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Immergez-vous dans les nouveaux
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Pour poursuivre l’expérience en ligne,
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Editorial : retour sur la nouvelle expérience de travail chez Microsoft France 4
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Retour sur la nouvelle expérience
de travail chez Microsoft France.
L’inauguration en octobre 2009 du nouveau siège de...
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1.2 Facteurs clefs de succès
1.2.1 Au cœur de la nouvelle expérience de travail :
Place, People, Technology
Les différ...
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SOLUTIONS ET BÉNÉFICES
2.1.1 Solutions
Optimiser le taux d’occupation des espaces, intégrer la forte nomadisation des
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Si Microsoft est une entreprise naturellement engagée dans le «...
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2.5 A la découverte des nouveaux Usages :
une journée dans la vie de…
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2.5.1.2 Proposer des formations progressives
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2.5.2 Bénéfices
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« J’aime travailler tôt le matin pour passer en revue et analyser les ventes réalisées la
veille par mon équipe...
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« J’ai besoin de faire travailler plusieurs personnes sur un document
Word que j’ai créé. Je poste le document sur l...
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« Le temps libre disponible grâce à la bonne gestion des
calendriers me permet de réaliser d’autres actions. Par
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« Pour partager des documents avec mon client, j’utilise un
espace de partage dédié avec SharePoint Online. Cette
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« Depuis chez moi, je participe à la réunion d’équipe en visio-conférence afin de
résoudre un problème technique che...
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« Je participe en visio-conférence à une réunion à laquelle
sont conviées des équipes européennes, mon équipe et
cer...
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« Le reporting était auparavant très fastidieux. Il fallait en effet mettre à jour une
centaine de tableaux croisés ...
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Plus de 40 000 visiteurs nous ont déjà rendu visite :
∑ Pour explorer les coulisses du Campus,
∑ Au Centre des Usages...
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Usages 2 0 en entreprise nouvelle expérience de travail - microsoft france

  1. 1. nouvelle expérience de travail Immergez-vous dans les nouveaux usages Pour poursuivre l’expérience en ligne, rendez-vous sur www.nouvelle-experience.fr Etudes sur les usages : EMS Conseil Maximilien Chayriguès, mc@ems-conseil.com Projet Campus : Form’A Ghislain Grimm ggrimm@forma.fr Projet Nouvelle Expérience de Travail : Microsoft France Thomas Kerjean, Responsable Marketing, Groupe produits Office, tkerjean@microsoft.com Contacts :
  2. 2. 3 Table des matières Editorial : retour sur la nouvelle expérience de travail chez Microsoft France 4 1 FONDEMENTS DE LA NOUVELLE EXPERIENCE DE TRAVAIL 5 1.1 UN PROJET D’ENTREPRISE 5 1.2 FACTEURS CLEFS DE SUCCÈS 6 1.2.1 Au cœur de la nouvelle expérience de travail : Place, People, Technology 6 1.2.2 De nouvelles opportunités : Green IT et Usages 6 2 SOLUTIONS ET BÉNÉFICES 8 2.1 PLACE : CRÉER UN NOUVEAU CADRE DE TRAVAIL 9 2.1.1 Solutions 9 2.1.2 Bénéfices 9 2.2 PEOPLE : ATTIRER ET RETENIR LES MEILLEURS TALENTS 14 2.2.1 Solutions 14 2.2.2 Bénéfices 19 2.3 TECHNOLOGY: DES TECHNOLOGIES INTÉGRÉES, ORIENTÉES UTILISATEURS ET SÉCURISÉES 20 2.3.1 Solutions 20 2.3.2 Bénéfices 21 2.4 GREEN : UN CAMPUS RESPECTUEUX DE L’ENVIRONNEMENT 22 2.4.1 Solutions 22 2.4.2 Bénéfices 23 2.5 A LA DÉCOUVERTE DES NOUVEAUX USAGES : UNE JOURNÉE DANS LA VIE DE… 24 2.5.1 Solutions 24 2.5.2 Bénéfices 27 3 POUR ALLER PLUS LOIN 42 Contacts 42
  3. 3. 4 5 Retour sur la nouvelle expérience de travail chez Microsoft France. L’inauguration en octobre 2009 du nouveau siège de Microsoft à Issy-les-Moulineaux a ouvert un nouveau chapitre de l’histoire de notre entreprise en France. Au cœur d’un nouveau quartier des médias et nouvelles technologies, le Campus Microsoft incarne des priorités clés de notre entreprise : une entreprise ouverte, qui a déjà accueilli en quelques mois 40 000 visiteurs, respectueuse de l’environnement avec un objectif de réduction du bilan carbone de 25% et innovante avec la création de Microsoft Recherche et Développement France. Le Campus Microsoft offre aussi à nos collaborateurs une nouvelle expérience de travail, saluée récemment par une première place dans le classement des entreprises où il fait bon travailler en France(1) et dont nous mesurons des premiers bénéfices immédiats : ∑ Une souplesse accrue, illustrée notamment par un gain de temps de déplacement pour 70% des collaborateurs et l’organisation de 60 000 réunions virtuelles par an. ∑ Une plus grande efficacité, grâce au bureau mobile(2) et communiquant, permettant à chacun de gagner du temps. Par exemple le simple usage de la messagerie instantanée fait gagner à chaque collaborateur plus d’une heure par semaine. Pour prendre la mesure des nouvelles possibilités offertes par Office 2010 et SharePoint 2010, nous avons réalisé une étude(3) avec nos collaborateurs sur l’intérêt et les gains de ces nouveaux usages en entreprise : ∑ Travail collaboratif en temps réel, ∑ Intégration des réseaux sociaux, ∑ Recherche et accès aux experts de l’entreprise, ∑ Télétravail et travail à distance, ∑ Dématérialisation des processus administratifs, ∑ Analyse et reporting en temps réel. Je vous invite à découvrir dans ce document, notamment à travers des exemples concrets de journées types de nos collaborateurs, une entreprise au cœur des nouveaux réseaux, une entreprise qui pourrait être la vôtre. Eric Boustouller Président Microsoft France ∑ Etre une vitrine technologique au service de nos clients et de nos partenaires, afin de renforcer les valeurs d’innovation, de dynamisme et de proximité de Microsoft. Le Microsoft Technology Center, le Centre des