăng tốc độ luân chuyển vốn, công ty đã nghiên cứu và chấp nhận mọi
phương thức thanh toán mà bạn hàng đặt ra sao cho hai bên cùng có lợi mà không vi
phạm pháp luật và giữ được uy tín của công ty.
a. Đối với gia công may nội địa sản xuất theo phương thức may CMPT(
cutting making packing thread: đơn giá cắt, may, đóng gói, chỉ, thùng, chi phí xuất nhập
khẩu) nên sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền thanh toán qua ngân hàng. Tỷ lệ
gia công nội địa năm 2011 là đạt 7,2 %.
b. Đối với gia công xuất khẩu:
công ty HueGatex chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu, nên phương thức
thanh toán áp dụng là các phương thức thanh toán quốc tế. Hiện nay công ty có 2 đối tác
lớn là công ty HANSAE( Hàn Quốc) vàcông ty TECHMENT( Hồng Kông) với tỷ lệ gia
công xuất khẩu năm 2011 là đạt 9,8%.
HANSAE sử dụng phương thức thanh toán điện tử và thanh toán sau 7 ngày từ
ngày giao hàng: Đây là hình thức thanh toán khá đơn giản, theo đó khách hàng ủy nhiệm
cho Ngân hàng trích tài khoản của mình một số tiền nhất định chuyển cho người bán ở
một địa điểm nhất định và trong một thời gian nhất định.
Thực tế, nhiều trường hợp, nhà nhập khẩu sẽ không chuyển tiền hàng cho nhà xuất
khẩu cho đến khi nhận đầy đủ hàng. Đây là một lợi thế của nhà nhập khẩu nhưng lại là
rủi ro của nhà xuất khẩu khi mà hàng hóa đã được chuyển giao nhưng tiền hàng không
được thanh toán, bị chậm trễ thanh toán hoặc thanh toán không đầy đủ. Tuy vậy, bên
nhập khẩu cũng có thể gánh chịu rủi ro, đặc biệt trong trường hợp chuyển tiền trước khi
giao hàng như: nhận toàn bộ tiền hàng trước khi giao hàng, đặt cọc, tạm ứng,…Trong
trường hợp này nhà nhập khẩu có thể sẽ phải gánh chịu rủi ro nếu tiền đã chuyển mà
hàng không được giao đúng thời hạn, đúng chất lượng hoặc số lượng…
TECHMENT sử dụng phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit – L/C):
Theo phương thức này thì một ngân hàng (ngân hàng mở L/C), theo yêu cầu của người
mua sẽ trả một số tiền nhất định cho người bán hoặc chấp nhận hối phiếu do người này

4. ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng
từ thanh toán phù hợp với những qui định của thư tín dụng.
Đối với nhà xuất khẩu (người thụ hưởng trong L/C), cần phải kiểm tra kỹ lưỡng
thư tín dụng. Bởi vì nếu có sự không phù hợp giữa L/C và Hợp đồng mua bán hàng hóa
quốc tế mà nhà xuất khẩu không phát hiện ra được mà cứ tiếp tục giao hàng thì nhà xuất
khẩu sẽ khó đòi được tiền hoặc ngược lại nếu từ chối giao hàng thì vi phạm hợp đồng.
c. Đối với hàng FOB “sơ khai”: tức nhà nhập khẩu chỉ định mua nguyên phụ
liệu, may theo mẫu mà họ đưa ra và được hưởng 5%-10% trên giá trị sản phẩm, tỷ lệ
hàng FOB này trong năm 2011 là 83%.Nếu FOB “thật sự” là doanh nghiệp phải tự thiết
kế mẫu mã, chọn nguyên phụ liệu, cháo hàng (mua đứt, bán đoạn). Khách hàng của công
ty chủ yếu là công ty ITOCHU (Nhật Bản).
ITOCHU sử dụng thanh toán trade card, đây là cách dùng của những tập đoàn lớn.
TradeCard là hình thức giao dịch thương mại điện tử mới, đang ngày càng phổ biến, áp
dụng cho doanh nghiệp xuất khẩu trong lĩnh vực dệt may. Tổ chức TradeCard đứng ra
cung cấp các dịch vụ điện tử làm cầu nối giữa người mua và người bán từ khâu ký kết
hợp đồng, đối chiếu hóa đơn, chứng từ đến khi thanh toán, đảm bảo giao dịch khớp đúng
với hợp đồng hai bên đã ký kết. Phương thức thanh toán trong giao dịch TradeCard là
phương thức chuyển tiền điện (TTR) thông qua ngân hàng được chỉ định vào tài khoản
của người xuất khẩu.
Phương thức này được tiến hành dựa trên hệ thống bảo mật thông tin cao của
TradeCard, được phân quyền riêng biệt đối với người sử dụng, truy cập hệ thống bằng thẻ
cá nhân do TradeCard cung cấp. Chương trình giao dịch tương đối dễ sử dụng, với giao
diện web cho phép người sử dụng đăng nhập hệ thống từ nhiều phương tiện kết nối
Internet khác nhau.
Như vậy, hình thức giao dịch này là khá tiện ích và mức độ an toàn cao.
3.1.4 Quy trình bán hàng-thu tiền

