Simplicidade em Processos Administrativos

Apresentação
realizada na

http://simplicidade.no.sapo.pt

Simplicidade
em Processos Administrativos

Luís Vidigal
30 de Novembro de 2007

Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal

Simplicidade na Wikipédia

Simplicidade é a
ausência de artifícios,
extravagâncias e
excessos de ordem
material, social ou
psicológica; é viver do
que há na sua
essência.

Usabilidade
É a eficácia, eficiência É um atributo de
É a eficácia, eficiência É um atributo de
e satisfação com qualidade usado
e satisfação com qualidade usado
que um conjunto para aferir a
que um conjunto para aferir a
específico de facilidade de
facilidade de
específico de
utilizadores utilização de
utilização de
utilizadores
consegue cumprir interfaces entre
interfaces entre
consegue cumprir
um conjunto sistemas
sistemas
um conjunto
concreto de tarefas informáticos e
informáticos e
concreto de tarefas
num determinado utilizadores
utilizadores
num determinado
ambiente
ambiente
ISO (International Standard Organization) Jakob Nielsen (Usability, 2003)

S. Exª o Papel

Paradoxo da (in)Produtividade

Colaboração digital


art
Sm
and


Cultura de
Simplificação


• SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA
(ex-ante)
– Teste Simplex (PCM)

• SIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA
(ex-post)
– 333 Medidas em 2006 (UCMA)
– 235 Medidas em 2007 (UCMA)

SIMPLIFICAÇÃO PREVENTIVA (ex-ante)
Teste Simplex (PCM)

• Caracterização da iniciativa
• Encargos administrativos
• Compatibilidade com a AP
Electrónica
• Consolidação normativa e
avaliação

Objectivos SIMPLEX
SIMPLIFICAÇÃO CORRECTIVA
• Resposta pronta e eficaz às necessidades
dos cidadãos e das empresas
• Aumentar a confiança dos cidadãos
• Permitir às empresas obter mais
rapidamente licenças e autorizações e
cumprir outras formalidades
• Facilitar a racionalização e a eficiência da
própria Administração Pública
• Favorecer a competitividade de Portugal


Os Princípios da
Simplificação
• Deixar o cidadão escolher entre pagar
uma segurança acrescida ou utilizar
formas mais simples e mais baratas
• Fazer com que as exigências
burocráticas sejam proporcionais ao
risco
• Não solicitar informação desnecessária
• Partilhar informação disponível na AP

Um exemplo de partilha
INFORMAÇÃO EMPRESARIAL SIMPLIFICADA
• Novo modelo de prestação de informação e contas que permite
às empresas a sua apresentação por via informática, num
único ponto e de uma só vez.
• Neste processo incluem-se declarações obrigatórias,
designadamente no âmbito das Finanças, do Trabalho e da
Segurança Social, mas também a recolha de informação para
fins estatísticos, com a consequente eliminação de um
conjunto de inquéritos feitos, entre outros, pelo Banco de
Portugal e pelo Instituto Nacional de Estatística.

Arranque em 2006 para enviar 2007


Compromissos SIMPLEX 2007 com o Cidadão

149 medidas
1. ESTUDAR E APRENDER
2. 2. INVESTIGAR E ENSINAR
3. CULTURA E CONHECIMENTO
4. EMPREGAR E TRABALHAR
5. CONSULTA E CIRURGIA A TEMPO E HORAS
6. PRESTAÇÕES SOCIAIS
7. ORDENAR O TERRITÓRIO E PRESERVAR O AMBIENTE
8. SIMPLIFICAR O REGISTO E MELHORAR O ATENDIMENTO
9. GARANTIR A SEGURANÇA
10. GARANTIR E FACILITAR O ACESSO À PROPRIEDADE
11. IMIGRAR E EMIGRAR
12. VIAJAR EM TRANSPORTES COLECTIVOS
13. CONDUZIR AUTOMÓVEL
14. PARTILHAR E FACILITAR O ACESSO À INFORMAÇÃO
15. PROMOVER A TRANSPARÊNCIA
16. FACILITAR OS PAGAMENTOS E COBRANÇAS
17. ÓRGÃOS DE SOBERANIA

Compromissos SIMPLEX 2007 com a Empresa

86 medidas
1. LICENÇAS
2. AGRICULTURA E FLORESTA
3. TURISMO
4. PORTOS E PLATAFORMAS LOGÍSTICAS
5. CONSTRUÇÃO E IMOBILIÁRIO
6. ENERGIA
7. CRIAR E GERIR EMPRESAS
8. ACELERAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E JUDICIAIS
9. EXPORTAÇÃO E IMPORTAÇÃO
10. AERONÁUTICA
11. COMUNICAÇÕES
12. REDE VIÁRIA E CIRCULAÇÃO RODOVIÁRIA
13. PROPRIEDADE INDUSTRIAL
14. FORNECIMENTOS AO ESTADO
15. PESSOAS COLECTIVAS DE UTILIDADE PÚBLICA


