Este documento describe los conceptos clave del proceso administrativo, incluyendo la planeación, organización, integración de personal y control. Explica los diferentes tipos de planes, objetivos, estructuras organizacionales, autoridad, procesos de selección de personal y evaluación del desempeño. El documento proporciona definiciones concisas de estos términos fundamentales de la administración.

1. El Proceso
Administrativo
{ Carlos Enrique Morales Aviles 1200 2053

2. Planeación Los planes pueden ser clasificados
como:
1) Proyectos o propósitos
2) Objetivos o metas
3) Estrategias
4) Políticas
5) Procedimientos
6) Reglas
7) Programas
8) Presupuestos.

3. Misiones o propósitos de
la planeación
La misión o propósito
con frecuencia los términos son utilizados indistintamente
identifica el propósito básico, función o tareas de una empresa o dependencia o
cualquier parte de ellas. Todo tipo de operación organizada tiene, o al menos
debería tener, si es que tiene sentido, una misión o propósito.
Objetivos o metas
Objetivos o metas (los términos son usados indistintamente en esta obra) son los
fines hacia los cuales se dirige la actividad. Representan no sólo el punto final de
la planeación, sino el fin al que la organización, la integración de personal
(staffing), la dirección y el control están dirigidos. La naturaleza de los objetivos y
la administración por objetivos,

4. Estrategias
Determinación de los objetivos
básicos a largo plazo de una
empresa y la implementación
de cursos de acción y
asignación de los recursos
necesarios para alcanzar esas
metas.
Políticas
Declaraciones o entendimientos
generales que guían o canalizan
el pensamiento en la toma de
decisiones.
Procedimientos
Planes que establecen un
método necesario para el
manejo de actividades futuras.

5. Las reglas
Establecen acciones, o falta de
acción, específicas necesarias,
donde la discreción no se
permite.
Programa
Un complejo de metas,políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar
un curso de acción determinado.
Presupuesto
Informe de resultados esperados expresado en términos numéricos.

6. Pasos de la planeación
Los pasos prácticos listados a continuación y diagrama dos en la figura 4.2 son de
aplicación general. No obstante, en la práctica debemos estudiar lo factible que son
los posibles cursos de acción en cada etapa

7. Premisas
Suposiciones acerca del ambiente en el que el plan se desarrollará.
Principio de las premisas de planeación
Cuanto más comprendan y acuerden los individuos a cargo de la planeación utilizar
premisas de planeación consistentes, mejor será la planeación coordinada de la
empresa.

8. Organización
Organización
Estructura intencional
formalizada de roles o
posiciones.
Organización formal e informal
Muchos autores sobre administración distinguen entre organización formal e
informal Ambos tipos se encuentran en las organizaciones, corno se muestra en la
figura Veamos a detalle.

9. Organización formal
En esta obra, organización formal significa la estructura intencional de roles en una
empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización corno
formal no significa que hay algo inherente mente inflexible o que algo la confina de
manera indebida. Si un gerente ha de organizarse bien, la estructura debe aportar un
ambiente en el que el desempeño individual, tanto presente como futuro, contribuye
con mayor efectividad a las metas del grupo.
La organización informal
es una red de relaciones interpersonales que surgen cuando los individuos se
asocian entre sí. Así, las organizaciones informales -que no aparecen en el cuadro de
organización podrían incluir el grupo del taller de máquinas, los asignados al sexto
piso, el grupo que juega boliche el viernes por la noche y los que se reúnen a tomar el
café por las mañanas.?
Departamento
Área, división o sucursal específica de una organización sobre la que un gerente tiene
autoridad para el desempeño de actividades establecidas.

10. Niveles organizacionales y el ámbito de la administración«
Si bien el propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana, el motivo
de los niveles de organización es la limitación del ámbito de administración. En otras
palabras, los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de
personas que un gerente puede supervisar con efectividad, aun cuando este límite
varía, dependiendo de las circunstancias.

11. Principio del tramo de
Administración
Hay un limite al número
de subordinados que un
gerente puede supervisar con
efectividad, pero el número
exacto dependerá del efecto de
factores subyacentes
Intraemprendedor
Persona que se enfoca en la
innovación y la creatividad y
transforma un sueño o una
idea en un proyecto rentable al
operar dentro de un ambiente
organizacional establecido.
Emprendedor
Persona que hace algo similar
al intraemprendedor, pero fuera
del ámbito organizacional.

12. Reingeniería de la organización
Hace algún tiempo, un concepto gerencial llamado reingeniería ingresó a la
literatura administrativa. En ocasiones se le llama "volver a empezar" porque
Michael Hammer y Iames Champy quienes popularizaron el concepto, sugirieron
que nos planteáramos esta pregunta: "Si volviera a crear esta compañía hoy
(partiendo de la nada), sabiendo lo que ahora sé y dada la tecnología actual,
¿qué resultaría?
La estructura y el proceso de organizar
Organizar es un proceso que requiere se consideren varios elementos
fundamentales. En primer lugar, la estructura debe reflejar objetivos y planes porque
las actividades se derivan de ellos. En segundo lugar, reflejar la autoridad disponible
para la gerencia de la empresa. La autoridad en una organización dada es un
derecho socialmente determinado de ejercer discreción; como tal, está sujeta a
cambios. En tercer lugar, la estructura de una organización, como cualquier plan,
debe reflejar el ambiente que la rodea. Así como las premisas de un plan pueden ser
económicas, tecnológicas, políticas, sociales o éticas, también pueden serlo las de la
estructura de la organización.

13. Departamentalización por función de la empresa
Agrupar las actividades de acuerdo con las funciones de una empresa, como
producción, ventas y finanzas.

14. Departamentalización por territorio o geografía
Agrupar actividades por área o territorio es común en empresas que operan en áreas
geográficas amplias.

15. Departamentalización por grupo de clientes
Agrupar actividades que reflejen un interés primario en los clientes.
Departamentalización por productos
Agrupamiento de actividades
según productos o líneas de
productos, en especial en
grandes empresas de líneas
múltiples.
Organización matricial
La combinación de patrones de departamentalización
funcionales y proyecto o producto en la misma
estructura de la organización.

16. Unidades estratégicas de negocios
Negocios específicos establecidos como unidades de
una compañía más grande para asegurar que ciertos productos
o líneas de productos sean promovidos y manejados como
si cada uno fuese una empresa independiente.
Organización virtual
Concepto un tanto suelto de un grupo de empresas o personas independientes
conectadas, generalmente, a través de la tecnología de la información.

17. Poder
La habilidad de individuos o
grupos de inducir o influir en las
creencias o acciones de otras
personas o grupos.
Autoridad
El derecho en una posición de
ejercer discrecionalidad al tomar
decisiones que afectan a otros.

18. Principio escalar
Cuanto más clara sea la línea de autoridad, más clara será la
Responsabilidad en la toma de Decisiones y más efectiva será
la comunicación organizacional.
Autoridad de línea
Relación en la que un superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado.
Naturaleza del personal de staff
Su funciones investigar, buscar
y dar asesoría a los gerentes de línea.
Autoridad funcional
es el derecho delegado a un individuo o a un departamento
para controlar procesos, prácticas y políticas específicas, u otros asuntos
relacionados con actividades realizadas por personal de otros departamentos.
Descentralización de la autoridad
La sección anterior se enfocó en los tipos de relaciones de autoridad como línea, de
apoyo (staff) y funcional. Esta sección se enfoca en la dispersión de autoridad en la
organización.

19. Delegación de autoridad
La autoridad se delega cuando un superior otorga discreción a un subordinado
para tomar decisiones.
El arte de delegar
La mayoría de los fracasos en la delegación efectiva ocurren, no porque los gerentes
no entiendan la naturaleza y principios de la delegación, sino porque son incapaces
o no están dispuestos a aplicarlos.
Recentralización
Centralización de autoridad que antes estaba descentralizada;
normalmente no es una inversión completa de la
descentralización, ya que la autoridad delegada no se retira por completo.

20. Integración de personal
Integración de personal
Cubrir y mantener cubiertas las posiciones en la estructura de la
organización.
Factores situacionales que afectan la integración de personal
El proceso efectivo de integración de personal se ve afectado por muchos factores
situacionales. Los factores externos incluyen el nivel de educación, las actitudes
prevalecientes en la sociedad (como la actitud hacia el trabajo), las muchas leyes y
los reglamentos que afectan la integración de personal de manera directa, las
condiciones económicas y la oferta y demanda de administradores fuera de la
empresa

21. Igualdad de oportunidades en el empleo
Se han aprobado varias leyes en Estados Unidos que proporcionan igualdad de
oportunidades en el empleo. Prohíben prácticas de empleo que discriminan con base
en raza, color, religión, origen nacional, sexo o edad (en rangos de edades
especificados). Estas leyes afectan la integración de personal, ya que el reclutamiento
y selección para promoción deben cumplir con ellas. Esto significa que los gerentes
que toman decisiones en estas áreas deben tener conocimiento de estas leyes y la
forma como aplican a la función de integración de personal.
Mujeres en la administración
Más o menos en el último decenio, las mujeres han logrado un notable avance al
obtener puestos de responsabilidad en las organizaciones. Entre los motivos para
este desarrollo están leyes que gobiernan las prácticas de empleo
equitativas, revaloración social hacia las mujeres en el centro de trabajo y el deseo de
las compañías de proyectar una imagen favorable al colocar a mujeres calificadas en
puestos gerenciales.

22. Integrar personal en el ambiente internacional
Debemos ver más allá del ambiente externo inmediato e identificar los cambios
mundiales derivados primordialmente de la avanzada tecnología de la comunicación
y la existencia de corporaciones multinacionales. No es raro que las grandes
empresas internacionales tengan altos equipos gerenciales compuestos por
administradores de muchas nacionalidades.
Ambiente interno
Los factores internos seleccionados para este análisis se refieren a la integración de
posiciones gerenciales, con personal dentro de la empresa, así corno del exterior, y
determinar la responsabilidad de la integración del personal.
Promoción interna
Originalmente, la promoción interna implicaba que los obreros avanzaban a
posiciones de supervisión de primera línea y luego ascendían por la estructura de la
organización. Así, una compañía se presentaba como que recibía un flujo de
empleados no gerenciales de los cuales emergían futuros gerentes. Corno solía
decirse en la industria ferrocarrilera,
"cuando un presidente se retira o muere, contratamos a un nuevo empleado".

23. Principio de
competencia abierta
Las posiciones vacantes deben
abrirse a las personas más
calificadas disponibles, sea
dentro o fuera de la empresa.
Selección
Elegir entre candidatos, dentro
de la organización o fuera, a
la persona adecuada para una
posición.
Requisitos de la posición
y diseño del puesto
Seleccionar un administrador con efectividad
requiere una comprensión clara de la
naturaleza y propósito de la posición a cubrir.

24. Diseño del puesto
Las personas pasan mucho tiempo en el trabajo y por tanto, es necesario diseñar
puestos para que los individuos se sientan bien con su trabajo. Esto requiere una
estructura de trabajo apropiada en términos de contenido, función y relaciones
El deseo de administrar
El administrador exitoso tiene un fuerte deseo de administrar, de influir en otros y
de obtener resultados a través de los esfuerzos de equipo de los subordinados.
Comunicación intragrupo
Comunicación con personas en
la misma unidad organizacional.
Comunicación intergrupo
Comunicación con otros
departamentos y grupos fuera
de la empresa.

25. Reclutamiento
Atraer candidatos para cubrir
posiciones en la estructura de la
organización.
Validez
El grado al cual los datos
predicen el éxito del candidato
como gerente.
Confiabilidad
La precisión y consistencia de la
medición.
Proceso de selección
Hay algunas variaciones de los pasos específicos en el proceso de selección. Por
ejemplo, la entrevista de un candidato para un puesto de supervisión de primera
línea puede ser bastante sencilla al compararla con las rigurosas entrevistas de un
ejecutivo de alto nivel.

26. Entrevistas
Virtualmente, cada administrador contratado o promovido por una compañía es
entrevistado por una o más personas. A pesar de su uso generalizado, la entrevista
se toma con desconfianza como un medio confiable y válido para seleccionar
gerentes entrevistadores pueden pensar o interpretar la información reunida de
manera distinta.
Pruebas
La meta primaria de las pruebas es obtener datos sobre los solicitantes que ayuden a
anticipar su éxito probable como gerentes. Algunos de los beneficios de las pruebas
incluyen encontrar a la persona más adecuada para el puesto, obtener un alto grado
de satisfacción en el empleo para el solicitante y reducir la rotación

27. Centros de evaluación
El centro de evaluación no es una ubicación, sino una técnica para seleccionar y
promover gerentes.
Orientación
Introducción de nuevos
empleados a la empresa, sus
funciones, tareas y personas.
Socialización organizacional
La adquisición de habilidades
y capacidades de trabajo,
la adopción de roles de
comportamiento apropiados y
ajuste a las normas y valores
del grupo de trabajo

28. Desempeño para alcanzar metas
Al evaluar el desempeño, los sistemas de evaluación contra metas verificables
previamente seleccionadas tienen un valor extraordinario. Dada una planeación
consistente, integrada y comprendida diseñada para llegar a objetivos específicos, tal
vez los mejores criterios del desempeño gerencial, se relacionan con la habilidad de
establecer metas con inteligencia, planear programas que logren estas metas y tener
éxito al lograrlas. Aquellos que han operado bajo alguna variación de este
sistema, con frecuencia afirman que estos criterios son inadecuados y que no se
excluyen elementos de suerte u otros factores más allá del control del gerente al
llegar a cualquier evaluación.
El sistema de medir el desempeño frente a objetivos
establecidos con anterioridad debe ser complementado
por una evaluación del administrador como gerente.
Proceso de evaluación
Una vez que un programa de administración por objetivos verificables está en
operación, la evaluación es un paso bastante fácil. Los superiores determinan qué tan
bien establecieron los administradores los objetivos y cómo se desempeñaron frente
a ellos.

29. Dirección
Dirigir
El proceso de influir en las
personas para que contribuyan
a las metas organizacionales y
de grupo.
Administrar
requiere la creación y mantenimiento
de un ambiente donde los
individuos trabajan juntos en
grupos hacia la consecución de
objetivos comunes.

30. Multiplicidad de roles
Los individuos son mucho más que un factor productivo en los planes de la
administración.
No hay una persona promedio
Las personas actúan en diferentes roles, pero también son diferentes entre ellos;
no hay una persona promedio. No obstante, en empresas organizadas, a menudo
se asume que la hay.

31. Concepto de la dignidad individual
Las personas deben ser tratadas con respeto, sin
importar cuál sea su posición en la organización.
Motivación
Los motivos humanos están basados en necesidades, ya sean sentidas consciente o
inconscientemente.
Algunas son necesidades primarias, como las necesidades fisiológicas de agua,
aire, alimentos, sueño, y refugio. Otras necesidades se pueden considerar
secundarias, como la autoestima, estatus, afiliación con otros, afecto, dar, logro y
autoafirmación. Naturalmente, estas necesidades varían en intensidad y con el
tiempo entre los individuos. La motivación es un término general que aplica a
todo tipo de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas
similares.
La teoría X y la teoría Y de McGregor
Dos series de suposiciones
sobre la naturaleza de las
personas.

32. Teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow
Una de las teorías de la motivación más referidas es la teoría de la jerarquía de las
necesidades propuesta por el psicólogo Abraham Maslow f Maslow veía las
necesidades humanas en la forma de una jerarquía, ascendiendo desde las más
bajas a las más altas; y concluyó que cuando una serie de necesidades es
satisfecha, cesa de ser un motivador.

33. Teoría de dos factores de Herzberg
Los insatisfactores, también llamados factores de mantenimiento, higiene o
contexto del trabajo, no son motivadores, en tanto que satisfactores son
motivadores y están relacionados con contenido del trabajo

34. Teoría de la equidad
La motivación es influida por el
juicio subjetivo de un individuo
acerca de lo justa que es la
recompensa que recibe, relativa
alas insumos, comparada con
las recompensas de otros.
Reforzamiento positivo
O modificación del
comportamiento
Los individuos pueden ser
motivados mediante el diseño
apropiado de su ambiente de
trabajo y mediante la alabanza
de su desempeño, y el castigo
por un mal desempeño
produce resultados negativos.

35. Teoría de las necesidades de McClelland
Las necesidades motivadoras básicas son la necesidad de
poder, la necesidad de afiliación y la necesidad de logro.
Necesidad de poder
McClellan y otros investigadores encontraron que las personas con una alta
necesidad de poder tienen gran preocupación por ejercer influencia y control. En
general esos individuos buscan posiciones de liderazgo; con frecuencia son
buenos conversadores, aunque a menudo suelen discutir; les gusta
imponerse, suelen ser muy expresivos, de cabeza dura y exigentes; y disfrutan de
enseñar y hablar en público.
Necesidad de afiliación .
Las personas con una alta necesidad de afiliación por lo común derivan placer
cuando son amados y tienden a evitar el dolor de ser rechazados por un grupo
social. Como individuos, es probable que les preocupé mantener relaciones
sociales placenteras, disfrutar un sentido de intimidad y comprensión, estar
prestos para consolar y ayudar a otros en problemas y disfrutar una interacción
amistosa con los demás.

36. Necesidad de logro
Las personas con una alta necesidad de logro tienen el intenso deseo del éxito y
un igual temor intenso del fracaso. Quieren ser desafiados y se establecen metas
moderadamente difíciles (más no imposibles).
Técnicas de motivación especiales
Después de ver las teorías de la motivación, bien podríamos preguntar lo que
significan para los administradores. ¿Qué técnicas de motivación pueden utilizar
los administradores? Si bien la motivación es tan compleja e individualizada que
no puede haber una mejor respuesta única, pueden identificarse algunas de las
más importantes técnicas de motivación.
El Dinero
a menudo es más que valor monetario; también significa estatus o poder, u otras
cosas.
Las recompensas intrínsecas
pueden incluir un sentimiento de logro yautoactualización.
Las recompensas extrínsecas
Incluyen beneficios, reconocimientos, símbolos de estatus y dinero.

37. Participación
Hay una percepción y el uso creciente de una técnica que ha recibido fuerte apoyo
por la teoría e investigación de la motivación, se trata de la participación. Sólo
pocas veces las personas no son motivadas al ser consultadas sobre una acción
que los afecta al ser parte "del acto". Además, la mayoría de las personas que
están al centro de una operación tienen conocimiento de los problemas y su
solución.
Calidad de la vida laboral
La paga se basa en el desempeño individual, del
grupo y organizacional. Uno de los enfoques más interesantes para la motivación
es el programa de la calidad de la vida laboral (CVL, que es un enfoque de
sistemas del diseño del puesto y un desarrollo prometedor en el amplio
panorama del enriquecimiento del puesto, combinado con un fundamento en el
enfoque de los sistemas socio técnicos a la administración

38. Crecimiento del puesto
Ampliar el ámbito del puesto
al agregar tareas similares sin
aumentar la responsabilidad.
Enriquecimiento del
Puesto
Construir en los puestos un
más alto sentido de desafío y
logro.
Un enfoque de sistemas y contingencia de la motivación
El anterior análisis de teoría, investigación y aplicación demuestra que la
motivación debe ser considerada desde un punto de vista de sistemas y
contingencia. Dada la complejidad de motivar a la gente con personalidades
individuales y en diferentes situaciones, el riesgo del fracaso existe cuando
cualquier motivador único, o grupo de motivadores, se aplica sin tomar en cuenta
estas variables.

39. Control
Controlar
La medición y corrección del
desempeño para garantizar que
los objetivos de la empresa
y los planes diseñados para
alcanzarlos se logren.
Proceso de control básico
Las técnicas y sistemas de control son en esencia los mismos para controlar el
efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del
producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier parte
que se encuentre y sea lo que sea que se controle, incluye tres pasos:
1) establecer estándares
2) medir el desempeño contra estos estándares y
3) corregir variaciones de los estándares y planes.