5. Quy trình bán hàng- thu tiền mặt hàng may của công ty HueGatex gồm những
bước sau:
- Nhận và xét duyêt đơn đặt hàng
- Phê duyệt bán chịu
- Chuyển giao hàng, lập hóa đơn.
- Thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Thu hồi nợ.
- Các khoản giảm trừ doanh thu
Các bước của Các chứng từ liên quan Sổ sách kế toán Bộ phận có liên
chu trình quan
- Nhận và xét Đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu Phòng kế hoạch xuất
duyêt đơn đặt mua hàng nhập khẩu, phòng kế
hàng toán
- Phê duyệt Hợp đồng kinh tế; hợp đồng Phòng kế hoạch xuất
bán chịu gia công may mặc, sợi. nhập khẩu; phòng kế
toán tiêu thụ,công
nợ; Tổng Giám đốc
- Chuyển giao Phiếu xuất kho; phiếu xuất Sổ cái tài khoản doanh thu, Phòng kế hoạch xuất
hàng, lập hóa kho kiêm vận chuyển nội bộ; hàng hóa nhận gia công, nhập khẩu; người
đơn. phiếu giao hàng; hóa đơn xuất thuế GTGT đầu ra; sổ nhật nhận; thủ kho; Tổng
khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; ký bán hàng; sổ theo dõi số Giám đốc; phòng kế
Tờ khai thuế quan; Chứng lượng, bảng tổng hợp số toán
nhận xuất xứ; Bộ chứng từ lượng sản phẩm bán ra;
thanh toán; Giấy báo có của doanh thu hàng hóa bán ra;
ngân hàng; phiếu thu. sổ chi tiết theo dõi công nợ.

6. -Thu tiền mặt - Giấy báo có của ngân hàng; -Sổ quỹ, bảng kê tiền mặt; Phòng kế hoạch xuất
và tiền qua phiếu thu; Hợp đồng thanh Sổ cái tài khoản tiền mặt, nhập khẩu; Phòng kế
ngân hàng toán tiền gửi ngân hàng, phải thu toán-tài chính;
khách hàng. Người nhận; Thủ
kho; Tổng Giám
đốc; Phó Tổng Giám
đốc;
- Các khoản Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn Sổ nhật ký bán hàng, sổ Phòng kế hoạch xuất
giảm trừ doanh giá trị gia tăng cái; sổ chi tiết, sổ theo dõi nhập khẩu; phòng tài
thu doanh thu, sổ chi tiết công chính kế toán; khách
nợ. hàng; Tổng Giám
đốc
- Thu hồi nợ Giấy đề nghị thanh toán; bảng Sổ nhật ký bán hàng, sổ cái Phòng tài chính kế
đối chiếu công nợ. tài khoản 131,111,112, sổ toán; kế toán trường;
theo dõi chi tiết, tổng hợp Tổng Giám đốc.
công nợ
3.1.5 Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ
Khách hàng gửi đơn đặt hàng được đến phòng kế hoạch xuât nhập khẩu, phòng
này tiến hành thẩm định, xem xét đơn hàng: kiểm tra có chữ ký phê duyệt của người có
thẩm quyền bên khách hàng, các yêu cầu đã rõ ràng, đầy đủ chưa và kiểm tra xem
chủng loại, số lượng trong kho của công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng không.
Nếu chấp nhận thực hiện thì trình lên cho TGĐ xem xét ký duyệt, hoặc TGĐ ủy quyền
giao cho PTGĐ ký duyệt.
Các Hợp Đồng Kinh Tế được kí kết giữa Công Ty và khách hàng là chứng từ
ban đầu quan trọng trong chu trình Bán Hàng-Thu Tiền. Căn cứ vào Hợp Đồng Kinh
Tế đã được kí kết, phòng kế hoạch xuất nhập khẩu sẽ lập Phiếu Xuất Kho chuyển cho
Thủ Kho để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất
kho thì phòng kế hoạch xuất nhập khẩu tiến hành lập hoá đơn bán hàng và hàng ngày

7. tổng hợp hoá đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải
thu.
3.1.6 Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng-thu tiền
 Ban lãnh đạo: Hoạt động tiêu thụ là một khâu quan trọng và chiếm phần
lớn tại đơn vị. Nó góp phần tạo nên hoạt động liên tục và sự tồn tại của công ty. Chính vì
vậy mọi hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ luôn chịu sự quản lý chặt chẽ của ban
giám đốc, luôn có sự phê duyệt của ban lãnh đạo trước tiên.
 Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: Là bộ phận đầu tiên trong khâu xử lý bán
hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm
báo cáo với giám đốc tất cả các vụ việc xảy ra không nằm trong sự kiểm soát của mình.
Trong quá trình hoạt động phòng có nhiệm vụ sau:
- Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu, công cụ, điều hành sử dụng nguồn lực
công ty giao
- Tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng để từ đó đưa ra các kế
hoạch sản xuất, cung cấp sản phẩm cần thiết cung cấp và thông báo bảng giá mới nhất
của các sản phẩm cho khách hàng.
- Phòng xuất nhập khẩu tham mưu với ban lãnh đạo công ty về các phương
án kinh doanh tối ưu.
- Bộ phận này có nhiệm vụ giao dịch đàm phán trực tiếp với khách hàng về
các điều kiện bán hàng và cung cấp dịch vụ, thanh toán... tìm ra nguồn khách hàng dồi
dào cho công ty, giúp cho đơn vị có thể giữ được vị thế cạnh tranh trên thị trường
 Phòng tài chính kế toán:tổ chức công tác, quản lý, sử dụng, bỏa toàn, phát
triển vốn của công ty một cách hợp lý, nghiêm chỉnh thu chi tài chính, nghĩa vụ nộp ngân
sách đây đủ, đúng chế độ... Trong nghiệp vụ bán hàng:
-Kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu, ghi chép chi tiết phải thu khách hàng, lập
báo cáo khách hàng, theo dõi đôn đốc thu hồi công nợ.
- Nếu là hình thức bán chịu thì khâu xử lý cuối cùng sẽ do kế toán công nợ,
- Kế toàn thanh toán: bộ phận này có trách nhiệm lập phiếu thu tiền mặt và ghi
chứng từ ghi sổ thu tiền mặt.

8. - Kế toán ngân hàng: khách hàng thanh toán qua ngân hàng, bộ phận này có trách
nhiệm giao dịch với ngân hàng, ghi vào chứng từ ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
- Thủ quỷ: nhận và giữ tiền thanh toán của khách hàng.
 Phòng quản lý chất lượng: tổ chức kiểm soát nguyên phụ liệu đầu vào, chất
lượng trong quá trình sản xuất, đánh giá chất lượng các lô sản phẩm giao cho khách
hàng.
3.2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại
công ty cổ phần dệt may Huế Gatex:
Để đạt được mục tiêu đề ra của quản lý, công ty dệt may Huegatex đã thiết lập
cơ chế kiểm tra kiểm soát nhằm theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động, kịp thời
phát hiện các sai sót, sữa chữa và không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu quả.
Chu trình bán hàng - thu tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả
kinh doanh của công ty. Đồng thời, tồn tại nhiều rủi ro tiềm tàng trong bản thân các
nghiệp vụ kinh tế nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền hữu
hiệu là rất cần thiết, nhất là công ty có làm ăn với các đối tác nước ngoài như công ty dệt
may Huegatex .
3.2.1 Môi trường kiểm soát
3.2.1.1 Quan điểm, phong cách điều hành của ban lãnh đạo công ty
Ban lãnh đạo công ty Huegatex có trình độ năng lực kinh doanh và tổ chức điều
hành doanh nghiệp, có phẩm chất đạo đức, sức khỏe tốt, đáp ứng yêu cầu khác theo quy
định tại điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Quản lý các mặt hoạt động của công ty,
chú trọng thiết lập chính sách và mục tiêu chất lượng và tổ chức kiểm soát, duy trì cải
thiện hệ thống quản lý chất lượng tại công ty.
Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa
ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể
cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi
phạm. đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực

9. được thiết lập. Đồng thời, công ty còn yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ
những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
Những quy định bắt buộc của công ty thường được công bố ở tất cả các bộ phận
của công ty để đảm bảo rằng tất cả các công nhân viên phải biết, cập nhật đươc và phải
tuyệt đối chấp hành theo những quy định mà công ty đề ra.
3.2.1.2 cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng và thu tiền
Bộ phận kế toán, thủ quỹ Bộ phận bán hàng
(Phòng tài chính- kế toán) Ban lãnh đạo (Phòng kế hoạch
xuât nhập khẩu)
Bộ phận kho hàng
3.2.1.3 Chính sách nhân sự
Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến việc thực hiện chính sách nhân sự nhằm tạo
ra môi trường kiểm soát mạnh.
Với các chính sách và thủ tục, hệ thống văn bản thống nhất để tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải nhân viên… nhằm khuyến khích mọi người làm việc
liêm chính, hiệu quả. Ban lãnh đạo công ty ưu tiên lựa chọn những nhân viên có đủ năng
lực, kinh nghiệm, đạo đức tốtcăn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, năng lực sản xuất
của đơn vị và chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty. Trưởng các đơn vị có
nhu cầu lao động lập phiếu yêu cầu lao động, phòng nhân sự xem xét, tổng hợp trình
giám đốc phê duyệt.

10. 3.2.1.4 công tác lập kế hoạch tiêu thụ
Kế hoạch tiêu thụ do phòng kế hoạch xuất nhập khẩu lập ra hằng năm.
Ví dụ kế hoạch tiêu thụ năm 2012: doanh thu tiêu thụ 1100 triệu đồng, tăng 8,5%
so với năm 2011. Lợi nhuận 18 tỷ đồng, sản phẩm may là 8 triệu sản phẩm, tăng 43% so
với năm 2011, giá trị tính theo CM là 108 tỷ.
Cuối năm, phòng kế hoạch xuất nhập khẩu, phòng tài chính-kế toán đối chiếu số
liệu kế hoạch với thưc tế. Công ty dựa vào kế hoạch này để khoán quỹ lương cho từng bộ
phận
3.2.1.5 Ban kiểm soát
Công ty thành lập Ban kiểm soát theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp năm
2005. Ban kiểm soát của công ty không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò
trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo
cáo tài chính, …
Ban kiểm soát được trực tiếp báo cáo độc lập, khi làm việc với các cơ quan kiểm
toán thì hợp tác cởi mở, rõ ràng, minh bạch. Và ngoài tiền lương, hàng tháng ban kiểm
soát được nhận tiền thù lao theo nghị quyết của đại hội đồng cổ đông họp thường niên:
đối với trưởng ban kiểm soát là 1 triệu đồng/tháng, thành viên ban kiểm soát là 800 nghìn
đồng/ tháng.
Năm 2010, công ty ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của hội đồng quản trị
và ban kiểm soát định hướng các chương trình hoạt động và phát triển của công ty trong
từng thời kỳ theo chức năng nhiệm vụ đề ra, xử lý kịp thời những vấn đề nảy sinh trong
hệ thống quản lý điều hành.
3.2.1.6 Các yếu tố bên ngoài khác.
Công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh khóc liệt, không những các công ty dệt
may nước ngoài mà các công ty dệt may trong nước
3.2.2. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng - thu tiền:
Các chính sách liên quan đến hoạt động bán hàng:

11. Quy định về chiết khấu, giá bán, giảm giá hàng bán:
- Công ty không có bảng giá quy định áp dụng trong thời gian 1 năm mà
bảng giá được lập theo từng thời điểm. Cụ thể là nhân viên marketing của phòng kế
hoạch xuất nhập khẩu của công ty tiến hành tính giá và chào giá sau khi nhận yêu cầu
thông báo giá từ khách hàng và sau khi kiểm tra các thông tin về chất liệu, kiểu dệt, trọng
lượng và các yêu cầu đặc biệt khác của khách hàng đối với sản phẩm.
- Chiết khấu hàng bán: công ty không có chính sách cụ thể. Trước đây có
một số đại lý được công ty chiết khấu mục đích là để lách thuế, nộp thuế hoa hồng, không
nộp thuế GTGT cho nhà nước.
- Chính sách giảm giá: công ty không có quy định định mức cụ thể , tùy
trường hợp, từng đơn hàng, sự quen biết bạn hàng lớn, lâu năm mà công ty có sự giảm
giá khác nhau.
Ký kết hợp đồng :
- Công ty ký kết hợp đồng với các khách hàng dựa trên yêu cầu của họ và
khả năng đáp ứng của công ty, tuy nhiên trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh
khốc liệt hiện nay, có được một khách hàng là điều quý giá.
Phương thức bán hàng :
- Phương thức bán buôn: Bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng của khách
hàng, công ty chủ yếu bán cho các đối tác lớn.
- Bán lẻ, bán qua đại lí: hình thức bán này không được sử dụng chủ yếu trong
công ty, công ty không có đại lí và thường là ký kết bán theo những hợp đồng lớn.
3.2.3. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty trong
từng giai đoạn của quy trình bán hàng - thu tiền:
Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình trong đó khối lượng các công việc,
nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá lớn tuy nhiên trong thực tế hoạt động của các doanh
nghiệp và liên hệ thực tế tại công ty dệt may thì chu trình này có thể khái quát qua những
giai đoạn chủ yếu theo sơ đồ sau :

12. Xử lí đơn đặt hàng
Xét duyệt bán chị u
Chuyển giao hàng hóa và lập hóa đơn
Thu tiền mặt và tiền qua ngân hàng
Theo dõi công nợ
Các khoản giảm trừ doanh thu
Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty
Hệ thống thông tin kế toán
phục vụ
Báo cáo kế toán liên
Hệ thống chứng từ Các tài khoản và sổ sách
quan

13. 3.2.3.1. Xử lí đơn đặt hàng:
Đơn đặt hàng
PHÒNG KINH đã xác nhận
KHÁCH HÀNG
DOANH
Đơn đặt hàng bao
Sau khi kiểm tra xong
gồm những yêu cầu
trưởng phòng sẽ trình
về: bảng báo giá,
Đơn đặt hàng lên cho
yêu cầu về loại vải,
- Kiểm tra đơn đặt hàng đã có TGĐ xem xét ký
sợi, mẫu mã, số
đủ chữ kí phê duyệt của người duyệt, hoặc TGĐ ủy
lượng…
có thẩm quyền phía khách quyền giao cho PTGĐ
hàng. ký duyệt.
- Kiểm tra các yêu cầu trên đơn
đặt hàng đã đầy đủ, rõ ràng
chưa.
- Kiểm tra khả năng đáp ứng
yêu cầu của nhà máy dệt - PHÒNG TÀI CHÍNH
nhuộm -may có đáp ứng đủ KẾ TOÁN
yêu cầu của khách hàng
không.
Lưu đơn đặt
hàng để theo dõi
việc sản xuất và
công nợ
PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU
Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến phòng xuất nhập khẩu (công ty dệt
may), chuyên viên marketing của phòng xuất nhập khẩu tiến hành thẩm định, xem xét các
yếu tố khách hàng yêu cầu như đặc điểm sản phẩm T-shirt, Polo Shirt,dài tay ngắn tay,
wash, in, thêu, có sử dụng hóa chất hay không? Nguyên vật liệu nhập khẩu hay trong
nước, kết hợp soát xét khả năng nhà máy có đủ năng lực và thiết bị để sản xuất, hoàn
thành đơn hàng của nhà nhà máy dệt may, nếu công ty không đủ điều kiện đáp ứng yêu
cầu của khách hàng thì phòng xuất nhập khẩu sẽ có thông tin phản hồi lại cho khách
hàng.

14. Nếu công ty đáp ứng đủ các yêu cầu kỹ thuật thì chuyên viên marketing tiến hành:
- Tính giá sơ bộ và báo giá cho khách hàng: Khi nhận được yêu cầu báo giá
CMPT thì chuyên viên marketing chuyển tài liệu liên quan cho nhà máy may tính giá.
Sau khi nhận được thông báo báo giá CMPT thì phòng này tiến hành tập hợp chi phí vào
biểu mẫu “Bảng tính đơn giá CMPTQ” số KH-M04(00-01/09/09); Còn khi nhận được
yêu cầu báo giá FOB, đối với khách hàng chỉ định nhập khẩu nguyên liệu nhập khẩu thì
những mã hàng có yêu cầu kỹ thuật may phức tạp chuyển cho nhà máy may tính và báo
giáCM/CMPT. Những mã hàng đã làm hoặc có yêu cầu kỹ thuật may đơn giản, tương tự
các mã hàng đã làm thì áp giá CMPT tương tự. Chuyên viên marketing tiến hành tính giá
và tập hợp chi phí vào biểu “Bảng tính giá thành sản phẩm may sử dụng Nguyên vật liệu
nhập khẩu” số KH-M05(00-01/9/09); Trong một số trường hợp khách hàng gửi bảng tính
giá chi tiết, thì chuyên viên marketingkiểm tra chi tiết trên bảng giá khách hàng gửi. Đối
với sử dụng nguyên vật liệu trong nước làm tương tự và tập hợp chi phí vào biểu “bảng
tính giá thành sản phẩm may sử dụng nguyên liệu trong nước sản xuất” số KH-M06(00-
01/9/09).
- Sau khi báo giá cho khách hàng, nếu khách hàng chấp nhận giá đó thì tiến hành
lập hợp đồng đơn hàng (hoặc khách hàng lập) và có 6 bản mỗi bên giữ 3 bản, sau đó gửi
cho đại diện của khách hàng ký duyệt và trình hợp đồng lên cho TGĐ xem xét ký duyệt,
hoặc TGĐ ủy quyền giao cho PTGĐ ký duyệt. Sau khi hợp đồng được ký kết thì chuyên
viên marketingsẽ lập kế hoạch sản xuất dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, còn bản
hợp đồng chính thức được chuyển đến bộ phận tài chính kế toán để theo dõi tình hình sản
xuất và công nợ của khách hàng.
- Chuyên viên đơn hàng của phòng kế hoạch xuất nhâp khẩu tiếp nhận toàn bộ tài
liệu của đơn hàng từ bộ phận marketing và chuẩn bị đơn hàng:
+ Lập phiếu đề nghị nhà máy may ban hành định mức nguyên liệu
+ Lập bảng tạm tính nguyên liệu dựa trên định mức của bảng tính giá hoặc
thông báo định mức tạm tính của nhà máy may.
+ Lập phương án triển khai sản xuất.

15. + Phương án sản xuất đã được phê duyệt tiến hành làm phiếu giao nhiệm vụ
cho các nhà máy.
+ Tiến hành chuẩn bị nguyên phụ liệu phù hợp yêu cầu đặt ra của khách
hàng.
- Chuyên viên đơn hàng làm hợp đồng xuất khẩu chuyển cho chuyên viên xuất
nhập khẩu và các đơn vị (phòng tài chính kế toán…) 2 tuần sau khi nhận được đơn đặt
hàng.
3.2.3.2. Xét duyệt bán chịu:
- Công ty không có chính sách cụ thể nào về vấn đề bán hàng cho khách hàng
mua chịu.
Khách hàng mới: Công ty không áp dụng chính sách bán chịu cho khách
hàng mới.
Khách hàng lâu năm: việc xét duyệt bán chịu cho khách hàng lâu năm chủ
yếu là dựa trên sự tin tưởng,tín nhiệm của công ty đối với khách hàng do đó khả năng xảy
ra rủi ro của công ty trong khâu thu tiền là rất lớn.
- Khách hàng lâu năm yêu cầu mua nợ thì công ty vẫn chấp nhận.
- Việc xét duyệt bán chịu do TGĐ phê duyệt hoặc ủy quyền cho các PTGĐ phê
duyệt và thực hiện như theo hợp đồng.
- Hợp đồng có thể có yêu cầu thế chấp tài sản nếu khách hàng mua chịu.
Đây là quy trình xét duyệt bán chịu đối với khách hàng lâu năm:
Khách hàng truyền Phòng kế hoạch xuất nhập Kế toán tiêu thụ,
thống khẩu công nợ
Yêu cầu Căn cứ quy định của Đối chiếu công nợ
mua chịu công ty, xem xét thông khách hàng, sổ chi tiết
tin từ phòng kế toán. phải thu khách hàng
Kí duyệt bán Hợp đồng cam
chịu kết trả nợ
(Phó) tổng giám
đốc phụ trách

16. 3.2.3.3. Chuyển giao hàng hóa và lập hóa đơn
Chuyên viên đơn hàng lập danh sách đóng thùng và gửi đặt chổ cho hãng tàu trước
10 ngày so với ngày giao hàng. Khi có confirm booking của hãng tàu, thì chuyên viên
này làm thông báo giao hàng gửi cho nhà máy may và các đơn vị liên quan. Và sau khi
hàng đã được final (kiểm tra chât lượng sản phẩm lần cuối cùng trước khi xuất hàng) của
phòng quản lý chất lượng đã xong thì chuyên viên xuât nhập khẩu, chuyên viên giao hàng
của phòng kế hoạch xuất khẩu tiến hành thủ tục giao hàng.
Chuyên viên giao hàng lập lệnh xuất hàng có 3 liên, gửi lên tổng giám đốc phê
duyệt. Căn cứ lệnh xuất hàng được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng, lưu lại 1 liên
để xem như là lệnh xuất hàng, 1 liên gửi cho phòng tài chính kế toán để theo dõi doanh
thu, hàng tồn kho, công nợ, 1 liên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu gửi cho khách hàng để
đối chiếu nhập kho tại khách hàng và sau đó lưu lại để theo dõi doanh thu và công nợ
phải thu. Phòng tài chính kế toán lập hóa đơn lưu lệnh xuất hàng và ghi sổ kế toán liên
quan.
Đây là quy trình xuất kho hàng để bán được áp dụng ở công ty dệt may Huế :
Phòng kế hoạch Khách hàng Thủ kho Phó tổng giám Phòng tài chính-
xuất nhập khẩu đốc kế toán
Phiếu xuất
ký ký
kho lưu
Căn cứ đơn
đặt hàng đã
duyệt
ký Phiếu xuất
4 2
kho
Phiếu xuất
Phiếu xuất 1 5
Phiếu xuất kho
kho
kho ký
3
Phiếu
xuất kho Ghi sổ kế toán
Ghi thẻ
liên quan
ký kho

