Procedimiento normalizado de trabajo de dispensación de medicamentos en dosis unitarias del Servicio de Farmacia Hospitalaria

1. DISTRIBUCIÓN DE
MEDICAMENTOS EN DOSIS
UNITARIA
Procedimientos Normalizados
Carmen Arquelladas Ruiz
FEA Farmacia Hospitalaria
Servicio de Farmacia
Hospital Universitario San Cecilio

2. INDICE
1.- Objetivo.
2.- Alcance.
3.- Responsabilidades.
– 3.1. Farmacéuticos de mañana.
– 3.2. Técnicos de Farmacia.
– 3.3. Celadores.
– 3.4. Farmacéuticos de tarde.
4.- Estructura Orgánica.
5.- Diagrama de flujo.
6.- Controles de calidad.
7.- Registros de calidad.

3. 1.- OBJETIVO
• Este procedimiento describe los pasos a seguir
para garantizar un sistema eficaz y seguro de
distribución de medicamentos en el Hospital San
Cecilio.
• Consiste en dispensar, a partir de la
interpretación y validación de la orden médica
por parte del farmacéutico, las dosis de
medicamentos necesarias para cada paciente
acondicionadas en forma unitaria y debidamente
identificadas, para cubrir un período de 24 h.

4. 2.- ALCANCE
• La responsabilidad de aplicación y alcance
de este procedimiento recae sobre todo el
personal (facultativo, técnico/auxiliar,
celador) que participe en el Sistema de
Distribución de Medicamentos en Dosis
Unitarias (SDMDU).
• Están sometidos a este procedimiento
todos los medicamentos prescritos y
dispensados a través del SDMDU.

5. 3.- RESPONSABILIDADES
• La responsabilidad de la elaboración y
aprobación del procedimiento corresponde
al Jefe de Servicio.
• La responsabilidad de aplicación de éste
procedimiento recae sobre todo el
personal (facultativo, técnico y/o auxiliar,
celador) que interviene o participa en
cualquiera de las actividades integrantes
del SDMDU del Hospital San Cecilio.

6. 3.1.FARMACEUTICOS de mañana
• Sacar ingresos y cambios de la noche
anterior (comprobar que no han sido
enviados la tarde anterior) Carpeta
Unidosis

9. • Enviar movimientos de censo al ordenador
(PDF)

10. •.

11. CLASIFICACIÓN DEL DOLOR

12. ESCALA DEL DOLOR DE LA OMS
modificada
_
Primer escalón (dolor leve) Analgésicos menores o AINES
(más coadyuvante si precisa).
Segundo escalón (dolor moderado) Opioide menor sólo o asociado a un AINE
y/o coadyuvante.
Tercer escalón (dolor intenso) Opiode mayor sólo o asociado a un AINE
y/o coadyuvante.
Cuarto escalón (dolor insoportable) Técnicas de neuromodulación y métodos
ablativos.
+

13. Sacar etiquetas identificación
pacientes X2 (carro de mañana y de
tarde)

14. Técnico realización del censo. Sacar
etiquetas que falten tras censo

15. Durante toda la mañana
• Interpretar y validar los tratamientos
prescritos electrónicamente.
• Elaborar el perfil farmacoterapéutico de
los enfermos con las Ordenes Médicas
(OM) manuales que se reciban.
• Realizar las intervenciones farmacéuticas
correspondientes

19. Enviar cambios al Kardex: 10.30h-
11.30h y 12.45h. Aproximadamente

21. Fármacos adyuvantes
• Aunque no son analgésicos cuando se administran
aisladamente, potencian la acción de cualquier
analgésico en asociación. Entre los fármacos adyuvantes
analgésicos se encuentran:
• Corticoides.
• Antidepresivos, sobre todo los antidepresivos tricíclicos.
• Anticonvulsivantes, sobre todo en el dolor neuropático.
Pregabalina

22. Placebo

23. Clasificación de opiáceos según su
mecanismo de acción.
Morfina (Skenan-Sevredol®)
Petidina o Meperidina (Dolantina®)
Metadona (Metasedin ®)
AGONISTAS PUROS Tramadol (Adolonta®)
Fentanilo (Fentanest-Durogesic-Actiq®)
Alfentanil (Limifen®)
Oxicodona (Oxycontin®)
AGONISTAS PARCIALES Buprenorfina (Buprex-Transtec®)
AGONISTAS-ANTAGONISTAS Pentazocina (Sosegón®)

24. - Revisión de cajetines vacios.
- Enviar cambios en papel hasta la
salida de carros (14h.)
- Comprobar que no hay papel
atascado en la impresora.

25. • Sacar los listados de revisión de los carros
y supervisar la revisión de su contenido.

26. Realizar la salida de carros

28. Se descuenta del Stock de
gestión económica toda la
medicación enviada. También la
de fuera de hora.

29. Se comprueba si hay cambios
de censo o de tratamiento

30. Se validan todos los cambios

32. 3.2.Técnicos de Farmacia.
• Preparar la medicación de los ingresos
(desayuno y almuerzo) hasta que suba el
carro a la planta. PILAR
• Reposición de la medicación del Kardex.

33. • Realizar movimientos de censo (altas, traslados)
• Colocar las etiquetas de los ingresos/traslados
en sus cajetines correspondientes.
• Verificar los censos de planta.
• Dispensar la medicación correspondiente a las
reclamaciones comprobadas por el farmacéutico.
• Actualizar en los cajetines la medicación
correspondiente a cada paciente conforme a los
listados enviados por el farmacéutico.

34. • Mirar “cajetines vacíos” que tengan etiqueta
pero no medicación para que el farmacéutico los
compruebe posteriormente.
• Indicar las necesidades de medicamentos para
acondicionamiento en DU.
• Revisar los medicamentos fuera de guía que
estén prescritos en ese momento e informar al
farmacéutico de las faltas detectadas.
• Sacar la medicación que devuelven en los
cajetines las diversas Unidades Clínicas y
colocarlas para su posterior mecanización por el
farmacéutico.

35. 3.3. Celadores
• Llevar el carro de medicación a cada
planta.
• Llevar la medicación de gran volumen a
cada planta.
• Traer de vuelta los cajetines vacíos.

36. 3.4. FARMACEUTICO. Turno de
tarde
• Sacar etiquetas con cambios desde la última
impresión (estas se deben pegar antes de las de
la mañana).
Sacar etiquetas que falten tras censo.
Realizar devoluciones.
• Revisar tratamientos enviando los ingresos y
cambios importantes).

40. 4.- ESTRUCTURA ORGÁNICA
4.1.- Local
• Se dispone de una zona diferenciada y dedicada
exclusivamente al SDMDU, situada en la planta baja de
la Farmacia. Está comunicada con el resto del
almacén, el congelador y las cámaras frigoríficas.
Presenta 2 zonas de trabajo bien diferenciadas:
• Recepción, transcripción y validación de las OM por el
personal facultativo.
• Llenado de carros:
– Cajetines de medicamentos perfectamente identificados por
orden alfabético de principio activo, colocados en forma de
“U” para facilitar la dispensación y la reposición de los
mismos.
– 2 Sistemas automatizados de almacenamiento de
medicamentos (Kardex).

41. 4.2.- Equipamiento
– Soporte informático:
• 4 ordenadores
• 1 impresora
• 1 Fax
• 1 teléfono fijo y 2 teléfonos corporativos móviles
• Software: Dominion
• Conexión a Internet
– 2 armarios Kardex: contienen los medicamentos perfectamente
acondicionados en dosis unitarias. Están conectados al programa de
unidosis.
– 1 armario Kardex frigorífico: contiene los medicamentos
termolábiles.
– Carro de medicación: está compuesto por un carro y dos juegos
de cajetines. Cada cajetín corresponde a una cama y está
identificado con el nombre del enfermo que la ocupa.
– Los teléfonos del área de Unidosis son: 123843, 769210 y 769209.
– El fax de Unidosis es 123850.

42. Circuito del SDMDU.
5. Diagrama de flujo

43. 5.1 Prescripción electrónica
• El facultativo accede al programa de unidosis a través de
la Historia Clínica del paciente en Archinet y procede a
cumplimentar tanto el tratamiento como los cuidados de
enfermería y las alergias si las hubiera.
• En caso de estupefacientes, además de registrarlos en el
tratamiento del paciente, debe rellenar la receta de
estupefacientes correspondiente.
• La solicitud de un fármaco bajo “Uso Compasivo”
implicaría el aportar Informe Clínico del paciente y
Consentimiento Informado del paciente, para su
aprobación por la Comisión de Farmacia.
• La prescripción de un medicamento extranjero
supondría el tener que cumplimentar los impresos A2 y
A3 si la importación del mismo se debiera realizar por
paciente.

44. 5.2. Prescripción manual
• El facultativo, tras establecer el diagnóstico
correspondiente, el día del ingreso cumplimenta la
Prescripción u Orden Médica (OM) de forma manual. La
prescripción de medicamentos debe ser cumplimentada
con letra legible y detallando: nombre y apellidos del
paciente, fecha y hora de prescripción, cama,
especialidad farmacéutica (preferible principio activo),
dosis, vía de administración y pauta.
• La prescripción de medicamentos estupefacientes,
restringidos, usos compasivos o extranjeros se rige por
las mismas normas que en el caso de la prescripción
electrónica.

45. NOTA 3: Validación
• Los Farmacéuticos de D.U. ó de Continuidad Asistencial se encargarán de
validar periódicamente los tratamientos nuevos y las modificaciones que
vayan ocurriendo. En este proceso deben verificar las alergias
medicamentosas, interacciones, incompatibilidades, toxicidad, las
duplicidades terapéuticas, y realizar intercambios terapéuticos (según guía
de intercambio terapéutico HUSC aprobada por la CFT).
• Las consideraciones para validar una prescripción se detallan en el PO-F-
02-02 Validación de prescripciones en el Programa de Unidosis.
• En el caso de prescripción electrónica, se procederá a la validación cuando
en el Programa de Unidosis se produzca alguna modificación por el médico
(el paciente aparece en negrita).
• Ante la ausencia de un dato obligatorio en la prescripción o ante un
tratamiento no adecuado al perfil del paciente, el farmacéutico contacta
directamente con el médico para solucionar el problema dejando evidencia
en el Programa de Unidosis: para ello, agrega en el medicamento
correspondiente una intervención.
• Puede ocurrir que durante la validación el farmacéutico detecte la
necesidad de indicar alguna observación tanto al personal de enfermería
(consejos de administración registrados en el campo de “Observaciones de
la especialidad”), como al médico (“Nota virtual amarilla”),

46. NOTA 4: Generación de los listados de
verificación
• A primera hora de la mañana, tras actualización de la terapia
anticoagulante oral y la transcripción de los órdenes médicas
manuales recibidas, se genera un listado de verificación al armario
automático Kardex 1, que recoge los ingresos y modificaciones
desde el llenado de carros de la tarde anterior (Ver PO-F-02-01).
• A lo largo de la mañana y hasta la salida de los carros (14:00
horas), se irán validando todas las prescripciones que se reciban en
el Servicio de Farmacia, generando frecuentemente nuevos listados
de verificación que incluyen las modificaciones introducidas con
respecto al listado anterior.
• Los listados de censos de pacientes, etiquetas sobrantes y listados
de verificación de medicamentos que diariamente se originan se
colocarán en un contenedor de papel para destruir.

47. NOTA 5: Preparación, revisión y transporte
de la medicación
• A primera hora del turno de mañana el farmacéutico de Unidosis
sacará los listados de pacientes ingresados durante la noche y el
personal técnico preparará la medicación de los mismos. En caso de
que algún medicamento no pueda transportase en tubo neumático,
el técnico de Farmacia avisará a la sala para que su celador baje a
recoger la medicación.
• Durante el turno de mañana, el personal técnico actualizará la
medicación de los carros de unidosis, que está contenida en un
cajetín por enfermo y que contiene medicación para las próximas 24
horas (desde las 15:00 horas de este día hasta las 15:00 horas del
día siguiente).
• La preparación de los carros será realizada por el personal
técnico/auxiliar del Servicio de Farmacia según el procedimiento
PO-F-02-03 Funcionamiento de Carruseles verticales usando
para ello los 2 Kardex verticales.
• Una vez preparados los carros se comprobará que todos los
cajetines con pegatina (en los que hay un paciente ingresado)
lleven su medicación correspondiente.

48. • A las 14:00 horas, los celadores de Farmacia comienzan la
distribución de los carros en el Hospital los días de semana, llevando
a cabo el intercambio de los cajetines vacíos por los llenos en todas
las plantas. Los fines de semana son los celadores de cada pabellón
los responsables del transporte de los maletines de unidosis.
• La salida física de los carros hacia las salas comienza a las 14:00 y
finaliza a las 14:30. El orden de salida el siguiente: comienza el
pabellón médico, a continuación el quirúrgico y por último el de
especialidades.
• La salida informática de los carros origina los albaranes de
Dispensación por Unidosis con la consiguiente actualización de
stock.
• La medicación correspondiente a todas las prescripciones que surjan
a partir de las 14:00 horas se envía en una bolsa individual para
cada paciente correctamente identificada con número de Historia
Clínica, nombre y apellidos del paciente y número de cama.

49. 6.- CONTROLES DE CALIDAD
• La OMS establece que dar calidad en la asistencia sanitaria es que cada
paciente reciba el conjunto de servicios diagnósticos y terapéuticos más
adecuados para conseguir una atención sanitaria óptima.
6.1. Control de la transcripción
• Diariamente se revisará la transcripción del 100% de las OM que se
reciban en Farmacia. Cada farmacéutico revisará las transcripciones que
realice su compañero.
6.2. Control del llenado
• Realizamos el control de calidad de llenado de carros en dosis unitaria
para asegurar y garantizar que los pacientes reciben en los cajetines la
medicación prescrita por su médico y validada por el farmacéutico.
• Diariamente se comprobará el llenado de cajetines de una muestra
aleatoria de carros (4-6). Esta actividad la realizará el personal auxiliar
de mañana. Se recogerán los errores detectados en un impreso diseñado
a tal fin (anexo 1).

50. 7.- REGISTROS DE CALIDAD
• Registros informáticos
 Intervenciones farmacéuticas (Programa de Unidosis).
• Registros documentales
 PO- F-02-01 “Manejo del Programa de Unidosis”.
 PO-F-02-02: “Validación de prescripción en el
programa de Unidosis”.
 PO-F-02-03 “Funcionamiento de carruseles verticales”.
 PO-F-02-04: “Revisión de carros de Unidosis”.