Vortrag von Oliver Jungbauer von der HELD Beratungs-GmbH beim TECLA-Workshop 2009

1. Herzlich Willkommen
beim
WORKSHOP
Technikgestützte
Pflege-Assistenzsysteme
Oliver Jungbauer
Diplomverwaltungswirt
Geschäftsführer
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

2. Herzlich Willkommen
„SchriftGUTverwalten“
„Vom Archiv bis zur vollelektronischen
Archivierung“
Schwerpunkt heute:
„Digitale Patientenakte
im Pflegebereich“
integriert in der Bürooberfläche
REGISAFE public 4.0
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

3. Ist - Zustand (1)
Unterschiedliche Ablagestrukturen
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

4. Ist - Zustand (2)
Unterschiedliche Registratursysteme
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

5. Ist – Zustand (2)
…speziell in der Pflegeverwaltung
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

6. Ist - Zustand (3)
Viel zu viel Software…
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

7. Ist - Zustand (4)
die zudem nicht passt…
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

8. Soll-Zustand (1)
Harmoniesierung Papier und Elektronik
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

9. Sollzustand (2)
Integration verschiedener Fachverfahren
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

10. Soll-Zustand (3)
Einheitlicher Standard – Cockpit Gedanke
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

11. Soll-Zustand „keine Inseln“ (3)
Befund
Beschreibung
Röntgenbild
Befund
E-Mai
l
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

12. Informations-Veranstaltung
am 11. Oktober 2009
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

13. Informations-Veranstaltung
am 11. Oktober 2009
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

14. Das papierlose Büro – eine Utopie?!
37 % des Schriftgut
wird abgelegt
2008 ca. 16.000 km
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

15. Das papierlose Büro – eine Utopie?!
Im Jahr 2003 1,7 Millionen Tonnen Papier = + 7% / in 10 Jahren = + 25%!!
Schriftgutanfall in der 1988 1998 2003 2010
Bundesrepublik
183 Milliarden Blatt 260 Milliarden Blatt 340 Milliarden Blatt ??
Deutschland
DIN A4 und EDV-Papier (183 000 000 000) (260 000 000 000) (340 000 000 000) ??
Das ergibt
übereinander gelegt
einen Stapel von ca.
ohne Unterbringung in
Ordnungsmitteln
? ? ? ???
Davon wurden abgelegt 68 100 160 ???
ca. 37 % oder Milliarden Blatt Milliarden Blatt Milliarden Blatt ???
das entspricht einem
Aktenstapel von rd. ? ? ? ???
???
Davon in
Ordnern abgelegt ? ? ? ???
???
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

16. Das papierlose Büro – eine Utopie?!
Im Jahr 2003 1,7 Millionen Tonnen Papier = + 7% / in 10 Jahren = + 25%!!
Schriftgutanfall in der 1988 1998 2003 2010
Bundesrepublik
183 Milliarden Blatt 260 Milliarden Blatt 340 Milliarden Blatt ??
Deutschland
DIN A4 und EDV-Papier (183 000 000 000) (260 000 000 000) (340 000 000 000) ??
Das ergibt
übereinander gelegt
einen Stapel von ca. 18 300 km 26 000 km 34 000 km ???
ohne Unterbringung in
Ordnungsmitteln
Davon wurden abgelegt 68 100 160 ???
ca. 37 % oder Milliarden Blatt Milliarden Blatt Milliarden Blatt ???
das entspricht einem
Aktenstapel von rd. 6 800 km 10 000 km 16 000 km ???
96 ???
Davon in 41 Milliarden Blatt 62 Milliarden Blatt
Ordnern abgelegt Milliarden Blatt ???
Oder 4 100 km Oder 6 200 km
Oder 9 600 km ???
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

17. Das papierlose Büro – eine Utopie?!
- 340 Milliarden Blatt Papier (oder mehr) jedes Jahr
- 1,7 Millionen Tonnen (= 425.000 Elefanten) Papier jedes Jahr
- Verdoppelung des Informationsanfalles alle 3 – 5 Jahre
- Wohin damit ? Wird zuviel abgelegt?
Im Durchschnitt mehr
als 80 cm pro Arbeitsplatz jedes Jahr jeder Sachbearbeiter
- Können andere Medien Abhilfe schaffen ?
Quelle: PTS (Papiertechnische Stiftung)
Arbeitskreis Neue Medien, Eigene Schätzungen
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