As 20 medidas mais emblemáticas do
SIMPLEX 2007
1. REGISTO CENTRALIZADO DE LICENÇAS E AUTORIZAÇÕES PRÉVIAS
2. BALCÃO “PERDI A CARTEIRA”
3. ELIMINAÇÃO DE CERTIDÕES PARA SERVIÇOS PÚBLI-COS
4. PROCEDIMENTO LEGISLATIVO ELECTRÓNICO
5. QUEIXAS ELECTRÓNICAS ÀS FORÇAS DE SEGURANÇA
6. SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO DE CIDADÃOS PORTUGUESES EM TERRITÓRIO
ESTRANGEIRO
7. APOSENTAÇÃO ON-LINE
8. POSTO PÚBLICO ON-LINE NOS SERVIÇOS DE FINANÇAS
9. CASA PRONTA
10. BALCÃO INTEGRADO “SUCESSÃO E HERANÇA“
11. REGIME JURÍDICO DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO TERRITORIAL
12. INSTALAÇÕES DE GÁS E DE COMBUSTÍVEIS LÍQUIDOS – INSPECÇÃO
13. FILEIRA VITIVINÍCOLA ON-LINE
14. JANELA ÚNICA LOGÍSTICA
15. BOLETIM DE TRABALHO E EMPREGO
16. quot;CONSULTA A TEMPO E HORASquot;
17. CARTÃO ELECTRÓNICO DE ALUNO
18. SIMPLIFICAR E DESBUROCRATIZAR OS MECANISMOS DE MOBILIDADE NACIONAL E
INTERNACIONAL DE ESTUDANTES E DIPLOMADOS DO ENSINO SUPERIOR
19. PORTAL DA CULTURA
20. RECENSEAMENTO MILITAR

AS PRINCIPAIS DIFICULDADES DA
SIMPLIFICAÇÃO

• Aqueles a quem a simplificação não
aproveita
• O fantasma da insegurança
• A ameaça do caos e fraude generalizada
• A ausência de cultura de simplificação na
administração e na produção legislativa
• Uma tradição de gestão da AP com uma
lógica assente nas prioridades da oferta


EMPRESA NA HORA:
Caso premiado na Europa
Permite a criação de empresas numa só deslocação a um único balcão
- uma Conservatória de Registo Comercial ou CFE – tendo como
pressupostos fundamentais:
• Circulação da informação entre os serviços públicos envolvidos.
• Criação de uma bolsa de nomes de firmas pré-reservado a favor do
Estado.
Mais rápida – 49min
Mais simples – numa única deslocação
Mais barata - 360/300€ versus 500€
Mais segura – toda a Administração pública fica logo a
conhecer a empresa desde que é criada

Desde Julho 2005: Mais de 35 000 empresas
«Em 2005/06, Portugal foi o maior reformador do processo de constituição
de empresas» (Banco Mundial, Doing Business 2007, p. 8)


Uma estratégia conjugada


Balcão Único


Do e-Government
ao e-Inclusion


Acesso à Informação e
a Serviços Electrónicos

Todos os cidadãos
A qualquer Hora

Lugar
Em qualquer

Segurança
Com

O que se espera do e-Government
Democracia Transparência
Eficiência
Confiança

Eficácia
Usabilidade
e-Gov

Poupança
Disponibilidade
Rapidez Mobilidade


A solução está
numa caixa?

Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal Luís Vidigal

Dimensões (clientes) do e-Gov
e-Government
Excelência
?
36 os
An
Funcionários
Eficiência
Operacional
Tecnologias

4
3 os
es An
es Políticos
M
Notoriedade

Clientes
70os
An
Cidadãos
Serviço Público

É preciso apostar também em quot;corridas de fundo“
e acreditar nos Funcionários Públicos

