We hebben de meest voorkomende problemen en oplossingen gebundeld tot een IT-boekje

1. ICT leuk…?
TIPS

2. …natuurlijk wel
Wanneer uw werk niet meer onderbroken
wordt door storingen in uw ICT-omgeving,
ontdekt u hoe leuk ICT kan zijn. Hoe?
Dat vertellen wij u graag. Onze eerste
vraag is: is uw ICT-omgeving in orde?
Ontdek het met onze 18 tips!

3. Netwerkbeheertips

4. michel
1 e-mailarchivering
Wanneer gebruik wordt gemaakt van
de archiveringsfunctionaliteit in e-mail-
cliënts als microsoft Outlook en lotus
Notes, worden gearchiveerde e-mail-
berichten standaard lokaal opgeslagen.
Hierdoor ontstaat het risico dat deze ge-
gevens niet worden meegenomen in een
backup-procedure. In geval van een ernstige calami-
teit is de kans dan groot dat deze gegevens verloren
gaan. Door een aanpassing in de instellingen worden
de gegevens automatisch op de server opgeslagen en
meegenomen in de backupprocedure.
Ook wanneer u niet over een eigen mailserver
beschikt en gebruik maakt van POP-accounts, worden
e-mailberichten standaard lokaal opgeslagen. Zorg
ervoor dat deze gegevens ook op de server worden
bewaard, zodat deze worden meegenomen in de
backupprocedure.

5. 2 nieuwe internetverbinding
Steeds meer bedrijven schakelen over naar
een snellere internetverbinding. Wanneer
u beschikt over een eigen mailserver zo-
als microsoft exchange of lotus domino, moet u er
rekening mee houden dat ook uw e-mailinstellingen
(DNS) moeten worden aangepast. Doorgaans neemt rOn
dit 24 uur in beslag, waardoor u in deze periode
nauwelijks tot geen e-mailberichten ontvangt. Plan
daarom een dergelijke verhuizing op een vrijdag-
namiddag, zodat uw organisatie het minst hinder
hiervan ondervindt.

6. 3 netwerkdOcumentatie
veel organisaties bewaren de documen­
tatie van de gehele ICT-infrastructuur op
de centrale fileserver. het is belangrijk
deze documentatie regelmatig bij te wer-
ken en een kopie hiervan op een externe
locatie te bewaren. In het geval van een serieuze
servercrash is anders uw (up-to-date) documentatie
niet meer beschikbaar, waardoor herstel van de
omgeving onnodig veel tijd (en geld) kan kosten.
nancy

7. 4 disaster recOvery
Zorg dat u naast een goede backup
van alle belangrijke gegevens, ook
beschikt over een disaster recovery
van uw server(s). veel organisaties be-
seffen niet dat in geval van een crash,
eerst de server hersteld moet worden en vervolgens
het besturingssysteem opnieuw moet worden geïn-
TON
stalleerd. daarna moet de backup & restore soft-
ware worden geïnstalleerd en dan pas kan de backup
worden teruggeplaatst. Dit zorgt voor langdurige,
vaak kostbare “momenten van stilstand”. —
in het geval van een disaster recovery kan een
server in minder dan 1 uur volledig operationeel zijn,
waardoor de continuïteit van uw organisatie gewaar-
borgd is.

8. 5 gedragscOde
Wist u dat u als werkgever niet zo-
maar ontvangen en verzonden e-mail-
berichten van een medewerker mag
lezen of het internetgebruik mag con-
troleren? De medewerker kan zich be-
roepen op zijn of haar “privacy” en dat
kan u als werkgever in juridische problemen brengen.
Zorg voor een gedegen gedragscode waarin staat
omschreven wat uw medewerkers mogen doen en
moeten laten en wanneer u als werkgever bevoegd
bent om zaken als e-mailberichten en internetgebruik
te controleren en de wijze waarop. O4S beschikt over
een gedragscode-model dat wij graag samen met u
evi
op maat aanpassen voor uw organisatie.
meer informatie? download de gratis informatie­
brochure van onze website www.o4s.nl. Hierin vindt
u alle do’s & don’ts.

