* Archivierung * e-Rechnungen * Verfahrensdokumentation * Das sind nur einige Stichworte, zu denen das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 mit dem Titel "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz "GoBD" genannt, neue Regelungen beinhaltet. Das Webinar stellt die wichtigsten Aspekte (insbesondere vor dem Hintergrund elektronischer Archivierung) vor und beleuchtet die Frage, ob sich die Regelungen nur als "Last" oder auch als "Nutzen" für Unternehmen darstellen. Ulrich Schmidt, der im Markt anerkannte Experte der id-netsolutions GmbH, bringt in diesem Webinar etwas Licht ins Dunkel und zeigt Effizienzpotentiale auf. Die Reihe "webinar@id-netsolutions" stellt regelmäßig interessante Themen rund um die elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management und Enterprise Information Management vor. [Hier sind nur die im Webinar verwendeten Folien hochgeladen.]

1. webinar@id-netsolutions 29.05.2015

2. Moderation Referent
Ulrich Schmidt
 Senior Consultant
 Organisationsberatung
 Training
Detlef Jeschke
 Senior Account Manager
 Vertrieb
 Kundenbetreuung

3. Wichtiger Hinweis.
Die folgenden Ausführungen geben die persönliche
Meinung des Referenten zur derzeitigen Rechtslage
wieder und enthalten lediglich einen Überblick über
einzelne Themenkomplexe.
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen
wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu
abweichenden Betrachtungsweisen und/oder
Ergebnissen führen.
Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder
steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf
Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen
berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters
oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen
über die in den Ausführungen besprochenen Themen
treffen.
Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können
abweichende Auffassungen zu den hier behandelten
Themen haben oder entwickeln.
byliftarnhttp://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century

4. Aktuelle Nachrichten.
 Zitat:
"Die Betriebsprüfer in Nordrhein-
Westfalen haben im letzten Jahr
zusätzliche Steuern von insgesamt
5,7 Milliarden Euro festgesetzt.
Darüber hinaus hat die NRW-
Betriebsprüfung im Jahr 2014
Verluste in Höhe von 5,6 Milliarden
Euro gekürzt, die von den geprüften
Betrieben nicht hätten geltend
gemacht werden dürfen."
[Quelle: Forum elektronische Steuerprüfung] © Ulrich Schmidt

5. GoBD
Grundsätze zur
ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in
elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff.
Gültig für "Veranlagungszeiträume,
die nach dem 31. Dezember 2014
beginnen."

6. Entwicklungsgeschichte
 GoS seit 1978
 GoBS seit 1995
 GDPdU seit 01/2002
 GoBD seit 01/2015

7. GoBD _1
3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1
AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)
34 Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen
erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe
unter 10.1), die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte
für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis
eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.
35 Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist gegeben sein. Dies gilt auch für die zum Verständnis der
Buchführung oder Aufzeichnungen erforderliche Verfahrensdokumentation.

8. GoBD _2
3.2.5 Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
60 Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren
vorgesehenen Kontrollen ist u. a. durch Verarbeitungsprotokolle sowie durch die
Verfahrensdokumentation (siehe unter 6. und unter 10.1) zu erbringen.
Daher sollten die Verarbeitungsprotokolle aufgehoben werden!

9. GoBD _3
4. Belegwesen (Belegfunktion)
66 Aus der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1) muss ersichtlich
sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben
und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe unter 9.) werden.
Papier und elektronische Belege werden gleichermaßen betrachtet!

10. GoBD _4
8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
110 … Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem
Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht,
soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unverän-
derbarkeit gewährleisten. …
Hier ist Klarheit geschaffen für E-Mail-, CRM- und ERP-Systeme,
die Dateien ohne weitere "Überwachung" im Filesystem ablegen.

11. GoBD _5
4. Belegwesen (Belegfunktion)
66 Aus der Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1) muss ersichtlich
sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben
und aufbewahrt (zur Aufbewahrung siehe unter 9.) werden.
Papier und elektronische Belege werden gleichermaßen betrachtet!

12. GoBD _6
9.2 Elektronische Aufbewahrung
133 Im DV-System erzeugte Dokumente (z. B. als Textdokumente erstellte
Ausgangsrechnungen [§ 14b UStG], elektronisch abgeschlossene Verträge,
Handels- und Geschäftsbriefe, Verfahrensdokumentation) sind im
Ursprungsformat aufzubewahren.
Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der
Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und
Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt (Hinweis auf Rzn. 119, 120).
Wird eine Verfahrensdokumentation mit Hilfe von z.B. Microsoft Word erstellt,
dann soll das "Ursprungsformat" (zur Zeit *.docx) aufbewahrt werden.

13. GoBD _7
10.1 Verfahrensdokumentation
155 Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller
Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen
kann.
Dies ist sicherlich nicht als "Entwarnung" zu verstehen, sondern bedeutet ja im
"Gegenschluss":
Falls eine Verfahrensdokumentation fehlt oder ungenügend ist und damit die
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller
Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen
kann.

14. GoBD – "4 Säulen-Modell"
Peters, Schönberger & Partner mbB
Schackstraße 2, 80539 München
Internet: www.psp.eu / www.gobd.de
Kontroll- und
Protokoll
-umfeld
Dokumentation Datenintegrität
Migrations-
beständigkeit
GoBD

15. GoBD Nutzen oder Last?
Vorteil: Verfahrensdokumentation

16. GoBD Nutzen oder Last?
Vorteil: Elektronische Rechnung
Quelle: Billentis

17. Ende
VIELEN DANK FÜR
IHRE GEDULD !

18. Quellen
www.gobd.de Kanzlei PSP, u.a.
www.rechnungsaustausch.org Informationsportal
www.elektronische-steuerpruefung.de/ Informationsportal
www.verband-e-rechnung.org VeR e.V.
www.ecm-cc.de/medien/compliance-dokumente.php id-netsolutions GmbH
www.id-netsolutions.de/schulungen/
WorkshopVerfahrensdokumentation.php id-netsolutions GmbH

19. webinar@id-netsolutions
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Segeberger Str. 9-13a
23863 Kayhude (bei Hamburg)
Hamburg – Peine – Hagen – Nürnberg 040 645040 - 0
Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer
Handelsregister: AG Kiel HRB 1238 SE
www.id-netsolutions.de

20. Copyright
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