40. Medición del desempeño
Aun cuando esa medición no siempre es practicable, la medición del desempeño
contra estándares debería hacerse apropiadamente sobre una base de mirar al
frente para que las desviaciones se puedan detectar antes de que ocurran y
mediante acciones apropiadas.
Corrección de desviaciones
Los estándares deben reflejar las diversas posiciones en la estructura de una
organización.
Principio de control del punto crítico
El control efectivo lleva la atención a aquellos factores críticos para evaluar el
desempeño contra planes.
Tipos de estándares de puntos críticos
Cada objetivo, cada meta de los muchos programas de planeación,
cada actividad de estos programas, cada política, cada procedimiento
y cada presupuesto pueden convertirse en un estándar contra el
cual podría medirse el desempeño real o esperado.

41. Estándares de costos
Los estándares de costos son medidas monetarias y, como los estándares
físicos, son comunes al nivel operativo
Estándares de capital
Los estándares físicos son medidas referentes a
procesos operativos.
Hay una variedad de estándares de capital, los cuales surgen de la aplicación de
medidas monetarias a artículos físicos
Estándares de ingresos
Los estándares de ingresos surgen de asignar valores monetarios a las ventas.
Pueden incluir estándares como ingresos por pasajero de autobús-milla, ventas
promedio por cliente y ventas per cápita en un área de mercado determinada.
Estándares de programa
Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuesto
variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos
productos, o un programa para mejorar la calidad de la fuerza de ventas. Aunque
puede ser necesario aplicar cierto juicio subjetivo al evaluar el desempeño de un
programa, tiempos y otros factores se pueden utilizar como estándares de
objetivos.

42. Control estratégico
Monitoreo sistemático en puntos de control estratégicos y modificar la estrategia
de la organización con base en esta evaluación.
Punto de referencia
(benchmarking)
Un enfoque para establecer
metas y medidas de
productividad con base en
las mejores prácticas de la
industria.
Tres tipos de benchmarking:
estratégico, operacional y
administrativo.
En general, el control administrativo es percibido como un sistema de
realimentación similar al que opera en el termostato común del hogar.
Información en tiempo real
Información de lo que ocurre mientras está ocurriendo.

43. Para un control efectivo, los administradores necesitan un sistema de corrección
anticipante que les informe de problemas potenciales, dándoles tiempo para
tomar acción correctiva antes de que esos problemas ocurran
Los sistemas de corrección anticipante monitorean los insumos en un proceso
para asegurar si los insumos son los planeados; si no es así, los insumos, o quizá
el proceso, se cambian para obtener los resultados deseados.
Control del desempeño general
La planeación y el control son tratados cada vez más corno un sistema
interrelacionado.
Junto con técnicas para el control parcial, se han desarrollado dispositivos de
control para medir el desempeño general de una empresa -o una división
integrada o proyecto dentro de ella contra las metas totales.
El estado de pérdidas y ganancias muestra todos los ingresos y gastos de un
periodo determinado, así que es un verdadero resumen de los
resultados de las operaciones del negocio.

44. El control del rendimiento
sobre la inversión mide el éxito absoluto y relativo de una compañía, o la unidad
de una compañía por la relación de las ganancias con la inversión de capital.
Auditorías administrativas y empresas de contabilidad
Aun cuando muchas empresas de consultoría administrativa han
emprendido varios tipos de evaluaciones de sistemas administrativos,
generalmente como parte de un estudio organizacional, el mayor interés en
buscar las auditorías administrativas ha sido demostrado por empresas de
auditorías contables. Uno de los desarrollos significativos ha sido su ingreso al
campo de los servicios de administración de amplia naturaleza de consulta

45. El control burocrático se
caracteriza por un amplio uso
de reglas, reglamentos, políticas,
procedimientos y autoridad
formal.
El control de clan se basa en
normas, valores compartidos,
comportamiento esperado y
otras variables culturales.
Lograr economía de controles
Los controles deben valer sus costos. Aun cuando este requisito es simple, a
menudo es difícil cumplido en la práctica.