4. 4/69
Interés General
Derecho a la información
Interés particular
Consulta
Reproducción copias
ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PÚBLICOS
Derecho de
petición
Excepto:
•C.N.
•Restricciones Legales
•Conservación: Prestamo de información en otros soportes
6. 6/69
Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
7. 7/69
La gestión documental se reconoce, como
una actividad intrínsecamente ligada a los
archivos y su desarrollo es paralelo a la
búsqueda de la transparencia en la gestión
administrativa.
Gestión documental
8. 8/69
El Programa de Gestión Documental -
PGD, como proceso archivístico
sistemático
Debe estructurarse a partir de la
normatividad archivística vigente.
Contempla situaciones tendientes a
la simplificación de trámites y
racionalización de recursos.
9. 9/69
EL COMITÉ DE ARCHIVO
Equipo asesor de la alta dirección,
responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer
recomendaciones en los procesos
administrativos y técnicos de los
archivos
10. 10/69
COMPONENTES DE UN PGD
Consideraciones básicas de tipo
administrativo, económico y
archivístico.
Aspectos de planeación
relacionados con la necesidad de un
diagnóstico y los requisitos previos
al PGD.
11. 11/69
COMPONENTES DE UN PGD
La adopción e implementación de las
tablas de retención documental.
La formación de archivos según el
ciclo vital de los documentos
(Archivos de Gestión, Central e
Histórico)
12. 12/69
COMPONENTES DE UN PGD
Identificación de los procesos de un
programa de gestión documental y
sus correspondientes flujos de
información
La implementación y seguimiento.
13. 13/69
Ley 43 de 1913
Ley 527 de 1999
Código Penal
Código de Procedimiento Penal
Código de Comercio
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
14. 14/69
Decreto 2649 de 1993
Decreto 1584 de 1994
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Circular Interna AGN No.13 de 1999,
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
15. 15/69
NTC 1673
NTC 2223:1986
NTC 2676
NTC 3393
NTC 4436
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
19. 19/69
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
documentos
Medios y técnicas de
producción y métodos de
impresión
Determinación y selección de
soportes documentales
Determinación de
dimensiones, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.
20. 20/69
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
documentos
Instrucciones para el
diligenciamiento de formularios
Determinación de uso y finalidad
de los documentos
Diplomática:imagen corporativa,
características internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografía
21. 21/69
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2.
Normalización
de la producción
documental
Identificación de dependencias
productoras
Definición de tipologías
documentales, formatos y
formularios según TRD
Determinación de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas
22. 22/69
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Normalización
de la producción
documental
Directrices relacionadas con el
número de copias
Control de la producción de
nuevos documentos
Determinación de la periodicidad
de la producción documental
24. 24/69
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.
25. 25/69
Radicación:
Procedimiento por el cual, se asigna un
número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
26. 26/69
Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades
ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o código
de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
27. 27/69
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envios
1. Registro de
documentos
ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
28. 28/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Radicación
de documentos
Asignación de consecutivo, fecha
y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicación y control
Elaboración de estadísticas
PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
29. 29/69
Decreto 2150 de 1995
Acuerdo 060 de 2001
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
30. 30/69
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.
32. 32/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Distribución de
documentos
internos
Identificación de dependencias
Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos internos
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
33. 33/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Distribución de
documentos
enviados
Definición de medios de
distribución: personal, fax, correo
tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros
Control y firma de guías y planillas
de entrega
Organización mensajería externa
PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
34. 34/69
Constitución Política.
Ley 58 de 1982
Decreto 01 de 1984
Decreto 2150 de 1995.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
35. 35/69
PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función
administrativa
37. 37/69
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Recepción de
solicitud o trámite
2. Respuesta
-Confrontación y
diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trámite
-Determinación de
competencia
-Preparación y proyección
de respuesta
PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
38. 38/69
Ley 4 de 1913.
Ley 80 de 1993.
Código de Comercio.
Decreto 1382 de 1995.
Decreto 254 de 2000.
Decreto 4124 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
39. 39/69
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 09 de 1995.
Acuerdo AGN 12 de 1995.
Acuerdo AGN 16 de 2002.
Acuerdo AGN 037 de 2002.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
40. 40/69
Acuerdo AGN 039 de 2002.
Acuerdo AGN 041 de 2002.
Acuerdo AGN 042 de 2002.
Acuerdo AGN 015 de 2003.
Acuerdo AGN 02 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
41. 41/69
Circular AGN 07 de 2002.
Circular AGN 01 de 2003.
Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de
2004.
Circular AGN 01 de 2004.
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
42. 42/69
Resolución MinSalud 1995 de 1999.
Resolución AGN 081 de 2001.
Resolución AGN 183 de 2004.
NTC 4095
NTC 5029
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
43. 43/69
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
220.13
ACTAS
220.13.03 Actas
Comité Directivo
Conjunto de acciones
orientadas a la
clasificación, ordenación
y descripción de los
documentos
48. 48/69
Constitución Política.
Ley 4 de 1913.
Ley 57 de 1985.
Decreto 01 de 1984.
Decreto 2126 de 1992.
Acuerdo AGN 47 de 2000
Acuerdo AGN 56 de 2000
PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
49. 49/69
PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen
50. 50/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Formulación de la
consulta
-Determinación de la necesidad y
precisión de la consulta
-Determinación de competencia de la
consulta
-Condiciones de acceso
-Disponibilidad de información en
términos de restricciones por reserva o
por conservación
-Reglamento de consulta
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
51. 51/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Estrategia de
búsqueda
-Disponibilidad de expedientes
-Disponibilidad de fuentes de
información
-Establecimiento de herramientas de
consulta
-Ubicación de los documentos
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
52. 52/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Respuesta a
consulta
Infraestructura de servicios de
archivo
-Sistemas de registro y control de
préstamo
-Uso de testigos y formatos para el
control de devolución
-Implantación de medios manuales o
automáticos para localización de
información
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
53. 53/69
Constitución Política.
Código Procedimiento Civil.
Ley 47 de 1920.
Ley 14 de 1936.
Ley 39 de 1981.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
54. 54/69
Ley 63 de 1986.
Ley 80 de 1993.
Ley 397 de 1997.
Código de Comercio.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
55. 55/69
Decreto 2620 de 1993.
Decreto 2150 de 1995.
Acuerdo AGN 007 de 1994
Acuerdo AGN 11 de 1996.
Acuerdo AGN 047 de 2000.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
56. 56/69
Acuerdo AGN 048 de 2000.
Acuerdo AGN 049 de 2000.
Acuerdo AGN 050 de 2000.
Acuerdo AGN 056 de 2000.
Acuerdo 037 de 2002.
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
57. 57/69
Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
60. 60/69
Constitución Política de 1991
Ley 163 de 1959.
Ley 39 de 1981.
Ley 80 de 1993.
Decreto 2649 de 1993.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
61. 61/69
Decreto 2527 de 1950.
Decreto 3354 de 1954.
Decreto 960 de 1970.
Decreto 2620 de 1993.
Decreto 998 de 1997.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
62. 62/69
Decreto 1145 de 2004.
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 08 de 1995.
Circular AGN 03 de 2001.
Circular AGN 01 de 2004.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
63. 63/69
NTC 3723.
NTC 4080.
NTC 5174.
NTC 5238.
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS
68. 68/69
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Microfilmación
Digitalización
Determinar metodología y plan de trabajo
Fines en la utilización de la técnica
Control de calidad durante todo el proceso
-Determinar la metodología y plan de
trabajo
Definir calidad, según la fase del ciclo vital
en la cual se requiere
Control de calidad durante todo el proceso
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS