La Cacharrería Distribuciones La Mundial se encuentra ubicada en Villavicencio, Colombia. El documento describe la ubicación de la empresa, los marcos teóricos y conceptuales relacionados con los inventarios y software contable, y el marco legal para la constitución de empresas en Colombia. Adicionalmente, se brinda información sobre la empresa como su antigüedad, ubicación de la sede principal, y el software actual para control de inventarios.

1. 4.1 Marco Geográfico. La
Cacharrería Distribuciones La
Mundial se encuentra ubicada en
el departamento del
Meta, municipio de
Villavicencio, en la calle 39 No. 29-
42 Centro Comercial Cielos
Abiertos.
Mapa ubicación en la ciudad de
Villavicencio.
Fuente:
http://www.amarillasinternet.com/co/
villavicencio/papeler%C3%ADa_cacharr
er%C3%ADa_suministros_oficina_escol
ar/distribuciones_mundial.html
4. Marcos de Referencia

2. De acuerdo a la investigación, encontramos que “Un
sistema de información bien diseñado ofrece
control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable
de costo / beneficio.
Al mismo tiempo que ofrece un Control, ya que un buen
sistema de contabilidad, le da a la administración control
sobre las operaciones de la empresa; Los controles internos
son los métodos y procedimientos que usa un negocio para
autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la
exactitud de sus registros contables.
También da una Compatibilidad al sistema de información
porque cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera
sin problemas con la estructura, el personal, y las
características especiales de un negocio en particular”1.
4.2 Marco teórico

3. Con relación a los tipos y facilidades que nos presentan
los software contables “Para muchas
empresas, seleccionar mal un software contable puede
ser un real desastre. Y el culpable, inevitablemente, será
el Contador Público, en quien termina recayendo la
responsabilidad de su buena solución. Estos 7 pasos le
ayudarán a tomar una buena decisión.
Los vendedores siempre nos muestran un paraíso. El reto
está en que siempre nos cuentan las cosas buenas. No
podemos esperar que un vendedor nos cuente los casos en
que las implantaciones de su software han fracasado, o que
nos haga una lista de sus puntos débiles.
Y lo que es pero: usualmente nos toca esperar a que todo el
proceso de instalación y un mes de uso hayan pasado para
poder saber si realmente cumplió con nuestras expectativas. Y
para este tiempo, ya es demasiado tarde.

4. ¿Hay buenas noticias?. Si. En los últimos años, el software
contable ha mejorado sustancialmente, y los distribuidores han
aprendido los potenciales problemas en la implantación generando
“manuales de mejores prácticas” que vuelven más rápido el
proceso.
Sin embargo, es importante agotar todas estas etapas para
seleccionar correctamente el software contable para nuestra
organización:
Paso a paso:
Reconocimiento. Primero debemos educamos en todas las
opciones que estén disponibles en el mercado. Para ello, recurra a
varias fuentes de información:
Colegas en otras empresas.
Periódicos.
Internet.

5. Nuestra recomendación: haga un listado con 10 opciones. Y
vaya al segundo paso.
2. La hora de las matrices. Ahora, viene el proceso más
largo, pero que al final termina siendo el que más
satisfacciones generará. Haga una lista en Excel que incluya
las siguientes columnas:
* Nombre del software
* Teléfono
* Página web
* Valor (para mi empresa)
* Tiempo promedio de implantación (no se fíe únicamente del
vendedor: utilice a sus amigos y colegas).

6. * Características (esta parte de la lista debe ser personalizada y
adecuada a las necesidades específicas).
- Módulos incluidos
- Plataforma
- Hay necesidad de comprar licencias o computadores
adicionales?
- Cuantos usuarios maneja?
- etc… (incluir aquí las necesidades específicas: código de
barras, inventarios, nómina, etcétera)
* Empresas en donde está instalado (con nombre del contado..
pida esto al vendedor del software: será el punto más útil de esta
lista).
3. Eliminar las opciones más débiles. Seleccionar un buen
paquete de software contable comienza por eliminar los
paquetes que no se ajustan a la realidad de la organización.
Consejo: deje aquí una lista de 3 a 5 opciones. Máximo.

7. 4. Evaluación de proveedores. Regularmente, el software
contable es distribuido de dos formas: por la casa matriz, o por
distribuidores autorizados.
En ambos casos, es importante conocer quien será quien
responda por su instalación en su organización, cómo será el
soporte, y si tienen personal para que se desplace o nos dé ayuda
cuando lo necesitemos. Y seguro que lo necesitaremos.
Y la mejor prueba es pedirles una cita para que hagan una
demostración. Con esto se les “medirá el aceite” para saber cómo
será el soporte post-venta. Si les toma una semana concertar una
cita, puede tacharlo de su lista.
Con esto, seguramente la lista se está volviendo más pequeña.
5. La cita con los “finalistas”. Escuche y déjelos hacer su
demostración. Esto incluirá diapositivas en Powerpoint,
demostraciones en vivo y posiblemente instalación de una versión
demo.
Deje sus preguntas difíciles para el final.
Y cuando tenga el software instalado, tenga en cuenta que si no
pudo hacer algo con el software, no necesariamente indica que no
se podrá hacer. Es normal confundirse, así que esta etapa
requiere de mucha paciencia. Pregunte, pregunte mucho.

8. 6. Ahora, a llamar a las Referencias. Aquí es donde se pondrá
interesante, pues cotejaremos lo que nos prometió el vendedor con
la realidad. Y no deje que el vendedor se le escape sin darle
nombres de personas que hayan instalado su software (aunque
esto ya lo habíamos cubierto en el punto sobre las matrices).
Con el nombre y teléfono en sus manos, llame y haga las siguientes
preguntas:
* ¿Hace cuanto usa el software XXX?
* ¿Cuánto le demoró en la instalación?
* ¿Me puede nombrar 2 cosas que le parecan malas? (acuérdese
que las buenas ya se las dijo el vendedor).
* Si tuviera que volver a escoger, ¿qué otras opciones
contemplaría? (esta es una pregunta con truco… si el referido está
absolutamente enamorado del producto, no contemplaría otras
opciones).
* Con la mano en el corazón… ¿me recomienda este software?
Recuerde que con esta información tendremos la posibilidad de
distinguir entre “Buen producto / Mal distribuidor” versus “Mal
Producto / Buen Distribuidor”. O puede ser que ambas sean
buenas, lo cual le permitirá seguir el siguiente paso.

9. 7. Tomar la decisión final. Si al final de este proceso usted tiene
más de una opción, haga uso de su instinto. Y tenga en cuenta estas
tres consideraciones finales:
* ¿Cuál es más fácil de usar?
* ¿Cuál tiene la tecnología más compatible con la empresa?
* ¿Cuál ofrece más posibilidades de reportes?
Si aún no se logra decidir, tire una moneda al aire. Sólo recuerde
que el verdadero costo de un software contable no está en su valor
de licenciamiento, sino en su tiempo de implantación y el tiempo que
tome en el día a día para incorporarlo a los procesos de la
organización.
Siguiendo este proceso, las posibilidades de equivocarse se reduce
dramáticamente.
Conclusión. La realidad es que –muy probablemente- el ganador se
vislumbre mucho antes de llegar al último punto. Pero es mejor estar
seguros y agotar los pasos del proceso. Algunos consultores nos
pueden ayudar a tomar la decisión final en media hora. A otras
empresas les tomará hasta 3 meses.
Pero cualquier tiempo invertido en seleccionar correctamente el
software contable para la organización se verá bien
recompensado”2.

10. La Cacharrería Corresponde a la actividad comercial que
escogimos para nuestra investigación y se refiere a la tienda
donde se venden utensilios para cocina, vajillas y en nuestro caso
también artículos de papelería.
Mientras que el software es un conjunto de
programas, instrucciones y reglas informáticas que permiten
ejecutar distintas tareas en una computadora, para nuestro caso
sería un software contable integrado con inventarios.
4.3 Marco Conceptual
Los inventarios en la contabilidad, es una relación detallada de las
existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe
mostrar el número de unidades en existencias, la descripción de
los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las
sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del
inventario, en Cacharrería La Mundial la problemática es que en
ocasiones no muestra la existencia real de productos.

11. Y el informe es un conjunto de datos o instrucciones sobre
algo o alguien. Los informes con relación a los inventarios son
muy importantes para poder organizar los artículos
físicamente, igualmente se requiere que tengan los datos
actualizados para que se tenga la certeza de lo que hay en
determinado momento.

12. 4.4 Marco Legal

22. Como regla general una empresa se constituye legalmente por
escritura pública ante un notario, donde las partes deben estar
presentes o debidamente representadas, en este documento deberá
estar consignado todos los requisitos exigidos por el artículo 110 del
decreto 410 de 1971(Código de Comercio), el que a continuación se
resume con fines explícitamente explicativos:
*1. El nombre y domicilio de las personas que intervienen con sus
respectivas nacionalidades y documentos de identificación legales.
*2. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la
misma, esto de acuerdo con las descripciones consignadas en el
decreto relacionado, hay que tener especial cuidado con el nombre
que se esté definiendo, esto con el fin de evitar confusiones y
problemáticas más adelante.

23. • 3. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se
establezcan en el presente documento, este requisito es de especial
importancia ya que en el ámbito legal la especificación del domicilio
principal y demás sucursales ayudan a la facilidad de la operación.
*4. El objeto social, hace referencia a la actividad o actividades que
desarrolla dicha empresa o negocio de la sociedad, en este punto se
debe realizar una descripción detallada sobre el campo referente al cual
la empresa se dedicará a trabajar.
*5. El capital social, la parte del mismo que suscribe y la que se paga
por cada asociado en el acto de la constitución. Este requisito hace
referencia a la cuantía de dinero con la cual se está constituyendo la
empresa y la descripción de las acciones que son propiedad cada uno
de los empresarios que conforman tal sociedad.
*6. La administración de los negocios, las atribuciones y facultades de
los administradores, y de las que se reserven los asociados, las
asambleas y las juntas de socios.

24. *13. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo
esté previsto en la ley o en los estatutos.
*14. Los demás pactos que, siendo compatibles con el carácter de
cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las
relaciones a que da origen el contrato.

25. 4.5. Marco Institucional
Distribuciones La Mundial, es una empresa con una
experiencia de más de 20 años a nivel nacional y un
tiempo de 10 años aproximadamente en la ciudad de
Villavicencio cuya sede se encuentra ubicada en la Calle
39 N 29-42 Centro Comercial Cielos Abiertos - Centro
donde cuenta con un grupo de personal capacitado para
ofrecer el mejor servicio. Actualmente ofrece sus servicios
en esta ciudad y sus alrededores por ello el volumen de
clientes está aumentando, así generando una mayor
demanda en el mercado.

26. Esta empresa tiene su sede principal en la ciudad de
Bogotá en el barrio de san Victorino, donde adelanta
todo el proceso de contabilidad, por este motivo cada
quince días se envía los soportes de las facturas de
venta y compra.
Actualmente manejan el control de inventarios con un
software (SIIMN ), que presenta algunos inconvenientes
al momento de generar informes; y cuando algunos
clientes registran devoluciones debido a que el sistema
automáticamente guarda la información después de
cada compra y venta. Sería importante que el manejo
contable se realizara en su propia sede y la
implementación de un software con más utilidades que
permita un mejor control y registro de las utilidades
diarias.

27. 4.5.1 CAMARA Y COMERCIO

28. 4.5.2. RUT

31. 4.5.4 FACTURA DE VENTA