2009help

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ
PORTALOFFICE 2009
Phiên bản 4.0

Hà nội 11-2008

Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thông tin nội bộ

MỤC LỤC

1 Tổng quan .................................................................................................................................8
1.1 Giới thiệu........................................................................................................................... 8
1.2 Mô hình hoạt động ............................................................................................................. 9
1.3 Hình thức triển khai ........................................................................................................... 9
1.4 Yêu cầu hệ thống............................................................................................................. 10
2 Quản lý tin tức ......................................................................................................................... 11
2.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 11
2.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 11
2.2.1 Thiết lập tin hiển thị chạy ngang tr ên trang chủ......................................................... 11
2.2.2 Thêm mới nhóm tin tức ............................................................................................ 12
2.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm tin tức .................................................................................... 13
2.2.4 Thay đổi thông tin nhóm tin tức ................................................................................ 14
2.2.5 Phân quyền quản lý nhóm tin tức theo nhóm quyền ................................................... 14
2.2.6 Phân quyền quản lý nhóm tin tức theo th ành viên ..................................................... 14
2.2.7 Xóa nhanh tin bài của nhóm tin ................................................................................ 15
2.2.8 Đăng tin tức mới ...................................................................................................... 15
2.2.9 Thay đổi nội dung của tin tức ................................................................................... 17
2.2.10 Xóa nội dung của tin tức .......................................................................................... 18
2.2.11 Duyệt nội dung của 1 tin tức .................................................................................... 18
2.2.12 Duyệt nội dung của nhiều tin tức .............................................................................. 18
3 Lịch cơ quan ............................................................................................................................ 19
3.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 19
3.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 19
3.2.1 Thêm mới nhóm lịch cơ quan.................................................................................... 19
3.2.2 Thay đổi thông tin nhóm lịch c ơ quan ....................................................................... 20
3.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm trong lịch c ơ quan................................................................... 20
3.2.4 Phân quyền nhóm lịch cơ quan theo nhóm quyền (Role) ............................................ 21
3.2.5 Phân quyền nhóm lịch cơ quan theo thành viên(Users) .............................................. 22
3.2.6 Đăng 1 sự kiện mới cho lịch cơ quan ......................................................................... 22
3.2.7 Đăng 1 sự kiện lặp cho lịch cơ quan .......................................................................... 23
3.2.8 Thay đổi sự kiện cho lịch cơ quan ............................................................................. 24
3.2.9 Xóa sự kiện trong lịch cơ quan .................................................................................. 24
3.2.10 Xoá nhanh các sự kiện trong lịch cơ quan.................................................................. 24
3.2.11 Duyệt 1 sự kiện trong lịch c ơ quan............................................................................ 25
3.2.12 Xem lịch cơ quan của ngày hiện tại ........................................................................... 26
3.2.13 Xem lịch cơ quan theo ngày(1), tu ần(7), tháng(30) ................................................... 26
3.2.14 Xem lịch cơ quan theo 1 tháng bất kỳ trong năm ....................................................... 26
3.2.15 Đưa lịch cơ quan vào lịch cá nhân ............................................................................. 26
3.2.16 In lịch cơ quan......................................................................................................... 26
4 Quản lý tin nhắn ...................................................................................................................... 27
4.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 27
4.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 27
4.2.1 Thiết lập cho phần tin nhắn ...................................................................................... 27
4.2.2 Thiết lập phần giới hạn tin ........................................................................................ 27
4.2.3 Xem danh sách các tin nh ắn gửi đến ......................................................................... 27
4.2.4 Soạn thảo tin nhắn nội bộ ........................................................................................ 28
4.2.5 Xem lại các thư đã gửi ............................................................................................. 29

Công ty TNHH Giải Pháp Phần Mềm Việt – VSS Trang 2 / 132
Địa chỉ: 38 Phan Đình Phùng - Hà Nội - Điện thoại: (04) 37344642
Website: http://www.vss.com.vn Contact: contact@vss.com.vn


4.2.6 Xem lại các thư đã xóa ............................................................................................. 29
4.2.7 Tìm kiếm ................................................................................................................. 29
4.2.8 Nhóm cá nhân (Danh bạ của tôi) .............................................................................. 30
5 Lịch công việc .......................................................................................................................... 31
5.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 31
5.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 31
5.2.1 Xem lịch công việc của cá nhân ................................................................................ 31
5.2.2 Xem lịch theo Ngày(1), Tuần(7), Tháng(31) .............................................................. 32
5.2.3 Xem lịch công việc theo Phòng ban ........................................................................... 33
5.2.4 Xem chi tiết 1 sự kiện trong lịch công tác .................................................................. 33
5.2.5 Từ chối hoặc chấp nhận 1 sự kiện đ ược gửi bởi người quản lý .................................... 34
5.2.6 Xem lịch công việc theo Tháng/Năm ......................................................................... 34
5.2.7 In lịch công việc....................................................................................................... 34
5.2.8 Thêm mới 1 sự kiện trong lịch công việc .................................................................... 34
5.2.9 Thêm mới 1 sự kiện gửi đến lịch cá nhân của nhiều ng ười.......................................... 35
5.2.10 Thêm mới 1 sự kiện sẽ lặp lại trong t ương lai ............................................................ 35
5.2.11 Thay đổi nội dung thông tin của 1 sự kiện ................................................................. 36
5.2.12 Xóa nội dung thông tin của 1 sự kiện ........................................................................ 36
6 Quản lý công việc .................................................................................................................... 37
6.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 37
6.2 Hướng dẫn sử dụng xem nội dung thông tin công việc ....................................................... 38
6.2.1 Xem tất cả các công việc xử lý chính ......................................................................... 38
6.2.2 Xem tất cả các công việc tham gia ............................................................................ 38
6.2.3 Xem tất cả các công việc đ ã giao .............................................................................. 38
6.2.4 Xem tất cả các công việc theo d õi ............................................................................. 39
6.2.5 Xem chi tiết nội dung thông tin li ên quan đến công việc ............................................. 39
6.2.6 Xem tất cả các dự án của Công ty ............................................................................. 40
6.2.7 Xem chi tiết các công việc của dự án ......................................................................... 40
6.2.8 Xem báo cáo công việc của nhân viên ....................................................................... 41
6.2.9 Xem báo cáo công việc của nhân viên theo phòng ban ............................................... 42
6.3 Hướng dẫn sử dụng thêm mới nội dung thông tin công việc ............................................... 43
6.3.1 Thêm mới công việc dành cho nhân viên ................................................................... 43
6.3.2 Tìm kiếm một công việc ........................................................................................... 44
6.3.3 Thiết lập tùy chọn cá nhân ....................................................................................... 45
6.3.4 Thêm mới công việc có sự tham gia của nhiều ng ười ................................................. 46
6.3.5 Thêm mới kết quả công việc đã thực hiện vào công việc được giao............................. 46
6.3.6 Thêm mới công việc cho dự án đ ã thiết lập ............................................................... 47
6.3.7 Thêm mới dự án ...................................................................................................... 48
6.3.8 Thêm mới báo cáo công việc dành cho nhân viên ...................................................... 49
6.3.9 Thêm mới nhóm công việc cho mục báo cáo công việc ............................................... 50
6.4 Hướng dẫn sử dụng thay đổi thông tin công việc ............................................................... 51
6.4.1 Thay đổi thông tin công việc đ ã giao......................................................................... 51
6.4.2 Thay đổi các công việc liên quan thành một dự án ..................................................... 52
6.4.3 Thay đổi thông tin thành viên tham gia thực hiện công việc ....................................... 52
6.4.4 Chiếm quyền quản lý dự án ...................................................................................... 53
6.4.5 Cập nhật nhóm công việc cho dự án ......................................................................... 53
6.4.6 Cập nhật tỉ lệ (%) của mỗi công việc trong nhóm ...................................................... 53
6.4.7 Thay đổi thông tin của dự án .................................................................................... 54
6.4.8 Thay đổi nội dung báo cáo công việc của nhân vi ên ................................................... 54
6.5 Hướng dẫn xoá các thông tin li ên quan đến công việc ........................................................ 55
6.5.1 Xoá công việc đã giao .............................................................................................. 55
6.5.2 Xoá toàn bộ thông tin của dự án ............................................................................... 55
6.6 Quản trị và phân quyền.................................................................................................... 56
6.6.1 Phân quyền quản trị Module quản lý công vi ệc theo nhóm quyền ............................... 56