Usages, le Centre de Conférence notamment favorisent les rencontres et les échanges entre les différents acteurs de l’innovation en France. ∑ Etre au cœur de la Cité et de la Société numérique française. Le bâtiment à l’architecture audacieuse marque l’entrée du quartier Seine Ouest, nouveau pôle majeur des médias et des hautes technologies. On y trouvera les sièges sociaux de HP, Cisco, Canal +, TF1, France Télévisions, France24, Eurosport, Steria, Safran, France Telecom, Wavecom, Bouygues Telecom… ∑ Se doter d’une infrastructure d'avant-garde respectueuse de l'environnement. Microsoft occupe 34000m2 d’un bâtiment, où plusieurs technologies récentes assurent le confort thermique et acoustique tout en respectant le label de Haute Qualité Environnementale. On y trouve aussi des équipements innovants, notamment, un réseau audio-vidéo numérique sous IP, une infrastructure et des équipements IT de communication et de partage pour tous, ainsi que des systèmes de pilotage intelligents. FONDEMENTS DE LA NOUVELLE EXPERIENCE DE TRAVAIL 1.1 Un projet d’entreprise (1) Le palmarès 2010 des "Best Workplaces France" a été établi par l’Institut Great Place to Work® France et publié le 15 mars 2010. Microsoft France est classée n°1 des entreprises de plus de 500 salariés. (2) Le bureau mobile et communiquant s’appuie sur différentes technologies : Windows 7, Office 2010, Live Meeting, Windows Phone, Exchange 2010, Office Communications Server R2. (3) Sondages quantitatifs et qualitatifs conduits par EMS Conseil auprès des 1500 employés de Microsoft – Avril 2009 à Avril 2010. EDITORIAL 1 Chaque jour, les 1500 collaborateurs de Microsoft France conjuguent leurs efforts pour imaginer, concevoir, commercialiser et améliorer toute une palette de logiciels et services destinés à faciliter l'expression de tous les potentiels. Revenant sur la vision d’entreprise où « la vocation du nouvel environnement de travail est de réduire les tâches à basse valeur ajoutée pour laisser les utilisateurs se concentrer sur l’essentiel » (Bill Gates – Mai 2005), Microsoft France décide en 2006 de faire de son futur siège social(3) une vitrine de cette vision du travail pour ses clients et ses partenaires. Ce projet d’entreprise s’articule alors autour de quatre objectifs principaux : ∑ Offrir à tous les collaborateurs de Microsoft une nouvelle expérience de travail. Cet environnement doit accompagner les évolutions des modes de travail des différents profils de collaborateurs. L’adaptation des lieux aux multiples façons de travailler à différents moments de la journée, la démocratisation du bureau nomade et communicant, la souplesse des espaces et des outils sont ainsi au cœur des réflexions. Un environnement de travail où il fait bon vivre Qui s’appuie sur une infrastructure d’avant garde, respectueuse de l’environnement Une vitrine technologique au service de nos clients et partenaires Au cœur de la cité et de la société numérique française Figure 1. Le Campus – un projet d’entreprise. (3) Le siège de Microsoft à Issy-les-Moulineaux accueille les collaborateurs de Microsoft France, Microsoft Europe, Moyen Orient et Afrique et Microsoft International, auparavant répartis sur trois sites en Ile- de-France.
  4. 4. 6 7 1.2 Facteurs clefs de succès 1.2.1 Au cœur de la nouvelle expérience de travail : Place, People, Technology Les différentes observations et études menées sur l’efficacité au travail(4) montrent que la performance est facteur de trois éléments clefs : le cadre de travail (Place), les outils de travail (Technology) et les pratiques RH de l’entreprise (People). L’ensemble de ces facteurs clefs de succès permet de faire d’un changement, comme un déménagement, une opportunité de création de valeur. La partie qui suit décrit les solutions que nous avons mises en place sur chaque axe – Place, People, Technology, Green et Usages – ainsi que les gains obtenus. Une emphase particulière est proposée sur les nouveaux usages de travail collaboratif, de recherche et réseaux sociaux en entreprise, de travail à distance, de simplification des tâches administratives qu’offrent Office et SharePoint 2010, actuellement en déploiement chez Microsoft France. (4) « Workplace Advantage » est une étude menée par Microsoft fin 2006, basée sur des études quantitatives et qualitatives (en particulier plus de 470 000 observations de comportements en situation de travail sur 26 sites répartis dans le monde entier) ; Référence des usages IT au travail en France, Novembre 2008. « Green IT » : les gains liés à l’environnement de travail peuvent être significatifs Aujourd’hui, le secteur de l’IT représente 2% des émissions de CO2 – autant que le transport aérien. Comment maîtriser cet impact alors même que la “consommation informatique” va continuer à croître ? En s’appuyant sur des technologies « Green » – systèmes d’exploitation moins consommateurs, datacenters optimisés, réseau IP par exemple – le nouvel environnement de travail concilie réduction des émissions de carbone et efficacité. Nouveaux outils et nouveaux usages Le PC, premier outil de travail pour 12 millions d’utilisateurs en entreprise en France, est le premier levier d’efficacité – 4h30 : C’est le temps moyen qu’on passe à travailler avec les technologies(5). Comment intégrer les nouveaux comportements participatifs en entreprise ? Comment accompagner la démocratisation des nouveaux usages ? Comment mesurer les gains ? En diffusant largement le bureau mobile et communicant au sein de l’entreprise, en mesurant la maturité d’usage, en adaptant l’accompagnement à chacun, en mesurant les évolutions dans le temps – le nouvel environnement devient un levier de performance et de compétitivité. Figure 3 - Green IT et Usages Figure 4. Green IT et Usages : opportunités d’amélioration Figure 2. Place-Technology-People (5) Référence des usages IT au travail en France, Novembre 2008. 1.2.2 De nouvelles opportunités : Green IT et Usages Au-delà du cadre, des outils et des pratiques RH, la mise en place d’un nouvel environnement de travail suppose aujourd’hui une prise en compte des enjeux environnementaux ainsi que des nouveaux usages des technologies de l’information. Ces nouvelles exigences sont des leviers positifs pour les entreprises qui souhaitent mettre la performance et une croissance durable au cœur de leur stratégie.
  5. 5. 8 9 SOLUTIONS ET BÉNÉFICES 2.1.1 Solutions Optimiser le taux d’occupation des espaces, intégrer la forte nomadisation des fonctions, offrir un environnement en phase avec le caractère innovant de l’entreprise, mais aussi donner un cadre agréable, fonctionnel et ergonomique : ces éléments ont été au cœur de la réflexion sur les concepts d’aménagement. Ceci s’est traduit par la mise en œuvre d’espaces aux concepts forts, qui se résume en une promesse : faire du Campus Microsoft, le Campus développeur de nos imaginaires. 2 2.1 Place : créer un nouveau cadre de travail Figure 5 - L'occupation des bureaux au cours d'une journée avant le déménagement
  6. 6. 10 11 Espaces clients Espaces de travail Espaces communs Figure 6- Les espaces sur le Campus 2.1.1.1 Des espaces adaptés à chaque type d’activité Sur le Campus, les espaces sont organisés selon trois catégories : les espaces dédiés aux visiteurs (15%), les espaces de travail (35%) et les espaces de vie collective (50%), reflétant ainsi le développement des modes de travail collaboratif intra et inter entreprise. 2.1.1.2 Des espaces adaptés aux modes de travail Au sein de Microsoft, nous avons distingué deux façons de travailler, structurantes dans l’appropriation de l’espace : une catégorie de collaborateurs dite « Nomade » et une dite « Sédentaire ». Un nomade est défini comme un collaborateur travaillant essentiellement à l’extérieur du site, tandis qu’un sédentaire passe la majorité de son temps sur site, en particulier à son poste de travail. À titre d’exemple, un nomade sera un consultant ou un ingénieur commercial tandis qu’un sédentaire sera plus généralement une assistante, un contrôleur de gestion ou un ingénieur support. Les besoins exprimés sont différents. Les sédentaires souhaitent ainsi « un espace personnalisable qui marque leur appartenance à une équipe », « des rangements pratiques à proximité », « une séparation visuelle de face et de côté, une confidentialité de l’écran ». Tandis que les nomades ont pour attente « des espaces ouverts, vivants, qui favorisent des rencontres souvent opportunes et permettent de découvrir les autres métiers », « peu de rangement mais des zones de stockage sécurisées ». Des attentes communes sont toutefois exprimées par tous : « des salles de réunion et box bien équipés (vidéoprojecteur, tableau blanc…), en nombre suffisant et accessibles, favorisant la créativité », « des cabines téléphoniques bien isolées et en nombre suffisant », « un environnement design, clair et ouvert mais imperméable aux nuisances sonores », « une ambiance lumineuse », « surtout pas d’effet de batterie ou de sensation d’enfermement, une circulation bien définie », « je veux être isolé de la circulation mais pouvoir communiquer quand j’en ai envie ». Afin de répondre à ces attentes et d’offrir un cadre de travail adapté à tous, les concepts suivants ont été retenus : ∑ Le Campus est composé de 11 quartiers : les quartiers sont des espaces ouverts « à dimension humaine » regroupant les unités logiques de l’entreprise (Ventes, Marketing, Finance, etc.). ∑ Chacun des quartiers est doté d’une cafétéria, de pôles de 4 ou 6 postes de travail, nomades et sédentaires, de cabines téléphoniques individuelles, de box permettant de travailler jusqu’à 4 personnes ainsi que des salles de réunion de 8, 10 ou 15 places. Les espaces clients • Auditorium • Centre de conférences • MTC • Maison numérique • Espace VIP Les espaces de travail • Le « Quartier » - Postes de travail - Box, cabines téléphoniques, salles de projet, salles de réunion… - Points reprographie, stockages… • L’espace de détente de l’étage Les espaces communs • La conciergerie • Le fitness • L’infirmerie • Boutiques Services • Les restaurants • Le service courrier • « le Village » : salles de réunions partagées par tous, de toutes tailles
  7. 7. 12 13 2.1.1.2 Des espaces adaptés aux modes de travail Modernité, confort, couleurs, flexibilité au montage/démontage, intégration native des technologies – Tels sont les critères clefs retenus dans la conception du nouveau poste de travail. ∑ Des mobiliers esthétiques, aux matériaux modernes. ∑ Des pôles de 4 bureaux (sédentaires) ou 6 bureaux (nomades), de 80 cm de profondeur et 120 cm ou 180 cm de longueur, incluant une variété de séparateurs. ∑ Chaque pôle est confortablement distant du suivant et isolé de la circulation par des rangements ou des paravents. ∑ Les rangements pour les sédentaires sont à proximité de leur bureau ; les nomades bénéficient de casiers personnels sécurisés. (6) Enquête auto-administrée de satisfaction des utilisateurs du Campus menée par Microsoft Real Estate and Facilities EMEA, Février 2010. (7) Etude de géolocalisation des collaborateurs de Microsoft France menée par Entreprises et Mobilité Services avant le déménagement à Issy-les-Moulineaux. L’étude de satisfaction sur les espaces de travail(6) conduite 6 mois après l’arrivée à Issy-les-Moulineaux révèlent les points suivants : ∑ La satisfaction liée au respect de la confidentialité lors de conversations croit de 20%, reflétant ainsi l’efficacité de la répartition des espaces individuels et communs. ∑ Les collaborateurs estiment à 86% que l’environnement du Campus est particulièrement adapté aux visiteurs, contre une moyenne européenne de 51%. A date, 40 000 visiteurs se sont rendus sur le Campus, confortant l’idée d’un environnement ouvert. Une projection(7) montre enfin un gain de temps de déplacement pour 70% des collaborateurs de Microsoft France. 2.1.2 Bénéfices ∑ Les bureaux sont disposés autour d’un mur technique central qui permet de récupérer par le plancher tous les câbles (électriques, réseau IT...) et d’offrir aux utilisateurs une série de prises très accessibles et intégrées en façade.
  8. 8. 14 15 La conception du nouveau Campus a donné à Microsoft l’opportunité de revisiter le cadre de vie et les principes de flexibilité au travail. Si le principe d’efficacité reste la règle, une attention particulière est portée sur l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle. 2.2.1 Solutions 2.2.1.1 Améliorer les services aux collaborateurs ∑ Tout d’abord, les collaborateurs bénéficient de services professionnels leur permettant de gagner du temps : des processus administratifs intégralement automatisés avec la technologie SharePoint (notes de frais, réservation des salles, congés, etc.) ; des boutiques « services » : fournitures, petit matériel, prêt de projecteur, support informatique. ∑ Ils bénéficient également de services à la personne, avec la boutique du CE « Voyages et Loisirs », une salle de sport, un espace jeux à la cafétéria, une conciergerie donnant accès à de nombreux services : pressing, courses, garde d’enfants, ménage et repassage, cordonnerie, nettoyage et réparation automobile, location de véhicules, démarches administratives, esthétique, loisirs, voyages ; d’une offre variée de restauration… ∑ Pour faciliter l’accès au Campus, un service de navette est mis à disposition de tous ; Le covoiturage est également encouragé et facilité par un service web. 2.2.1.2 Travailler flexible Parallèlement au déploiement du bureau mobile et communiquant, Microsoft a mis en place en octobre 2008 un accord de télétravail pendulaire, à caractère volontaire pour le salarié. Il concerne 200 salariés cadres postés, comme des ingénieurs support ou des personnes handicapées. Au-delà de cet accord, l’entreprise a formulé quatre principes simples pour permettre et réguler la flexibilité au travail. 