Ejemplo de un borrador de protocolo para las azafatas que iban a asistir en un evento

1. PROTOCOLO AZAFATAS “Evento” 2013
Tres posibilidades de asistentes:
• Ponente.
• Periodista o un bloguero.
• Público.
En total, se requerirá la presencia de cuatro ayudantes que tendrán las siguientes funciones:
Ayudantes mesa acreditaciones:
Serán 3 las azafatas las que acreditarán desde las 8:45 a las 9:30. Dos al público, y la tercera a ponentes,
blogueros y medios de comunicación, aunque esta última, ayudará a sus compañeras.
Cometidos de las dos del público:
• Confirmar inscripción de la persona.
• Entregarle una bolsa y señalar que no puede sentarse en la primera fila de la izquierda ni en la
primera, segunda y tercera de la derecha, reservadas a ponentes (la de la izquierda), y a invitados
especiales y periodistas, las de la derecha.
• A la hora de comprobar si tiene o no invitación alguien del público, aceptará que esta la lleve
impresa o no, mientras le muestre el correo en el móvil o en la tableta con la confirmación. En caso
contrario y siempre que haya sitio libre, se le pedirá que abone el importe de la entrada, se le
tomará nota de nombre y correo electrónico y se le permitirá pasar.
• Si es un minusválido, acompañarle (en el caso de que lo necesite) a la zona correspondiente, es
decir, a la parte de atrás en el lado derecho del auditorio.
• Finalizado ese horario, una de las dos (alternancia cada dos horas) se encargará de acomodar el
micro de petaca al ponente y de sus requerimientos (agua, etc.).
• La azafata que se quede en mesa atenderá también a ponentes, periodistas, blogueros y público
que lleguen más tarde de la hora fijada.
• Si llegan ponentes, avisará, por medio de su compañera que estará dentro, a “Encargada” para que
salga a recibirle.
• Si es un bloguero o un periodista, avisará, por medio de su compañera, a “Otra encargada” para
que salga a recibirle.
Cometidos de la azafata de prensa y ponentes:
• Acreditará a ponentes, invitados, periodistas y blogueros en mesa hasta las 9:30.
• Avisará a su compañera de dentro para que guíe a cada cual a su sitio en la sala:
◦ Periodistas y blogueros a la segunda y tercera fila de la derecha del auditorio. Avisará a “Otra
encargada” de su llegada en la medida de lo posible.
◦ Ponentes y personalidades: avisará a “Encargada” o, en su defecto, a “Otra encargada”.
• Si acude un medio de comunicación no acreditado, le permitirán entrar siempre que muestre su
carné de prensa, y deje su nombre y una dirección de correo electrónico. Los blogueros no van a
llegar sin identificación. Para cualquier duda al respecto, consultar con “Otra encargada”.
• Una vez finalizado el tiempo de mesa, pasará el listado, los distintivos y las bolsas sobrantes a su
compañera de que se encargará a partir de ese momento de los rezagados.
• Relevará a su compañera de dentro para acomodar a todo el mundo según vayan llegando:

2. ◦ Periodistas y blogueros: segunda y tercera fila a la derecha. Excepto cámaras y radios.
◦ Ponentes: primera fila a la izquierda
◦ Invitados importantes: primera fila a la derecha
◦ Público: se intentará que quede el menor número de sitios vacíos en la parte delantera del
auditorio. Para ello, se les acompañará al lugar que deben ocupar (la azafata debe estar
pendiente de los sitios libres que queden en la sala).
Ayudante de sala
En todo momento, habrá una azafata en sala que se pondrá, en exclusiva, a las órdenes de “Fulanito de
Tal”, “Encargada” y “Otra encargada”. Además, atenderá a los invitados y a los ponentes fuera del momento
de la ponencia, de lo que se encarga una de las azafatas de mesa, a los periodistas y a los blogueros.
Otras consideraciones:
Se va a disponer de 4 micros, 2 inalámbricos y 2 de petaca.
• Los ponentes siempre llevarán el de petaca (a menos que digan lo contrario, a lo que deberá estar
atenta la ayudante correspondiente) y “Fulanito de Tal” subirá a presentarlos con el de petaca que
quede.
• No habrá preguntas del público en las ponencias.
• Si lo requieren los periodistas, hay una toma de sonido en la primera columna del auditorio, de
frente nada más de entrar. Es apropiada para cámaras y micrófonos.
• Confirmar la ubicación de los baños de señoras y caballeros. En la planta baja, están en el pasillo
que va a la cafetería, en el lado derecho. A la derecha, el de las damas, en el centro, el de los
señores y a la izquierda el de minusválidos.
• Confirmar la ubicación del ascensor.
Siempre habrá una azafata sentada en la mesa de acreditaciones como receptora de los rezagados. Se
podrán relevar cada dos horas las dos que estén para atender al público.