O documento fornece instruções sobre como utilizar o sistema DocSys, que permite enviar e receber arquivos, fazer solicitações, armazenar documentos e gerar faturas entre clientes e empresas. Explica as principais funções como cadastro de funcionários, clientes, agendas, arquivos, contas e solicitações, além de fornecer detalhes sobre como utilizar cada uma dessas funcionalidades.

1. Manual de Utilização
DocSys
Tutorial desenvolvido por Caio de Paula.
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2. Apresentação
O DocSys é um sistema que foi desenvolvido, para facilitar a comunicação entre você e seus
clientes, com ele você terá a possibilidade de enviar e receber arquivos, fazer solicitações,
armazenamento de documentos em vários formatos, gerar faturas e recibos entre outros.
Nós do Grupo DPG, desenvolvemos essa ferramenta para trazer agilidade para seus
processos diários e fazer com que sua comunicação com o cliente, seja prática e rápida.
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3. Funções
Conforme imagem abaixo, a página HOME do sistema DocSys, possui um painel de funções
que direcionará o cliente, de acordo com sua necessidade.
Seguem na ordem, as respectivas descrições de cada item que compõe o menu de
navegação:
• Principal: Página inicial do sistema, onde encontrasse o menu, últimas solicitações,
agenda de obrigações e feeds;
• Funcionários: Onde será realizado o cadastro dos funcionários da empresa e
administradores do sistema;
• Agenda de Obrigações: Cadastro das suas obrigações diárias;
• Clientes: Onde serão cadastrados os clientes, formação de grupos de empresas e
cadastramento de feeds (notícias);
• Arquivos: Envio e recebimento de arquivos, protocolos de controle e criação de subpastas;
• Contas: Gerador de recibo simples;
• Solicitações: Envio e recebimento de solicitações, Empresa / Cliente – Cliente / Empresa.
Como utilizar
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4. Funcionários:
teste@teste.com.br
Na página funcionários, será feito o cadastro de todas as pessoas, do escritório, que irão
utilizar o DocSys. Há uma lista de funcionários na página inicial, nela contém informações
como: nome, e-mail, status e a opção de EXCLUIR ou EDITAR as informações.
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5. Para cadastrar: no menu lateral, clique na opção +Funcionário:
1. Escolha um departamento;
2. Inserir informações da pessoa a ser cadastrada, como: nome, cargo, login e senha, e-mail
valido (pois as informações de login e avisos chegaram nesse e-mail), tipo de conta
(Administrador – tem acesso
a todas as funções do sistema / Usuário – só tem acesso
a página principal, arquivos, contas e solicitações.), status;
3. Clique em adicionar funcionário e pronto, cadastro efetuado com sucesso.
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6. Agenda de Obrigações:
Na página inicial da opção, há informações referentes às obrigações, tais como: nome, data
limite, cliente, departamento e status.
Para cadastrar no mennu lateral, clique na opção +Obrigação.
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7. Após isso, insira as informações abaixo:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Empresa a cadastrar a obrigação.
Departamento.
Especifique a tarefa.
Data limite para sua solicitação.
Observações em relação a obrigação.
Clique em adicionar tarefa para finalizar o cadastro.
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8. Clientes:
Nesta aba é realizado o cadastro dos clientes. Na listagem de empresas, teremos todos os
seus clientes cadastrados no DocSys, com suas respectivas informações, tais como: nome,
CNPJ, status, opção excluir e editar.
Para cadastrar: n o menu lateral, clicar na opção MEUS CLIENTES / +Empresa.
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9. Após isso colocar as seguntes informações:
1.
2.
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4.
5.
6.
7.
8.
9.
Nome ou Razão Social do seu cliente;
CNPJ;
Telefone;
CEP: (ao colocar o CEP, o sistema identificara RUA, BAIRRO, CIDADE,
ESTADO).
Número;
E-mail válido;
Responsável;
Departamentos: O sistema disponibiliza alguns departamentos pré
cadastrados, selecione os departamentos desejados e mova para dentro da
empresa.
Adicionar Empresa: clique em adicionar empresa, para finalizar o processo de
cadastr.
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10. Agora vamos cadastrar um usuário para esse empresa que acabamos de inserir,
vá até o menu lateral na opção MEUS CLIENTES / Adicionar Usuário.
.Iremos usar as seguintes informações para cadastrar um Usuário:
1. Empresa: Selecione a Empresa a cadastrar esse usuário;
Departamento: Selecione o departamento em qual deseja cadastra-lo;
2. Nome;
3. Login e Senha: será com essas informações de login, que nosso usuário /
cliente, terá acesso ao sistema;
4. E-mail: E-mail válido, pois as informações de login de acesso e avisos, serão
disparados para esse e-mail;
5. Cargo;
6. Status;
7. Adicionar Usúario: Clique em adicionar usuário, para finalizar o processo de
cadastro.