9. 6
OnderhOud werkplekken
Onderhoud ook de software op de werk-
plekken en niet alleen op de server(s).
voor bijna alle programma’s worden regel-
matig updates uitgebracht, die bestaande
fouten herstellen. vaak worden netwerken besmet
doordat lokaal verouderde programmatuur wordt
gebruikt die vatbaar is voor virussen en spyware.
sven

10. beveiligingstips

11. 7 vertrek medewerkers
Indien een medewerker uw orga-
nisatie verlaat, is het belangrijk dat
de betreffende gebruikersaccount
direct wordt geblokkeerd. Denk hier-
bij ook aan het blokkeren van web-
mail­toegang, vpn certificaten e.d.
bovendien is het verstandig om ook
de wachtwoorden van de andere medewerkers te
wijzigen, omdat dit soort gegevens (te) vaak onder-
ling worden uitgewisseld.
hans-peter

12. 8
data-encryptie
notebooks en usb sticks die
ook veel mobiel – extern –
worden gebruikt vormen een
verhoogd risico. Deze produc-
ten worden vaak gestolen of
raken verloren. Hierdoor kan
bedrijfsgevoelige informatie
eenvoudig op straat komen
te liggen, of nog erger, in han-
den van uw concurrent.
Er zijn diverse oplossingen voorhanden die deze
gegevens volledig versleutelen, waardoor de op-
geslagen data niet door onbevoegden kan worden
gebruikt.
andré

13. 9 Firewall
Indien u beschikt over een eigen
mail- , web- of FTP-server, maak
dan niet uitsluitend gebruik
van de firewall in uw internet­
modem/router. Zorg voor een
separate hardwarematige fire-
wall waardoor u verzekerd bent
van voldoende afscherming van
uw netwerkomgeving.
De ideale en meest veilige situatie is het gebruik
maken van een aparte “netwerkzone”. Hierin plaatst
u de publieke diensten, volledig afgeschermd van uw
JENS
interne netwerkomgeving. U voorkomt hiermee dat
internetbezoekers onbevoegd toegang krijgen tot
uw interne systemen en informatie.

14. 10 backup-encryptie
Zorg dat uw backupmedium
zoals tape of disk, is voorzien
van een goed en betrouwbaar
wachtwoord. In het geval van
verlies of diefstal van een dergelijk medium is de op-
geslagen informatie anders makkelijk toegankelijk.
de meeste professionele backup & restore toe­
passingen beschikken over de mogelijkheid om de
backup te beveiligen met een wachtwoord of zelfs
geheel te versleutelen (encryptie).
Zorg dat altijd minimaal 1 backupmedium extern is
opgeslagen!
william

15. 11 administratOr-rechten
voorkom zoveel mogelijk dat gebrui-
kers op de lokale werkplek beschikken
over beheerrechten. Dit is het grootste
risico op spyware, die zich in een dergelijke situatie
makkelijk nestelt op een lokale werkplek en van daar-
uit het hele netwerk besmet.
bovendien voorkomt u hiermee het risico dat gebrui-
kers zelf software installeren (of de-installeren) en
hiermee uw bedrijf in gevaar brengen met betrekking
tot de tegenwoordig bijzonder hoge boetes voor het
gebruik van illegale software (www.bsa.nl).
michael

16. 12 draadlOZe verbindingen
Wanneer u gebruik maakt van
draadloze netwerkverbindingen,
zorg dan dat deze goed beveiligd zijn. meestal
is deze functionaliteit standaard aanwezig in alle
draad loze routers. vaak heeft u de keuze uit wep
en wpa encryptie. wpa is beduidend veiliger
dan WEP, welke voor de creatieve “crimineel”
binnen 5 minuten is te kraken met standaard
beschikbare software.
daniel

17. 13 wachtwOOrden
Zorg dat uw gebruikers be-
schikken over een voldoende
veilig wachtwoord. Interne
wachtwoorden worden ook
steeds vaker gebruikt voor
externe diensten, zoals web-
mail. Hierdoor ontstaat een verhoogd risico op
informatiediefstal.
Een veilig wachtwoord bestaat uit minimaal 8
karakters, waarvan minimaal 1 leesteken, mini-
maal 1 cijfer en minimaal 1 afwijkende hoofd- of
kleine letter. vervolgens mag het niet voorkomen
in het woordenboek en niet gerelateerd zijn aan
privé-omstandigheden (naam kinderen, huisdier,
nummerplaat e.d.).
tOm

