3. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
Biết các loại họp hành và khi nào cần họp hành
Biết cách dẫn dắt cuộc họp
Biết cách tham gia hiệu quả cuộc họp
Hiểu yêu cầu khác nhau của họp hành và gặp
mặt thân mật
4. CHƢƠNG TRÌNH
Giới thiệu về Họp hành
Hoạch định và dẫn dắt cuộc họp
5. TẠI SAO PHẢI HỌP?
Chức năng công việc:
• Cung cấp thông tin, thông báo
• Thu thập ý kiến, thông tin, tìm sự đồng thuận
• Diễn đàn trao đổi để xác định và giải quyết
vấn đề
Chức năng duy trì
• Xây dựng tinh thần, nuôi dưỡng tình cảm đội
nhóm
• Vui vẻ - xây dựng không khí làm việc thân
thiện và hợp tác
6. TẠI SAO PHẢI HỌP?
1. Không có cách nào tốt hơn và ít chi phí
hơn để cho công việc được tiến hành
2. Cần trình bày nhanh thông tin đến đông
người nhưng loại giao tiếp viết không phù
hợp
3. Cần đạt được sự cam kết
4. Cần động viên và làm mọi người hào
hứng với ý tưởng
5. Cần mọi người giúp giải quyết vấn đề
hoặc ra quyết định hoặc thi hành 1 giải
pháp
7. CÁC LOẠI HỌP HÀNH
1. Cuộc họp cập nhật chung (định kỳ)
2. Cuộc họp cung cấp thông tin
a. Cuộc họp nhóm (team-briefing) để thông báo
những sự kiện hay kết quả quan trọng của tổ
chức
b. Họp để định kỳ cập nhật
c. Họp đưa ý tưởng mới
d. Họp giới thiệu kế hoạch
e. Họp bàn về chất lượng
f. Họp giới thiệu thay đổi mới
8. HỌP CHÍNH THỨC VS. HỌP KHÔNG CHÍNH THỨC
Chính thức (formal)
• Không phải vấn đề quan trọng là họp
formal
• Tuân theo thủ tục & có những luật lệ
chính thức – nhóm lớn/nhiều người
Không chính thức (informal)
• Diễn ra ngẫu nhiên & không khí thoải mái
• Nhóm nhỏ
9. HỌP HÀNH TỪ XA
Teleconference
• Tiết kiệm chi phí
• Giới hạn thời gian Cần
chuẩn bị
và dẫn
dắt tốt
hơn cuộc
Video Conference họp
• Tiết kiệm chi phí thường
• Giới hạn thời gian
• Kết hợp multimedia conference
• Kết hợp cả teleconference
10. CHƢƠNG TRÌNH
Giới thiệu về Họp hành
Hoạch định và dẫn dắt cuộc họp
11. ĐỂ HOÀN THÀNH TỐT CUỘC HỌP
Làm rõ kết quả hay
mục tiêu cuộc họp
Thu thập, tổng kết và
ghi nhận mọi ý kiến, Giới hạn chủ đề thảo
quyết định, thỏa luận
hiệp…
Đảm bảo lịch trình Giúp thành viên cuộc
cuộc họp/Tóm tắt họp hiểu các vấn
thường xuyên đề/quan điểm
12. ĐỂ HOÀN THÀNH TỐT CUỘC HỌP LOẠI DUY TRÌ
Tạo không khí thân hiện & thông
cảm & hài hước
Không áp đặt/khai thác
sự bất đồng thành Tỏ lòng biết ơn tất cả
những ý tưởng khác mọi người và ý kiến/đóng
nhau góp của họ
Tôn trọng người tham dự cuộc họp
13. QUAN SÁT TỐT ĐỂ DẪN DẮT CUỘC HỌP TỐT
Quan sát để nhận biết
1. Kiểu giao tiếp: assertive, aggressive hay
passive
2. Mẫu giao tiếp: ai nói với ai, trong bao lâu, ai
là người dẫn dắt “ngầm”, ai phá bĩnh
3. Quy tắc của nhóm: mọi người đi họp sớm
hay trễ, có chuẩn bị trước khi họp…
14. 10 LỖI THƢỜNG GẶP
1. Thiếu chuẩn bị
2. Không thông báo cho người tham dự đủ thời gian
chuẩn bị
3. Lịch trình họp không tốt