2.2.1.2.1 Les principes de bon usage des emails 2.2 People : attirer et retenir les meilleurs talents L’usage de l’email n’est pas adapté aux urgences. Pour cela, pensez messagerie instantanée ou téléphone. La rédaction systématique d’un résumé du contenu de documents attachés/pointés dans un message est fortement recommandée. L’envoi d’emails en dehors des heures de bureau, et plus spécifiquement la nuit, le weekend ou les jours fériés doit rester marginal. Une distinction doit être faite, autant que possible, entre les destinataires “pour action” (ligne a:) et les destinataires “pour info” (ligne cc:) Les 4 principes de bon usage des emails
  9. 9. 16 17 2.2.1.2.3 Les principes de tenue de réunion à distance2.2.1.2.2 Les principes de bonne gestion des réunions Les réunions commencent et finissent à l’heure et il est recommandé qu’elles se tiennent dans la tranche horaire 9h30 – 18h00. Les réunions donnent lieu à un compte rendu concis et à un plan d’actions partagé. Les réunions doivent avoir un agenda et un objectif clairement précisés. Au cours des réunions, l’usage du PC doit être limité à la prise de note et le téléphone mis en “mode réunion”. Les 4 principes de bonne gestion des réunions Organisée : L’efficacité des réunions doit être favorisée par l’organisateur qui définit dans l’invitation Outlook la nécessité d’une présence physique obligatoire ou non pour les participants. Lieu adapté : Le collaborateur participant à distance s’organise pour se trouver dans un endroit calme et sûr, garantissant la confidentialité des échanges et ne mettant pas en jeu sa sécurité ou celle des autres. Basée sur les technologies MS : L’organisateur choisit parmi les technologies MS à sa disposition (Communication Unifiée, LiveMeeting, Roundtable…) les plus adaptées pour l’efficacité et le confort de l’échange. Exception : Les réunions de Division et certaines réunions d’équipes restent des moments privilégiés d’interaction d’équipe et impliquent une présence physique. Les 4 principes de tenue de réunion à distance
  10. 10. 18 19 2.2.1.2.4 Les principes de la flexibilité 2.2.2 Bénéfices • Microsoft se positionne en 1ère position des sociétés de plus de 500 employés où il fait bon travailler, au classement 2010 établi par l’institut « Great Place to Work® ». ∑ Accord de télétravail pour les cadres postés : 90% des collaborateurs éligibles ont opté pour le télétravail. ∑ Avec 60 000 réunions virtuelles par an, soit en moyenne une réunion virtuelle par semaine et par collaborateur, la flexibilité introduite pour la totalité des collaborateurs s’est rapidement répandue. Ouverte à tous : la flexibilité, intégrée à notre culture, est ouverte à tous les collaborateurs. Pour favoriser le “OneMS”, le travail en équipe et l’efficacité collective, la présence sur site reste néanmoins le point d’ancrage. Agréée avec son manager : La mise en œuvre de la flexibilité doit faire l’objet d’une discussion préalable entre le manager et le collaborateur, puis être régulièrement abordée pour en vérifier l’efficacité. Responsable : la flexiblité s’exerce de façon responsable : chaque collaborateur doit veiller à ne pas pénaliser la disponibilité client, le fonctionnement collectif et le rythme du business. Joignable : La flexibilité implique la joignabilité du collaborateur grâce aux outils disponibles pendant ses plages de travail indiquées dans son agenda Outlook à jour. Les 4 principes de la flexibilité
  11. 11. 20 21 2.3 Technology : des technologies intégrées, orientées utilisateurs et sécurisées L’un des objectifs majeurs du Campus est de se constituer en vitrine technologique. A ce titre, une infrastructure d’avant-garde est mise en place et l’équipement des collaborateurs est revisité. 2.3.1 Solutions ∑ Le bureau mobile et communicant pour tous : le wifi est généralisé dans l’intégralité du bâtiment ; les collaborateurs sont équipés de Windows mobile ou Windows Phone ; Les ordinateurs portables sont équipés de Windows7, Office 2010 et l’infrastructure Exchange 2010, Office Communications Server R2, SharePoint 2010 permet l’accès à l’information de façon sécurisée de n’importe où : les collaborateurs, grâce à la voix sur IP, Windows 7 Direct Access et SharePoint Workspace 2010 sont libérés du lieu pour échanger et accéder aux informations critiques sur leurs projets. ∑ La collaboration avancée (basée sur une infrastructure Windows Server 2008 R2 et Exchange Server 2010) : 120 salles avec un équipement de vidéoconférence optimisé pour Office Communications Server facilitent les réunions à distance avec Live Meeting et la RoundTable ; un affichage des états de réservation de salles. ∑ La communication « riche » : captation et traitement des flux vidéo grâce à un studio et un réseau d’affichage de 110 écrans qui sert aussi d’outil de communication interne. Un intranet de nouvelle génération 100% SharePoint et Silverlight 3 qui offre un moteur de recherche de salles et reste accessible en mode déconnecté. ∑ Une infrastructure ‘Software plus Services’ : la coexistence d’une infrastructure locale et de services hébergés dans le ‘Cloud’, permet de gagner en flexibilité, d’en optimiser les coûts tout en garantissant la confidentialité et la personnalisation des applications. ∑ Des applications interactives pour les visiteurs disponibles aux accueils sur des tables Microsoft Surface : conciergerie virtuelle, visite virtuelle du Campus… 2.3.2 Bénéfices Pour la direction informatique de Microsoft, la mise en place de l’infrastructure du Campus a permis : ∑ D’économiser sur les coûts d’infrastructure, d’administration, de support et de maintenance IT, en accélérant le déploiement et en offrant plus de services supplémentaires. A titre d’exemple : - Via Microsoft Office Communications Server 2007 R2, Microsoft IT peut fournir des ponts d’audioconférences aux utilisateurs sans faire appel à un fournisseur de services externes : une économie immédiate de 50% et plus encore pour les trois prochaines années. - Le coût interne de mise en place d’un nouveau poste téléphonique est passé de 22¤ à 6¤. ∑ De se doter d’une plateforme agile, interopérable et extensible. La virtualisation des services permet de réduire les coûts, d’augmenter l’utilisation de matériel et la disponibilité des serveurs.
