Im Arbeitsalltag erleben Sie es oft: E-Mails sind ein Stressfaktor. Wie können Sie effizienter mit dem Medium umgehen und den Stress reduzieren? Drei einfache Tipps und Grundregeln können helfen, ein unerreichbar geglaubtes Ziel zu erreichen.
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Wege aus dem E-Mail-Chaos - Drei Grundregeln für effizientes Arbeiten mit dem Medium E-Mail
1. Universität Osnabrück
Zentrum für Informationsmanagement und virtuelle Lehre
Dr. Tobias Thelen
tobias.thelen@uni-osnabrueck.de
Februar 2014
Wege aus dem E-Mail-Chaos
Drei Grundregeln für effizientes
Arbeiten mit dem Medium E-Mail
2. (1) Alle Benachrichtigungen
ausschalten!
• Schalten Sie alle
automatischen
Benachrichtigungen über neue
Mails aus. (Töne, Pop-Up-Fenster etc.)
• Weshalb?
– Sie warten ja nicht auf Mails, sondern arbeiten an einer
Aufgabe.
– Die Benachrichtigung lenkt Ihre Aufmerksamkeit ab.
– Aufmerksamkeitswechsel kosten viel Zeit.
3. (2) Mails nur dann lesen und
bearbeiten, wenn Sie Zeit
dafür haben.
• Nehmen Sie sich Zeit für Ihre E-Mails.
• Zum Beispiel: „Jetzt habe ich
20 Minuten Zeit, meine E-Mails zu bearbeiten.“
• Warum?
– Aufmerksamkeitswechsel werden vermieden.
– Sie können Ihre Mails konzentriert nacheinander
bearbeiten.
4. (3) Jede Mail nur einmal
anfassen
• Jede Mail sofort nach dem Lesen
bearbeiten:
– Beantworten und ablegen
– Delegieren und ablegen
– Zur Kenntnis nehmen und ablegen oder
löschen
– Nur im Ausnahmefall: In Ordner „später“
ablegen.
• Warum?
– Mehrfach lesen kostet unnötig Zeit.
– Wenn Mails nur gelesen werden, wenn Sie
auch Zeit für die Bearbeitung haben, gibt es
keinen Grund, die Bearbeitung
aufzuschieben.
6. Bildquellen:
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http://pixabay.com/de/e-mail-nachricht-netz-nachrichten-63769/ - Lizenz: Public Domain (cc0)
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http://pixabay.com/de/zeit-minuten-stoppuhr-zeitgeber-145734/ - Lizenz: Public Domain (cc0)
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http://pixabay.com/de/eins-zeittafel-anzeigentafel-zahl-146653/ - Lizenz: Public Domain / cc0
Copyleft:
Universität Osnabrück, Zentrum für Informationsmanagement und virtuelle Lehre
Dr. Tobias Thelen
tobias.thelen@uni-osnabrueck.de
Februar 2014
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Creative Commons CC-BY-SA 3.0 DE