Réduire les incompréhensions
pendant les réunions de conception
Corinne Grosse
corinne@monmien.com
World Usability Day
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Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 2
Contexte de la demande
➢Des conflits liés à des contrats...
Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 3
Contexte
Equipe de conception logicielle 110
Recherche
&...
Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 4
Contexte
Distribution géographique, linguistique et cult...
Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 5
Objectifs de l'étude
➢Analyse de la demande : déficit de...
Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 6
Méthodologie (1/2)
➢Analyse de la demande
✗ 21 entretien...
Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 7
Méthodologie (2/2)
➢Analyse de l'activité
✗ Recueil et t...
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➢Un temps de logistique important non prescrit...
Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 9
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➢En moyenne : 6h30 de réunions par semaine
➢Le...
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Un temps de logistique non prescrit (2/2)
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Des discussions non écoutées … (1/3)
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Des discussions non écoutées … (2/3)
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Des discussions non écoutées … (3/3)
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… et des discussions non entendues
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➢une vigilance et performance différente pour...
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➢entre 1 % et 5 % de la réunion dans les
comp...
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➢des réunions supplémentaires pour gérer les
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➢40 % du temps en construction du contexte
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Un contexte
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Question : Qu...
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Discussion, conclusion et
perspectives
réunions
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Merci de votre attention
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Wud 2010-11-16-corinne grosse

  1. 1. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception Corinne Grosse corinne@monmien.com World Usability Day 16 novembre 2010
  2. 2. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 2 Contexte de la demande ➢Des conflits liés à des contrats de collaboration mal définis ➢Des relations de confiance et les communications difficiles à maintenir ➢Demande : faire des propositions pour l'amélioration de la communication et de la relation de confiance
  3. 3. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 3 Contexte Equipe de conception logicielle 110 Recherche & Développement Marketing Documentation 12 16 82 ➢Ancienneté : 7 ans ➢Age moyen : 35 ans ➢Rapport homme/femme : 80 / 20
  4. 4. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 4 Contexte Distribution géographique, linguistique et culturelle ➢ 85 % de télétravailleurs occasionnels et permanents
  5. 5. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 5 Objectifs de l'étude ➢Analyse de la demande : déficit de diffusion de l'information ➢Objectif : Etude de la construction de l'inter- compréhension pendant les réunions de conception médiées et multi-métiers – la communication – les comptes-rendus, un moyen de palier aux incompréhensions issues des réunions
  6. 6. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 6 Méthodologie (1/2) ➢Analyse de la demande ✗ 21 entretiens individuels semi-dirigés ✔ 1 h d'entretien en moyenne ✔ pour comprendre la situation ✔ par une recherche de thèmes émergents
  7. 7. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 7 Méthodologie (2/2) ➢Analyse de l'activité ✗ Recueil et traitement de 19 réunions ✔ 24 h d'enregistrements ✔ pour analyser l'activité ✔ par des retranscriptions et chroniques d'activité ✗ Recueil et traitement des comptes-rendus de 10 réunions ✔ pour analyser les informations sauvegardées ✔ par comparaison avec les retranscriptions ✗ Construction et traitement d'un questionnaire ✔ pour accéder à un plus grand panel ✔ par des statistiques
  8. 8. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 8 Résultats ➢Un temps de logistique important non prescrit ➢Des discussions non écoutées et des discussions non entendues ➢Des horaires différents de suivi des réunions ➢Des comptes-rendus trop partiels des réunions ➢Un contexte partagé … non partagé
  9. 9. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 9 Résultats ➢En moyenne : 6h30 de réunions par semaine ➢Le prescrit : ➢Le réel : Un temps de logistique non prescrit (1/2) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique temps moyen en logistique : 11 % de la durée de la réunion
  10. 10. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 10 Résultats Un temps de logistique non prescrit (2/2) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique temps accru avec la multiplication des moyens de communication ● téléphone : 11 % de la réunion ● téléphone et partage d'écran : 18 % de la réunion
  11. 11. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 11 Résultats Des discussions non écoutées … (1/3) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique ➢"si le sujet n'est pas intéressant, je fais autre chose en même temps" ✗ entre 20 % et 100 % des participants avec un PC ✗ 63 % déclare faire autre chose pendant la réunion
  12. 12. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 12 Résultats Des discussions non écoutées … (2/3) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique ➢réalisation de deux tâches de façon simultanée ✗ écouter la réunion ✗ travailler sur un autre sujet, faire des recherches ou discuter charge de travail importante les réunions ne sont pas préparées par messagerie instantanée ou à voix haute ...
  13. 13. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 13 Résultats Des discussions non écoutées … (3/3) tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique toute la réunion n'est pas écoutée
  14. 14. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 14 Résultats … et des discussions non entendues tour de table mise à jour de l'agenda discussion suivi des actions résumé des actions nouvelle action gestion de la logistique ➢Déclarations des participants : ✗ en co-présence : ils entendent toute la réunion ✗ à distance : ils entendent presque toute la réunion
  15. 15. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 15 Résultats ➢une vigilance et performance différente pour chacun ✗ des rythmes chrono-biologiques différents Des réunions à des horaires différents ZH 9 10 11 12 FR GB US-east US-west 8 13 14 15 16 17 18 197 20 216 22 23 2443 510 2 ZH 9 10 11 12 FR GB US-east US-west 8 13 14 15 16 17 18 197 20 216 22 23 2443 510 2
  16. 16. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 16 Résultats ➢entre 1 % et 5 % de la réunion dans les compte-rendus ✗ 5 % sur 30 minutes de réunions = 1 minute 30 Des compte-rendus trop partiels
  17. 17. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 17 Résultats ➢des réunions supplémentaires pour gérer les manques Des compte-rendus trop partiels réunion de 2 h “soit je n'ai pas compris soit ce n'était pas suffisamment clair” 25 minutes pour rediscuter le sujet ~ 20 % de la durée de la réunion + une autre réunion de 25 minutes pour régler totalement le sujet
  18. 18. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 18 Résultats ➢40 % du temps en construction du contexte Du temps passé à construire le contexte partagé
  19. 19. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 19 Résultats Un contexte partagé non partagé Question : Quelles sont pour vous les tâches réalisées par les différents métiers ?
  20. 20. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 20 Discussion, conclusion et perspectives réunions . suivi de projet . conception + gestion de l'interaction comptes-renduscomptes-renduscomptes-rendus autre activité suivi 1 à 5 % autre activité tout n'est pas écouté tout n'est pas entendu incompréhensions commencer 10 min plus tard changer le format validation des comptes-rendus impact de la langue et de la culture ? demande initiale sur les relations de confiance : comment les analyser ? objet d'une recherche sur les indices de la confiance interpersonnelle dans les traces de l'activité (la communication) 1h30
  21. 21. Réduire les incompréhensions pendant les réunions de conception 21 Merci de votre attention

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