  12. 12. 22 23 2.4 Green : un Campus respectueux de l’environnement Si Microsoft est une entreprise naturellement engagée dans le « Green IT » , le projet du Campus a été une opportunité pour l’ensemble des collaborateurs de Microsoft France de s’inscrire dans une démarche éco-citoyenne dans de nombreux autres domaines. 2.4.1 Solutions ∑ Le Campus : un bâtiment labélisé Haute Qualité Environnementale (HQE). Chauffage, climatisation, gestion de l’eau… Le Campus a été pensé pour que sa consommation d’énergie soit optimisée grâce à des installations spécifiques. ∑ Des gestes éco-citoyens. Microsoft travaille avec Generali, investisseur propriétaire de l’immeuble, à l’obtention du label « HQE Exploitation » en récompense des actions de sensibilisation aux gestes éco-citoyens menées à destination des collaborateurs. Un exemple d’initiative : aucune corbeille à papier n’est installée dans les espaces de travail, des points de tri sélectifs sont disponibles à tous les étages. On trie aussi au restaurant d’entreprise avant de déposer son plateau ! ∑ Plus proche et plus accessible, le Campus contribue à réduire le bilan Carbone. L’implantation du site favorise l’utilisation des transports en commun ; les temps de parcours domicile-travail ont été diminués pour 70% des collaborateurs et les modes de transports alternatifs sont encouragés (covoiturage, navettes…). ∑ Une informatique plus verte. Le déploiement de Windows 7, la généralisation des outils de collaboration et la gestion optimale de la consommation énergétique du Datacenter du Campus par des solutions innovantes (refroidissement à l’aide de racks avec séparation des flux d’air chaud et d’air froid, optimisation du câblage) concourent à réduire l’empreinte carbone. 2.4.2 Bénéfices Dans le nouvel environnement de Microsoft France, les émissions de CO2 devraient diminuer de 25% à court terme(9). Cela passe notamment par : ∑ La baisse de la consommation d’énergie, estimée à 35%, du fait du caractère HQE du bâtiment. ∑ La réduction des temps de transports et l’usage croissant des technologies de réunion virtuelle : 32% de kilomètres en moins pour les trajets domicile – travail pour les collaborateurs ; l’utilisation moyenne des transports en commun devrait croître de 10% à 23% ; l’usage des outils de communication montre que chacun fait déjà au moins une réunion virtuelle par semaine. ∑ Une informatique plus « verte » : l’utilisation de Windows 7 permet 10 à 12% d’économie d’énergie pour les ordinateurs ; la virtualisation des serveurs et la mise en œuvre du Datacenter écologique permettent quant à elles une baisse de 26% en comparaison avec la situation précédente. La récupération des eaux de pluie Sur le Campus, les eaux de pluie sont récupérées pour l'arrosage des massifs extérieurs et les sanitaires. Figure 7 - Points de tri sélectifs des espaces de travail(8) Green IT = écotechniques de l'information et de la communication, en abrégé éco-TIC , sont des techniques de l'information et de la communication dont la conception ou l'emploi permettent de réduire les effets négatifs de l'activité humaine sur l'environnement. Voir les engagements de Microsoft sur http://www.microsoft.com/environment/. (9) Estimation Action Carbon/Good Planet. Figure 7 - Points de tri sélectifs des espaces de travail
  13. 13. 24 25 2.5 A la découverte des nouveaux Usages : une journée dans la vie de… La nouvelle expérience de travail, qui s’appuie sur le tryptique « Place – Technology – People », prend toute sa mesure grâce à l’adoption et au bon usage des technologies. Il s’agit de permettre à chaque utilisateur de s’approprier pleinement le bureau mobile et communicant. Pour cela, nous avons mené plusieurs actions afin de déterminer les besoins, faire vivre le changement positivement, former et évaluer les améliorations. Au-delà des solutions, vous découvrirez, par l’exemple de journées types de collaborateurs de l’entreprise, la réalité des nouveaux usages en marche. 2.5.1 Solutions Les utilisateurs sont au cœur de la démarche pour repenser la façon de travailler. Dans cette optique, en plus d’analyses qualitatives, nous avons mené une étude quantitative auprès de tous les utilisateurs de Microsoft France afin d’identifier leur niveau de maturité sur l’usage des nouvelles technologies. Les résultats de l’étude montrent que les technologies sont utilisées principalement pour les types d’activités suivantes : ∑ Informer : vous tenez au courant. Vous informez votre entourage sur les projets sur lesquels vous travaillez : objectifs, résultats, conclusions. Exemple : envoyer un email à plusieurs personnes, passer un appel téléphonique, donner une information par messagerie instantanée, etc. ∑ Partager : vous partagez des documents, des informations pour faciliter le travail avec vos collègues, supérieurs, clients et fournisseurs. Exemple : mettre à disposition de tous des documents sur un site SharePoint, etc. ∑ Organiser : vous prenez des rendez-vous et gérez des agendas, définissez des priorités, des tâches, des ressources, des délais. Exemple : lister des tâches, mettre des rendez-vous dans son agenda électronique, etc. ∑ Synchroniser : vous synchronisez les plannings. Vous tenez au courant les membres d’une équipe pour avancer en même temps sur un projet. Vous débloquez des situations. Vous coordonnez les différentes actions. Exemple : gérer un projet via Project en tenant compte des dépendances entre les uns et les autres pour avoir un planning à jour, etc. ∑ Rechercher : vous recherchez des informations sur Internet ou dans votre entreprise. Exemple : utiliser un moteur de recherche par mots clés, utiliser les fonctions de recherche d’emails dans Outlook ou de document dans SharePoint, etc. ∑ Saisir des données : vous saisissez des données, mettez à jour des informations dans des bases de données. Exemple : saisir des données sur Excel, entrer des informations sur InfoPath pour créer un bon de commande, etc. ∑ Analyser : vous analysez et structurez des données dans des tableaux, des graphiques. Exemple : faire des graphiques Excel, construire des tableaux croisés dynamiques, etc. ∑ Créer : vous créez ou mettez en forme des textes et les illustrez pour créer des supports d'informations, des dossiers, des présentations, des sites web. Exemple : faire une présentation PowerPoint, filmer un webcast, etc. ∑ Coopérer : vous participez à l’élaboration d’un contenu commun avec d’autres personnes aux expertises différentes des vôtres. Exemple : construire une présentation en commun en temps réel via Live Meeting, organiser un brainstorming d’équipe sur un forum SharePoint Workspace ou SharePoint, etc. Le résultat du sondage permet de positionner l’entreprise sur une échelle définissant les différents niveaux de maturité des usages. Ces niveaux s’échelonnent du « basique », dans lequel peu de choses ont été mises en place concernant l'automatisation, la standardisation, les outils et l’utilisation de ces outils ; jusqu'au niveau « dynamique » où les outils informatiques répondent totalement aux besoins identifiés et sont utilisés au maximum de leur potentiel.
  14. 14. 26 27 2.5.1.2 Proposer des formations progressives et personnalisées 2.5.2 Bénéfices 68 minutes par semaine : c’est le temps gagné par chaque collaborateur en moyenne grâce à l’usage de la messagerie instantanée(11) . L’adoption des nouveaux usages a permis aux collaborateurs de Microsoft de travailler plus efficacement sur cet axe et bien d’autres encore : ∑ Les managers avant-vente interrogés estiment que Live Meeting permet de faire une réunion interne sur deux sans avoir à se déplacer. ∑ L’optimisation globale de l’activité de support à distance a permis d’améliorer de 6 points le taux de satisfaction client. ∑ Le contrôle de gestion estime pouvoir gagner jusqu’à 10% de son temps grâce aux fonctionnalités de reporting et d’analyse automatisées dans Excel. L’usage observé(12) des technologies les plus récentes – Office 2010 et SharePoint 2010 – déployées en avance de phase en France – montre également de nombreux bénéfices sur les axes suivants : ∑ Travail collaboratif en temps réel, ∑ Réseaux sociaux, recherche et accès aux experts de l’entreprise, ∑ Télétravail et travail à distance, ∑ Dématérialisation des processus administratifs, ∑ Analyse et reporting en temps réel. Nous vous invitons ici à découvrir ces bénéfices en vous immergeant dans la vie quotidienne de nos collaborateurs interrogés. 2.5.1.3 Créer une communauté favorisant le partage d’expérience Afin d’inciter les utilisateurs à adopter les pratiques préconisées, nous avons créé une communauté : les « Ambassadeurs ». Cette communauté, constituée d’environ 70 personnes en Avril 2010, est représentative de chaque division et chaque métier de Microsoft. Sa vocation est de favoriser le partage d’expérience autour de l’usage des technologies. Pour chaque métier donné – Finance, RH, Marketing, Ventes, etc. – l’Ambassadeur aura ainsi un double rôle : être expert sur les usages associés à sa fonction d’une part (ex : le décisionnel pour la finance, les réunions virtuelles pour les ventes, etc.) ; répandre informellement les bonnes pratiques au sein de son réseau immédiat d’autre part. Le partage d’expérience passe également par le portail des Ambassadeurs, lieu de centralisation des bonnes pratiques, accessible à tous. Ce portail, basé sur SharePoint 2010, permet également à cette communauté pionnière de tester de nouveaux usages en avance de phase : par exemple, un test sur les réseaux sociaux d’entreprise et l’amélioration des méthodes de recherche d’expertise. Nous avons proposé à nos collaborateurs des formations ludiques et personnalisées pour leur faire tester de nouveaux usages et favoriser l’adoption. Pour optimiser l’efficacité des formations, nous avons eu recours à une approche de partage d’expérience plutôt qu’à des formats classiques. Les sujets de formation n’étaient pas imposés. Les utilisateurs devaient s’inscrire à au moins une séance d’une heure sur les nouveaux usages les intéressant. (11) Office Communicator ; Direction Informatique de Microsoft France. (12) Interviews qualitatives menées en avril 2010 par EMS Conseil.
  15. 15. 28 29 8h01 « J’aime travailler tôt le matin pour passer en revue et analyser les ventes réalisées la veille par mon équipe. Ces données proviennent de plusieurs logiciels différents et je peux les analyser dans un outil que je connais bien : Excel. De plus, grâce à la nouvelle fonctionnalité de connexion directe de Windows 7 (Direct Access), il suffit que j’allume mon PC connecté à Internet pour accéder automatiquement au réseau de mon entreprise. Plus besoin de maîtriser l’art du VPN. Cette connexion directe m’évite ainsi de me poser la question de savoir si je suis connecté au réseau de mon entreprise ou non. Cela peut paraître secondaire mais mon travail au quotidien est en fait grandement facilité, car je peux par exemple gérer les demandes administratives de mon équipe au fil de l’eau. Avant, ces demandes s’accumulaient en attendant que je me connecte au réseau de l’entreprise ». 10h00 « Mon prochain rendez-vous est une réunion chez un client. Je suis serein sur le document PowerPoint que nous devons leur présenter : notre client a pu accéder à cette présentation en se connectant sur notre site de partage SharePoint via Microsoft Online Services. J’ai ainsi évité de l’envoyer par email et également évité de la lui renvoyer après une modification de dernière minute ». 14h15 « De retour au bureau, j’ai prévu de faire un point avec mon équipe. Certaines personnes ne sont pas disponibles mais je peux suivre leur activité ainsi que leurs projets sur SharePoint. Le réseau social de l’entreprise me donne accès aux documents et aux informations qu’ils ont souhaité partager au sujet des projets que je considère comme critique. Sans les déranger, je sais si ces projets avancent comme prévu ». 14h30 « Je suis invité à une réunion importante. Je choisis d'y assister, mais à distance et en visio-conférence. Le fait de ne pas pouvoir m’y rendre personnellement ne doit pas m’empêcher d’y assister ni d’avoir un contact visuel avec les participants ». 16h00 « Je reçois un e-mail d'un ami de promotion. Outlook 2010 me permet de voir instantanément l’actualité de son profil dans LinkedIn : il a changé de travail et des synergies très intéressantes peuvent être construites entre nos deux métiers. Je décide d’accepter le déjeuner qu’il me propose ». 17h40 « Il faut absolument que je trouve l’expert qu’il me manque pour le lancement d’un nouveau projet. Les personnes auxquelles j’avais pensées ne sont pas disponibles. La recherche dans SharePoint 2010 me fait apparaître trois experts pouvant correspondre. Au vu de leur activité récente visible dans SharePoint, l’un d’entre eux convient parfaitement. Celui-ci me le confirme en répondant à mon message instantané via Communicator. Après une minute de recherche et deux clics dans Communicator, mon expert est identifié et contacté ». 2.5.2.1 Une journée dans la vie d’un Manager « 90% des réunions que j’organise permettent une participation à distance » Thierry Picq – Manager avant-vente « J’ai réduit de plus de 50% les déplacements de mon équipe, pour des réunions internes » Thierry Picq – Manager avant-vente
  16. 16. 30 31 « J’ai besoin de faire travailler plusieurs personnes sur un document Word que j’ai créé. Je poste le document sur le site SharePoint de mon équipe puis j’envoie le lien vers le document aux personnes concernées. Je travaille sur le document en même temps que mes collègues. Grâce à SharePoint 2010, je vois en temps réel qui travaille sur quelle partie. Je souhaite échanger avec un collègue qui est en train de travailler sur le document. En deux clics dans le document Word, j’échange avec lui par messagerie instantanée. Notre discussion devant se prolonger, nous démarrons une conversation téléphonique, toujours dans la même fenêtre de Communicator. Afin d’échanger sur plusieurs documents, nous partageons à tour de rôle nos bureaux ». « Sur mon site personnel, je définis des thèmes qui m’intéressent. Si un nouveau document sur ce thème est ajouté sur SharePoint, il sera remonté sur mon site de façon automatique. Je peux visualiser et évaluer la pertinence de ce document. Evidemment, ces évaluations permettront de remonter les documents les plus appréciés dans les résultats de recherche ». « Il ne me reste qu’une minute pour débuter une réunion à distance. C’est amplement suffisant pour me mettre en condition : en un seul clic dans cette réunion inscrite sur mon agenda électronique, je me connecte simultanément à la réunion virtuelle ainsi qu’à la conférence téléphonique. Plus besoin d’utiliser un pont de conférence externe et distinct de ma réunion virtuelle ». Utiliser la messagerie instantanée pour récupérer une information prend deux à trois fois moins de temps qu’un appel téléphonique. 2.5.2.2 Une journée dans la vie d’un membre d’une équipe projet « Les nouvelles technologies sont aussi bénéfiques pour moi. Et le fait que je maîtrise les usages les plus utiles facilite aussi la vie de mon directeur ». « Dans une autre vie, je passais la quasi-totalité de ma journée à gérer le calendrier de mon directeur. Celui-ci était impliqué 1/4 d’heure par jour dans la gestion de son calendrier. Voici les grandes étapes d’une activité qui n’est pas si lointaine. Pour rien au monde je ne reviendrais en arrière. Depuis que je suis chez Microsoft, ce travail occupe 2 heures de mon temps quotidien au maximum. Mon directeur a un agenda en évolution constante : je fais un point hebdomadaire d’un quart d’heure maximum avec mon directeur pour traiter les points bloquants chaque semaine. Ce mode de fonctionnement permet ainsi de réduire le temps passé à gérer les calendriers de 6 à 2h… Quand à mon directeur, cela lui fait gagner une heure hebdomadaire de tâches administratives ». 2.5.2.3 Une journée dans la vie d’une assistante Qui fait quoi sur le document ? Contacter directement quelqu’un à partir du document.
  17. 17. 32 33 « Le temps libre disponible grâce à la bonne gestion des calendriers me permet de réaliser d’autres actions. Par exemple, je dois parfois solliciter l’équipe que je suis pour compléter un tableau Excel. L’ancienne méthode consistait à envoyer le document et les réponses par email… Mon manager ne pouvait voir le fichier qu’une fois les informations collectées. Si jamais il y avait une modification à faire, il me fallait relancer le collaborateur concerné et reconsolider des données. Ce travail est devenu bien plus simple. Le fichier à compléter est à présent posté sur un site partagé, SharePoint. J’envoie un lien vers ce fichier à tous les collaborateurs. Chaque collaborateur va compléter directement les informations sur le fichier partagé. Les avantages sont multiples : je gagne au moins 2 heures à chaque fois, car toutes les étapes de consolidation de données sont automatiques. En éliminant les copier- coller, le risque d’erreur est minimisé. En plus, mon manager ne doit plus attendre mon fichier consolidé pour pouvoir faire ses analyses. Il a une vue en temps réel sur le fichier qui est mis à jour au fur et à mesure que chaque collaborateur finit sa contribution ». « Je gagne au moins 2 heures à chaque consolidation de données et le risque d’erreur est minimisé. » Maeva Chelly – Assistante de Direction « Comme pour tous les commerciaux, l’outil de suivi de relation client est pour moi incontournable. L’évolution de cet outil me facilite la vie. Avant, notre système de gestion de relation client n’était accessible que via une interface Web lourde et non personnalisable. Il n’y avait aucun outil d’analyse intégré. Aujourd’hui, avec Global Sales Experience, basé sur MS CRM et intégré à Outlook, j’ai l’accès en permanence aux informations, même en mode déconnecté. Le processus de mise à jour des informations, d’analyse et de prise de décision a été grandement amélioré. Auparavant, afin de rentrer les informations dans le système CRM, je devais être connecté au réseau interne de l’entreprise. Pour toute analyse, j’étais obligé d’exporter les données dans un tableau Excel et de créer des tableaux croisés dynamiques. Cette analyse devait être effectuée au moins toutes les semaines afin de présenter mes chiffres à mon manager. Il était alors impossible de modifier ces chiffres en temps réel lors de la réunion puisque les chiffres analysés n’étaient qu’une extraction. Je devais ainsi refaire ces modifications à chaque réunion hebdomadaire. Aujourd’hui la saisie des données est facilitée et les analyses sont directement effectuées dans l’outil avec une vue graphique interactive. Les informations sont mises à jour au fil de l’eau et je peux voir en temps réel l'impact des modifications ». A la suite d’une visite chez un client, les cartes de visite récupérées doivent permettre à chaque personne de mon équipe de savoir qui est le bon interlocuteur pour quel sujet. Ceci est grandement facilité par le fait qu’un contact dans le CRM devient un contact dans Outlook en un clic. L’information est ainsi facilement partagée ». 2.5.2.4 Une journée dans la vie d’un commercial
  18. 18. 34 35 « Pour partager des documents avec mon client, j’utilise un espace de partage dédié avec SharePoint Online. Cette pratique permet d’échanger facilement avec mon client, en évitant les transferts de documents par email ». « Dans le cadre d’une réunion à distance, je partage immédiatement ma présentation PowerPoint sans me soucier des problèmes de firewall grâce à PowerPoint Broadcast. Le client peut ainsi visualiser ma présentation, quel que soit son navigateur internet ». L’illustration ci-dessous présente l’outil de reporting du CRM. Il est intégré à Outlook et peut être consulté hors ligne. « Avec cette nouvelle expérience de travail, une décision commerciale est lancée et son impact mesuré sous huit jours » Nicolas Farin – Ingénieur commercial « En arrivant chez Microsoft, je rencontre mon responsable RH qui me présente l’entreprise ainsi que le site Intranet où sont accessibles toutes les informations utiles pour un nouvel arrivant. J’y trouve ainsi des informations permettant de faciliter le processus d’intégration (processus administratifs, formulaires, …). Il m’est demandé de compléter mon site personnel dans SharePoint 2010 afin de mettre en avant mes compétences et me faire connaître dans l’entreprise. Depuis mon profil, je peux visualiser l’organisation de mon équipe et des autres équipes. Je construis ainsi mon réseau de collègues en les ajoutant sur mon site personnel. Cela me permet également de voir quelles informations intéressent mes collègues. Je m’abonne à celles qui me paraissent les plus appropriées. Figure 9 - Visualisation de l'organisation Mon manager m’accueille et me montre le site du département. L’historique, les connaissances et les processus du département sont accessibles. Cette mise à disposition de l’actualité formelle et informelle du département me permet d’assimiler rapidement sa culture. Un site collaboratif a été créé pour le projet sur lequel je commence à travailler. Je peux rapidement y passer en revue le travail déjà réalisé et les rôles de chacun. Cela me rend opérationnel assez rapidement ». 2.5.2.5 Une journée dans la vie d’un nouveau collaborateur Figure 8 - Suivi des opportunités dans le CRM
  19. 19. 36 37 « Depuis chez moi, je participe à la réunion d’équipe en visio-conférence afin de résoudre un problème technique chez un client. Au bureau, un de mes collègues démarre la visio-conférence avec la RoundTable en quelques minutes. La vue panoramique offerte par le RoundTable me permet de voir chacun d’entre eux. Dans l’outil MS Solve, je consulte la base de l’historique des incidents similaires à ceux du client en question. Ceci me permet de réutiliser des connaissances existantes et ainsi de fournir au client une vue sur le délai réel de prise en compte. Sur Communicator, un collègue m’invite au Virtual coffee. Je prends mon café et je participe à la réunion virtuelle pour discuter avec mes collègues. L’environnement est virtuel mais l’esprit d’équipe est pourtant bien réel. Qui dit télétravail n’exclut pas le travail en équipe. Je reçois un appel du client. La qualité de l’appel est bonne car je suis en VoIP, comme tous mes collègues chez Microsoft. Le fait que je sois en télétravail est transparent pour le client. L’important est que la qualité de service soit toujours assurée. Je dois ensuite coacher les personnes Offshore effectuant le support à distance. Le fait d’être éloigné ne veut pas dire qu’un esprit d’équipe ne facilite pas notre travail. Afin de faciliter notre coordination et notre appréciation mutuelle, nous activons la visio-conférence et partageons nos bureaux ». « L’optimisation globale de l’activité de support à distance a permis d’améliorer de 6 points le taux de satisfaction client » Nicolas Daudignon – Site Manager « Aujourd’hui j’utilise une solution de portail collaboratif dont j’aurais bien du mal à me passer. » Gaëlle Cottenceau – Responsable communication et événements partenaires « Je suis en charge de la création de newsletters qui implique la coordination d’environ cent contributeurs pour une cinquantaine d’actualités tous les mois. Avant je jonglais entre des flux d’emails. Aujourd’hui j’utilise une solution de portail collaboratif dont j’aurais bien du mal à me passer. 