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11. Em MEUS CLIENTES / Registros de Acessos, há o controle de quando cada usuário
acessou o sistema, com informações de nome, empresa, data e hora do acesso e IP da
máquina que foi efetuado o acesso.
teste
teste
teste@teste.com.br
teste
teste
teste
teste
teste
teste
teste
Na aba, GRUPOS, são cridos os grupos com várias empresas.
Para criar um grupo: no menu lateral, clicar em GRUPOS / Criar Grupo;
teste
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12. Colocar as seguintes informações:
1. Nome do grupo: escolha um nome para o grupo que irá criar;
2. Empresas: selecione as empresas que deseja incluir nesse grupo e mova;
3. Cadastrar: clique em cadastrar para finalizar.
teste
Passos para efetuar o envio.
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13. Siga os seguintes passos para efetuar o envio:
1. Grupo: selecione o grupo desejado, para enviar o arquivo;
2. Arquivo: clique em escolher arquivo, e selecione em seu computador o
arquivo e ele será anexado;
3. Enviar Arquivo: clique em enviar arquivo para finalizar.
Em FEEDS, são cadastradas as notícias, para as empresas inseridas no sistema.
Para inserir um feed: no menu lateral FEEDS / Cadastrar Feed, e siga os seguintes
passos:
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14. 1.
Empresa: selecione o departamento desejado; (se opção GERAL, estiver
selecionada, só irá aparecer o departamento geral);
2. Departamento: selecione o departamento desejado; (se opção GERAL, estiver
selecionada, só irá aparecer o departamento geral);
3. Assunto: insira o assunto do feed;
4. Mensagem: insira o conteúdo do feed;
5. Escolha uma imagem: para inserir uma imagem no feed, clique em escolher
arquivo e selecione a imagem desejada do seu computador;
6. Cadastrar: clique em cadastrar para finalizar.
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15. Arquivos:
Na aba arquivos ficam armazanado todos os arquivos recebidos e enviados.
Em últimos arquivos, o sistema faz uma listagem com todos os que foram recebidos e
enviados, constando: nome, data e hora de envio, empresa e quantos downloads foram
efetuados
teste
Para adicionar arquivoPara adicionar arquivo:
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16. Adicionar Arquivo:
1. Empresa: selecione a empresa que deseja enviar o arquivo;
2. Departamento: selecione o departamento;
3. Pasta: selecione uma pasta onde esse arquivo ficará armazenado; (o sistema
cria automaticamente uma pasta para cada departamento, e todos os arquivos
que são enviados para aquele determinado departamento ficam armazenados
nesta pasta).
4. Arquivo: selecione um arquivo em seu computador, logo será anexado; (no envio
de arquivos, o sistema permite que seja anexadop até 5 arquivos de uma só vez).
5. Enviar Arquivo: clique em enviar arquivo para finalizar o envio.
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17. Adicionar Arquivo Restrito:
Adicionar Arquivo Restrito: No menu lateral, ARQUIVO / Adicionar Arquivo Restrito;
1. Empresa: selecione a empresa que deseja enviar o arquivo;
2. Departamento: selecione o departamento;
3. Para: selecione o usuário desejado, que foi cadastrado dentro do
4. Arquivo: selecione um arquivo em seu computador, logo será anexado; (no envio
de arquivos, o sistema permite que seja anexado até 5 arquivos de uma só vez).
5. Enviar Arquivo: clique em enviar arquivo para finalizar o envio.
Obs.: (*) em adicionar arquivos, você estara enviando para todos cadastrados dentro
daquele departamento e (**) em Adicionar Arquivo Restrito, você irá enviar para uma
pessoa
especifica
dentro
do
departamento.)
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18. Os arquivos que foram baixados ficaram armazenados em: ARQUIVOS / Meus
Arquivos..
Em ARQUIVOS / Configurações, há uma lista com todos os arquivos enviados com as
informações que já estão na listagem de arquivos, porém nesta aba pode-se exluir os
arquivos enviados, caso seja necessário;
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19. O DocSys gera protocolos, que servem para o controle dos downloads efetuados, esse
protocolo contém as seguintes informações: nome da empresa, do arquivo baixado,
data e hora de download, usuário, o responsável pela empresa e o IP da máquina
onde o arquivo foi baixado. Essa função é essencial, pois se houver problemas
posteriores com envio do arquivo pode-se saber se foi baixado, ou não o arquivo.
Na parte superior, abaixo do logotipo possui a opção de selecionarmos uma empresa.