Corrida de Corrida de
Fundo Velocidade

6? 4
3s os
An
o
An

Políticos
Funcionários
Notoriedade
Serviço Público


Evolução do e-Government
Serviços de Serviços de Serviços
Informação Comunicação Transaccionais
Vida do dia a dia Informação sobre Forum de discussão Reserva de
Trabalho, Habitação, relacionado com bilhetes
Educação, Saúde, assuntos quotidianos. Registo em
Cultura, Transporte, Anúncios de casas e cursos.
Ambiente, etc. empregos. .
Tele-Administração Directório de serviços Correio electrónico Preenchimento e
públicos com os funcionários envio electrónico
Guia de procedimentos públicos. . de formulários.
administrativos
Registos públicos e bases
de dados.
Participação política Leis, discussões Forum de discussão Referendos.
parlamentares, programas sobre assuntos Eleições.
políticos, documentos políticos Sondagens.
para consulta pública. Correio electrónico Petições.
Informação de apoio ao com os políticos.
processo de decisão
política. .
Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal Forum Bangemann da UE - 1997

5 – Integração
4 – Transacção
3 - Interacção
ão
aç
gr
2 – Expansão
te
In
1 - Presença


As 4 fases de Maturidade
da AP Electrónica na UE
Desenvolvimento
Online
Transacção
Resolução plena
de problemas
ão
ç
a
ic Interacção
un nos dois sentidos
om
C
Interacção
num só sentido
download de formulários

Informação

eEurope – Online Avaibility of Public Services (Capgemini)

Para onde queremos ir?

Vortal

Transformação
Transformação Vortal

Portal
Portal
Vortal

Inovação e Cooperação Vortal

Estamos aqui
Transacção
Transacção

Portal
Interacção
Interacção
Vortal

Vortal

Vortal
Vortal
Presença
Presença


Situação actual da Europa


Para onde vamos

Transacção

Transformação

Participação
Política
Integração


Inclusão Social
Novas Prioridades para o e-Government

Z Y X ... ... C B A

“From e-Government
to e-Inclusion”
Nações Unidas (2005)


Info-Exclusão


2ª Geração


Informação e Serviços Administrativos
Informação e Serviços Administrativos
I n t e r n e t

Infocid Infocid

Empresários
Cidadãos
Atendimento “Contact Centres”
Kiosks
intermediado “CRM”
Self Service
c/ Computador

Alta e
ad
orid
P ri
Z Y X ... ... C B A
Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal Luis Vidigal

New Delhi – Railway Station
3/2/2005

Z Y X ... ... C B A

Administração Electrónica Inclusiva
“From e-Government
to e-Inclusion”
Nações Unidas (2005)

“Em 2010 todos os cidadãos
beneficiarão do acesso aos serviços da
Administração Electrónica pelo canal
que lhe seja mais conveniente.”

In Moving Forward in the
5 priority objectives of the
eGovernment Action Plan


Objectivos para o eGovernment em 2010
EU Action Plan

• No citizen left behind
• Making efficiency and effectiveness a
reality
• Implementing high-impact key services
• Putting key enablers in place
• Strengthening participation and
democratic decision-making


Disponibilidade de serviços online
Portugal
3º lugar

CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007


Sofisticação de serviços online
Portugal
4º lugar

CapGemini EU i2010 – “The User Challenge Benchmarking The Supply Of Online Public Services? - 7th Measurement - Setembro 2007


Euforia
Maturidade

Desilusão
Morte
Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal Adaptado do Gartner

Para além do E-Government
Hype Cycle do Gartner

Prioridades para a Maturidade
• Interoperabilidade
• Estratégias Multi-canal
• Arquitectura de Empresa
• Reengenharia do Back-office
• Medida do Desempenho


Interoperabilidade?


Administração em Rede?
Interoperabilidade?
É aqui que tudo falha

Organizacional
“Peopleware” (Vontades)

Informacional / Semântica
“Infoware” (Língua)

Tecnológica
“ Software” e” Hardware” (infra-estrutura)


Interoperabilidade

Interoperabilidade Semântica

Interoperabilidade Organizacional

Cidadãos
Processo Básico Empresas

Interoperabilidade Tecnológica


Novas Estruturas / Novas
Relações

“Putting
Citizens
First”
OCDE


Registar o
Nascimento
Nascimento
de um filho
Hospital
• Interacções múltiplas
Cuidados
Primários
Subsídio de • Formulários repetitivos
Nascimento
Reembolso de • Pouca consistência
Medicamentos
• Duplicação de esforços
Infantário

Seguros • Perca de tempo

Habitação

...

Registar o
Nascimento
Nascimento
de um filho
Hospital

Cuidados • Uma interacção manual
Primários
Subsídio de
B • Múltiplas interacções
Nascimento
R automáticas
Reembolso de
O
Medicamentos
K • Consistência
E
Infantário
R • Não duplicação de
esforços
Seguros
• Rapidez
Habitação

...

