Administração de projetos - Planejamento - Comunicação- aula 13

1. Gerenciamento de Projetos
Gerenciamento das Comunicações
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3. Gerenciamento das Comunicações do Projeto
Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição,
Armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas
de forma adequada e no tempo certo.
Identificar Partes Interessadas
Identificar pessoas ou organizações
envolvidas direta ou indiretamente no projeto
e documentar informações importantes
sobre suas expectativas, impacto e
envolvimento no projeto.
Planejamento das Comunicações
Visa identificar as necessidades de
informação e comunicação dos stakeholders
(partes interessadas) no projeto.
Distribuição das Informações
Seu objetivo é tornar disponíveis as
informações necessárias no tempo e da
maneira que os interessados desejam.
Gerenciar as Expectativas das
Partes Interessadas
Visa a constante interação com as partes
interessadas a fim de satisfazer suas
necessidades e resolver questões à
medida que ocorrem.
Reportar o Desempenho
Viabiliza coletar e distribuir informações de
desempenho, incluindo relatórios de andamento,
medições do progresso e projeções.
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4. Gerenciamento das Comunicações do Projeto
Barreiras na Comunicação
 Dicas para superar barreiras da Comunicação
– 1. Desenvolver a habilidade de ouvir. Como?
• Evite julgar enquanto ouve
• Fazer perguntas para compreender e esclarecer
• Focar no problema, não na pessoa
– 2. Utilize uma redação clara e objetiva, sem jargões ou excesso de
termos técnicos. Se for o caso utilize glossário.
– 3. Na comunicação oral seja claro e objetivo
– 4. Tente ganhar credibilidade e transparência das relações
– 5. Não se esqueça que existe política no ambiente, portanto cuidado
com assuntos polêmicos ou que gerem conflitos
– 6. Tenha um plano de comunicação pró-ativo
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5. Gerenciar Partes Interessadas
Identificar os Stakeholders
 É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que
podem ser afetadas pelo projeto e de documentar informações relevantes
relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do
projeto. Podem ser clientes, patrocinadores, a organização executora,
público, ou seja, quem está envolvido ativamente no projeto ou pode ser
afetado positiva ou negativamente pela execução ou término do projeto.
 É uma atividade fundamental para o sucesso do projeto.
 Deve ser analisados os níveis de interesse, expectativas, importância
e influência de cada umas delas.
 A partir da identificação e os níveis acima pode-se criar estratégias para
maximizar resultados e mitigar impactos negativos e ainda priorizar aqueles
que estão mais relacionados com a garantia de sucesso do projeto.
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6. Gerenciar Partes Interessadas
Identificar os Stakeholders
 A análise das partes interessadas dá-se pela coleta e análise de informações
conforme as etapas a seguir:
 Etapa 1 – identificar todas as partes interessadas e as informações relevantes,
tais como papeis, departamentos, interesses, nível de conhecimento, expectativas, e
níveis de influência. Normalmente começa-se pelas pessoas com papel gerencial,
de tomada de decisões que são afetadas pelo resultado do projeto, como
patrocinador,, o gerente de projetos e o cliente.
 Dica: Faça entrevistas com os primeiros identificados para expandir a lista
de interessados
 Etapa 2 – Identificar impacto ou apoio potenciais de cada uma das partes
identificadas para classificá-las e definir uma estratégia de abordagem. È
importante que haja graus de importância, sabendo priorizar as principais partes:
• Graus de poder/interesse com base na autoridade, de interesse, de
influencia no projeto, capacidade de impor a vontade, urgência (atenção
imediata) podem ser critérios utilizados.
 Etapa 3 - Avaliar como as partes interessadas provavelmente vão reagir ou
responder em várias situações com o objetivo de planejar como influenciá-las para
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aumentar o apoio ou evitar impactos negativos em potencial.

7. Gerenciar Partes Interessadas
Identificar os Stakeholders
 Para garantir uma ampla identificação e listagem das partes
interessadas, deve-se solicitar a opinião e conhecimento de grupos ou
pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializado na área
ou disciplina em questão. É importante realizar entrevistas, reuniões,
discussões, pesquisas diversas.
 Exemplos:
– Alta administração
– Outros departamentos da empresa
– Principais partes interessadas
– Outros gerentes de projetos
– Especialistas na área de negócio ou do projeto
– Consultores
– Associações de profissionais
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8. Gerenciar Partes Interessadas
Identificar os Stakeholders
 Como resultados, ou saídas deste item tem-se o registro das partes
interessadas, com seus respectivos detalhes, tais como:
– Informações de identificação: nome, posição na empresa,
local, papel no projeto, informações de contato
– Informações de Avaliação: requisitos essenciais, principais
expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse
no ciclo de vida
– Classificação das partes interessadas: interna/externa,
apoiadora/neutra/resistente.
 E ainda temos um documento com estratégias para gerenciar as
partes interessadas apresentando o nível de participação, como
podem alterar o projeto e o nível de informação requerido por cada
uma delas.
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10. Gerenciar Partes Interessadas
Identificar os Stakeholders
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11. Planejamento das Comunicações
5W2H
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12. Planejamento das Comunicações
Frequência e Responsabilidade
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13. Gerenciar Expectativas
Reuniões
 Quando realizar?
– Lançamento (kickoff meeting)
– Acompanhamento (follow-up meeting)
– Registro e acompanhamento de pendências
– Levantamento e registro de lições aprendidas
– Acompanhamento e registro de mudanças, ações corretivas e
preventivas
– Entrega dos deliverables
– Encerramento das fases e do projeto (end-up meeting)
– Crises...
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14. Reportar o Desempenho
Status, Progresso, Previsão (Tendências)
 Foco nos requisitos de comunicação e na análise dos stakeholders (plano de
comunicação)...
 Resultados do projeto X linhas de base -> desvios aceitáveis?
 Deve incluir informações sobre o uso efetivo dos recursos
Nível de detalhe definido com base no Plano de Comunicação:
– requisitos de comunicação;
– análise dos stakeholders.
Exemplos de métricas:
• Custo;
• Prazo;
• Requisitos Técnicos / Qualidade;
• Riscos;
• Produtividade;
• Satisfação do cliente;
• Mudanças e Ajustes.
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