4. Để nhóm thảo luận lan man không kịp thời gian
họp
5. Không ghi lại các quyết định và đồng thuận
6. Đến trễ, bắt đầu cuộc họp trễ
7. Không tạo không khí thân thiện cho cuộc họp
8. Cấm thảo luận tự do
9. Quá kiểm soát hay quá thả lỏng
10. Thúc ép cuộc họp vội vàng
15. CÁCH HOẠCH ĐỊNH CUỘC HỌP
Đặt mục tiêu cuộc họp
Lên lịch họp (agenda)
Lên danh sách thành
viên
Lên kế hoạch thời gian
và địa điểm
16. DẪN DẮT CUỘC HỌP
Mở đầu Dẫn dắt Kết thúc Xử lý sau
cuộc họp thảo luận cuộc họp cuộc họp
17. KỸ NĂNG CỦA NGƢỜI DẪN DẮT CUỘC HỌP
Giữ kiểm soát
Mục tiêu cuộc họp
Thảo luận
Phát triển cuộc họp theo mong muốn
Phản ứng/giao tiếp của cơ thể
Xử lý tốt những thành viên quấy rối
18. CÁC LOẠI THÀNH VIÊN QUẤY RỐI
1. Người thống trị
2. Người làm xao nhãng/làm lạc đề
3. Người muốn thể hiện
4. Người lặp đi lặp lại
5. Người không đóng góp
6. Người ngủ ngày
7. Người không nhất quyết
8. Người nói huyên thuyên
9. Người phê bình
10. Người không chuẩn bị
19. ĐỂ THAM DỰ TỐT CUỘC HỌP
Chuẩn bị nội dung theo lịch họp
Thái độ tích cực với mọi người
Lắng nghe tích cực
Đóng góp ý kiến sau khi suy nghĩ cẩn thận
20. VAI TRÒ TRONG CUỘC HỌP
Một số vai trò trong cuộc họp chính thức hay
không chính thức:
Chủ tọa
Thư ký
Gatekeeper – đảm bảo ai cũng có cơ hội nói
Coordinator/Facililator
Compromiser
Clown
21. MỤC TIÊU BUỔI HỌC
Biết các loại họp hành và khi nào cần họp hành
Biết cách dẫn dắt cuộc họp
Biết cách tham gia hiệu quả cuộc họp
Hiểu yêu cầu khác nhau của họp hành và gặp
mặt thân mật
22. THAM KHẢO
1. Management – Theory and Practice của Kris Cole
Tai sao phai hoc quan tri: - Tat ca moi nganh nghe deu co lien quan den quan tri- Trong 1 to chuc, 1 nguoi deu quan ly ai do hoac bi quan ly boi ai do
Đứng hay ngồi? Đứng thì format và có uy hơn ngồiThường họp tốt trong khoảng 4-15 người và trong vòng 30 phút
Lịch họp: những gì cần chú ý nên vào 15-20 phút sau cuộc họp, và là item thứ 2 để mọi người warm up. Những item ko quan trọng vào cuối cùng. Lên ds thành viên: thành viên tham dự cuộc họp phải liên quan đến 2/3 các items trao đổi. Ko thì sắp xếp item nào giải quyết xong, thì cho người ko liên qua đi về, đỡ mất thời gianThời gian và địa điểm: ví dụ về họp tại resort, tại phòng của Wal Mart, hay 1 ví dụ cụ thể của BigC VietnamThời gian họp: buổi sáng thì người ta sẽ tập trung hơn. Buổi chiều trễ thì nên dành cho những buổi họp nhẹ nhàng. Đừng lấy thời gian cá nhân của người khác. Tránh thời gian kẹt xe, tránh họp kéo dài qua buổi trưa. CUỘC HỌP NÊN CHỈ DƯỚI 1HOUR. Nếu kéo dài thì cứ 50 phút thì nên có nghỉ ngơi
Mở đầu cuộc họp: đầu xuôi đuôi lọt. Đặt câu hỏi, giơ tay bình chọn, đặt câu hỏi mở, hỏi những thành viên im lặng…
Tai sao phai hoc quan tri: - Tat ca moi nganh nghe deu co lien quan den quan tri- Trong 1 to chuc, 1 nguoi deu quan ly ai do hoac bi quan ly boi ai do