6.6.2 Phân quyền xem báo cáo công việc của ph òng ban theo nhóm quản lý ....................... 56
6.6.3 Phân quyền xem báo cáo công việc của phòng ban theo người dùng .......................... 57
6.6.4 Quản lý danh mục loại công việc ............................................................................... 58
6.6.5 Quản lý danh mục nhóm dự án ................................................................................. 58
6.6.6 Xóa các công việc cũ ................................................................................................ 59
6.6.7 Xoá báo cáo công việc.............................................................................................. 59
7 Quy trình ................................................................................................................................. 60
7.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 60
7.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 60
7.2.1 Thiết lập thông số cho module .................................................................................. 60
7.2.2 Thêm mới nhóm quy trình ........................................................................................ 60
7.2.3 Cập nhật thứ tự nhóm quy tr ình ............................................................................... 60
7.2.4 Phân quyền cho nhóm quy trình ............................................................................... 61
7.2.5 Thêm mới quy trình ................................................................................................. 61
7.2.6 Cập nhật thứ tự quy trình ......................................................................................... 62
7.2.7 Thêm các giai đoạn cho quy trình ............................................................................. 62
7.2.8 Phân quyền sử dụng quy trình theo Nhóm (Roles) ..................................................... 63
7.2.9 Phân quyền sử dụng quy trình theo Người dùng (Users) ............................................ 63
7.2.10 Quản lý các quy trình ............................................................................................... 64
7.2.11 Các yêu cầu chờ xử lý .............................................................................................. 65
7.2.12 Các yêu cầu tôi đã gửi.............................................................................................. 65
7.2.13 Gửi yêu cầu mới....................................................................................................... 65
8 Hệ thống Webmail ................................................................................................................... 67
8.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 67
8.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 67
8.2.1 Soạn thư để gửi trong phân hệ Webmail ................................................................... 67
8.2.2 Nhận thư trong phân hệ Webmail ............................................................................. 68
9 Quản lý danh bạ cá nhân(Các liên hệ) ....................................................................................... 70
9.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 70
9.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 70
9.2.1 Truy xuất thông tin liên hệ cá nhân........................................................................... 70
9.2.2 Thêm mới nhóm thông tin liên hệ ............................................................................. 70
9.2.3 Thêm mới thông tin liên hệ....................................................................................... 71
9.2.4 Thiết lập tài khoản thư Gmail.................................................................................... 72
9.2.5 Thiết lập chữ ký và số Email hiển thị ......................................................................... 72
10 Hệ thống thảo luận nội bộ (Diễn đ àn điện tử)........................................................................ 74
10.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 74
10.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 74
10.2.1 Thêm nhóm mới cho diễn đàn .................................................................................. 74
10.2.2 Cập nhật quyền cho các nhóm của diễn đ àn .............................................................. 75
10.2.3 Thay đổi thứ tự diễn đàn.......................................................................................... 76
10.2.4 Thay đổi thứ tự nhóm diễn đ àn ................................................................................ 77
10.2.5 Quản lý File trên diễn đàn ........................................................................................ 77
10.2.6 Đăng bài cho diễn đàn ............................................................................................. 77
10.2.7 Cập nhật tin bài cho diễn đàn ................................................................................... 78
10.2.8 Tìm kiếm trong diễn đàn .......................................................................................... 79
11 Quản lý văn bản hồ sơ (Tài liệu) ........................................................................................... 80
11.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 80
11.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 80
11.2.1 Truy xuất văn bản, hồ sơ để sử dụng ........................................................................ 80
11.2.2 Tìm kiếm theo tên của văn bản, hồ sơ....................................................................... 80



11.2.3 Thêm mới nhóm văn bản, hồ sơ ............................................................................... 81
11.2.4 Thay đổi nhóm văn bản, hồ sơ ................................................................................. 81
11.2.5 Chuyển nhóm văn bản, hồ sơ ................................................................................... 82
11.2.6 Duyệt tài liệu ........................................................................................................... 82
11.2.7 Phân quyền truy cập nhóm văn bản, hồ sơ theo nhóm quyền ..................................... 82
11.2.8 Phân quyền truy cập nhóm văn bản, hồ s ơ theo thành viên ........................................ 83
11.2.9 Thêm mới tài liệu vào nhóm ..................................................................................... 83
11.2.10 Cập nhật thứ tự cho nhóm hồ s ơ – tài liệu............................................................. 84
11.2.11 Cập nhật nhóm tài liệu ......................................................................................... 84
11.2.12 Thay đổi thông tin của 1 hồ sơ- tài liệu ................................................................. 85
11.2.13 Xóa 1 hồ sơ- tài liệu trong nhóm ........................................................................... 85
12 Quản lý quan hệ khách hàng ................................................................................................ 86
12.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 86
12.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 87
12.2.1 Xem thông tin hồ sơ giao dịch .................................................................................. 87
12.2.2 Xem danh sách người liên hệ của tất cả khách hàng .................................................. 87
12.2.3 Tìm kiếm người liên hệ của 1 khách hàng.................................................................. 88
12.2.4 Xem chi tiết của một người liên hệ ............................................................................ 88
12.2.5 Xem danh sách của tất cả khách hàng ...................................................................... 88
12.2.6 Xem thông tin chi tiết khách hàng............................................................................. 89
12.2.7 Tìm kiếm thông tin khách h àng................................................................................. 89
12.2.8 Quản trị Module CRM ............................................................................................... 90
12.2.9 Thêm mới thông tin khách hàng ............................................................................... 91
12.2.10 Thay đổi thông tin khách hàng ............................................................................. 92
12.2.11 Xóa thông tin khách hàng ..................................................................................... 93
12.2.12 Thêm mới thông tin người liên hệ của khách hàng ................................................. 93
12.2.13 Thay đổi thông tin người liên hệ của khách hàng ................................................... 94
12.2.14 Xóa thông tin người liên hệ của khách hàng .......................................................... 95
12.2.15 Thêm mới giao dịch với khách h àng ...................................................................... 95
13 Gallery ................................................................................................................................ 97
13.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 97
13.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 97
13.2.1 Thêm mới nhóm thiệp điện tử .................................................................................. 97
13.2.2 Thay đổi thông tin nhóm thiệp điện tử ...................................................................... 98
13.2.3 Xóa thông tin nhóm thiệp điện tử ............................................................................. 98
13.2.4 Thêm ảnh mới cho nhóm ảnh ................................................................................... 98
14 Quản lý nhân sự .................................................................................................................. 99
14.1 Giới thiệu......................................................................................................................... 99
14.2 Hướng dẫn sử dụng ......................................................................................................... 99
14.2.1 Xem danh sách thông tin t ất cả nhân viên ................................................................. 99
14.2.2 Xem danh sách thông tin t ất cả nhân viên theo phòng ban ......................................... 99
14.2.3 Xem thông tin chi tiết của nhân viên ....................................................................... 100
14.2.4 Xem danh sách các ghi chú v ề nhân viên ................................................................ 100
14.2.5 Xem danh sách tình hình ngh ỉ phép của Công ty ...................................................... 101
14.2.6 Xem danh sách tình hình ngh ỉ phép theo Phòng ban ................................................ 101
14.2.7 Xem thông tin nghỉ phép của từng nhân vi ên........................................................... 101
14.2.8 Xem lịch nghỉ phép của nhân vi ên theo tháng .......................................................... 102
14.2.9 Xem danh sách hợp đồng lao động của nhân vi ên ................................................... 102
14.2.10 Xem danh sách hợp đồng lao động của nhân vi ên theo phòng ban ....................... 103
14.2.11 Xem danh sách sinh nhật của nhân viên theo tháng ............................................. 103
14.2.12 Phân quyền cho người quản lý nhân sự ............................................................... 103
14.2.13 Xem danh mục tất cả phòng ban ........................................................................ 104
14.2.14 Thêm mới danh mục phòng ban ......................................................................... 104



14.2.15 Cập nhật thứ tự danh sách ph òng ban ................................................................ 105
14.2.16 Cập nhật danh mục tất cả ph òng ban.................................................................. 105
14.2.17 Xóa danh mục tất cả phòng ban ......................................................................... 106
14.2.18 Thêm mới loại hợp đồng lao động ....................................................................... 106
14.2.19 Thêm mới nhân viên .......................................................................................... 107
14.2.20 Thay đổi thông tin nhân viên .............................................................................. 108
14.2.21 Xoá thông tin nhân viên ..................................................................................... 109
14.2.22 Thêm mới ghi chú, đánh giá về nhân vi ên ........................................................... 109
14.2.23 Thêm mới thông tin nghỉ phép của nhân vi ên ...................................................... 110
14.2.24 Thay đổi và xoá thông tin nghỉ phép của nhân viên ............................................. 111
14.2.25 Cập nhật thông tin hợp đồng lao động của nhân vi ên .......................................... 112
15 Quản lý tài sản .................................................................................................................. 113
15.1 Giới thiệu....................................................................................................................... 113
15.2 Hướng dẫn sử dụng ....................................................................................................... 113
15.2.1 Phân quyền chức năng quản lý t ài sản theo Nhóm ................................................... 113
15.2.2 Phân quyền chức năng quản lý t ài sản theo Người dùng .......................................... 113
15.2.3 Cập nhật nhóm tài sản(Người quản trị) ................................................................... 113
15.2.4 Thay đổi thứ tự nhóm tài sản ................................................................................. 114
15.2.5 Cập nhật đơn vị sử dụng tài sản(Người quản trị)...................................................... 114
15.2.6 Thay đổi thứ tự nhóm đơn vị .................................................................................. 115
15.2.7 Cập nhật danh mục dự án mới ................................................................................ 115
15.2.8 Thay đổi thứ tự nhóm dự án ................................................................................... 116
15.2.9 Cập nhật danh mục hiện trạng sử dụng ................................................................... 116
15.2.10 Thêm mới nhóm tài sản...................................................................................... 117
15.2.11 Xem thông tin về tài sản .................................................................................... 117
15.2.12 Xem thông tin tài sản theo nhóm ........................................................................ 117
15.2.13 Tìm kiếm các thông tin về t ài sản........................................................................ 118
16 Quản lý văn phòng phẩm ................................................................................................... 119
16.1 Giới thiệu....................................................................................................................... 119
16.2 Hướng dẫn sử dụng ....................................................................................................... 119
16.2.1 Phân quyền chức năng Quản lý văn ph òng phẩm..................................................... 119
16.2.2 Thêm mới nhóm văn phòng phẩm .......................................................................... 120
16.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm văn phòng phẩm .................................................................. 121
16.2.4 Cập nhật đơn vị sử dụng văn phòng phẩm .............................................................. 121
16.2.5 Cập nhật Danh mục Văn ph òng phẩm ..................................................................... 122
16.2.6 Tạo phiếu nhập kho ............................................................................................... 122
16.2.7 Tạo phiếu xuất kho ................................................................................................ 123
16.2.8 Thêm phiếu đề xuất từ các phòng ban .................................................................... 124
16.2.9 Xem thông tin phiếu đề xuất VPP ............................................................................ 125
16.2.10 Tạo phiếu trình lãnh đạo .................................................................................... 126
17 Thiệp điện tử ..................................................................................................................... 127
17.1 Giới thiệu....................................................................................................................... 127
17.2 Hướng dẫn sử dụng ....................................................................................................... 127
17.2.1 Phân quyền chức năng Thiệp điện tử ...................................................................... 127
17.2.2 Thêm mới nhóm thiệp điện tử ................................................................................ 127
17.2.3 Thay đổi thông tin nhóm thiệp điện tử .................................................................... 128
17.2.4 Xóa thông tin nhóm thiệp điện tử ........................................................................... 128
17.2.5 Thêm ảnh tĩnh cho các nhóm ảnh ........................................................................... 128
17.2.6 Thêm ảnh Flash cho các nhóm ảnh ......................................................................... 129
17.2.7 Thêm ảnh nền cho thiệp......................................................................................... 130
17.2.8 Thiết lập chức năng tự động gửi thiệp ..................................................................... 130
17.2.9 Tạo và gửi thiệp điện tử ......................................................................................... 131



1 Tổng quan

1.1 Giới thiệu

Quản trị thông tin là việc một doanh nghiệp sử dụng các ph ương thức để lập kế hoạch, tập hợp,
tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến v à loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin li ên
quan đến các công việc, hoạt động của doanh nghiệp đó. Các thôn g tin này bao gồm cả các bản
ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin ch ưa được cấu trúc. Và thông qua quản trị thông tin, tổ chức
có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó đ ược xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho
các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũ ng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp
thông tin. Thông qua vi ệc quản trị thông tin, ng ười quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt
động của doanh nghiệp v à giảm thiểu thời gian khi thực hiện các công việc.

Việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng y êu cầu nâng cao hiệu quả
và chất lượng hoạt động trong các doanh nghiệp... đ ã trở thành nhu cầu tất yếu và đang diễn ra
một cách rộng rãi, phổ biến.

Việc ứng dụng đó không chỉ đ ơn giản là sử dụng các phương tiện khoa học - công nghệ hiện đại.
Quan trọng hơn, nó là đại diện cho một phương thức hoạt động ưu việt, đem lại hiệu quả và chất
lượng hoạt động tối đa, giảm chi phí, thời gian v à sức người.

Tin học hoá hoạt động doanh nghiệp nhằm tăng c ường năng lực quản lý, nâng cao năng suất,
chất lượng, hiệu quả của các hoạt động quản lý.

Xây dựng các hệ thống tin học hoá quản lý nội bộ, phục vụ trực tiếp công tác quản lý trong môi
trường hoạt động chuyên nghiệp. Hoàn thiện và thống nhất áp dụng các ch ương trình ứng dụng
phục vụ quản lý, tra cứu thông tin.

Thông tin được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức n ào.
Tất cả mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều li ên quan đến việc lưu trữ, tra cứu và xử lý thông
tin.

Tất cả các doanh nghiệp đều cầ n đến thông tin để hỗ trợ cho công việc điều h ành và giúp ích rất
nhiều trong việc thực hiện các mục ti êu hoạt động, và nó cũng là một bằng chứng cho thấy cách
thức các doanh nghiệp đang điều h ành công việc và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp đang
được thực hiện.

Hiện nay các phần mềm d ùng cho doanh nghiệp thường mang tính đơn lẻ, mỗi nhà cung cấp đi
theo một mảng khác nhau, điều n ày dẫn đến việc chi phí đầu t ư cho các ứng dụng CNTT sẽ rất
cao và không mang tính th ống nhất.

Việc tích hợp các ứng dụng phần mềm thành một hệ thống, mang tính khoa học, hiệu quả, đ ơn
giản, tiện dụng và xuyên suốt trong quá trình hoạt động là một việc rất cần thiết và cấp bách
trong việc ứng dụng CNTT hiện nay. Để đáp ứng cho nhu cầu ấy, Công ty Giải pháp Phần mềm
Việt đã cho ra đời Hệ thống phần mềm quản l ý thông tin nội bộ S-Office, phiên bản 1.0
tháng 4/2005 và nay là phiên b ản 3.0.
Quản lý các văn bản, tài liệu liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp: tránh việc 1 văn
bản, tài liệu được lưu trữ ỡ nhiều nơi và rút ngắn thời gian tìm kiếm.



Lưu trữ thông tin, hình ảnh hoạt động của doanh nghiệp đ ược
Giảm bớt các công việc quản lý: Quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý quan hệ khách
hàng, quản lý văn bản.
Không mất thời gian đào tạo cho nhân viên mới: Một nhân viên mới của doanh nghiệp chỉ
cần truy cập vào hệ thống có thể biết được các quy định của công ty, các t ài liệu liên quan
đến công việc của mình, cách thức làm việc như thế nào… Các kinh nghiệm của những
thanh viên của công ty đã trải qua trước đó.
Quản lý quan hệ khách hàng, các giao dịch liên quan đến từng khách hàng, tạo các thông
tin khảo sát khách hàng khi tiếp thị sản phẩm, lên kế hoạch kinh doanh, tổng kết các kế
hoạch kinh doanh, thăm d ò thị trường.

S-Office là giải pháp giúp cho các doanh nghiệp quản lý hệ thống thông tin nội bộ của m ình
nhằm nâng cao hiệu quả công việc v à xây dựng nên một nét văn hoá cho doanh nghiệp m ình
trong việc chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy tr ình làm việc chuyên nghiệp. Với các chức năng
và các ứng dụng được tích hợp sẵn, S-Office có thể thiết kế ra 1 ứng dụng quản lý thông tin
doanh nghiệp theo mô hình hoạt động của doanh nghiệp.

S-Office chỉ triển khai trên một máy và các thành viên truy xu ất thông tin, trao đổi công việc với
nhau thông qua hệ thống này.

Nhân viên có thể thay đổi, máy tính có thể sẽ cài đặt lại nhưng giá trị thông tin của bạn vẫn m ãi
tồn tại cùng S-Office.
Với ứng dụng S-Office, lần đầu tiên bạn có thể đi công tác xa hay ngồi tại nh à để quản trị
DN mình qua các thông tin n ội bộ được cập nhật qua hệ thống. Nó mang tới cho bạn một
môi trường làm việc năng động, một văn ph òng không giấy tờ. Với một máy tính, một số thao tác
thật đơn giản, bạn có thể trao đổi thông tin, giao việc, theo d õi tiến độ công việc hay tiến tr ình
thực hiện dự án, mà không bị giới hạn bởi thời gian và không gian địa lý.

1.2 Mô hình hoạt động

Hệ thống được xây dựng trên giao diện Web, đơn giản sử dụng. Các thành viên truy cập vào hệ
thống đơn giản như truy cập vào địa chỉ một trang Web. Đăng nhập v ào hệ thống với tài khoản
của mình.
Sau khi bạn đăng nhập vào với tài khoản của mình, màn hình trang chủ sẽ hiển thị những thông
tin mới nhất liên quan đến công việc của bạn.

1.3 Hình thức triển khai

Hệ thống có thể triển khai tr ên một máy tính trong mạng nộI bộ của công ty, hoặc tr ên Internet
tuỳ theo yêu cầu của khách hàng.

Triển khai ở mạng công ty : Không mất chi phí duy trì về máy chủ và tên miền. Tuy nhiên
không thể truy cập vào hệ thống khi bạn ra ngoài công ty.



Triển khai trên mạng Internet: Triển khai trên Internet cho dù bạn ở nhà hay đi công tác xa,
bạn cũng có thể nắm bắt đ ược tình hình hoạt động của công ty.

1.4 Yêu cầu hệ thống

Máy tính cài đặt hệ điều hành: Window 2003, Window 2000 ho ặc Window XP SP1 trở lên
Cơ sỡ dữ liệu: SQL Server 2000
NetFramework 1.1
Internet Information Service s(IIS)



2 Quản lý tin tức

2.1 Giới thiệu

Tin tức nội bộ là nơi lưu trữ các thông tin có tính thời điểm v à phổ biến trong tổ chức. Đối với
một cá nhân Tin tức nội bộ bao gồm tin tức của các nhóm trực tiếp m à cá nhân đó tham gia, c ủa
các nhóm cấp thấp hơn, của các nhóm cấp trên và của các nhóm cùng cấp (nếu được chia sẻ
quyền xem thông tin).

Giải quyết vấn đề:
Lưu trữ các tin tức liên quan đến công ty, phòng ban
Lưu trữ các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh
Lưu trữ các thông tin hỗ trợ công tác quản lý
Lưu trữ các kinh nghiệm để các thành viên chia sẽ với nhau
Thiết lập thư viện điện tử lưu trữ các tài liệu, các bài báo hay được sưu tầm từ Internet
Phận loại thông tin theo ph òng ban, nội dung

2.2 Hướng dẫn sử dụng

2.2.1 Thiết lập tin hiển thị chạy ngang trên trang chủ

Chức năng này chỉ dành cho người quản trị hệ thống (Admin)
Click vào Tin tức ở Menu ngang
Click vào Quản trị ở Menu bên trái
Click vào Tùy chọn chung



Hiện dòng chữ chạy trên trang chủ: Nếu chọn phần này thì những tin tức được đánh
dấu tin quan trọng sẽ được hiển thị dòng chữ chạy trên trang chủ.
Số tin được chạy: Thiếp lập số tin được chạy trên trang chủ.
Click vào Lưu lại để hoàn thành.

Hình 1 – Thiếp lập tùy chọn chữ chạy trên trang chủ.

2.2.2 Thêm mới nhóm tin tức

Click vào Quản lý nhóm tin ở Menu bên trái.

Click vào Tạo nhóm tin mới( )
Nhập thông tin theo mẫu
o Không cần duyệt: Nếu nhóm tin không yêu cầu người duyệt tin
o Duyệt trước khi đăng: Nhóm tin bạn tạo yêu cầu duyệt, sau khi đang tin xong sẽ có
người duyệt tin thì nội dung tin mới hiển thị ở mục tin tức.
o Gửi tin nhắn: Tại đây ta có thể gửi tin nhắn Popup tới những ng ười trong danh sách trên
khi có tin cần duyệt, các tin liên quan đến một bộ phận phòng ban hoặc tin tức liên quan
đến người nhận.
Click Lưu để thực hiện tiếp phần phân quyền cho nhóm tin mình vừa tạo ra.
Tiếp theo click Lưu để hoàn thành.



2.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm tin tức

Click vào Quản lý nhóm tin ở Menu bên trái.

Click vào Thứ tự nhóm( )
Chọn nhóm cần thay đổi thứ tự
Click vào các mũi tên lên, xuống để thực hiện việc thay đổi thứ tự
Click Cập nhật để thực hiện hoặc Click vào Quay lại để hủy bỏ.



2.2.4 Thay đổi thông tin nhóm tin tức

Chọn nhóm cần thay đổi
Thay đổi các thông tin theo mẫu
Click Lưu để hoàn thành.

2.2.5 Phân quyền quản lý nhóm tin tức theo nhóm quyền

Click vào Quản trị
Click vào Quản lý nhóm tin
Chọn nhóm cần phân quyền
Click vào nút Bổ sung và sửa trong mục PHÂN QUYỀN NHÓM
Chọn nhóm quyền cần phân quyền
Đánh dấu vào quyền cần chọn
o Quyền cập nhật: Được quyền thêm mới, sửa, xóa tin tức, tin được cập nhật nhưng sẽ
không được hiển thị nếu nó chưa được duyệt.
o Quyền duyệt: Duyệt các tin đã được đăng nhưng chưa được hiển thị trên trang chủ.
Click Lưu để thực hiện.

2.2.6 Phân quyền quản lý nhóm tin tức theo thành viên

Click vào Quản lý nhóm tin
Click vào nút Bổ sung và sửa trong mục PHÂN QUYỀN NGƯỜI DÙNG
Chọn thành viên được phân quyền
Đánh dấu vào quyền được phân
o Quyền cập nhật: Được quyền thêm mới, sửa, xóa tin tức, tin được cập nhật nhưng sẽ
không được hiển thị nếu nó chưa được duyệt.
o Quyền duyệt: Duyệt các tin đã được đăng nhưng chưa được hiển thị trên trang chủ tin
tức.



2.2.7 Xóa nhanh tin bài của nhóm tin

Click vào Xóa nhanh tin bài
Click vào nhóm tin cần xóa, sau đó có thể chọn xóa từng tin cụ thể hoặ c xóa theo ngày.
Click vào Xóa tin để thực hiện.

2.2.8 Đăng tin tức mới


Click vào ( ) ở Menu bên trái
Nhập thông tin theo mẫu
o Nhóm tin: Chọn nhóm tin bạn muốn đăng tin tức hoặc các nhóm mà bạn có quyền
đăng bài.
o Tiêu đề: Nhập tiêu đề của tin.
o Quan trọng: Nếu là tin quan trọng thì click vào hộp chọn Quan trọng này. Đánh dấu
vào mục này thì tin được đăng sẽ được hiển thị chạy ngang ở trang chủ
o Mô tả ngắn: Nhập phần mô tả ngắn của nội dung tin cần đăng
o Đưa vào mục tin tức và sự kiện trên trang chủ: Đánh dấu vào đây nếu bạn muốn
hiển thị tin ra trang chủ
o Duyệt tin này: Đánh dấu vào đây nếu bạn có quyền duyệt. Nếu bạn không có quyền
sẽ bị ẩn chức năng duyệt tin này.
o Khóa: Đánh dấu vào đây nếu bạn muốn khóa tin n ày lại.Chỉ những người có quyền
được duyệt tin mới có thể thay đổi nội dung của tin.
o Gửi tin nhắn Popup đến ng ười duyệt: Đánh dấu vào đây nếu bạn muốn gửi tin nhắn
dạng Popup đến cho ng ười duyệt tin này.



o Chèn ảnh và file vào nội dung: Click vào File Manager đ ể chọn ảnh và file bạn muốn
đưa lên cùng với tin tức đó; chọn file bạn muốn đ ưa lên sau đó Click vào N ạp File để
đưa File đó lên.Tiếp theo Click vào tên file vừa đưa lên.
o Nội dung: Nhập nội dung chính của tin
o Ảnh minh họa: Click vào nút Browse để chọn ảnh nếu có. (Lưu ý: Kich thước ảnh
khoảng 150x60)
o Chú thích ảnh:



2.2.9 Thay đổi nội dung của tin tức

Chọn tin cần thay đổi
Click Cập nhật
Nhập các thông tin cần thay đổi



2.2.10 Xóa nội dung của tin tức

Chọn tin cần xóa
Click Xóa để thực hiện

2.2.11 Duyệt nội dung của 1 tin tức

Click vào Tin chờ duyệt
Click vào tin cần duyệt
Click vào nút Duyệt tin.
Lưu ý: Nếu bạn muốn Duyệt tin v à Khóa tin lại thì click vào Duyệt và Khóa.

2.2.12 Duyệt nội dung của nhiều tin tức

Click vào Tin chờ duyệt
Đánh dấu vào các tin cần duyệt
Click vào Duyệt tin.



3 Lịch cơ quan

3.1 Giới thiệu

Một số cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay vẫn c òn phải trung thành với các phương cách
truyền thông nội bộ cũ, chủ yếu l à sử dụng bảng thông báo công cộng dán hay viết l ên đó những
thông tin muốn truyền đạt đến tất cả mọi ng ười. Những thông tin đ ược chuyển tải lên đó bằng
những mẩu giấy được viết, in, dán rất cẩu thả hoặc v iết tay nguệch ngoạc.

Lịch cơ quan hỗ trợ người quản lý lên kế hoạch phát triển của công ty, định h ướng
công việc trong tương lai, kế hoạch kinh doanh 6 tháng, 1 năm…Hỗ trợ các tr ưởng
phòng, trưởng bộ phận lên kế hoạch công việc, kế hoạch của từng công tr ình, dự án
của chi nhánh, phòng ban, bộ phận theo tuần, theo tháng, theo quý.

Thay vì sử dụng 1 cuốn sổ để theo d õi giờ đến và giờ đi của nhân viên, ban có thể sử dụng chức
năng lịch cơ quan để tạo ra 1 nhóm mới thay thế cho cuốn sổ đó. Rõ ràng việc kiểm tra giờ
giấc của nhân viên trong tuần bằng 1 Click trên giao diện Website sẽ nhanh chóng v à
thân thiện hơn nhiều so với việc lật lại lại từng trang giấy trong sổ nhật ký của nhân
viên hành chính.

Sẽ mất quá nhiều thời gian v à tốn kém để 1 nhân viên muốn xin nghỉ phép vì việc riêng. Làm đơn
xin nghỉ phép, in ra, gửi cho ng ười phụ trách ký rồi lại chuyển cho bộ phận quản lý nhân sự xem
xét…. Sử dụng lịch cơ quan, bạn có thể thiết lập công cụ để nhân vi ên có thể gửi YÊU
CẦU xin nghỉ phép và người quản lý hay bộ phận nhân sự DUYỆT

Phòng họp, máy chiếu, thư viện…những tài nguyên mà các phòng ban, nhân viên th ường xuyên
sử dụng. Thay vì làm tờ trình, đề xuất với người phụ trách, người có YÊU CẦU chỉ cần
đăng ĐỀ XUẤT của mình lên mục Đăng ký tài nguyên là có ngay câu trả lời của người
phụ trách DUYỆT hay KHÔNG DUYỆT. Thông qua mục Đăng ký t ài nguyên, người có
yêu cầu có thể nhìn thấy được tài nguyên mình đang cần đang được sử dụng bởi ai,
phòng ban nào để chủ động thời gian, kế hoạch của m ình.


3.2.1 Thêm mới nhóm lịch cơ quan

Click vào Lịch cơ quan ở Menu ngang
Click Tạo nhóm sự kiện
Nhập tên của nhóm lịch cơ quan
o Không cần duyệt: Nếu nhóm bạn tạo không yêu cầu duyệt
o Nhóm này yêu cầu duyệt: Nếu nhóm bạn tạo yêu cầu duyệt
o Cho tất cả mọi người xem: Tất cả thành viên đều có thể xem được
o Giới hạn quyền xem: Chỉ có những ai được quyền mới vào xem được



o Hiện thị các sự kiện trong ng ày lên trang chủ: Các sự kiện thuộc nhóm này sẽ hiển thị ở
trang chủ. Lưu ý: Nếu bạn thiết lập nhóm Giới hạn nguời xem thì không được
đánh dấu vào mục Hiện thị các sự kiện trong ng ày lên trang chủ được.
o Hiển thị thông tin chi tiết khi xem theo ng ày và tuần : Thông tin chi tiết sẽ hiển thị ở
màn hình chính của Lịch cơ quan.
Click Cập nhật để sang bước tiếp theo.
Click Bổ sung và Sửa trong mục PHÂN QUYỀN NHÓM
Chọn nhóm quyền trong danh sách Role
Đánh dấu vào quyền của nhóm Lịch cơ quan
Click Cập nhật để hoàn thành.

3.2.2 Thay đổi thông tin nhóm lịch cơ quan

Click vào Quản lý nhóm sự kiện
Chọn nhóm cần thay đổi
Các thông số khác xem tham khảo thêm ở mục 2.2.1
Nhập thông tin cần thay đổi.

3.2.3 Thay đổi thứ tự nhóm trong lịch cơ quan

Click vào Thứ tự nhóm
Chọn 1 nhóm trong danh sách
Click vào nút mũi tên lên xuống để thay đổi thứ tự



Click vào Cập nhật để hoàn thành

3.2.4 Phân quyền nhóm lịch cơ quan theo nhóm quyền (Role)

Click vào Quản lý nhóm sự kiện
Click vào nút Bổ sung và sửa trong mục PHÂN QUYỀN NHÓM
Chọn nhóm quyền cần phân quyền
Đánh dấu vào nhóm lịch cần phân quyền
o Quyền cập nhật: Được quyền thêm mới, sửa, xóa các nhóm sự kiện trong Lịch cơ quan.
o Quyền duyệt: Duyệt các nhóm sự kiện đã được đăng của các phòng ban.
o Quyền xem: Được quyền xem các thông tin trong Lịch c ơ quan cũng như lịch của các
phòng ban nhưng bị giới hạn quyền cập nhật v à quyền duyệt nếu như không được phân
quyền.
Click Cập nhật để hoàn thành



3.2.5 Phân quyền nhóm lịch cơ quan theo thành viên(Users)

Click vào Quản trị và Phân quyền
Click vào nút Bổ sung và sửa trong mục PHÂN QUYỀN NGƯỜI DÙNG
Chọn thành viên được phân quyền
Đánh dấu vào nhóm lịch cần phân quyền

3.2.6 Đăng 1 sự kiện mới cho lịch cơ quan

Chọn nhóm cần đăng lịch

Click vào Thêm sự kiện( )
Nhập các thông tin theo mẫu
o Duyệt sự kiện này: Với mục này thì người quản trị đã thiết lập cho nhóm sự kiện.
o Sự kiện: Tên của sự kiện bạn muốn đăng



o Ngày thực hiện: Ngày sự kiện sẽ diễn ra
o Thời gian:
Nếu chưa xác định được thời gian, bạn đánh dấu chọn vào Chưa xác định
Nếu bạn đã xác định được thời gian thì bỏ dấu chọn Chưa xác định và chọn
thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
Nội dung sự kiện: Nhập mô tả chi tiết của sự kiện bạn muốn đăng (Nếu có)
Địa điểm : Nơi điễn ra sự kiện
Chủ trì: Người chủ trì sự kiện
Thành phần tham gia : Phòng ban, thành viên tham gia sự kiện
Sử dụng: Nhập thông tin tài nguyên sử dụng nếu có (Ví dụ: Máy chiếu, Phòng họp,…)
Quan trọng: Nếu đây là sự kiện quan trọng, bạn đánh dấu vào mục này.
Click Lưu để hoàn thành

3.2.7 Đăng 1 sự kiện lặp cho lịch cơ quan

Click vào Ghi sự kiện
Nhập các thông tin theo mẫu (Tham khảo thêm mục 2.2.6)
Click vào nút Hiển thị trong mục Sự kiện lặp
Đánh dấu vào mục Xảy ra thường kỳ
Chọn 1 ngày /lần hoặc 1tuần/lần…
Chọn ngày bắt đầu lặp và ngày kết thúc lặp




3.2.8 Thay đổi sự kiện cho lịch cơ quan

Chọn nhóm có sự kiện cần thay đổi
Click vào sự kiện cần thay đổi
Click vào nút Sửa

3.2.9 Xóa sự kiện trong lịch cơ quan

Chọn nhóm có sự kiện cần xoá
Click vào sự kiện cần xóa
Click vào nút Xóa để thực hiện.

3.2.10 Xoá nhanh các sự kiện trong lịch cơ quan

Click vào Xóa nhanh sự kiện
Chọn nhóm sự kiện cần xóa
Chọn khoảng thời gian cần xóa
Click Hiển thị
Đánh dấu các sự kiện cần xóa
Click Xóa sự kiện để thực hiện



3.2.11 Duyệt 1 sự kiện trong lịch cơ quan

Cách 1
Chọn Sự kiện chờ duyệt
Đánh dấu vào sự kiện đang chờ duyệt
Click vào Duyệt các sự kiện được chọn

Cách 2
Chọn Sự kiện chờ duyệt
Chọn sự kiện cần duyệt
Click vào nút Duyệt



3.2.12 Xem lịch cơ quan của ngày hiện tại

Màn hình hiển thị lịch cơ quan của ngày hiện tai sẽ diễn ra trong tuần.
Để xem các loại lịch khác, chọn nhóm lịch cơ quan phía bên trái màn hình.

3.2.13 Xem lịch cơ quan theo ngày(1), tuần(7), tháng(30)

Màn hình hiển thị lịch cơ quan của ngày hiện tai sẽ diễn ra trong tuần.
Click vào các biểu tượng số ( )( )( ) để xem lịch theo ngày, theo tuần, theo tháng

3.2.14 Xem lịch cơ quan theo 1 tháng bất kỳ trong năm

Chọn tháng bạn muốn xem trong danh sách các tháng của năm

Click để xem lịch cơ quan theo tháng bạn chọn.

3.2.15 Đưa lịch cơ quan vào lịch cá nhân

Chức năng này cho phép cá nhân liên quan đ ến sự kiện chuyển kế hoạch công việc ở lịch cơ quan vào
lịch cá nhân.
Click vào Lịch cơ quan ở menu
Chọn sự kiện cần đưa vào lịch cá nhân
Click vào Đưa vào lịch cá nhân.

3.2.16 In lịch cơ quan

Chọn nhóm sự kiện bạn cần in

Click vào để thực hiện.



4 Quản lý tin nhắn

4.1 Giới thiệu

Phân hệ này cung cấp các tính năng tạo và gửi tin nhắn giữa các thành viên. Các thành viên có
thể sử dụng phân hệ này vào mục đích trao đổi thông tin. Hệ thống có thể thay thế cho hộp th ư
điện tử.

Ra các thông báo nhanh đ ến mọi người
Thay thế hệ thống email để gửi thông tin đến ng ười khác nhanh hơn
Gửi các thông điệp cần thiết khi ng ười nhận vắng mặt
Cho phép gửi tài liệu đính kèm


4.2.1 Thiết lập cho phần tin nhắn

Click vào Thiết lập ở Menu bên trái
Đánh dấu chọn vào đây nếu muốn Bật chức năng tự động gửi lại tin thông báo nhận khi đọc
tin nhắn.

4.2.2 Thiết lập phần giới hạn tin

Click vào Giới hạn tin ở Menu bên trái
o Với chức năng này nó giúp người quản trị hệ thống biết l ượng tin nhắn của mỗi ng ười và
thiếp lập giới hạn tin(tổng số tin nhắn của ng ười dùng trong cả hòm thư nhận, hòm thư
gửi và hòm thư xóa) , nếu vượt quá số giới hạn này, người dùng sẽ không thể gửi tin
nhắn mới đi.

4.2.3 Xem danh sách các tin nh ắn gửi đến

Click vào Tin nhắn ở Menu ngang
Click vào Hộp thư đến



4.2.4 Soạn thảo tin nhắn nội bộ

Click vào Soạn tin ở Menu bên trái
Nhập thông tin theo mẫu.
o Gửi tới: Chọn trong danh sách ng ười sẽ nhận tin.
o Gửi kèm CC: Chọn danh sách những ng ười khác sẽ nhận tin
o Gửi ẩn BCC: Gửi mà không hiển thị tên trên danh sách
o Tiêu đề
o Nội dung: Tùy vào tin nhắn là tin quan trọng hay Báo tin nhắn bằng Pop -up mà ta lần
lượt click vào hai hộp chọn này.
o File đính kèm: Chọn file cần gửi lên rồi click vào nút Upload.Lưu ý: Ta có thể upload nên
nhiều file nếu như ta gửi nhiều file.Ngoài ra, ta cũng có thể Lưu các tin này vào hòm
thư đã gửi(Outbox) hay Yêu cầu gửi tin báo đã đọc tin bằng hai tùy chọn trong
phần này.
Click vào Gửi tin đi để hoàn thành.
Lưu ý: Tại các phần: Gửi tới, Gửi k èm CC, gửi ẩn BCC ta có thể chọn theo Người dùng, chọn
theo Nhóm quản lý hay chọn theo Nhóm của tôi (nhóm này do mình tạo ra và nó nằm trong
Nhóm cá nhân hay Danh b ạ của tôi).



4.2.5 Xem lại các thư đã gửi

Click vào Hộp thư đã gửi
Các tin sau khi mình g ửi đi sẽ được lưu lại toàn bộ tại phần này.Nếu số lượng thư này quá
nhiều ta có thể Xóa đưa vào thùng rác hoặc Xóa vĩnh viễn(không khôi phục lại
được)

4.2.6 Xem lại các thư đã xóa

Click vào Thư đã xóa
Như đã nói ở trên, các thư khi Xóa đưa vào thùng rác sẽ được đưa vào đây.Mục đích là ta
có thể Khôi phục lại các thư đã xóa.

4.2.7 Tìm kiếm

Click vào Tìm kiếm ở Menu bên trái
Tại đây ta có thể tìm theo các tiêu chí có s ẵn của chương trình như:



o Tìm trong: Ta có thể tìm theo tiêu đề, theo nội dung hay là tìm tất cả tùy theo mục đích
tìm kiếm của mình.
o Hộp thư: Tương tự như trên ta có thể tìm theo Hộp thư đến, Hộp thư gửi, Hộp thư đã
xóa hay tìm Tất cả.
o Thời gian trong: Tìm theo một khoảng thời gian nh ư (trong hôm nay, trong tu ần hay
trong tháng).
o Người gửi/nhận: Tìm theo tên người gửi hoặc người nhận
Click vào Tìm kiếm để thực hiện.

4.2.8 Nhóm cá nhân (Danh b ạ của tôi)

Để thuận tiện hơn cho việc gửi tin nhắn của mỗi ng ười thì mỗi cá nhân có thể tự tạo ri êng
cho mình một nhóm danh bạ và nhóm này sẽ xuất hiện (với tên là Nhóm của tôi) trong
quá trình ta chọn danh sách người nhận tin nhắn trong danh bạ.

Click vào Nhóm cá nhân
Nhập tên cho Danh bạ
Click vào nút Thêm mới
Với mỗi nhóm danh bạ tạo ra ta có thể th êm người dùng vào
Click vào Danh bạ mình vừa tạo

Chọn một người trong danh sách ( )
Click vào Thêm để thực hiện.

Tại đây ta có thể tạo các nhóm mới cho ri êng mình để tiện cho công việc quản lý.
Với các nhóm mình tạo ra ta đều có thể xóa chúng t ùy vào từng mục đích sử dụng của mỗi người.



5 Lịch công việc

5.1 Giới thiệu

Mục đích của ứng dụng này là cung cấp chức năng thiết lập lịch l àm việc động cho doanh nghiệp,
phân hệ này giúp bạn sắp xếp các cuộc hẹn, sự kiện v à ghi chú quan trọng, cũng như những việc
cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng.

Trang Lịch công tác được thể hiện như một cuốn lịch lớn, người dùng có thể chọn hiển thị các sự
kiện theo ngày, tuần hoặc tháng. Một cá nhân có thể xem lịch công tác của m ình, lịch công tác
của các phòng ban mà cá nhân đó tham gia trực tiếp (tổng hợp lịch l àm việc của tất cả các cá
nhân trực tiếp của tổ chức), lịch công tác của các tổ chức v à cá nhân cấp dưới và lịch công tác
của các cá nhân cấp trên được cấp quyền xem. Một sự kiện khi đ ược tạo ra, có thể phân quyền
cho những ai có quyền được xem sự kiện đó.

Với chức năng này có thể thiết lập các lịch công tác ri êng biệt cho cả cơ quan, từng phòng ban
hay từng cá nhân. MỗI cá nhân tự l ên kế hoạch công việc trong tuần, trong tháng…

Lên kế hoạch hoạt động của công t y trong ngày, trong tuần hay 1 sự kiện trong t ương lai
Từng thành viên trong công ty t ự biết lên kế hoạch cho mình nhằm sắp xếp kế hoạch thực
hiện công việc tốt hơn và hoàn thiện mình hơn trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Nhắc nhở nhân viên thực hiện công việc theo đúng tiến độ
Xây dựng công cụ báo cáo công việc d ành cho thành viên
Công cụ xây dựng kế hoach tuần tới cho th ành viên
Quản lý phân quyền theo ph òng ban
Liên kết với phần lịch làm việc
Liên kết với phần quản lý khách h àng

Ngay sau khi đăng nhập vào hệ thống, thành viên nhận nhận được thông tin về kế hoạch m ình
đã lên sẵn và biết được công việc của mình sẽ làm hôm nay và công vi ệc của các thành viên khác
trong phòng

Khi thiết lập 1 sự kiện, nếu là người quản lý sẽ có quyền thiết lập công việc cho nhân viên.


5.2.1 Xem lịch công việc của cá nhân

Sau khi đăng nhập, Click vào Trang chủ , chọn Sự kiện của tôi hoặc Click vào Lịch công việc ở trên
Menu. Hình ảnh dưới đây thể hiện Lịch công việc trong tuần của một th ành viên.



5.2.2 Xem lịch theo Ngày(1), Tuần(7), Tháng(31)

Từ Trang chủ , chọn Sự kiện của tôi hoặc Click vào Lịch công việc ở trên Menu. Chọn các biểu tượng
như hình dưới đây để xem

5.2.2.1 Xem lịch theo Ngày(1):

5.2.2.2 Xem lịch theo Tuần(7):



5.2.2.3 Xem lịch theo Tháng(31):

5.2.3 Xem lịch công việc theo Phòng ban

Click vào Lịch công việc ở trên Menu. Click vào Xem lịch phòng ở bên trái, sau đó chọn phòng
cần xem. Chỉ những thành viên có quyền mới xep được lịch phòng công việc của phòng ban.

.

5.2.4 Xem chi tiết 1 sự kiện trong lịch công tác

Để xem thông tin chi tiết của sự kiện nào thì Click vào sự kiện đó



5.2.5 Từ chối hoặc chấp nhận 1 sự kiện đ ược gửi bởi người quản lý

Chức năng này cho phép khi trưởng phòng, hay 1 người nào đó có quyền được gửi sự kiên chung
cho cả phòng hay nhiều người. Người nhận có thể chọn Từ chối hoặc Chấp nhận thông tin m à
mình nhận được
Click vào Lịch công việc ở trên Menu
Chọn sự kiện được nhận
Click Từ chối hoặc Chấp nhận để thực hiện

5.2.6 Xem lịch công việc theo Tháng/Năm

Chọn Tháng/Năm cần xem
Click GO để thực hiện

5.2.7 In lịch công việc

Chọn danh sách lịch công việc cần in
Click vào nút IN để thực hiện

5.2.8 Thêm mới 1 sự kiện trong lịch công việc

Click vào Lịch công việc ở Menu ngang
Click vào Đăng sự kiện
o Sự kiện: Tên của sự kiện bạn muốn đăng
o Ngày thực hiện: Ngày sự kiện sẻ diễn ra
o Thời gian:
Nếu chưa xác định được thời gian, bạn đánh dấu chọn vào Chưa xác định
Nếu bạn đã xác định được thời gian thì bỏ dấu chọn Chưa xác định và chọn
thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.
Nội dung: Nhập mô tả chi tiết của sự kiện bạn muốn đăng (Nếu có)
Sử dụng: Nhập thông tin tài nguyên sử dụng nếu có (Ví dụ: Máy chiếu, Phòng họp)


Quan trọng: Nếu đây là sự kiện quan trọng, bạn đánh dấu vào mục này.
Người tham gia: Xem phần 3.2.9
Gửi tin nhắn Popup: Đanh dấu vào đây nếu là sự kiện cần nhắc nhở cớ màn hình Pop Up
hiển thị lên khi đến thời gian nhắc việc
Gửi mail: Đánh dấu vào đây nếu bạn muốn công việc được nhắc nhở qua E-Mail
Sự kiện lặp: Xem phần 3.2.10

5.2.9 Thêm mới 1 sự kiện gửi đến lịch cá nhân của nhiều ng ười

Chức năng này chỉ dành cho Lãnh đạo hay các Trưởng phòng đăng các sự kiện liên quan đến
nhiều người
Click vào Lịch làm việc ở trên Menu
Click vào Đăng sự kiện bên trái
Click vào nút Chọn trong mục Người tham gia để chọn danh sách những ng ười tham gia
Đánh dấu vào những người tham gia
Click vào Thêm vào địa chỉ gửi đi
Dữ liệu nhập vào như Mục 3.2.8
Nếu đây là sự kiện lặp xin vui long tham khảo th êm Mục 3.2.10
Click vào Cập nhật để thực hiện

5.2.10 Thêm mới 1 sự kiện sẽ lặp lại trong t ương lai

Nếu có 1 sự kiện diễn ra Ng ày 1 lần, tuần 1 lần, tháng 1 lần hay năm 1 lần th ì bạn có thể sử
dụng chức năng này để thực hiện.
Click vào Đăng sự kiện bên trái
Click vào [Hiển thị] ở Sự kiện lặp
Đánh dấu vào Sự kiện này diễn ra (lặp) trong mục Xảy ra thường kỳ
Nếu sự kiện này liên quan đến nhiều người xin vui lòng tham khảo thêm Mục 3.2.9
Dữ liệu nhập vào như Mục 3.2.8
Click Cập nhật để thực hiện



5.2.11 Thay đổi nội dung thông tin của 1 sự kiện

Click vào Sự kiện bạn muốn thay đổI
Click vào nút Sửa
Nhập các thông tin cần thay đổI
Click vào Cập nhật để thực hiện

5.2.12 Xóa nội dung thông tin của 1 sự kiện


Click vào Sự kiện bạn muốn xóa

Click vào nút Xóa để thực hiện


2009help

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (14)

En vedette

En vedette (15)

Similaire à 2009help

Similaire à 2009help (20)

2009help