Ao fazer isto, sistema irá recolher todos os arquivos enviados para ela e dará a
alternativa de imprimir o protocolo.
teste
Na parte superior, abaixo do logotipo temos a opção de selecionarmos uma empresa,
ao selecionar uma empresa, o sistema ira recolher todos os arquivos enviados para a
mesma e nos dará a opção de imprimir o protocolo de download.
teste
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20. O protocolo será exibido da seguinte forma:
teste
O sistema cria automaticamente uma pasta para cada empresa, dentro desta empresa,
há departamentos cadastrados, e cada departamento, onde cada possui também uma
pasta. Na aba pastas, dá para criar SUBPASTAS dentro dos departamentos, da
seguinte forma:
1. Empresa: selecione uma empresa;
2. Departamento: selecione o departamento desejado, para inserirmos a
subpasta;
3. Nome da Pasta: escolha um nome para subpasta a ser criada;
4. Adicionar Pasta: clique em adicionar pasta para finalizar;
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21. Após adicionar a subpasta, para visualizar, siga os seguintes passos:
No menu lateral, clicar em PASTAS / Todas as Pastas.
Ao abrir, selecione a pasta da empresa onde foi incluida a subpasta. Após abri-lá o
sistema irá listar todos os departamentos por pastas; abra a pasta do departamento onde
foi incluida a subpasta:
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22. E aqui está a subpasta.
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23. Contas:
A aba contas possui um gerador de recibos simples. Temos na listagem de faturas, as
seguintes informações: nome do cliente, data de emissão do recibo, data de
vencimento, status e temos os ícones que seguem na ordem: imprimir, visualizar,
editar, excluir e dar baixa. A aba contas possui um gerador de recibos simples. Temos
na listagem de faturas, as seguintes informações: nome do cliente, data de emissão do
recibo, data de vencimento, status e temos os ícones que seguem na ordem: imprimir,
visualizar,
editar,
excluir
e
dar
baixa.
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24. Para geraar um recibo, siga os seguintes passos:
No menu lateral, clicar em GERAR RECIBO.
1.
2.
3.
4.
5.
Nome da Empresa: selecione uma empresa;
Nome do Item: nome do serviço a ser discriminado no recibo;
Preço do Item: preço do item a ser discriminado no recibo;
Desconto: se houver, o sistema faz automaticamente a conta;
[+] Adicionar Serviço: ao clicar, será aberto novos campos iguais aos
anteriores, sendo assim efetuar os mesmos procedimentos;
6. Observações: caso haja alguma observação ou descrição sobre o serviço,
inserir neste campo;
7. Data de Vencimento: ao clicar, será aberto um calendario, clique na data
desejada;
8. Gerar Recibo: clique em gerar recibo, para finalizar.
Obs.: * A opção remover campo, somente remove campos se tivermos 2 ou mais
serviços inclusos no recibo.
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25. Solicitações:
Essa função servirá para fazer e receber solicitações, entre você e seu cliente. Na
caixa de solicitações, contém as seguintes informações: nome da empresa que efetuou
a solicitação, nome da empresa que recebeu a solicitação, assunto, status e
visualização.
teste
teste
Para fazer uma solicitação, siga os seguintes passos:
No menu lateral, clicar em ENVIAR SOLICITAÇÕES:
1.
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4.
5.
6.
Empresa: selecione uma empresa;
Departamento: selecione um departamento;
Para: selecione uma pessoa cadastrada no departamento
Assunto: insira o assunto da solicitação;
Messagem: insira o conteúdo da solicitação;
Anexar Arquivo: se necessário enviar um arquivo pela solicitação, cliquem
em escolher arquivo, selecione o arquivo em seu computador e ele será
anexado a solicitação;
7. Enviar: clique em enviar para concluir o envio da solicitação.
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26. Para visualizarmos a solicitação, vá até o menu lateral, CAIXA DE SOLICITAÇÕES:
Clique no ícone destacado, para abrir a solicitação:
teste
teste
Após clicar no ícone de visualização, sua solicitação abrirá com as seguintes
infomações:
1. Conteúdo da Solicitação; (nome de quem efetuou a solicitação, assunto e
anexos)
2. Campo para resposta da solicitação;
3. Icone para inserir anexos;
4. Botão Enviar; (Altera o status da solicitação para EM ANDAMENTO)
5. Botão Finalizar Solicitação; (Altera o status da solicitação para FINALIZADO)
Se ainda houver alguma dúvida em relação ao funcionamento ou funções do
sistema, entre em contato: (11) 3974-0189 - Ramal 219 ou mande um e-mail para
caio@dpeg.com.br / erika@dpeg.com.br.
Horário de atendimento: De Segunda a Quinta das 9:00h às 18:00h e Sexta das
8:30h às 17:30h.
Estamos a disposição.
Atenciosamente,
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