Kĩ năng & Quy trình Tổ chức sự kiện

1. KĨ NĂNG
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRAINING 2013
MARKETING DEPARTMENT
MS. CLAUDIA VU

2. TỔ CHỨC SỰ KIỆN
 Định nghĩa “sự kiện”
 Phân loại sự kiện
 Nhiệm vụ của một người tổ
chức sự kiện (TCSK)
 Kế hoạch + Quy trình TCSK
 Quy trình quản lý TCSK

3. ĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN”
“Một phần của PR, các hoạt động nhằm quảng
bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm/dịch
vụ của doanh nghiệp; hoặc xây dựng, duy trì
mối quan hệ với cổ đông, nhân viên, đối tượng
mục tiêu.”

4. PHÂN LOẠI SỰ KIỆN
 Đối ngoại – Đối nội:
+ Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng…
+ Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán bộ nhân viên…
 Mức độ trang trọng:
Very formal – Smart casual – Conference/Seminar - Casual
 Mục đích:
+ Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ…
+ Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mại…
 Địa lý, bản chất:
Chính trị XH – Văn hóa – Từ thiện – Thể thao – Cấp TP – Cấp QG

5. NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. Hiểu biết cặn kẽ về:
- Mục đích, tính chất sự kiện
- Thành phần tham dự, đối tượng sự kiện hướng đến
2. Khả năng bao quát, quản lý các vấn đề liên quan đến sự kiện:
- Địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện (nếu có)
- Các đơn vị cung cấp hậu cần: âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc
biệt, bàn ghế, hoa, nước uống…
- Nhân viên tham gia tổ chức sự kiện, an ninh, nghệ sĩ, khách mời…

6. NHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. Lường trước các sự cố
Lập sẵn các kế hoạch dự phòng trong các trường hợp xấu
liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật có thể xẩy ra
4. Quản lý tốt về truyền thông
- Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp
- Thu thập, chọn lọc ảnh của các nhà báo làm tư liệu
5. Khả năng đáp ứng cao nhất các vấn đề phát sinh
- Điện áp, các thiết bị dự trù
- Thời gian tổ chức sự kiện phải đẩy sớm/lùi lại
- Phương án bổ sung, thay thế khi cháy chương trình do sự cố phát sinh

7. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Xây dựng ý tưởng
Lập đề án chi tiết kèm
ngân sách sơ bộ
Kế hoạch thực hiện
chi tiết
Tiến hành sự kiện –
Quản lý ngân sách
Báo cáo tổng kết –
đánh giá

8. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
1. XÂY DỰNG Ý TƯỞNG:
 Mục đích tổ chức sự kiện?
 Các thành phần tham gia?
 Tính chất, quy mô sự kiện?
 Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện?
 Ngân sách định mức dành cho sự kiện?
 Ý tưởng chủ đạo, điểm nhấn cho sự kiện?
BRAINSTORM

9. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2. LẬP ĐỀ ÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
 Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch bản sự kiện
 Phác thảo kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện
 Liệt kê các vật tư, nhân lực cần thiết cho sự kiện
 Check giá các hạng mục đã liệt kê, lập bảng dự trù kinh phí
trình lãnh đạo phê duyệt
 Lên ý tưởng thiết kế các mẫu giấy mời, bandroll, phướn,
banner, tờ rơi, backdrop, video clip…. dùng để quảng bá

10. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:
 Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần), làm việc trước với
cơ quan quản lý hành chính.
 Duyệt mẫu thiết kế và cho in các mẫu giấy mời, bandroll,
phướn, backdrop, poster…
 Triển khai kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện.
 Hoàn tất các hợp đồng với các nhà cung cấp để có đầy đủ vật
tư, nhân lực cho tổ chức sự kiện

12. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:
 Thảo hồ sơ xin tài trợ và tiến hành liên hệ xin tài trợ/ cộng tác
 Thi công các hạng mục cần thiết: lắp đặt sân khấu, dàn âm
thanh – ánh sáng, căng khung backdrop, trang trí…
 Lập bảng phân công nhân sự cụ thể, chi tiết. Lựa chọn MC,
PG, an ninh, hậu cần… cẩn thận.
 Gửi giấy mời khách VIP, gọi điện confirm.

13. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:
 Quan tâm đến danh sách khách mời, chuẩn bị phương án
tiếp đón VIP, bài diễn văn của VIP…
 Quan tâm đến quà tặng cho khách sau sự kiện
 Kiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, các khoản phát
sinh. Giữ hóa đơn, lập bảng biểu rõ ràng.
 Ráp nối, tổng duyệt chương trình
 Chú ý xem thời tiết!

14. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:
 Ngay trước sự kiện:
- Check lại kịch bản, lời dẫn của MC, bài diễn văn của đại
biểu
- Check lần cuối âm thanh, ánh sáng, trang trí…
- Chỉnh đốn trang phục theo đúng quy định
- Nhắc nhở kĩ việc tiếp đón VIP, vị trí ngồi của VIP
- Tiếp đón, chuẩn bị kĩ càng khu vực tác nghiệp của báo chí
- Phổ biến lại yêu cầu đối với bộ phận chụp ảnh, quay phim

15. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:
 Trong sự kiện:
- Luôn đứng gần sân khấu để kiểm soát các tình huống
- Theo sát kịch bản chương trình
- Cắt cử người đứng trực tại khu đại biểu
- Liên hệ với địa điểm tiếp theo (nếu có)

16. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:
 Sau sự kiện:
- Cảm ơn, tiễn VIP hoặc đưa VIP đến địa điểm kế tiếp
- Nhanh chóng thu thập ảnh, clip của PV . Chọn lọc
những hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chí
- Thanh toán cho các nhà cung cấp

17. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

18. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
5. LẬP BÁO CÁO TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ:
 Ekip tổ chức sự kiện nhóm họp tổng kết, nhận xét khâu
tổ chức, rút kinh nghiệm.
 Chốt lại bảng liệt kê chi phí thực chi gửi bộ phận kế toán.
 Lập báo cáo tổng kết gửi lãnh đạo
$$$ REPORT

19. THỰC HÀNH
Lên kế hoạch tổ chức các sự kiện sau:
1. Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013
2. Event “Chào xuân 2013” khuấy động không khí tại cơ sở 2,
Trần Đại Nghĩa của Anh ngữ New Ocean
3. Triển lãm giáo dục quốc tế New Ocean 2013
4. Tọa đàm tư vấn tuyển dụng, hướng nghiệp giữa New Ocean
và sinh viên ĐH Thương Mại
5. Gala liên hoan cuối năm của New Ocean
6. Buổi team-buiding nhân dịp tập thể New Ocean đi nghỉ hè

20. ~ Gracias por atención~