17.  Chuyên viên xuất nhập khẩu tiến hành quy trình xuất khẩu
a. Lập hồ sơ hải quan:
b. Vào mạng khai hải quan điện tử tờ khai xuất khẩu: khai báo tương tự như trên
tờ khai giấy
c. Giao hàng tại kho công ty
- Trước khi giao hàng chuyển 1 invoice 1 packinglist cho phòng kinh doanh
để làm lệnh giao hàng
- Thực hiên công việc giám sát bốc hàng lên xe tải hoặc container gồm các
thành phần: chuyên viên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu, thủ kho phòng kinh doanh, thủ
kho nhà máy may, bảo vệ nhà máy may. Sau khi hàng đã xếp vào xe tải hoặc container,
chuyển lệnh giao hàng đã xác nhận của thủ kho phòng kinh doanh cho kế toán của phòng
kinh doanh để làm hóa đơn gia trị gia tăng.
- Gửi toàn bộ hồ sơ hải quan niêm phong và hóa đơn GTGT cho lái xe để
chuyển cho công ty giao nhận làm thủ tục xuất khẩu và thanh lý tờ khai hải quan tại cảng
xuất khẩu.
d. Lập chứng từ xin cấp C/O
Trong khi hàng được vận chuyển đến cảng xuất khẩu, căn cứ vào quy định của
L/C xuất khẩu (nếu thanh toán bằng L/C) hoặc tradecard’s PO (nếu thanh toán bằng
tradecard) để lập chi tiết B/L gửi cho hãng tàu để làm B/L gốc. Đồng thời đề nghị hãng
tàu e-mail hoặc fax B/L thảo để kiểm tra và xác nhận trước khi phát hành và gửi B/L gốc.
e. Lập thủ tục xin cấp C/O
f. Lập chứng từ xuất trình ngân hàng để thanh toán theo L/C:
Sau khi có bộ C/O đã được chứng nhận của phòng Thương mại và Công nghiệp
Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng hoặc của phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Đà Nẵng
thì tiến hành xuất trình bộ chứng từ thanh toán lên ngân hàng. Thời gian cần hoàn thành
bộ chứng từ xuất khẩu để xuất trình ngân hàng (hoặc hệ thống trardcard nếu là khách

18. hàng Supreme) là trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao hàng xuống tàu, chứng từ xuất
trình theo quy định trong L/C
g. Lập Invoice và xuất trình chứng từ trên Tradecard:
Sau khi có bộ C/O đã được chứng nhận của phòng Thương mại và Công nghiêp
Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng thì tiến hành làm Invoice trên mạng tradecard và đính kèm
theo chứng từ xuất khẩu (chứng từ scan), loại và số lượng chứng từ xuất trình Tradecard
h. Làm thủ tục thanh lý các hợp đồng gia công và thanh toán gia công đơn vị gia
công.
 Khi đủ chứng từ lệnh xuất hàng, đơn đặt hàng thì chuyên viên giao hàng lập
hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên, có 3 chữ ký: người mua hàng, người bán hàng, thủ
trưởng đơn vị. 1 liên gửi cho khách hàng, 1 liên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu giữ lại
để ghi vào sổ theo dõi số lượng, doanh thu sắp bán ra, 1 liên phòng tài chính kế toán lưu
lại và ghi sô doanh thu và nợ phải thu.
Hóa đơn đã phát hành được ghi lên bảng kê để ghi nhận doanh thu trong tháng.
Nếu chuyên viên này lập sai hóa đơn phải hủy thì phải làm biên bản hủy hóa đơn nêu rõ
seri hóa đơn, lý do hủy và phải có sự chứng kiến của đại diện bên mua hàng. Biên bản
này được lập 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản để đối chứng sau này.Đây cũng là một biện pháp
kiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên lập hóa đơn và kế toán cấu kết với nhau
để cố tình giấu bớt một hóa đơn nào đó nhằm biển thủ tài sản của công ty. Trường hợp,
đã gửi hóa đơn sai sót cho khách hàng mới phát hiện thì phải làm biên bản điều chỉnh hóa
đơn.
3.2.3.4. Thu tiền mặt và tiền qua ngân hàng:
a. Đối với thu tiền măt:
- Khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên, 1 liên lưu ở bộ
phận tài chính kế toán, 1 liên lưu ở thủ quỹ để xem là lệnh thu tiền, 1 liên giao cho khách
hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền
- Phiếu thu được đánh số thứ tự trước khi sử dụng và đóng dấu đã thanh toán. Có 5
chữ ký: giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỷ.

19. - Thủ quỷ kiểm tra tiền nếu đầy đủ đóng dấu đã thu tiền lên 2 liên gửi ra ngoài
phải đóng dấuvà thủ quỷ cất tiền trong két sắt và chỉ có thủ quỹ giữ chìa khóa két sắt này.
 Người lập phiếu thu tách biệt với người thu tiền.
- Phiếu thu được thủ quỹ ghi váo sổ quỹ.Kế toán thanh toán lập bảng kê thu
tiền để sau này đối chiếu với số dư tiền mặt tồn quỹ.
Cuối tuần đối chiếu, kiểm kê quỹ có sự giám sát của kế toán trưởng
b. Đối với thu tiền gửi ngân hàng:
Sau khi lập chứng từ xuất trình với ngân hàng, ngân hàng gửi giấy báo có về
phòng tài chính- kế toán.
Kế toán ngân hàng phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp
theo thứ tự liên tục ghi trên giấy báo, đối chiếu kiểm tra giữa các giấy báo liên tiếp. Căn
cứ vào giấy báo này, kế toán ngân hàng sẽ cập nhật vào TK TGNH.
Và hàng tháng, kế toán ngân hàng kiểm tra, đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng tại
ngân hàng và số dư tài khoản TGNH trên sổ sách công ty để điều chỉnh hợp lý số dư
TGNH trên giấy báo có và số dư trên sổ cái:
- Lập bảng kê theo ngày và có người kiểm tra độc lập số tổng cộng
- Lập bảng cân đối thu tiền gửi cho khách hàng
Cuối quý, kế toán trưởng tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi với đại diện có thẩm
quyền của ngân hàng để xác nhận số dư giữa công ty và ngân hàng.
3.2.3.5. Theo dõi công nợ:
- Hợp đồng sau khi được ký kết thì được lưu bản chính tại phòng tài chinh-
kế toán để phòng này theo dõi việc tiến hành sản xuất ở nhà máy và công nợ của khách
hàng, hàng ngày tiến hành cập nhật văn bản các khoản nợ còn tồn đọng cho phòng kế
hoạch xuất nhập khẩu.
- Kế toán tiêu thụ ghi sổ theo dõi chi tiết và sổ tổng hợp công nợ ngay khi
nhận được chứng từ: hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo có. Sổ tổng hợp được
lập dựa trên sổ chi tiết công nợ nhằm tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để theo dõi
công nợ. Cuối quý, số dư cuối kỳ trên sổ tổng hợp công nợ phải khớp với sổ tổng hợp tài
khoản 131.

20. - Kế toán công nợ theo dõi chặt chẻ công nợ của khách hàng, hàng tháng báo
cáo tình hình công nợ để biết khách hàng nào đã đến hạn trả, quá hạn trả…. Định kỳ lập
biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng. Cuối quý, lập báo cáo phân tích công nợ.
- Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu mở sổ theo dõi để cuối tháng đối chiếu với
với kế toán tiêu thụ và có trách nhiệm chính đi đòi các khoản nợ, trực tiếp thực hiện đối
chiếu công nợ với khách hàng. Đánh giá khả năng thanh toán và lập đề nghị về mức nợ
và thời hạn thanh toán của khách hàng. Nếu khách hàng khó đòi, không đòi được (do
khách hàng phá sản, ngưng hoạt động) thì phải chấp nhận xóa nợ. Việc xóa nợ,phòng kế
hoạch xuất nhập khẩu phải làm bản tường trình gửi lên GĐ phê duyệt. Trường hợp họ
vẫn còn tồn tại thì phòng này vẫn phải đòi nợ.
- Khách hàng trả nợ thì kế toán tiêu thụ ghi giảm khoản phải thu khách hàng.
Kế toán ngân hàng hay kế toán thanh toán: ký xác nhận các khoản tiền đã vào tài khoản,
quỹ. Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu và có trách nhiêm về các khoản tiền khách hàng
đã chuyển hoặc đã nộp vào quỹ.
- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính- kế toán): thường xuyên kiểm
tra, giám sát các hoạt động trên để xem các nhân viên đã thực hiện đúng quy định về
công nợ.
- Khách hàng nợ lâu hay nợ quá hạn rất ít khi xảy ra. Nhưng hàng năm, công
ty đều trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi do phó phòng tài chính- kế toán thực
hiện theo hướng dẫn thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 của bộ tài chính. Hồ
sơ dự phòng nợ phải thu khó đòi gồm hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ, biên
bản thanh lý hợp đồng…
3.2.3.6 Các khoản giảm trừ doanh thu
Trường hợp giảm giá hàng bán, các khoản chiết khấu thương mại.
- Giảm giá hàng bán ít khi xảy ra chỉ trừ trường hợp khách hàng sau khi nhận
hàng thấy sản phẩm vẫn chưa thỏa mãn hết các yêu cầu đặt hàng nên khách hàng yêu cầu
công ty giảm giá và tổng giám đốc cho giảm giá thì phòng kế hoạch xuất nhập khẩu lập
hợp đồng điều chỉnh. Tuy nhiên công ty thường hay đổi hàng.

21. - Chiết khấu thương mại được trừ trực tiếp trên hợp đồng, đã được phòng
xuất nhập khẩu thỏa thuận với khách hàng và được tổng giám đốc phê duyệt.
 Trường hợp hàng bị trả lại: Việc xét duyệt hàng bán bị trả lại do tổng giám
đốc phê duyệt. Khi khách hàng trả lại hàng, phòng xuất nhập khẩu nhận lại sản phẩm,
tiến hành hiệp thương với khách hàng. Những khách hàng bán theo hợp đồng phải làm
biên bản đề nghị trả lại hàng, nếu được ký duyệt thì sẽ giao nhận hàng trở lại.
Công ty phải chấp nhận bồi thường sản phẩm bằng cách giảm giá bán, nếu khách
hàng đã đưa sản phẩm vào sản xuất thì phải bồi thường chi phí sản xuất đó (bán sp
không đạt chất lượng). Quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, bộ phận, và tùy điều kiện
khách quan hay chủ quan mà tiến hành xử lý theo quy định của công ty.