Vortrag von Dr. Rolf Kremer anlässlich der PAVONE Powersphere 2007

1. Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
Teambasiertes Wissensmanagement
Dr. Rolf Kremer – PAVONE AG

2. Agenda
Warum Wissensmanagement?
Agenda
Notwendigkeit
Wie informiere ich mich?
Information
Verteilung
Wie verteile ich Informationen?
Kommunikation
Nutzen
F&A
Wie kommuniziere ich?
Wie sieht der Nutzen aus?
Fragen & Antworten

3. Warum Wissensmanagement?
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
Die Notwendigkeit sich damit zu befassen….

4. Was ist Wissen?
Wissen *
Agenda
„Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Personen zur
Notwendigkeit
Lösung von Problemen einsetzen.“
Information
„ist immer an Personen gebunden“
Verteilung
„stützt sich auf Daten und Informationen“
Kommunikation
Nutzen
Daten & Informationen *
F&A
Daten sind „syntaktisch geordnete Wahrnehmungen über
verschiedenste Dinge und Sachverhalte“
Informationen = Daten + Bedeutungskontext
Betriebswirtschaftlich: Informationen „dienen zur Vorbereitung von
Entscheidungen und Handlungen“
Teambasiertes Wissensmanagement
Verwaltung von Wissen im Team
Mehrnutzen durch Vernetzung des Wissens
* Quelle: Smolnik, Stefan (2006): Wissensmanagment mit Topic Maps…

5. Umfrage 1: Finden und Suchen
Manager suchen täglich 2 h nach Informationen
Agenda
Notwendigkeit
Nur die Hälfte glaubt, dass die Informationsverteilung im
Information
Unternehmen ordentlich ausgeführt wird
Verteilung
Kommunikation
42% verwenden einmal pro Woche eine falsche Information
Nutzen
F&A
45% halten es für sinnvoll, zielstrebig Informationen aus
anderen Unternehmensbereichen zu erhalten
Quelle: Accenture, 2006: Umfrage in USA und Großbritannien

6. Umfrage 2: Ertrinken Sie in E-Mails?
93% aller Unternehmen beantworten Kundenanfragen per
Agenda
E-Mail
Notwendigkeit
Information
84% besprechen Geschäftsstrategien per E-Mail
Verteilung
Kommunikation
71% führen Vertragsverhandlungen per E-Mail durch
Nutzen
F&A
Quelle: IBM, auf Basis von AIIM, 2007

7. Umfrage 3: Art der Informationen
80% der Informationen sind unstrukturiert
Agenda
Notwendigkeit
90% der Informationen werden nicht verwaltet
Information
Verteilung
Diese Informationen nehmen jedes Jahr um 36% zu
Kommunikation
Nutzen
F&A
7,5% an Dokumenten werden nie wieder gefunden
Quelle: AIIM, 2007, Enterprise Content Management, http://www.slideshare.net/tmresek/aiim-and-ecm-0707

8. Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (1)
So?
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
Daten & Informationen auf der Arbeitsoberfläche

9. Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (2)
So?
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
…
Informationen als Lesezeichen

10. Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? (3)
So?
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
Daten & Informationen in IBM Lotus Notes

11. Wie informiere ich mich?
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
Nur wer über Wissen verfügt kann Aufgaben erledigen…

12. Beispiel Nutzung RSS Reader
IBM Lotus Notes 8 mit integriertem RSS Reader
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

13. Nutzung im Unternehmen
Agenda
Notwendigkeit
… …
Information
Verteilung RSS Feed 2
Kommunikation Lotus Notes
RSS Feed 1
Nutzen
Intra-/Internet
F&A
RSS Reader auf IBM Lotus Domino Server
(Einmalige Sammlung)
… …
Anwender Anwender
Rautmann Anwender Friedrichs
Ortiz

14. Beispiel Nutzung RSS Reader (2)
Teamorientierter RSS Reader
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

15. IBM Lotus Notes Anwendungen
Jede IBM Lotus Notes Anwendung (Datenbank) kann
Agenda
RSS-fähig gemacht werden
Notwendigkeit
Information
Zwei Möglichkeiten:
Verteilung
RSS Generator Datenbank (ab Notes/Domino 7.02)
Kommunikation
Änderung der Gestaltung
Nutzen
F&A
Änderung der Gestaltung. Beispiel:
Neue Seite mit dem Namen des Feeds (z. B. „feed.xml“)
Neue Ansicht mit der Datengenerierung
Beispiel ist im PAVONE NewsReader enthalten
Beispiele für Anwendungen:
Projekt
Arbeitsgruppen (z. B. Arbeitsschutzausschuss)
CRM, Helpdesk

16. Erweiterungen
Filter
Agenda
Notwendigkeit
Information
E-Mail-Benachrichtigung
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

17. Wie verteile ich Informationen?
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
Teamarbeit = Produktivitätsgewinn…

18. Mail-Typen
Mailmuffel
Agenda
Notwendigkeit
Information
Spammer
Verteilung
Kommunikation
Jäger & Sammler
Nutzen
F&A
Mail-Manager
Unterscheidet zwischen persönlicher und unternehmens-
relevanter Mail
Legt Mails zu Vorgängen, Projekten etc. ab, zu denen sie
gehören. Beispiele: CRM-Systemen, Projekt-Management-
Lösungen, Diskussions-Datenbanken, Teamrooms, selbst
erstellte Datenbanken, …
Mehrfachablage durch Verlinkung

19. Wissen verteilen (1)
Ablage von E-Mails mittels Dialog
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

20. Wissen verteilen (2)
Ablage von E-Mails mittels Drag & Drop
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

21. Wissen verteilen (3)
Ablage von E-Mails aus Microsoft Outlook
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

22. Anpassbar an Benutzerbedürfnisse
Entweder durch den Anwender oder Administrator
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

23. Ablagevarianten in einem CRM-System
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

24. Wissen verteilen (4)
Ablage von Informationen aus Microsoft Word
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

25. Wissen verteilen (5)
Ablage von Informationen von der Arbeitsoberfläche
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

26. Wissen verteilen (6)
Ablage von Informationen aus dem Datei-Explorer
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

27. Wissen unternehmensweit verteilen
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

28. Mailmanagement
Ziel: Mails anderen zur Verfügung stellen
Agenda
Mails in anderen (teamfähigen) Datenbanken ablegen
Doppelter Nutzen:
Notwendigkeit
Wissen wird geteilt
Information
Mail-Datenbanken bleiben klein
Verteilung
Kommunikation
Ziel: Mail-Datenbank klein halten
Nutzen
Attachments komprimieren, beim Transfer
F&A
Attachments entfernen / archivieren, beim Transfer
Mails löschen / archivieren, beim Transfer
VCard-Import: Wird eine VCard erkannt, werden die
Daten ausgelesen und automatisch eine neue Adresse
erstellt
Ablage auch in anderen Zielen möglich, z. B. IBM
Commonstore, Domino.Doc, Documentum, PAM Storage

29. Wie kommuniziere ich?
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
E-Mail ist nicht immer die optimale Art…

30. Lotus Connections
Agenda
Notwendigkeit
Profile Communities Blogs
Information
Verteilung
Finden Sie die Personen, Arbeiten Sie mit Stellen Sie Ihre eigenen
Kommunikation
die Sie brauchen Personen Ideen vor, und lernen
Nutzen
Sie von anderen
zusammen, die die
F&A gleichen Interessen
und das gleiche
Fachwissen haben
Activities
Dogear
Organisieren Sie
Speichern und Ihre Arbeit, und
Freigeben von nutzen Sie Ihr
Lesezeichen professionelles
Netz

31. Lotus Connections
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

32. Anwendungsfälle für Blogs
Projekt
Agenda
Projekt hat längere Laufzeit.
Notwendigkeit
Information über aktuellen Stand und Geschehnisse
Information
Verteilung
Arbeitsgruppe
Kommunikation
Arbeitsgruppe triff sich regelmäßig in größeren Abständen
Nutzen
Information über aktuellen Stand und Geschehnisse
F&A
Beispiel: Arbeitsschutzausschuss
Abteilung
Abteilung möchte sich nach außen bzw. intern darstellen
Information über aktuelle Aufgaben und Termine
Z. B. für standortübergreifende Abteilungen mit über 100
Mitarbeitern
Geschäftsübergreifend
Darstellung von bestimmten Themen
Glossare

33. Wie sieht der Nutzen aus?
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A
Kostenoptimierung durch Wissensmanagement…

34. Nutzenaspekt „Zeitgewinn“
Weniger Arbeitsschritte als beim manuellen Ablegen
Agenda
Notwendigkeit
Weniger Arbeitsschritte um sich über Informationen zu
Information
informieren
Verteilung
Kommunikation
Geringerer Aufwand beim Suchen nach Informationen
Nutzen
Blick in Kundenakte
F&A
Blick in Projektakte
Blick in Diskussionsthread
etc.
Geringerer Aufwand bei Kommunikation
Festgelegter Standort für Informationen
Kein kurzfristiges Versenden von Informationen
Anbindung RSS Reader
Schnellere Aufgabenerledigung!

35. Nutzenaspekt „Wissensgenerierung“
Verteilung von Daten & Informationen
Agenda
per E-Mail-Ablage
Notwendigkeit
per Dateiablage
Information
per RSS
Verteilung
per Blog
Kommunikation
=> Wissensgenerierung bei den Mitarbeitern
Nutzen
F&A
Wettbewerbsvorteile durch schnellere Informationsgewinnung
Mehr Wissen = Bessere & schnellere Aufgabenerledigung!

36. Nutzenaspekt „Schlankes E-Mailfach“
Weniger Aufwand beim Suchen nach Informationen
Agenda
Notwendigkeit
Geringere Speicherkapazität
Information
Vermeidung von Doppelablagen in E-Mailfächer
Verteilung
Komprimierung von Anhängen
Kommunikation
Nutzen
Weniger Administrationsaufwand
F&A
Geringerer Backup-Aufwand
Geringere Speicherkapazitäten auf Server
Geringere Auslastung der Server
Kosteneinsparung!

37. E-Mailaufkommen
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

38. Einführung und Rollout
Einfache Installation (KnowledgeGateway, NewsReader)
Agenda
Installationsassistent
Notwendigkeit
Übersichtliche Einstiegsseite zum Konfigurieren
Information
Auslieferung vieler Schnittstellen und konfigurierten Feeds
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
Geringer Schulungsaufwand notwendig
F&A
Drag & Drop ist bekannt
Wenige Funktionen beim Lesen von Informationen
Blogs benutzen viele Mitarbeiter privat
Einfaches Rollout
Viele Tätigkeiten sind reine Administrationstätigkeiten
Installation über E-Mail integriert (Klick auf Button)

39. Beispiel für 100 Anwender
PAVONE KnowledgeGateway® - 100 Anwender: 4.200,00 €
Agenda
(4.830,00 € inkl. Upgrade)
Notwendigkeit
Information
Ab dem 2. Jahr 630,00 € pro Jahr Upgrade
Verteilung
Kommunikation
Ersteinrichtung, Rollout, für PAVONE KnowledgePool, IBM Lotus
Nutzen
Teamroom, IBM Lotus Discussion Database oder auch weitere
PAVONE Lösungen (Enterprise Office, CRM/Sales, Project
F&A
Management): 0,5 Tage (vernachlässigbar – sagen uns die
Kunden)
Anbindung/Integration an andere IBM Lotus Notes/Domino
Anwendungen: 1-3 Tage (kommt in den meisten Fällen nicht
sofort zum Zuge)

40. Selbsttest
Information gesucht? (Dokument, Datei)
Agenda
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Information nicht gefunden? (Dokument, Datei)
Kommunikation
Nutzen
F&A
Information fehlte? (für Entscheidung, Handlung)
Mail war mehrfach vorhanden?

41. Workshop
Analysieren von Bereichen des Wissensmanagement im
Agenda
Unternehmen, Abteilung, Team
Notwendigkeit
Information
Anwender frühzeitig einbeziehen
Verteilung
Kommunikation
Suchen nach Optimierungsmöglichkeiten
Nutzen
F&A
Ausarbeitung einer Testumgebung im kleinen Kreis
Planung weiteres Vorgehen

42. Fragen & Antworten
Wir stehen Ihnen gerne
Agenda
für weitere Fragen zur Verfügung!
Notwendigkeit
Information
Verteilung
Kommunikation
Nutzen
F&A

43. Kontakt
Agenda
Notwendigkeit
PAVONE AG
Information
Technologiepark 9
Verteilung
33100 Paderborn
Kommunikation
Nutzen
E-Mail: info@pavone.de
F&A
Tel.: +49 52 51 / 31 02-0
Fax: +49 52 51 / 31 02-99
Weitere Informationen
erhalten Sie auf
unserer Homepage
unter http://www.pavone.de
http://www.pavone.com