Fim às Certidões!!!
Peça Informação
uma só vez
e utilize-a
muitas vezes Uma Certidão
é um toque
Tem que me trazer a uma
uma prova de
Base de Dados
quem é você
Tem que me trazer
uma prova de que
não nos deve nada


Os originais são bits!?

e-Form
e-Fact

Formulário

O
SS
E
PR IV O
IM S U
L
XC M
E
IN C


Hoje e amanhã


SCM - Workflow


Personalizados, únicos, dinâmicos e inteligentes


Nome
Morada
Profissão
Estado Civil
Rendimento
Pedidos em falta
Reclamações
Incidentes
...


Ir à escola
Empregar-se
Casar-se
Ter um filho
Mudar de casa
Construir uma casa
Criar uma empresa
Morrer
...


Cooperação entre
Máquinas e Pessoas


Substituir Certidões por “bits”

Uma Certidão
é um toque
a uma
Base de Dados


Exemplo do Estudo “Casa na Hora”
Análise do Processo Actual

13 passos
Escritura

10
11 Pedido Cadern. Predial
Pedido de Cert. Teor Pedido Cadern. Predial
Reg. Prov. Aquisição e Hipoteca Pagamento/Isenção IMT
Registo Definitivo Pagamento/Isenção IMI
1 2
Inicío

7
9
13 3
12
6

5 4 8

Licença Hab / Const
Crédito Falência Cert. Direito Preferência
Cert. Direito Preferência
Planta Autenticada


Exemplo do Estudo “Casa na Hora”
Processo Futuro

3 passos
Escritura

3

Pedido Cadern. Predial
Pedido de Cert. Teor Pedido Cadern. Predial
Reg. Prov. Aquisição e Hipoteca Pagamento/Isenção IMT
Registo Definitivo Pagamento/Isenção IMI
1
2

Licença Hab / Const
Crédito Falência Cert. Direito Preferência
Cert. Direito Preferência
Planta Autenticada

Três mundos à parte

Representação O que é
DEI Única da Casa
um Prédio?

Titularidade Tributação
Cadastro

DGCI
DGRN
IGP

Diferenças preocupantes

O mesmo Portugal para todos

IMI e IMT
DEI
Valor

Serviços
Água, Luz, Telefone, etc.

Administração
Proprietário Central

Licenciamento Administração
Local

SiNErGIC 2015?
Informação Predial Única
Prioridade ao Cadastro das Áreas de Floresta

Sem limites de Tempo e Espaço

Para além
das
+
Soberanias
Espaço

e das
Legislaturas

Sociedade
Civil

Poder
Político
-
- Tempo +

e-Desburocratização

Aceleração Electrónica “E”
Burocracia “B”

l ão
a
li c
na aç

úb
io iz
ic rat

P
o ca
ad c

çã ni
tr ro
bu

a
tr tró
es

s
ni lec
D

i
E
dm
A

Garantias Democráticas “D”
Garantias Democráticas “D”


Diminuir ou aumentar o tempo na Internet

Serviços
Cidadania
Públicos

Repensar as estruturas
e os processos


Temos de abrir a “Caixa de Pandora”
e resolver de facto os problemas
Como na Mitologia,
depois esperamos
encontrar a
Esperança
Defesa de
Territórios
Conf
gração l
de Po itos
esinte mas
D
de Siste der
Falta de
Digitalização
perdício
Des ursos
ação
nformrente de Rec
I
I nc o e
etc., etc., etc,,….

Continuamos a construir castelos
em vez de serviços


Silos Verticais
Cheios de Poder e Vaidade


Silos Horizontais
Cheios de “Gordura” e Desperdício


Partilha de Dados e Serviços
“Administração em Rede”

Recursos e Serviços Comuns (SOA)

Taeritório Pessoas Empresas Veículos


Precisamos de algumas espinhas
mas de poucos Peixes

Sinergias Horizontais

€
Prioridade ao Cidadão


Olhar a Administração Pública
e o Cidadão a 3 dimensões


SIMPLEX a três dimensões
• Ver os processos para além de um só departamento,
Ministério ou Governo (Central, Regional ou Local)
• Incluir os cidadãos e as empresas no ambiente operacional
da Administração Pública
• Reutilizar informação já recolhida algures na
Administração Pública (quot;ask once, use manyquot;)
• Acabar com a defesa dos territórios, com os conflitos de
poder e as quot;Feiras de Vaidadesquot;
• Digitalizar tudo o que se puder - Enviar em vez de Imprimir
• Ter um olhar 360º em torno de cada cidadão ou empresa
(repositórios únicos e fiáveis) - Ter apenas um só rosto
perante a Administração Pública
• Menos medidas e mais integração e interoperabilidade


“Putting Citizens First” OCDE

Sinergias Verticais
O
IT
MU ICO
Sinergias Horizontais T
RÍ
C


Arquitecturas orientadas à
Prestação de Serviços

Visão e
Novos
Espaços

Cidadãos
Empresas

Auto-estradas que muitas vezes acabam em engarrafamentos …

Consegue vender?


Sector Público
Território
Departamento

Casa


Para começar, uma página
é suficiente
“KISS - Keep It Simple and Smart”

Processos
Contexto e Visão

Tecnologia
er
er
Política

ab r
od S ze
Pe
Fa
r
re
ue
Q


Colocar a Arquitectura alinhada
com a Política e a Engenharia

Mantenha a
Arquitecto mesmaPlanos
Referência
Estratégicos
de SI/TI
para todos

Estratégia Progra-
Analista Operador
Política mador
Comunicador
Tradutor
Engenheiro
Facilitador
Construtor
Mediador
Promotor
Visionário
Integrador

Resistência à Mudança


Se alguém faz

… alguém desfaz

Estrelas
Solitárias
e
Galáxia


Um risco e uma oportunidade colectiva


Expectativas
Sector Sector
Privado Público
Criatividade Harmonização
Clareza
Inovação
Simplicidade
Competitividade
Segurança
Risco
Confiança
Iniciativa
e Estabilidade

Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal Luis Vidigal

Demolir paredes e construir pontes

Com mais e melhores
Informação e serviços

Dois mundos ainda separados e paradoxais
Medo e Euforia e
Rejeição Deslumbramento

Estratégia
do Negócio
(Nebulosa)

Fada
Patinho
Milagrosa
Feio “Campo de Batalha”

Tecnologia
(Caixa preta)


Dominar o Tempo e o Espaço
com Credibilidade, Soberania e Alinhamento Estratégico

+
Espaço

Arquitectura
(Estratégica)
Bo
ar d
Bo a
rd

67% dos
departamentos
de SI/TI não estão
Governance
Management alinhados com a
Governança dos
Gestão dos
Engenharia estratégia do
SI/TI negócio
(Operacional)
CIO
CTO
-
- Tempo +

Dilemas
para um
Futuro Incerto


Um futuro incerto

Obsolescência do
Conhecimento

Riscos de Implosão
Economias
Governos
Civilizações

Qual a estratégia para o futuro
• Economia
Crescimento ou Declínio?
• Intervenção da AP na Economia
Fraca ou Forte?
• Globalização
Aceleração ou Abrandamento?
• Penetração das TIC na Sociedade
Elevada ou Fraca?
• Atitude do Cidadão à Privacidade
Restritiva ou Permissiva?
• Capacidade da AP absorver as TIC
Elevada ou Fraca?
• Soberania
Mantida ou Desgastada?

Os actuais profissionais de TI
em 2011 estarão subdivididos em

• Tecnologia
• Informação
• Processos
• Relacionamentos
Gartner – Dezembro 2006

As TI em 2012 (Gartner)
• Estarão entre os • Estarão entre os
3 maiores 3 maiores
factores de factores de
Sucesso Fracasso

Factor Crítico


Máquinas Homens
• Search
• Collect • Procura • Sonhar
• Copy • Recolha • Imaginar
• Compare • Cópia • Criar
Dave
• Comparação • Fantasiar
• Order
• Ordenação • Decidir
• Calculate
• Cálculo Novo trabalhador
• Measure
• Medida do Conhecimento
• Verify • Verificação
• Store • Armazenamento

Energia Informação
Dados Conhecimento
Simplicidade em Processos Administrativos / | Luís Vidigal 2001 Odisseia no Espaço (Stanley Kubrick - 1968)

Porque é
que não
Prioridade
Partilhar
ao Cidadão acontece?
Integrar
Re-utilizar Cooperar

Simplificar


Feira de
Minha

Vaidades
Iniciativa

Minha
Minha
Iniciativa
Iniciativa

Minha
Iniciativa

é
Esta ..
i.
a ra s
p

Infaticídio
Tecnológico ?!
s
to
ec
j
ro s!
p
em cido
at as
m n
o
ã ém
N
ec
r

Não devem re-inventar a roda
porque não é da mesma cor


Um casamento
por conveniência
Administração Pública Cidadão / Empresa

Pr
oc
es
so


20%
Tecnolog
ia
80%

Atitudes

Contra a
corrente

“Cooperar não significa perder Poder”
luis.vidigal@inst-informatica.pt
http://luisvidigal.no.sapo.pt

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