18. Das Angesichts dieser kaum noch
fassbaren Zahlen…
- Die Informationsflut („Informationsterror“)
ist unerträglich geworden
- Eine Reduzierung und Qualifizierung der Informationen
ist notwendig und sinnvoll
- Eine Informations- und Schriftgutverwaltung
in der Verwaltung ist heute unerlässlich
(keine Frage des „ob?“, sondern nur noch des „wann?“)
- Nicht das Kind mit dem Bade ausschütten und
versuchen alles Schriftgut zu vernichten und
von einer schönen heilen EDV-Welt träumen
„Evolution statt Revolution !“
- Warnung vor falschen Propheten
„Archivieren Sie doch einfach,
Revisionssicheres Speichern ersetzt doch das Papier“ (Zitat)
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

19. Vollelektronische Lösung
E-Steuerakte in Baden-Württemberg
1. Erstellung der Steuerbescheide
im KAS-EVA
2. Schnittstelle zu REGISAFE public mit
automatischer Anlage der Steuerakten
und Übernahme der Bescheide im PDF-
Format
Module: Basispaket + Import-Export-
Schnittstelle + E-Steuer-Akte-
Schnittstelle
Empfohlen: Viewer, Schriftgut-Scanner
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

20. Vollelektronische Lösung
E-Steuerakte in Baden-Württemberg
E-Steuerakte
Via FTP
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

21. Vollelektronische Lösung
E-Steuerakte in Baden-Württemberg
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

22. Weitere vollelektronische Lösungen
in Deutschland als „Quasi Standard“
- Digitale Personalakte in der Universitätsklinikum Ulm
- Digitale Personalakte bei der Stadt Kassel
- Digitale Gebührenakte
- Digitale Kundenakte bei zig Stadtwerken
- Digitale Kassen- und Rechnungsbelege
- Digitale…
- Digitale…
- Digitale…
- Digitale Patientenakte und Krankenakte beim
Universitätsklinikum Ulm
- Und viele weitere Beispiele – geht doch…
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

23. Ablagestruktur
1. Quelle 2. Wiederfinden
Anwendung
Was soll archiviert werden? In welchem Programm
Gescanntes Papier? sollen die Daten wieder
Elektronische Dokumente? gefunden werden?
Massenbelege? Nach welchen Kriterien?
3. Ablagestruktur
Wo mit welchen Metadaten wird gespeichert?
4. Dateiformat
Technik
Originalformat, PDF, PDF/a oder TIFF?
5. Speicherung
Wo und wie werden die Daten gespeichert?
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
11.10.
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
2009

24. Speicherung
- Anforderung:
- Archivierte Dokumente müssen
unveränderlich und
ohne Löschmöglichkeit
gespeichert sein!
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
müssen diese jedoch gelöscht werden!
- Realisierung dieser Anforderung:
- Nicht möglich!
- weder mit REGISAFE, noch mit M.A.U.S.,
noch mit einem anderen System!
und
- auch nicht mit Papier, Mikrofilm oder
anderen analogen Medien!
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
11.10.
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
2009

25. … warum nicht realisierbar?
- Anforderung „Keine Löschmöglichkeit“
- Papier kann weggeschmissen werden,
- Mikrofilme können vernichtet werden,
- Dateien auf der Festplatte können gelöscht werden,
- Datenträger können vernichtet werden,
- usw…
- Anforderung „Unveränderlich“
- Auf Papier kann etwas hinzugefügt werden,
- Dateien auf der Festplatte können geändert werden,
- Datenträger können „modifiziert kopiert“ werden (= es entsteht
ein quasi identischer Datenträger, jedoch mit Änderungen)
- usw…
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
11.10.
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe
2009

26. Manipulationsmöglichkeiten verhindern
Der Lösungsansatz am Beispiel REGISAFE
Die glorreichen „Sieben“
Sicherheitselemente:
1. Benutzerzugriffskontrolle
2. Aktivitätsprotokoll
3. Versionskontrolle
4. Geschützter Dateispeicher
5. Verschlüsselung
6. Datei-Integritätsprüfung
7. Synchronsicherung
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

27. Hans Held GmbH
Büroorganisation
- Seit 1952 Spezialist für Schriftgutverwaltung
- 57 Mitarbeiter/Innen
(„Konzernweit“ ca. 70 Mitarbeiter)
- Über 5.600 Kunden vorwiegend
in der öffentlichen Verwaltung
- Vertriebspartner/Partner
- Deutschland
- Österreich
- Schweiz
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

28. Software & Systeme
- EDV-Schriftgut-/Informationsverwaltung als Gesamtlösung
Nummer 1 in Deutschland mit rund 2500 Installationen
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe

29. Danke Schön
für die Aufmerksamkeit
Beim WORKSHOP
Technikgestützte
Pflege-Assistenzsysteme
Oliver Jungbauer
Diplomverwaltungswirt
Geschäftsführer
HELD Premium Beratung
© 11.10.2009 HELD Beratungs GmbH & Co KG
Geschäftsführer Alexander Held und Oliver Jungbauer
Mitglied der HELD Unternehmensgruppe