Manual prince-2-metodologia-gestion-de-proyectos

PRINCE 2
Metodología de Gestión de Proyectos

PRINCE 2 2
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................................... 9
¿Qué es PRINCE 2?............................................................................................................................. 9
Ventajas de la utilización de PRINCE 2.............................................................................................. 10
Qué es un proyecto............................................................................................................................. 10
Principios de PRINCE 2 ...................................................................................................................... 11
Componentes de PRINCE 2 ............................................................................................................... 12
PROCESOS DE PRINCE 2 ......................................................................................................................... 14
SU - PROCESO PRELIMINAR (STARTING UP A PROJECT) ................................................................ 15
Contexto y composición del proceso .................................................................................................. 15
SU1 - NOMBRAR EJECUTIVO DEL COMITÉ DE PROYECTO Y PROJECT MANAGER-RESPONSABLE DE PROYECTO
................................................................................................................................................................ 16
Descripción.......................................................................................................................................... 16
Responsabilidades.............................................................................................................................. 16
Productos/Documentos....................................................................................................................... 17
Observaciones y comentarios............................................................................................................. 17
SU2 - DISEÑAR UN EQUIPO DE GESTIÓN DE PROYECTO.............................................................................. 17
Descripción.......................................................................................................................................... 17
SU3 – NOMBRAR UN EQUIPO DE GESTIÓN DE PROYECTO ........................................................................... 18
Descripción.......................................................................................................................................... 18
SU4 – PREPARAR UN RESUMEN DE PROYECTO.......................................................................................... 19
Descripción.......................................................................................................................................... 20
SU5 – DEFINICIÓN DE ENFOQUE DEL PROYECTO........................................................................................ 20
Descripción.......................................................................................................................................... 21
SU6 - PLANIFICACIÓN DE LA FASE DE INICIO............................................................................................... 22
Descripción.......................................................................................................................................... 22
IP - INICIO DE PROYECTO (INITIATING A PROJECT) .......................................................................... 24
IP1 – PLANIFICACIÓN DE CALIDAD.............................................................................................................. 25
Descripción.......................................................................................................................................... 25
Observaciones y Comentarios............................................................................................................ 26
IP2 – PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ........................................................................................................ 26
Descripción.......................................................................................................................................... 26

PRINCE 2 3
IP3 – REFINAMIENTO DE CASO DE NEGOCIO Y RIESGOS ............................................................................. 28
Descripción.......................................................................................................................................... 28
Responsabilidades .............................................................................................................................. 29
IP4 – ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES DEL PROYECTO ........................................................................... 29
Descripción.......................................................................................................................................... 30
Observaciones y Comentarios ............................................................................................................ 30
IP5 – APERTURA DE FICHEROS DEL PROYECTO .......................................................................................... 30
Descripción.......................................................................................................................................... 31
IP6 – ENSAMBLAJE DEL DOCUMENTO DE INICIO DE PROYECTO (P.I.D.)........................................................ 32
Descripción.......................................................................................................................................... 32
DP - DIRECCIÓN DEL PROYECTO (DIRECTING A PROJECT)............................................................. 34
Contexto y composición del proceso................................................................................................... 34
DP1 – AUTORIZACIÓN DE INICIO................................................................................................................. 35
Descripción.......................................................................................................................................... 35
DP2 – AUTORIZACIÓN DE PROYECTO......................................................................................................... 36
Descripción.......................................................................................................................................... 37
DP3 – AUTORIZACIÓN DE FASE O PLAN DE EXCEPCIÓN............................................................................... 38
Descripción.......................................................................................................................................... 38
DP4 – TOMA INMEDIATA DE DECISIÓN........................................................................................................ 39
Descripción.......................................................................................................................................... 39
DP5 – CONFIRMACIÓN DEL CIERRE DE PROYECTO ..................................................................................... 41
Descripción.......................................................................................................................................... 41
CS – CONTROL DE FASE (CONTROLLING A STAGE) ......................................................................... 43
CS1 – AUTORIZACIÓN DE PAQUETE DE TRABAJO........................................................................................ 44
Descripción.......................................................................................................................................... 45
CS2 – VALORACIÓN DE PROGRESO ........................................................................................................... 45
Descripción.......................................................................................................................................... 46

PRINCE 2 4
CS3 – CAPTURA DE HECHOS EMERGENTES DEL PROYECTO ....................................................................... 47
Descripción.......................................................................................................................................... 47
CS4 – EXAMEN DE HECHOS EMERGENTES DEL PROYECTO......................................................................... 48
Descripción.......................................................................................................................................... 48
CS5 – REVISIÓN DEL ESTADO DE LA FASE ................................................................................................. 50
Descripción.......................................................................................................................................... 50
CS6 – INFORMACIÓN DE HECHOS RELEVANTES.......................................................................................... 52
Descripción.......................................................................................................................................... 52
CS7 – TOMA DE ACCIONES CORRECTORAS................................................................................................ 53
Descripción.......................................................................................................................................... 53
CS8 – ESCALAMIENTO DE HECHOS EMERGENTES DEL PROYECTO .............................................................. 54
Descripción.......................................................................................................................................... 54
CS9 – RECEPCIÓN DE PAQUETE DE TRABAJO FINALIZADO .......................................................................... 56
Descripción.......................................................................................................................................... 56
MP – GESTIÓN DE ENTREGA DE PRODUCTOS (MANAGING PRODUCT DELIVERY)...................... 58
MP1 – ACEPTACIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO......................................................................................... 59
Descripción.......................................................................................................................................... 59
MP2 – EJECUCIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO........................................................................................... 60
Descripción.......................................................................................................................................... 60
MP3 – ENTREGA DEL PAQUETE DE TRABAJO.............................................................................................. 61
Descripción.......................................................................................................................................... 61
SB – GESTIÓN DE LÍMITE DE FASES (MANAGING STAGE BOUNDARIES)...................................... 63
SB1 - PLANIFICACIÓN DE FASE .................................................................................................................. 64

PRINCE 2 5
Descripción.......................................................................................................................................... 65
SB2 - ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE PROYECTO ......................................................................................... 66
Descripción.......................................................................................................................................... 67
SB3 - ACTUALIZACIÓN DEL CASO DE NEGOCIO DEL PROYECTO ................................................................... 68
Descripción.......................................................................................................................................... 68
SB4 - ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO DE RIESGOS..................................................................................... 69
Descripción.......................................................................................................................................... 70
SB5 - INFORME DE FIN DE FASE ................................................................................................................. 71
Descripción.......................................................................................................................................... 71
SB6 - PRODUCCIÓN DE PLAN DE EXCEPCIÓN.............................................................................................. 72
Descripción.......................................................................................................................................... 73
CP – CIERRE DEL PROYECTO (CLOSING A PROJECT)...................................................................... 74
CP1 - DESASIGNACIÓN DE PROYECTO ....................................................................................................... 75
Descripción.......................................................................................................................................... 75
CP2 - IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES DE SEGUIMIENTO................................................................................ 77
Descripción.......................................................................................................................................... 77
CP3 - REVISIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL PROYECTO ................................................................................... 78
Descripción.......................................................................................................................................... 78
PL – PLANIFICACIÓN (PLANNING)......................................................................................................... 81
Pasos en la planificación..................................................................................................................... 81
Gradualidad......................................................................................................................................... 83
PL1 - DISEÑO DE PLAN.............................................................................................................................. 84
Descripción.......................................................................................................................................... 84
PL2 - IDENTIFICACIÓN, DEFINICIÓN Y ANÁLISIS DE PRODUCTOS................................................................... 87
Descripción.......................................................................................................................................... 87

PRINCE 2 6
PL3 - IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y DEPENDENCIAS ........................................................................... 88
Descripción.......................................................................................................................................... 89
PL4 - ESTIMACIÓN .................................................................................................................................... 91
Descripción.......................................................................................................................................... 91
PL5 - PROGRAMACIÓN .............................................................................................................................. 93
Descripción.......................................................................................................................................... 93
PL6 - ANÁLISIS DE RIESGOS ...................................................................................................................... 96
Descripción.......................................................................................................................................... 96
PL7 - COMPLETITUD DEL PLAN .................................................................................................................. 98
Descripción.......................................................................................................................................... 98
TÉCNICA DE PLANIFICACIÓN BASADA EN PRODUCTOS ............................................................................... 100
Ejemplo de planificación basada en productos................................................................................. 100
Realizar la Estructura de Descomposición de Productos................................................................. 100
Escribir las Descripciones de Productos........................................................................................... 103
Realizar el Diagrama de Flujo de Productos .................................................................................... 104
COMPONENTES DE PRINCE 2.............................................................................................................. 107
ORGANIZACIÓN ..................................................................................................................................... 108
VISIÓN GENERAL ..................................................................................................................................... 108
Composición...................................................................................................................................... 108
El Project Manager-Responsable de Proyecto y el Equipo de Proyecto.......................................... 109
Partes interesadas en el proyecto..................................................................................................... 109
El entorno Cliente/Proveedor ............................................................................................................ 110
EL EQUIPO DE GESTIÓN DEL PROYECTO PRINCE.................................................................................... 110
Comité de Proyecto........................................................................................................................... 111
Project Manager-Responsable de Proyecto ..................................................................................... 112
Team Manager-Responsable de Equipo .......................................................................................... 112
Aseguramiento del Proyecto ............................................................................................................. 113
Soporte de Proyecto.......................................................................................................................... 114
ORGANIZACIÓN DE PROGRAMA ................................................................................................................ 115
Director de Programa........................................................................................................................ 116
Responsable del Cambio .................................................................................................................. 116
Autoridad de Diseño.......................................................................................................................... 116
Responsable de Programa ............................................................................................................... 117
Estructuras de organización alternativas .......................................................................................... 117
Ejecutiva de Programa representada en el Comité de Proyecto...................................................... 117
Soporte común a Programa y Proyecto............................................................................................ 118
PLANES ................................................................................................................................................... 120
COMPONENTES DE UN PLAN..................................................................................................................... 120
NIVELES DE PLAN .................................................................................................................................... 121
Plan de Proyecto............................................................................................................................... 122
Plan de Fase ..................................................................................................................................... 123
Plan de Excepción............................................................................................................................. 123
Plan de Equipo.................................................................................................................................. 123

PRINCE 2 7
CONTROLES ........................................................................................................................................... 125
PERSPECTIVA GENERAL DE LOS CONTROLES............................................................................................ 125
ARRANQUE CONTROLADO........................................................................................................................ 126
Proceso Preliminar (Project Start-up)................................................................................................ 126
Autorización de Inicio (DP1).............................................................................................................. 126
Inicio de Proyecto.............................................................................................................................. 126
Selección de las Fases ..................................................................................................................... 127
PROGRESO CONTROLADO ....................................................................................................................... 127
Tolerancias........................................................................................................................................ 127
Descripciones de Productos.............................................................................................................. 128
Autorización de Paquete de Trabajo................................................................................................. 128
Control de Calidad............................................................................................................................. 128
Hechos Emergentes del Proyecto..................................................................................................... 128
Control de Cambios........................................................................................................................... 129
Registro de Riesgos .......................................................................................................................... 129
Puntos de Control.............................................................................................................................. 129
Planificación y actualizaciones.......................................................................................................... 129
Informe de Hechos Relevantes......................................................................................................... 129
Informe de Excepción........................................................................................................................ 130
Valoración de Fin de Fase ................................................................................................................ 130
Informe de Fin de Fase ..................................................................................................................... 130
Valoración en Medio de una Fase..................................................................................................... 130
CIERRE CONTROLADO ............................................................................................................................. 131
Notificación de Fin de Proyecto......................................................................................................... 131
Informe de Lecciones Aprendidas..................................................................................................... 131
Recomendaciones de Acciones de Seguimiento.............................................................................. 131
Informe de Fin de Proyecto............................................................................................................... 131
Revisión Post Proyecto ..................................................................................................................... 131
FASES...................................................................................................................................................... 133
FASES DE GESTIÓN ................................................................................................................................. 133
Importancia de las Fases de Gestión................................................................................................ 133
FASES DE GESTIÓN FRENTE A FASES TÉCNICAS ....................................................................................... 134
DEFINICIÓN Y USO DE LAS FASES.............................................................................................................. 135
GESTIÓN DEL RIESGO .......................................................................................................................... 136
TIPOS DE RIESGO.................................................................................................................................... 136
Riesgos del Negocio.......................................................................................................................... 136
Riesgos del Proyecto ........................................................................................................................ 137
GESTIONANDO LOS RIESGOS.................................................................................................................... 137
Análisis del Riesgo ............................................................................................................................ 138
Tratamiento del Riesgo ..................................................................................................................... 139
La Gestión del Riesgo a lo largo del proyecto .................................................................................. 140
Gestión del Programa y Riesgos del Proyecto ................................................................................. 143
CALIDAD EN EL ENTORNO DEL PROYECTO ..................................................................................... 144
GESTIÓN DE LA CALIDAD.......................................................................................................................... 144
EL CAMINO HACIA LA CALIDAD................................................................................................................... 145
Realización de las tareas asociadas a la calidad del proyecto......................................................... 149
GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN...................................................................................................... 150
DESCRIPCIÓN.......................................................................................................................................... 150
MÉTODO DE GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN ............................................................................................... 151
Cobertura de la Gestión de la Configuración.................................................................................... 151
Elección del Nivel de Productos........................................................................................................ 152
BIBLIOTECARIO DE LA CONFIGURACIÓN .................................................................................................... 152
ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS................................................................................................................ 153

PRINCE 2 8
Plan de Gestión de la Configuración................................................................................................. 153
Identificación de Configuración......................................................................................................... 153
Línea Base ........................................................................................................................................ 154
Control de Configuración .................................................................................................................. 154
Auditorías de Configuración.............................................................................................................. 155
CONTROL DE CAMBIOS........................................................................................................................ 156
NIVELES DE AUTORIDAD .......................................................................................................................... 156
INTEGRIDAD DE LOS CAMBIOS .................................................................................................................. 156
GESTIÓN DE CAMBIOS Y GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN......................................................................... 157

PRINCE 2 9
Introducción
PRINCE fue establecido como método de gestión en 1989 por la CCTA (Central Computer and
Telecommunications Agency). Su evolución puede resumirse como sigue:
• 1975: Se crea el método de gestión de proyectos PROMPT (Project Organisation,
Management & Planning Techniques), por parte de Simpact Systems Ltd.
• 1979: PROMPT es adoptado por el gobierno del Reino Unido
• 1986: Las comisiones de la CCTA rediseñan el proyecto
• 1989: Lanzamiento de PRINCE
• 1990: Publicación de manuales
• 1994: Concesión de contrato para desarrollar PRINCE 2
• 1 de Octubre de 1996 - Lanzamiento de PRINCE 2
• 1 de Abril de 2001 – La CCTA se integra en la “Office of Government Comerce” del
gobierno británico
• Otoño de 2001 – versión revisada y actualizada del manual de PRINCE 2
Las organizaciones han ido aumentando su preocupación sobre la necesidad de adoptar un
adecuado enfoque sistemático para el desarrollo de nuevos productos y servicios.
Actualmente la Gestión de Proyectos es vista como la mejor práctica para desarrollos
progresivos, ya que puede proporcionar una integración en los procesos de una organización y
soportándolos al más alto nivel.
Hay cuatro fases o aspectos básicos que deben tratarse en un entorno de proyecto:
• Comisionar, encargar o autorizar
• Ejecución
• Cierre
• Beneficios y ventajas de la realización
PRINCE 2 adopta un enfoque de proceso, incorporando componentes y técnicas específicas
para el tratamiento de estos aspectos.
¿Qué es PRINCE 2?
PRINCE 2 (PRojects IN Controlled Environments) es un método estructurado para la gestión
efectiva de proyectos. Es de hecho un estándar utilizado por el gobierno del Reino Unido, y
ampliamente reconocido y utilizado por el sector privado. Este método es del dominio público,
ofreciendo una guía de buenas prácticas en la gestión de proyectos. PRINCE 2® es, sin
embargo, una marca registrada de la CCTA.
Las características clave de PRINCE 2 son:
• su enfoque en una justificación de negocio
• una estructura de organización definida para el equipo de gestión del proyecto
• una planificación basada en productos
• su énfasis en dividir el proyecto en fases manejables y controlables
• su flexibilidad para ser aplicado al nivel apropiado del proyecto.

PRINCE 2 10
Ventajas de la utilización de PRINCE 2
PRINCE 2 proporciona ventajas a los responsables y directores de un proyecto y a una
organización, mediante el uso controlable de recursos y la posibilidad de gestionar los riesgos
de proyecto y de negocio de modo más efectivo.
PRINCE 2 aporta a los proyectos:
• un principio, medio y fin controlados y organizados
• revisiones regulares de progreso frente al plan y el Caso de Negocio
• puntos de decisión flexibles
• gestión de control de cualquier desviación del plan
• el compromiso de la gestión y los participantes en el tiempo y lugar correctos durante el
proyecto
• buenos canales de comunicación entre el proyecto, la gestión del proyecto, y el resto de
la organización.
El Project Manager-Responsable de Proyecto utilizando PRINCE 2 tiene la posibilidad de:
• establecer términos de referencia como un requisito previo al arranque de un proyecto
• utilizar una estructura definida para delegación, autorización y comunicación
• dividir el proyecto en fases manejables para una planificación más acertada
• asegurar que el compromiso de recursos es parte de una aprobación para proceder
• proporcionar informes regularmente, aunque resumidos
• reducir reuniones con la dirección y participantes al mínimo, pero en los puntos vitales del
proyecto.
Aquellos que estarán directamente implicados en el uso de los resultados del proyecto, tendrán
las posibilidad de:
• participar en todas las tomas de decisión de un proyecto
• si se desea, involucrarse completamente en el progreso del día a día
• participar en comprobaciones de calidad a lo largo de todo el proyecto
• asegurar que sus requerimientos están siendo cumplidos satisfactoriamente
Para la alta dirección, PRINCE 2 utiliza el concepto de `dirección por excepción`. Sus
componentes estarán plenamente informados del estado del proyecto sin tener que asistir a
reuniones regulares que consuman su tiempo.
Qué es un proyecto
Es esencial entender la diferencia entre un proyecto y una actividad base de una organización.
PRINCE 2 describe un proyecto como ‘un entorno de gestión que se crea con el propósito de
entregar uno o más productos de negocio de acuerdo al caso de negocio especificado’. Este
entorno de gestión es temporal, por ejemplo, para la vida del proyecto, y difiere de ‘gestión
lineal’ la cual es más duradera y generalmente se ocupa de la actividad base.
El trabajo de desarrollo es menos seguro que el de mantenimiento, en el cual existen
normalmente procesos y procedimientos bien probados y utilizados. Por ello, el desarrollo
conlleva un cierto grado de riesgo. Este es un factor que requiere un entorno de gestión
diferente a los procesos normales del día a día.
Otra diferencia es que los proyectos tratan un problema único mediante el desarrollo, mientras
que el trabajo en la gestión lineal es generalmente orientado a mantenimiento.

PRINCE 2 11
Las características de un proyecto PRINCE 2 son:
• Una vida finita y definida
• Productos de negocio definidos y mensurables
• Un conjunto de actividades para obtener los productos de negocio
• Una cantidad definida de recursos
• Una estructura organizativa, con responsabilidades definidas, para gestionar el proyecto
Principios de PRINCE 2
Los siguientes pueden considerarse los principios fundamentales de PRINCE 2:
• Los proyectos, sean grandes o pequeños, necesitan ser enfocados hacia la entrega de
beneficios de negocio. La continuidad en el enfoque correcto debería ser confirmada al
final de cada fase. Si fuera necesario, el proyecto podría ser re-orientado o detenido para
evitar gasto de tiempo y dinero
• Debe ser un requisito básico de negocio el que desencadene el proyecto. En realidad,
antes de que comience cualquier trabajo, o se comprometan los recursos, hay un
requerimiento que puede contestar la pregunta básica: ¿Tenemos un proyecto viable que
valga la pena?. Esta pregunta debe ser contestada con sinceridad para asegurar que los
recursos no son comprometidos y malgastados
• Es necesaria cierta base de información para tomar decisiones racionales sobre la
comisión del proyecto
• No puede hacerse nada en el proyecto hasta que las responsabilidades estén definidas, y
los roles clave hayan sido cubiertos
• Antes de dar la aprobación para entrar en la Fase de Inicio, debería existir un Plan de la
Fase de Inicio
Para el éxito de un proyecto deberían observarse los siguientes principios:
• un proyecto es un proceso finito con un comienzo y un fin
• todas las partes deben tener claro lo que el proyecto intenta lograr, por qué es necesario,
cómo se va a lograr, y cuáles son las responsabilidades de cada uno en ese logro
• los proyectos bien gestionados, tienen un aumento de posibilidades de éxito
Siguiendo estos principios se asegurará que el proyecto puede alcanzar el éxito y ser dirigido a
su completitud.
Una vez tomada una decisión para proceder con el trabajo, y comprometidos los recursos, el
Equipo de Gestión de Proyecto debe centrarse en la entrega dentro de la tolerancia
establecida.
Esto significa una producción controlada de los productos acordados:
• cumpliendo los estándares de calidad
• dentro del coste, esfuerzo y tiempo acordados
• logrando los beneficios y ventajas esperados
Para ello, el proyecto debe:
• centrar la atención en la entrega de productos o resultados de las fases
• centrar los recursos utilizados en la fase hacia su final
• mantener los riesgos bajo control
• mantener el Caso de Negocio en revisión

PRINCE 2 12
• monitorizar cuidadosamente cualquier movimiento más allá de la dirección y productos
acordados al comienzo de la fase para evitar un deslizamiento del alcance y la pérdida
del enfoque.
La gestión efectiva de proyectos depende de una planificación efectiva y un proceso de control.
La planificación proporciona a todo el personal involucrado en el proyecto información sobre:
• qué es requerido
• porqué se requiere
• cómo y por quién será conseguido
• cuánto tendrán lugar los eventos
La planificación orientada a productos es un componente clave de PRINCE 2. Proporciona un
enfoque comprensible para una planificación efectiva. Es una técnica que permite al Project
Manager-Responsable de Proyecto:
• definir lo que el proyecto debe entregar
• proporcionar definiciones de éxito a las personas que trabajan en el proyecto mediante
declaraciones mensurables de la calidad requerida
• monitorizar y controlar objetivamente el progreso.
Componentes de PRINCE 2
Los siguientes componentes proporcionan una visión general de PRINCE 2 y describen su
utilización.
Organización
Identifica los diferentes niveles de gestión y roles.
• Gestión Corporativa o de Programa
• Comité de Proyecto
• Project Manager-Responsable de Proyecto
• Team Manager-Responsable de Equipo
En el Proceso Preliminar (Starting up a Project - SU) se establece la organización apropiada
para el proyecto.
Planes
Los planes permiten al Comité de Proyecto identificar los recursos, los productos a entregar y
el calendario del proyecto. PRINCE 2 describe diferentes niveles de planes y su utilización.
Los planes son utilizados por el Comité de Proyecto para tener una visión general de éste, y
por el Project Manager-Responsable de Proyecto para controlar sus recursos.
Controles
El nivel de controles, aplicado a la gestión y dirección del proyecto y la calidad de los
productos, es descrito en el Documento de Inicio del Proyecto (Project Initiation Document -
PID).
El control es utilizado a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que éste
está supervisado de principio a fin.

PRINCE 2 13
Fases
Las fases son subconjuntos de un proyecto y se refieren a una colección de actividades y
productos, que son diseñados para ser realizados dentro de un periodo de tiempo concreto.
Una fase es descrita como el trabajo presente que está siendo emprendido por el Project
Manager-Responsable de Proyecto en nombre del Comité de Proyecto.
El uso de fases es flexible, pero cada proyecto debería tener al menos dos, por ejemplo: el
Inicio y el resto. Las fases son importantes en la identificación de puntos de decisión dentro del
proyecto.
Gestión del Riesgo
Los riesgos son una colección de amenazas para la gestión de proyectos y como tales deben
ser identificados, analizados y cuantificados.
Los riesgos pueden suceder en cualquier momento y a lo largo de todo el ciclo de vida de los
proyectos. Inicialmente serán identificados en el Proceso Preliminar (Starting up a Project - SU)
donde se crea un Registro de Riesgos. Los riesgos son continuamente revisados en todas las
fases.
Calidad en el entorno del proyecto
En un entorno de proyecto los productos a entregar deben cumplir con las expectativas
expuestas y a lo largo de su producción son sujetos de pruebas especificas para asegurar que
cumplen las necesidades de los usuarios.
En el PID se describen las expectativas y criterios relativos a cuáles son los productos que
serán medidos. Durante el proceso de Gestión de Entrega de Productos (Managing Product
Delivery - MP), los productos son revisados para valorar su conformidad.
Gestión de la Configuración
Todo producto especializado requiere que se siga su pista a lo largo de su producción. La
Gestión de la Configuración permite al Project Manager-Responsable de Proyecto entender el
estado de los productos, sus ubicaciones y controlar quién tiene acceso a ellos.
Esta gestión se realiza durante la generación de los productos a entregar para asegurar su
calidad y seguridad.
Control de Cambios
Los cambios en el alcance del proyecto o las especificaciones de productos pueden tener un
efecto significativo sobre el proyecto en términos de coste y calendario. Es necesario calcular el
efecto de los cambios antes de que sean acordados.
Es utilizado en conjunto con la Gestión de Configuración para asegurar que el cambio está
controlado, que la información necesaria está disponible y que el cambio es viable.

PRINCE 2 14
Procesos de PRINCE 2
Los procesos que comprende el método PRINCE 2 son:
• SU - Proceso Preliminar (Starting Up a Project)
• IP - Inicio de Proyecto (Initiating a Project)
• DP - Dirección del Proyecto (Directing a Project)
• CS – Control de Fase (Controlling a Stage)
• MP – Gestión de Entrega de Productos (Managing Product Delivery)
• SB – Gestión de Límite de Fases (Managing Stage Boundaries)
• CP – Cierre del Proyecto (Closing a Project)
• PL – Planificación (Planning)
La figura siguiente presenta una visión general del modelo de procesos de PRINCE.
A continuación se describen en detalle cada uno de ellos incluyendo un esquema general del
proceso principal y los esquemas de cada uno de los subprocesos que lo componen.
Para mayor claridad, en determinados esquemas se han evitado las salidas al proceso Cierre
del Proyecto (CP - Closing a Project), que recibe sólo una vez al final del proyecto, documentos
actualizados en muchos de los demás procesos, y Planificación (PL - Planning), debido a que
las actividades de planificación en PRINCE 2 vienen a formar parte de la operativa efectuada
dentro del proceso implicado en elaborar el plan específico requerido.
Gestión Corporativa o
de Programa
DP
Dirección de Proyecto
Inicio de
Proyecto
I
CS
Control de Fase
SB
Gestión de
Límites de Fase
CP
Cierre de
Proyecto
MP
Gestión de Entrega de
Producto
PL
Planificación
P
SU
Proceso
Preliminar

PRINCE 2 15
SU - Proceso Preliminar (Starting Up a Project)
Este es el primer proceso de PRINCE 2. Comienza con el nombramiento de las personas clave
para el proyecto y la producción de un Mandato de Proyecto que perfila la necesidad de llevar a
cabo un proyecto.
Objetivos:
• Proporcionar un arranque controlado del proyecto
• Asegurar que la información requerida por el Resumen de Proyecto está disponible
• Diseñar y nombrar el Equipo de Gestión del Proyecto
• Crear el Plan de la Fase de Inicio.
Este proceso debería ser de corta duración.
Contexto y composición del proceso
El proyecto empieza una vez este proceso haya sido realizado y el Comité de Proyecto haya
aprobado el comienzo.
Los proyectos pueden ser identificados de muy diversas maneras, por lo que puede haber una
amplia variación en la cantidad de información disponible para el Equipo de Gestión del
Proyecto en el momento del arranque.
El Proceso Preliminar cuenta con la existencia de información que explique las razones para
acometer el proyecto, así como el resultado esperado con el mismo. A este conjunto de
información se le da el nombre de Mandato de Proyecto.
Proceso Preliminar SU
Nombrar Ejecutivo
del Comité de
Proyecto y Director
de Proyecto
SU1
Diseñar un
equipo de
Gestión de
Proyecto
SU2
Nombrar un
equipo de
Gestión de
Proyecto
SU3
Preparar un
Resumen de
Proyecto (PB)
SU4
Definición de
Enfoque del
Proyecto
SU5
Planificación
de la Fase de
Inicio
SU6
Inicio del
Proyecto
IP
Planificación
PL
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del
Proyecto (PID)
IP6
Autorización de
Inicio
DP1

PRINCE 2 16
Los subprocesos que componen este proceso se indican en la tabla siguiente:
Proceso Preliminar (SU)
SU1
Nombrar Ejecutivo del Comité de Proyecto y Project Manager-
Responsable de Proyecto
SU2 Diseñar un Equipo de Gestión de Proyecto
SU3 Nombrar un Equipo de Gestión de Proyecto
SU4 Preparar un Resumen de Proyecto
SU5 Definición de Enfoque del Proyecto
SU6 Planificación de la Fase de Inicio
SU1 - Nombrar Ejecutivo del Comité de Proyecto y
Project Manager-Responsable de Proyecto
Tan pronto como el proyecto sea lanzado mediante un Mandato de Proyecto, deberán
formalizarse los nombramientos del Ejecutivo del Comité de Proyecto y del Project Manager-
Responsable de Proyecto. Estos nombramientos serán realizados por la Dirección Corporativa.
Descripción
El objetivo de este proceso es:
• Identificar el Ejecutivo de entre los implicados en el proyecto
• Identificar el Project Manager-Responsable de Proyecto más apropiado para el mismo
• Confirmar su disponibilidad, su aceptación de estos roles y su compromiso para
cumplirlos
• Nombrarles para sus respectivos roles
Responsabilidades
Dirección Corporativa o de Programa.
Diseñar un Equipo
de Gestión de
Proyecto
SU2
Mandato de
Proyecto
Nombramiento del
Ejecutivo del Comité
de Proyecto
Nombramiento del
Project Manager-
Responsable de
Proyecto
Dirección
Corporativa
Nombrar Ejecutivo del
Comité de Proyecto y
Project Manager-
Responsable de
Proyecto
SU1

PRINCE 2 17
Productos/Documentos
De entrada
• Mandato de Proyecto
De salida
• Nombramiento del Ejecutivo del Comité de Proyecto
• Nombramiento del Project Manager-Responsable de Proyecto
Observaciones y comentarios
Un prerrequisito de este proceso es la existencia y disponibilidad de un Mandato de Proyecto.
Al ser un proceso que precede a todo el proyecto, puede resultar de aplicación muy variable
dependiendo de la calidad de la información del Mandato de Proyecto.
SU2 - Diseñar un Equipo de Gestión de Proyecto
El Equipo de Gestión de Proyecto es un grupo de personas responsable de la planificación,
gestión y control del proyecto. Una vez nombrados el Ejecutivo del Comité de Proyecto y el
Project Manager-Responsable de Proyecto, debe diseñarse un equipo de gestión que
represente los intereses del negocio, del usuario y del proveedor.
Descripción
Los objetivos de este proceso son:
• Diseñar la estructura más adecuada del Equipo de Gestión de Proyecto para el tamaño y
naturaleza del proyecto y los grupos implicados
• Identificar los candidatos para cada rol y recomendar un Equipo de Gestión de Proyecto
• Determinar las responsabilidades y requisitos de los perfiles requeridos para cada
posición
Nombrar Ejecutivo del
Comité de Proyecto y
Project Manager-
Responsable de
Proyecto
SU2
Mandato de
Proyecto
Nombramiento del
Ejecutivo del Comité
de Proyecto
Diseñar un Equipo de
Gestión de Proyecto
SU2
Nombrar un Equipo de
SU1
SU3
Estructura del Equipo
de Gestión de
Proyecto
Dirección Corporativa
Nombramiento del
Project Manager-
Responsable de
Proyecto

PRINCE 2 18
Responsabilidades
El Project Manager-Responsable de Proyecto y el Ejecutivo del Comité de Proyecto tienen
conjuntamente la responsabilidad del diseño del equipo. El Ejecutivo del Comité tomará
responsabilidad específica sobre el diseño del Comité de Proyecto. Si el proyecto es parte de
un programa, es el Director de Programa el que deberá elegir todos los componentes del
Comité de Proyecto o dejar esta responsabilidad al Ejecutivo ya nombrado.
De entrada
• Nombramiento del Ejecutivo del Comité de Proyecto
• Nombramiento del Project Manager-Responsable de Proyecto
De salida
• Estructura del Equipo de Gestión de Proyecto
SU3 – Nombrar un Equipo de Gestión de Proyecto
Este proceso y el anterior suelen solaparse en la práctica. El nombramiento del equipo
completo podría no ser siempre viable en esta etapa tan temprana, pero deberían hacerse
tantos nombramientos como fuera posible.
Descripción
Este proceso persigue los objetivos siguientes:
• Nombrar personas para:
o El Comité de Proyecto
o Aseguramiento del proyecto (calidad)
o El Equipo de Gestión
o Dar Soporte al proyecto
Diseñar un Equipo
de Gestión de
Proyecto SU2
Definiciones de
Roles y Trabajos
Nombrar un Equipo de
SU3
SU2
Estructura del
Equipo de Gestión
de Proyecto Estructura del
Equipo de Gestión
de Proyecto
Estructura del
Equipo de Gestión
de Proyecto
Definiciones de
Roles y Trabajos
Ensamblaje del
Documento de Inicio
del Proyecto (PID)
IP6
Autorización de
Inicio
DP1

PRINCE 2 19
• Asegurar que estas personas entienden sus roles y responsabilidades en la gestión y
soporte del proyecto
• Asegurar que los nombrados se comprometen a cumplir sus roles y responsabilidades
• Confirmar las líneas de comunicación y de reportes
Responsabilidades
Los nombramientos deben efectuarse por el Ejecutivo del Comité de Proyecto, siendo asistido
por el Project Manager-Responsable de Proyecto. El Ejecutivo colaborará con la dirección
corporativa o de programa para identificar el personal apropiado y negociar su disponibilidad.
De entrada
• Estructura del Equipo de Gestión de Proyecto
De salida
• Definiciones de Roles y Trabajos
• Estructura del Equipo de Gestión de Proyecto (actualizada)
SU4 – Preparar un Resumen de Proyecto
El Resumen de Proyecto contendrá normalmente los términos de referencia formales del
Proyecto (objetivos, alcance, restricciones, interfaces, etc.), junto con un Caso de Negocio,
Resumen del Proyecto
Mandato de
Proyecto
Definición de
Objetivos del
Proyecto
SU5
Planificación
de la Fase de
Inicio
SU6
Autorización de
Inicio
DP1
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del Proyecto
(PID)
IP6
Refinamiento de
Caso de Negocio
y Riesgos
IP3
Preparar un Resumen
de Proyecto (PB)
SU4
Planificación
del Proyecto
IP2
Planificación
de Calidad
IP1
Registro de Riesgos
Registro de Riesgos
Registro de
Riesgos
Registro de Riesgos

PRINCE 2 20
grosso modo, basado en la información contenida en el Mandato de Proyecto.
Descripción
Los objetivos del proceso son:
• Preparar los términos de referencia formales para el proyecto
• Asegurar que hay un perfil de Caso de Negocio basado en la información proporcionada
por el Mandato de Proyecto
El Mandato de Proyecto puede contener información incompleta o inexacta. Es función de este
proceso conseguir una declaración estable de los requerimientos del proyecto en el documento
Resumen del Proyecto.
El Resumen del Proyecto debe incluir información de alto nivel acera de QUÉ es necesario
hacer y PORQUÉ, QUIÉN estará involucrado en el proceso, y CÓMO y CUÁNDO éste será
realizado.
El objetivo del Resumen del Proyecto es permitir al Comité de Proyecto decidir si hay suficiente
justificación que merezca el gasto que se proponga en el Plan de la Fase de Inicio.
En el documento resumen se incluirán los riesgos conocidos, por lo que debe crearse un
Registro de Riesgos en este proceso.
Responsabilidades
El último responsable de la generación del Resumen del Proyecto es el Ejecutivo del Comité de
Proyecto, pero en la práctica, puede que el Project Manager-Responsable de Proyecto y el
personal de soporte de proyecto realicen gran parte del trabajo necesario.
De entrada
De salida
• Registro de Riesgos
• Resumen del Proyecto
SU5 – Definición de Enfoque del Proyecto
Debe considerarse un enfoque conveniente del proyecto, discutido con el Ejecutivo del Comité
de Proyecto y acordado antes de pedir autorización para preparar un Documento de Inicio de
Proyecto, cuya aceptación por parte del Comité de Proyecto será la señal para el arranque
formal del proyecto.
Ejemplos de enfoque son:
• Desarrollo en nuestras oficinas o en las del Cliente

PRINCE 2 21
• Subcontratación de uno o más subcontratistas
• Desarrollo conjunto con otra compañía como partner
• Basado en un producto existente
• Basado en tecnologías específicas
• Etc.
Descripción
• Decidir cómo se debería enfocar el trabajo del proyecto
• Identificar cualquier restricción en el modo en que el trabajo será llevado a cabo, o en el
calendario de la entrega de determinados productos
• Identificar los perfiles requeridos para dirigir el trabajo del proyecto
Responsabilidades
El Project Manager-Responsable de Proyecto es el responsable de llevar a cabo este proceso.
Sin embargo el trabajo tendrá que ser efectuado por personas cualificadas en las áreas
implicadas con ayuda del soporte de proyecto y del aseguramiento del proyecto, bajo la
dirección del Proveedor Senior del Comité de Proyecto.
Planificación de
la Fase de Inicio
Definición de Enfoque
del Proyecto
SU5
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del
Proyecto (PID)
IP6
Autorización de
Inicio
DP1
SU6
Planificación
del Proyecto
IP2
Refinamiento de
Caso de
Negocio y
Riesgos
IP3
Planificación de
Calidad
IP1
Planificación
PL
Enfoque del Proyecto
Enfoque del
Proyecto
Enfoque del
Proyecto
Preparar un
Resumen de
Proyecto (PB)
SU4
Resumen del
Proyecto
Registro de
Riesgos
Enfoque del
Proyecto
Enfoque del
Proyecto

PRINCE 2 22
De entrada
De salida
• Enfoque del Proyecto
SU6 - Planificación de la Fase de Inicio
Deberá realizarse para la Fase de Inicio un plan conveniente, que permita al Comité de
Proyecto autorizar la creación de un Documento de Inicio de Proyecto apropiado para dar luego
la autorización al comienzo del Proyecto.
Descripción
• Elaborar un plan que cubra la producción de dos productos de gestión:
o El Documento de Inicio del Proyecto
o El Plan de la Fase de Inicio
• Definir las medidas de control y reporte para la Fase de Inicio
• Crear un Registro de Riesgos, si no se creó en SU4, para registrar y rastrear cualquier
exposición a riesgos en el proyecto
Planificación de la
Fase de Inicio
SU6
Autorización de
Inicio
DP1
Resumen del
Proyecto
Registro de
Riesgos
Registro de Riesgos
Borrador del Plan de
la Fase de Inicio
Enfoque del
Proyecto
Preparar un
Resumen de
Proyecto (PB)
SU4
Definición de
Objetivos del
Proyecto
SU5

PRINCE 2 23
Responsabilidades
El Project Manager-Responsable de Proyecto es el responsable de planificar la Fase de Inicio.
Los roles nombrados para soporte y aseguramiento le asistirán en este trabajo.
De entrada
De salida
• Borrador del Plan de la Fase de Inicio
• Registro de Riesgos (actualizado)

PRINCE 2 24
IP - Inicio de Proyecto (Initiating a Project)
Este proceso empieza cuando se ha producido la Autorización del Plan de la Fase de Inicio,
junto al Enfoque del Proyecto y el Resumen de Proyecto, y el Comité de Proyecto aprueba el
comienzo del mismo.
Objetivos:
• Proponer los planes del proyecto
• Planificar la calidad de los productos a entregar
• Refinar el Caso de Negocio y los Riesgos
• Establecer controles y ficheros del proyecto
• Producir el Documento de Inicio del Proyecto (PID - Project Initiation Document).
El Documento de Inicio del Proyecto (PID) proporciona un claro entendimiento de los productos
a entregar del proyecto, cómo y cuándo deben ser conseguidos y a qué coste. El documento
también expone los riesgos implicados, las restricciones a aplicar al proyecto y cómo será
controlado el mismo. Ésta es la Autorización para el proyecto.
El Inicio de Proyecto está dirigido a asentar las bases para el cumplimiento de determinados
principios que se deberían observar para el éxito de un proyecto:
• Un proyecto es un proceso finito con un principio y un fin
• Todas las partes deben tener claro qué intenta lograr el proyecto, porqué es necesario,
cómo se va a conseguir el resultado y qué responsabilidades deben asumirse para este
logro
• Los proyectos bien dirigidos tienen un incremento en sus opciones de éxito
Inicio de Proyecto IP
Planificación
del Proyecto
IP2
Apertura de
Ficheros del
Proyecto
IP5
Autorización
de Inicio
DP1
Autorización
de Proyecto
DP2
Gestión Corporativa y/o
Programa QMS
Refinamiento
de Caso de
Negocio y
Riesgos
IP3
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del
Proyecto (PID)
IP6
Planificación de
Calidad
IP1
Establecimiento
de controles del
Proyecto
IP4

PRINCE 2 25
Inicio de Proyecto (IP)
IP1 Planificación de Calidad
IP2 Planificación del Proyecto
IP3 Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos
IP4 Establecimiento de controles del Proyecto
IP5 Apertura de Ficheros del Proyecto
IP6 Ensamblaje del Documento de Inicio del Proyecto (PID)
IP1 – Planificación de Calidad
La Calidad juega un papel importante en cualquier proyecto desarrollado bajo PRINCE 2 y
como tal debe considerarse antes de que cualquier actividad de planificación sea realizada. Las
Expectativas de Calidad del Cliente deberán identificarse en el Proceso Preliminar (SU),
cuando se prepare el Resumen del Proyecto.
Descripción
Los objetivos de este proceso son determinar la calidad requerida por los productos del
proyecto, así como la planificación del enfoque de calidad del proyecto mediante:
• El establecimiento del régimen de Calidad que regirá en el proyecto
• La definición de los criterios de calidad a ser aplicados en el conjunto del proyecto
Planificación
de Calidad
IP1
Planificación del
Proyecto
IP2
Preparar un
Resumen de
Proyecto (PB)
SU4
Resumen del
Proyecto
Plan de Calidad del
Proyecto
Plan de Calidad del
Proyecto
Definición de
Objetivos del
Proyecto
SU5
Enfoque del
Proyecto
Establecimiento
de controles del
Proyecto
IP4
Apertura de
Ficheros del
Proyecto
IP5
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del
Proyecto (PID)
IP6
Plan de Calidad del
Proyecto
Plan de Calidad del
Proyecto
Estándares de
Calidad
Sistema de Gestión
de Calidad
Corportativa

PRINCE 2 26
• El establecimiento del enfoque a ser utilizado dentro del proyecto para el control de
cambios
Responsabilidades
El responsable será el Project Manager-Responsable de Proyecto asistido por aquellos con
responsabilidad en aseguramiento del proyecto.
De entrada
• Estándares de Calidad
De salida
• Plan de Calidad del Proyecto
Observaciones y Comentarios
Mucha de la información que se discute en este proceso puede estar ya establecida y
documentada. Será suficiente para el Plan de Calidad del Proyecto con referirse a ella.
IP2 – Planificación del Proyecto
PRINCE 2 posee un proceso separado para la planificación (PL – Planificación) y lo incluye
como un componente con una técnica específica (Planificación Orientada a Productos). Sin
embargo, las actividades de planificación vienen a formar parte de la operativa efectuada
dentro del proceso implicado según el plan específico requerido. En este caso, el proceso de
Planificación del Proyecto (IP2) toma como suyas las actividades del proceso de Planificación
(PL) para elaborar el Plan del Proyecto.
Descripción
• Entender al más alto nivel la totalidad del trabajo que está a punto de ser acometido
mediante:
o Identificación y, cuando sea posible, definición de los principales productos del
proyecto
o Identificación de las principales actividades a ser desarrolladas
o Valoración de los principales riesgos del proyecto y establecimiento de las
correspondientes contramedidas
o Estimación del esfuerzo necesario
o Identificación de los plazos para la realización, dadas las restricciones y los hitos
clave
o Identificación de la totalidad de requerimientos de recursos y costes

PRINCE 2 27
• Identificación de la decisión clave y de los puntos de revisión del proyecto para decidir en
función de ellos donde deberían estar las divisiones de las fases
Responsabilidades
El responsable es el Project Manager-Responsable de Proyecto, asistido por aquellos con
responsabilidad en el aseguramiento del proyecto y por las personas con funciones de soporte
de proyecto.
De entrada
De salida
• Plan del Proyecto
• Activación para planificar la siguiente Fase
Planificación del
Proyecto
IP2
Refinamiento de
Caso de Negocio
y Riesgos
IP3Preparar un
Resumen de
Proyecto (PB)
SU4
Resumen del
Proyecto
Plan del Proyecto
Plan del Proyecto
Definición de
Objetivos del
Proyecto
SU5
Enfoque del
Proyecto
Establecimiento
de controles del
Proyecto
IP4
Apertura de
Ficheros del
Proyecto
IP5
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del
Proyecto (PID)
IP6
Plan del Proyecto
Plan del Proyecto
Planificación de
Fase
SB1
Planificación de
Calidad
IP1
Plan de Calidad del
Proyecto
Registro de
Riesgos
Registro de Riesgos
Plan del Proyecto
Activación para Planificar
siguiente Fase

PRINCE 2 28
Procede asegurarse de que el Resumen del Proyecto es bien entendido, ya que va a ser la
base sobre la que será hecha la planificación.
IP3 – Refinamiento de Caso de Negocio y Riesgos
En este proceso se recoge el Caso de Negocio, declarado a grandes rasgos en el Resumen de
Proyecto, para su refinamiento y posterior incorporación al Documento de Inicio de Proyecto
(P.I.D.). También se amplían los riesgos incluidos en el Resumen de Proyecto, añadiendo otros
extra y actualizando el Registro de Riesgos.
Descripción
• Refinar el Caso de Negocio a la luz de lo que se conoce del proyecto
• Identificar como se va a medir la consecución de beneficios
• Añadir al registro de riesgos cualquier problema extra o amenaza a la que pueda estar
sujeto el proyecto
• Modificar el Plan de Proyecto a la luz de cualquier actividad con exposición a algún riesgo
Refinamiento de
Caso de Negocio y
Riesgos
IP3
Preparar un
Resumen de
Proyecto (PB)
SU4
Resumen del
Proyecto
Caso de Negocio
Definición de
Objetivos del
Proyecto
SU5
Enfoque del
Proyecto
Establecimiento
de controles del
Proyecto
IP4
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del Proyecto
(PID)
IP6
Registro de Riesgos
Plan del Proyecto
Planificación del
Proyecto
IP2
Plan del Proyecto
Registro de
Riesgos
Registro de Riesgos

PRINCE 2 29
Responsabilidades
de proyecto.
De entrada
• Plan del Proyecto
De salida
• Caso de Negocio
• Plan del Proyecto (actualizado)
IP4 – Establecimiento de Controles del Proyecto
Los controles de Proyecto son la clave para una gestión con éxito de cualquier proyecto. Este
proceso trata de identificar el nivel más apropiado de control para el proyecto, considerando
tanto cuáles serán los controles más adecuados como su frecuencia.
Establecimiento de
controles del
Proyecto
IP4
Planificación de
Calidad
IP1
Plan de Calidad
del Proyecto
Controles de
Proyecto
Planificación del
Proyecto
IP2
Plan del Proyecto
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del Proyecto
(PID)
IP6
Registro de Riesgos
Plan de
Comunicación
Refinamiento de
Caso de
Negocio y
Riesgos
IP3
Registro de
Riesgos
Plan de Proyecto

PRINCE 2 30
Descripción
• Establecer el nivel de control e información solicitado por el Comité de Proyecto
• Desarrollar controles que sean consistentes con los riesgos y con la complejidad del
proyecto
Para conseguir estos objetivos habrá que:
• Establecer los procedimientos adecuados de toma de decisiones, posiblemente mediante
el ajuste de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad
• Incorporar los requerimientos de control especificados en el Resumen del Proyecto
• Identificar a los participantes del proyecto que no pertenezcan al equipo de gestión y
acordar con ellos sus necesidades de información
• Establecer los mecanismos de seguimiento y monitorización que satisfagan las
necesidades comentadas en el punto anterior
Responsabilidades
responsabilidad en el aseguramiento del proyecto y por las personas con funciones de apoyo o
soporte al proyecto.
De entrada
• Plan de Proyecto
De salida
• Controles del Proyecto
• Plan de Comunicación
• Plan de Proyecto Actualizado
Procede asegurarse de que el nivel de control es el apropiado, no hay que controlar ni excesiva
ni escasamente.
IP5 – Apertura de Ficheros del Proyecto
Todos los proyectos producirán una documentación que tendrá que ser debidamente
almacenada. Una cantidad importante de esta documentación ya habrá sido producida en el
Proceso Preliminar. Así pues, en el proceso de Apertura de Ficheros del Proyecto se debería
considerar la posibilidad de establecer una estructura de ficheros del proyecto.

PRINCE 2 31
Descripción
• Instituir un sistema para el almacenaje y recuperación de toda la información relevante de
la gestión del proyecto
• Valorar la responsabilidad de la gestión de este sistema de archivos
Es posible que se utilice un sistema de Gestión de Configuración, el cual proporcionará estas
facilidades para algunos o todos los productos del proyecto.
Responsabilidades
de proyecto.
De entrada
De salida
• Estructura de Archivos del Proyecto
• Registro de Hechos emergentes
• Registro de Calidad
• Registro de Lecciones Aprendidas
Registro de Hechos
Emergentes
Registro de Calidad
Estructura de
Archivo del Proyecto Ensamblaje del
Documento de Inicio
del Proyecto (PID)
IP6
Control de Fase
CS
Apertura de Ficheros
del Proyecto
IP5
Planificación del
Proyecto
IP2
Planificación de
Calidad
IP1
Plan del Proyecto
Plan de Calidad del
Proyecto
Registro de Lecciones
Aprendidas

PRINCE 2 32
Los proyectos con una base geográfica dispersa plantean retos particulares en la producción y
control de la información. Las redes de ordenadores pueden facilitar estas tareas y asegurar
que solo el personal necesario tiene acceso a la información correspondiente.
IP6 – Ensamblaje del Documento de Inicio de
Proyecto (P.I.D.)
El documento clave que va a producir el comienzo del proyecto es precisamente el Documento
de Inicio de Proyecto. Este documento está destinado a facilitar una visón del proyecto
elaborada como si fuese visto desde fuera del mismo. La finalización de este documento
provoca la necesidad de planificar la siguiente fase del proyecto.
Descripción
Planificación de
Calidad
IP1
Definiciones de
Roles y Trabajos
Plan de Calidad del
Proyecto
Planificación del
Proyecto
IP2
Plan del Proyecto
Establecimiento
de controles del
Proyecto
IP4
Registro de Riesgos
Controles de Proyecto
Estructura del equipo
de Gestión de Proyecto
Autorización
de Proyecto
DP2
Apertura de
Ficheros del
Proyecto
IP5
Refinamiento de
Caso de Negocio
y Riesgos
IP3
Nombrar un
equipo de Gestión
de Proyecto
SU3
Definición de
Objetivos del
Proyecto
SU5
Preparar
Resumen de
Proyecto (PB)
SU4
Resumen de Proyecto
Caso de Negocio
Plan de
Comunicaciones
Estructura de Archivo
de Proyecto
Documento
de Inicio de
Proyecto (PID)
Ensamblaje del
Documento de Inicio
del Proyecto (PID)
IP6

PRINCE 2 33
• Facilitar una base sobre la que se apoye la toma de decisiones del siguiente proceso
Autorización de Proyecto (DP2)
• Facilitar una base sobre la que se apoyen la toma del resto de decisiones a lo largo de la
vida del proyecto
• Establecer una base de información para todos aquellos que necesitan saber del
proyecto
Responsabilidades
al proyecto. Debe haber una relación cercana con el Comité de Proyecto en materia del
contenido de este documento a medida que se va confeccionando.
De entrada
• Resumen de Proyecto
• Estructura del Equipo de Proyectos
• Caso de Negocio
• Controles del Proyecto
• Estructura de Archivos del Proyecto
De salida
• Documento de Inicio de Proyecto

PRINCE 2 34
DP - Dirección del Proyecto (Directing a Project)
La Dirección del Proyecto funciona durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde el
arranque hasta el cierre.
Este proceso proporciona:
• La autorización del inicio del proyecto
• Gestión de dirección y control
• Comunicación con la Dirección Corporativa o de Programa
• Confirmación del Cierre de Proyecto
Y se utiliza por el Comité de Proyecto, el cual se encarga de:
• Monitorizar el progreso mediante informes y controles
• Proporcionar la dirección durante todo el proyecto
• Comprometer los recursos requeridos
• Gestionar los riesgos involucrados
• Asegurar que los Productos a Entregar son consistentes con los requerimientos de los
usuarios
El Comité de Proyecto revisará y aprobará los planes de Proyecto, Fase y Excepción.
La Dirección del Proyecto es un proceso que debe funcionar desde el arranque hasta el cierre
del proyecto. El proceso se comunica con los demás mediante recepción de información, que
una vez analizada, dará lugar a autorizaciones para proceder con el proyecto, con las fases, o
con planes de excepción, proporcionando decisiones que pueden incluir la interrupción o cierre
prematuro del proyecto.
Por otro lado, debe haber una cierto flujo de información desde este proceso a la Gestión
Corporativa o de Programa, a través del Comité de Proyecto.
Dirección del Proyecto DP
Gestión Corporativa y/o Programa QMS
Autorización
de Inicio
DP1
Autorización
de Proyecto
DP2
Autorización
de Fase o
Plan de
excepciones
DP3
Toma
Inmediata de
decisión
DP4
Confirmación
de Cierre del
Proyecto
DP5
Gestión de
Límites de
Fase
SB
Proceso
Preliminar
SU
Cierre de
Proyecto
CP
Control de
Fase
CS
Inicio de
Proyecto
IP

PRINCE 2 35
Dirección del Proyecto (DP)
DP1 Autorización de Inicio
DP2 Autorización de Proyecto
DP3 Autorización de Fase o Plan de Excepción
DP4 Toma Inmediata de Decisión
DP5 Confirmación del Cierre de Proyecto
DP1 – Autorización de Inicio
El trabajo llevado a cabo en el Proceso Preliminar (SU), está diseñado para acumular
información suficiente como para que el Comité de Proyecto adopte la decisión de aprobar el
proyecto e invertir los recursos necesarios en la creación del Documento de Inicio de Proyecto.
Descripción
El objetivo de este proceso es comprobar que el proyecto se inicia adecuadamente mediante:
• La aprobación de un plan para desarrollar el Documento de Inicio de Proyecto (P.I.D.)
• Ratificación del Resumen de Proyecto
• Obtener o comprometer los recursos necesarios según el Plan de la Fase de Inicio
• Solicitar el apoyo logístico necesario
Notificación de
Arranque de Proyecto Dirección
Corporativa
Autorización de
Inicio
DP1
Plan de Fase
Registro de Riesgos
Estructura del Equipo de
Autorización para
Proceder
Inicio del
Proyecto
IP
Definiciones de Roles y
Trabajos
Borrador del Plan de la Fase
de Inicio
Estructura del equipo de
Registro de Riesgos
Planificación de la Fase
de Inicio
SU6
Definición de Objetivos
del Proyecto
SU5
Preparar un Resumen
de Proyecto (PB)
SU4
Nombrar un equipo de
SU3

PRINCE 2 36
Responsabilidades
La responsabilidad descansa en el Comité de Proyecto que se basa en la información facilitada
por el Project Manager-Responsable de Proyecto y aquellos con responsabilidad en el
aseguramiento del proyecto.
De entrada
• Definición de Roles y Trabajos
• Estructura del equipo de Gestión de Proyecto
• Borrador del Plan de Inicio de Fase
De salida
• Autorización para proceder
• