1. Workshop Digitaal Archiveren
Wat moet er gearchiveerd
worden?
• Acties
2. Geef informatie soort aan d.m.v. kleuren
1. Input - Benodigde informatie
2. Output – Geproduceerde informatie
3. Opslag – Belangrijk voor anderen
3. Geef aan hoelang informatie bewaard
moet blijven en waarom.
1. Opmerking in kleur op zo hoog mogelijk niveau
Hoe moet het gearchiveerd
worden?
• Stel de volgende vragen:
1. Hoe zoek je de informatie?
2. Wanneer heb je de informatie nodig?
3. In welke vorm heb je de informatie
nodig?
5

2. Workshop Digitaal Archiveren
Outlook: opslaan als MSG
• E-mail opslaan als …
– Ga op mailbericht staan,
• kies bestand, opslaan als …
• Kies bij opslaan als: voor de optie
• Outlookbericht indeling (*.MSG)
– Bericht mét de bijlagen,
headers etc. als één bestand
• in je eigen mappenstructuur
• Je kunt de mail ook oppakken / slepen vanuit je postvak
in en slepen naar de map in verkenner, dan maakt
windows er automatisch een MSG bestand van.
Onderwerp wijzigen
• Zonder directe celbewerking
– aanpassen onderwerpsregel van een mailbericht
wanneer deze is geopend
• Directe celbewerking:
– Kies in postvak in: ‘beeld’
– Dan ‘Rangschikken op’
– ‘Aangepast
– ‘Overige instellingen’
– Schakel in ‘overige instellingen’ het selectievak
‘directe celbewerking toegestaan’ in
17

3. Workshop Digitaal Archiveren
Werken met PST bestanden
• Een PST archiefbestand is een los
bestand om e-mails in te archiveren
buiten je Outlook-server ruimte.
• Sla het PST bestand op in een netwerk
directory waar alleen jij in kan en of
de collega die ook jou mail kan en mag
lezen.
Werken met PST bestanden
• Om een nieuw PST bestand aan te maken en
items er naar te archiveren kies in het menu
bestand voor:
• Bestand | Nieuw | Outlookgegevensbestand
• Kies de juiste indeling (hoe hogere versie je gebruikt,
hoe meer “nieuwe” technieken zoals vlagkleuren je
kunt gebruiken
• Kies de map waar je het archief bestand wilt opslaan
• En geef het bestand een logische naam
• Werk de eigenschappen van het bestand bij en stel
eventueel een wachtwoord in.
21