2.5.2.6 Une journée en télétravail 2.5.2.7 Une journée dans la vie d’une responsable de communication Dans cet espace collaboratif, nous avons une vue centralisée sur l’ensemble des articles. Ceci permet d’éviter la redondance des news et ainsi de mieux gérer les mises à jour. A la fin du cycle de validation, en un clic j’extraie le fichier Excel final pour l’envoyer à l’agence de communication ». « Pour échanger avec les agences de communication, j’utilise Communicator. Cette solution intégrée de messagerie instantanée, téléphonie et visio-conférence me permet de démarrer une réunion en moins d’une minute. Par ailleurs, je peux partager mon écran en temps réel dans la réunion au lieu d’envoyer des présentations, souvent lourdes, par e-mail ». « Une réunion doit commencer mais la salle utilisée n’a pas de vidéo projecteur. Tandis que les personnes externes connectent leur ordinateur sur le réseau Wi-Fi accessibles aux visiteurs, je partage rapidement mon écran via Communicator. Lors de la réunion, chacun peut partager son bureau selon le besoin ». La consolidation des données est automatique. Chaque contributeur poste ses news via un formulaire et choisit ses audiences au lieu d’envoyer ces informations par email. L’utilisation des formulaires permet de vérifier en amont certains critères simples : par exemple, le contenu d’une news ne peut pas dépasser 200 caractères et son titre 50 caractères. Ces vérifications permettent d’éviter des aller-retour inutiles. Dans l’ensemble, le processus devient très simple :
  20. 20. 38 39 « Je participe en visio-conférence à une réunion à laquelle sont conviées des équipes européennes, mon équipe et certains managers travaillant de chez eux. Je partage mon bureau avec des participants et je peux céder le contrôle à un collègue pour qu’il puisse faire des modifications en temps réel sur mon fichier si nécessaire ». « En fin de période d’évaluation de performance, les managers mènent des entretiens individuels avec chaque collaborateur pour discuter des opportunités d’évolution de carrière. A partir de SharePoint, j’ai un suivi détaillé en temps réel sur l’état d’avancement de ces entretiens. Je vérifie l’état d’avancement des entretiens. Si un manager est en retard je peux le relancer. Je vérifie d’abord sa disponibilité par messagerie : il est occupé. Plus tard, Communicator m’indique automatiquement qu’il est disponible : c’est le bon moment pour régler ce point ensemble ». « Au vu de la confidentialité des informations disponibles dans la synthèse des entretiens, SharePoint est idéal pour sa sécurité et sa simplicité de gestion des droits d’accès. Je poste le fichier sur SharePoint et je donne accès aux personnes concernées. Je suis sûr que le bon fichier est accessible à la bonne personne, indépendamment de son emplacement physique. Cette pratique permet d’éviter la fuite des informations confidentielles liée aux emails ». « J’ai un entretien avec un candidat. Je récupère son CV et les synthèses de ses entretiens précédents sur SharePoint. Une fois l’entretien terminé, je mets à jour son dossier dans SharePoint avec mes commentaires. La prochaine personne qui mène l’entretien aura accès à l’historique complet de ce candidat ». 2.5.2.8 Une journée dans la vie d’un responsable RH 2.5.2.9 Une journée dans la vie d’un contrôleur de gestion Un plan de compte unique pour toutes les filiales de Microsoft et des systèmes informatiques standardisés nous permettent de consolider rapidement les données financières du pays et du groupe. Afin d’effectuer des analyses poussées, l’utilisation de la Business Intelligence permet de personnaliser les requêtes en temps réel sur une base de données à jour ». « Une grande partie de mon travail consiste à extraire, analyser et présenter sous forme de reporting les données du département que je dois suivre. Ces données proviennent de sources multiples : Direction financière, Direction commerciale, Direction des Ressources Humaines, données externes… Mon manager peut avoir une vue globale de toutes les informations nécessaires à l’aide du site SharePoint suivant : Actualité des dernières modifications des IFRS (flux RSS externe) Contact et coordonnées des personnes impliquées dans ces reportings Statut automatique des actions en cours
  21. 21. 40 41 « Le reporting était auparavant très fastidieux. Il fallait en effet mettre à jour une centaine de tableaux croisés dynamiques de manière mensuelle sinon hebdomadaire. Ce rafraîchissement était fait manuellement avec chaque tableau croisé dynamique. Aujourd’hui j’utilise les Slicers d’Excel 2010 pour rafraîchir en un clic l’ensemble des tableaux croisés dynamiques liés. De plus, la fonctionnalité « PowerPivot » permet de fusionner facilement des données hétérogènes, par exemple le suivi des ventes ou bien une liste d’études de marché, pour faire des analyses ». « Nous participons souvent à des réunions virtuelles avec des interlocuteurs internationaux. En utilisant la RoundTable et le partage d’écran via Communicator, le travail devient plus efficace. Prenons l’exemple du suivi des ventes : avant, lors d’une réunion, une seule personne partageait son écran avec le fichier de suivi. Afin de montrer un fichier détenu par une autre personne, celle-ci devait transmettre son fichier par email à l’organisateur de la réunion. Aujourd’hui, s’il faut vérifier une information, le collègue qui détient l’information partage lui-même son écran grâce à Communicator ». « Grâce aux Slicers et à PowerPivot d’Excel 2010, le gain de temps pour un contrôleur de gestion de Microsoft France peut atteindre 10%. » Eric Bazin – Responsable financier Figure 10 – Microsoft Office Excel – Les « Slicers » actualisent les tableaux croisés en un clic
  22. 22. 4342 Plus de 40 000 visiteurs nous ont déjà rendu visite : ∑ Pour explorer les coulisses du Campus, ∑ Au Centre des Usages ou à la Partner Academy, pour toucher du doigt les gains potentiels du travail collaboratif en temps réel, du décisionnel, de la réunion virtuelle notamment (Office 2010, Windows 7, SharePoint 2010, Windows Phone, CRM…), ∑ Directement au contact des collaborateurs métiers impliqués sur notre transformation interne, pour échanger et prendre la mesure de la valeur des nouveaux usages pour la Finance, le Marketing, les Ventes, les RH, etc. En Région, 7 partenaires proposent également de partager la nouvelle expérience de travail : ∑ ABC Systèmes, Ile-de-France ∑ AccessIT, Nord ∑ Alsy, Rhône Alpes ∑ Bewise, Sud Ouest ∑ Expertime, Ouest ∑ Lorinfo, Est ∑ Noéva, Sud Est Pourquoi pas vous ? "Votre approche à livre ouvert sur votre expérience au quotidien est non seulement preuve de votre ouverture mais également riche en enseignements pour nous : Le retour des utilisateurs métier, le contact avec les technologies au Centre des Usages, la visite du Campus alimentent nos réflexions sur notre manière de travailler" – Direction commerciale d’un groupe de service "Les espaces de travail et les services associés, les innovations apportées pour vos collaborateurs, les démonstrations des nouvelles technologies collaboratives développées par Microsoft et de façon générale votre retour d’expérience (…) vont largement contribuer à alimenter nos réflexions sur notre propre projet" – Secrétaire Général d’un leader du conseil "Une relation qui prend une autre dimension… Une prise de conscience de l’importance des usages pour notre groupe" – DSI d’un grand groupe de l’industrie du luxe POUR ALLER PLUS LOIN 3

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