18. Financiële tips

19. 14 garantietermijn
bij de aanschaf van kritieke net-
werkcomponenten, zoals servers
en switches, is het verstandig
om direct bij de aanschaf een
garantieovereenkomst af te sluiten van vijf jaar.
steeds meer a­merken, waaronder dell, bieden deze
mogelijkheid. De garantie loopt hierdoor gelijk met
de fiscale afschrijvingsperiode.
voor kritieke componenten biedt dell een
mission critical garantiemogelijkheid voor bij-
voorbeeld de afgesloten garantieperiode van vijf
jaar. In het geval van serieuze calamiteiten is een
monteur uiterlijk binnen vier uur ter plekke. De
continuïteit van uw netwerkomgeving is hiermee
sterk gewaarborgd.
andré

20. 15 lease
Denk bij het uitvoeren van
een ICT-project ook eens aan
een leaseconstructie. In een
Financial lease kunnen niet
alleen hard- en software-
componenten worden on-
dergebracht, maar ook alle
met het project gemoeide uren. Op deze wijze kunt
u over de nieuwste ICT-technologieën beschikken,
terwijl uw liquiditeit op peil blijft.
nancy
O4s biedt daarnaast een “sale & lease back” moge-
lijkheid. Hiermee kunt u investeringen die u de af-
gelopen 12 maanden heeft verricht, alsnog met terug-
werkende kracht in een leaseconstructie opnemen.
dit geldt enkel voor a­merk apparatuur.

21. 16
evi ms OFFice te huur
wist u dat microsoft haar
software niet alleen verkoopt,
maar ook verhuurt? bijna alle
pakketten van microsoft,
waaronder microsoft Office,
kunnen worden gehuurd in plaats van eenmalig
gekocht. Dit biedt een groot aantal voordelen. U
spreidt de betaling over meerdere periodes en u
beschikt altijd over de meest up-to-date software.
Jaarlijks kan u dit vele honderden euro’s schelen.
bovendien mogen sommige huurlicenties ook thuis
worden gebruikt.
de licentie­experts van O4s kunnen u precies ver-
tellen welke licentievorm voor uw organisatie het
meest voordelig is.

22. 17 Open sOurce 5
OpenOffice is een Office­applicatie
van sun micrososystems. Open­
Office is het alternatief voor
microsoft Office, met het verschil
dat OpenOffice volledig gratis is. het is een Open
Source toepassing, die vrij beschikbaar is voor
iedereen die ermee wil werken, privé en zakelijk.
De suite bevat een tekstverwerker, calculatie-
programma, presentatieprogramma, grafisch
bewerkprogramma en een databaseomgeving
en is beschikbaar in vele talen, waaronder Neder-
lands. een volwaardig alternatief voor ms Office
waarbij alle mogelijke bestandsformaten volledig
uitwisselbaar zijn. het gebruik van OpenOffice in
het bedrijfsleven is wereldwijd sterk in opmars.
meer informatie vindt u op jerOen
http://www.openoffice.org

23. laatste tip

24. 18
ict in dienst van u!
Zorg dat uw ICT-omgeving goed wordt
beheerd en perfect functioneert. Uw
ICT-omgeving moet in dienst staan
van u, uw medewerkers en van uw organisatie.
Door de toepassing van nieuwe technologieën
kunt u efficiënter werken en loopt u altijd een
stapje voor (op de concurrent).
Zorg dat het werken met uw ict­omgeving leuk
is voor u en uw medewerkers!
michel

25. Wie wij zijn
Open for Support (O4S) is een enthousiast en innovatief ICT-
bedrijf. Wij denken graag met u mee en laten u zien dat in
principe alles kan. We zijn dan ook altijd op zoek naar nieuwe
mogelijkheden en als de technologie die u nodig heeft niet
voorhanden is, ontwerpen we die zelf. Dat kan alleen met
gecertificeerde en hoog gekwalificeerde medewerkers. We
besteden daarom veel tijd aan onderzoek en studie. Zodat
we alleen grenzen verleggen die voor u ook het verleggen
waard zijn.

26. Open for Support Open for Support
vestiging maastricht vestiging bergen op Zoom
amerikalaan 4 boerenverdriet 2a
6199 ae maastricht­airport 4613 ak bergen op Zoom
+31 (0)43 88 000 88 +31 (0)164 261 222

27. www.o4s.nl