Cette étude de cas présente les différents services de Google Apps et leurs utilisations dans le contexte de l’entreprise X. Cette étude montre de quelles manières le service commercial de l’entreprise X peut tirer avantage de Google Apps afin d’améliorer son efficacité opérationnelle et sa communication. Cette étude montre aussi ce que ferait cette même équipe sans Google Apps. Toute ressemblance, avec des situations déjà vécues, ne pourrait être que fortuite.

1. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Cette étude de cas présente les différents services de Google Apps et leurs utilisations dans le contexte de l’entreprise X. Cette étude montre de quelles manières le service commercial de l’entreprise X peut tirer avantage de Google Apps afin d’améliorer son efficacité opérationnelle et sa communication. Cette étude montre aussi ce que ferait cette même équipe sans Google Apps. Toute ressemblance, avec des situations déjà vécues, ne pourrait être que fortuite. Vincent Hauguel Le 4 mars 2010 Etude de Cas - Case Study

2. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Partenaire Y Entreprise X Informatique V Commercial Etude de Cas - Case Study M P J T Travail collaboratif Paul et Jean travaillent sur une proposition commerciale commune. Paul, Marie et Thierry travaillent ensemble sur le planning du projet X. Le planning, fait avec Excel, change régulièrement. Chaque modification donne lieu à une nouvelle version du document. Tous les échanges se font par email. A la dernière réunion, Paul, Marie et Thierry ont perdu chacun une heure (3h) pour consolider le planning. Au milieu de tous ces emails, Laurent du service des approvisionnements n’a pas vu l’email avec la dernière version du planning. Résultat : la marchandise arrive trop tard, le projet prendra un mois de retard. Approvisionnement L Communication Comme Marie pense que les X+n versions du planning peuvent potentiellement intéresser d’autres personnes dans l’entreprise, elle inonde régulièrement ses collègues d’informations qui ne les concernent pas. Résultat : dans l’entreprise X, tout le monde fait la même chose et reçoit 80 emails par jour en moyenne. Marie a oublié de mettre Vincent, du service informatique, dans sa liste de diffusion. Résultat : il apprendra au dernier moment qu’il devra réorganiser le travaille de son équipe lors de leurs congés d’été. Par erreur, le client C reçoit plusieurs versions de l’offre commerciale coécrite par Paul et Jean. Résultat : il en profitera pour négocier une remise supplémentaire de 10%. ? Combien coûte votre système de messagerie existant ? Client C Sans Google Apps

3. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Partenaire Y Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study Intranet Commercial Informatique M P J T Travail collaboratif Jean et Paul travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale avec Google Document. Jean, Paul et Marie partagent un agenda commun. Paul, Marie et Thierry (un partenaire commercial) partagent le planning du projet X avec Google Spreadsheet. Ce planning est aussi disponible sur l’intranet de l’équipe commerciale. Une modification importante est faite sur le planning. Marie invite immédiatement Laurent du service des approvisionnements à consulter le nouveau planning. Laurent reçoit une notification par email, consulte le nouveau planning et commence à préparer les commandes. V Approvisionnements L Communication Marie poste un message sur l’intranet de l’équipe commerciale pour signaler que le planning du projet X a été modifié. Vincent du service informatique est abonné à la rubrique actualités de l’intranet du service commercial. Il reçoit automatiquement une alerte via Gmail sur son téléphone. Plus tard, il consultera l’intranet et comprendra que son équipe est probablement impactée par le nouveau planning. Il appellera Marie pour valider ce point. Par ailleurs, Marie valide la proposition commerciale de Paul et Jean et invite le client C à partager une Google Présentation dans le cadre d’une visioconférence organisée avec Gtalk. Client C Avec Google Apps

4. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Etude de Cas - Case Study Sans Google Document Avec Google Document Détail de l’étude

5. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study Travail collaboratif Paul et Jean travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale. Ils doivent échanger une quantité importante de documents et d’emails pour finaliser leur offre. Résultat : Paul et Jean perdent un temps considérable pour consolider les informations. P J M ? Communication Scénario 1 : à la dernière réunion chez le client, Marie avait 2 versions différentes du document. Scénario 2 : à cause du grand nombre de documents gérés, le client reçoit par erreur deux versions de l’offre commerciale. Les deux versions de l’offre ne proposaient pas les mêmes prix. Résultat : le client profite de la situation pour obtenir une remise supplémentaire de 10%. Paul et Jean vont passer un mauvais quart d’heure lors de la prochaine réunion commerciale. Client C Sans Google Document

6. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study P J Travail collaboratif Jean et Paul travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale avec Google Document. Etape 1 : Paul crée un nouveau document sur Google Document et le partage avec Jean. Jean reçoit une notification par email et peut commencer à travailler sur le document. 1 Avec Google Document

7. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study P J Travail collaboratif Jean peut modifier l’offre commerciale et voir que Paul est aussi en train de travailler sur le document. Paul et Jean peuvent consulter l’historique des modifications. Etape 2 : lorsque le document est en version finale, Paul et Jean partagent le document avec Marie. M Client 2 3 C Communication Etape 3 : Marie invite Paul, Jean et le client C à partager une Google Présentation. Marie présentera l’offre dans le cadre d’une visioconférence organisée avec Gtalk. Avec Google Document

8. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study Travail collaboratif Paul, Marie et Thierry de l’entreprise Y, travaillent ensemble sur le planning du projet X. Le planning, fait avec Excel, est régulièrement modifié. Chaque modification donne lieu à une nouvelle version du document. Tous les échanges se font par email. Résultat : à la dernière réunion, Paul, Marie et Thierry ont perdu chacun une heure (3h en tout) pour consolider le planning. Au milieu de tous ces emails, Laurent du service des approvisionnements n’a pas vu l’email avec la dernière version du planning. Résultat : la marchandise arrive trop tard, le projet prendra un mois de retard. T Partenaire Y M P T Approvisionnements L Sans Google Document

9. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Partenaire Y Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study M P T Approvisionnements L Travail collaboratif Marie crée un planning avec Google Spreadsheet et le partage avec Paul du service commercial, Laurent du service appro et Thierry partenaire commercial de l’entreprise Y. Lorsque plusieurs utilisateurs travaillent en même temps sur le document, leurs noms s’affichent sur les cellules en cours de modification et ils peuvent chatter ensemble. Avec Google Document

10. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study M Approvisionnements P L Travail collaboratif Les utilisateurs sont toujours informés des dernières modifications. En cas de doute, l’historique des modifications est toujours disponible. Lorsque le document est finalisé, il peut être sauvegardé au format Excel ou au format PDF. Partenaire Y T Avec Google Document

11. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Etude de Cas - Case Study Sans Gmail et Agenda Avec Gmail et Agenda Détail de l’étude

13. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study M P J Travail collaboratif Jean crée un agenda et le partage avec Paul et Marie. Les RDV ajoutés sur l’agenda commun sont automatiquement affichés sur tous les agendas de l’équipe commerciale. L’agenda commun de l’équipe est partagé en 3 clics. Paul, Marie et Jean peuvent gérer leur agenda personnel et l’agenda de l’équipe sur la même page. RDV communs de l’équipe J M P Avec Gmail et Agenda

14. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Etude de Cas - Case Study Sans Google Sites Avec Google Sites Détail de l’étude

15. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Etude de Cas - Case Study Communication Rappel : Paul, Marie et Thierry de l’entreprise Y, travaillent ensemble sur le planning du projet X. Comme Marie pense que les X+n versions du planning peuvent potentiellement intéresser d’autres personnes dans l’entreprise, elle inonde régulièrement ses collègues d’informations qui ne les concernent pas. Résultat : dans l’entreprise X, tout le monde fait la même chose et reçoit 80 emails par jour en moyenne. Marie a oublié de mettre Vincent, du service informatique, dans sa liste de diffusion. Résultat : il apprendra au dernier moment qu’il devra réorganiser le travaille de son équipe lors de leurs congés d’été. P T L Informatique V X X X Partenaire Y Commercial Appro M Sans Google Sites

16. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Commercial Etude de Cas - Case Study M P Communication Marie modifie un planning existant (planning créé précédemment avec Google Spreadsheet) et pense que le nouveau planning peut potentiellement impacter d’autres personnes dans l’entreprise. Etape 1 : Marie publie le planning sur l’intranet de l’équipe Commerciale et poste un message pour signaler que le planning du projet X a été modifié. Etape 2 : Vincent, responsable du service informatique, est abonné à la rubrique actualités de l’intranet du service commercial. Il reçoit automatiquement une alerte Gmail sur son téléphone. Etape 3 : Vincent consulte l’intranet et comprend que son équipe est probablement impactée par le nouveau planning. Il appelle Marie pour valider ce point. 1 Informatique V Intranet Commercial 2 3 V Avec Google Sites

17. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Etude de Cas - Case Study Avec Google Apps Sans Google Apps Synthèse

18. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Etude de Cas - Case Study Utilisateur A Utilisateur B Utilisateur C Utilisateur D Fournisseurs Gestion des utilisateurs : Gmail Google Agenda Google Docs Google Sites Internautes Clients Site public Extranet Intranet Ex : offre commerciale Ex : présentation commerciale Ex : planning Ex : contrat Agenda partagé Approche globale du travail collaboratif et de la communication dans l’entreprise X, avec Google Apps Doc perso Perso Perso Perso Perso Perso Perso Perso Perso Avec Google Apps

19. Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Entreprise X Etude de Cas - Case Study Utilisateur A Utilisateur B Utilisateur C Utilisateur D Fournisseurs Gestion des utilisateurs : Exchange, Lotus… Messagerie : Exchange, Lotus… Agenda : Exchange, Lotus… Bureautique : Word Excel PowerPoint SharePoint + solution spécifique Internautes Clients Un site public (solution spécifique) Un extranet (SharePoint) Un intranet (SharePoint) Un agenda partagé Approche globale du travail collaboratif et de la communication dans l’entreprise X, sans Google Apps Perso Perso Perso Perso Perso Perso Perso Perso Sans Google Apps

20. Vincent Hauguel Le 4 mars 2010 Etude de Cas - Case Study A lire aussi Améliorer la communication dans l’entreprise avec Google Reader Nous contacter [email_address] www.technoconseil.fr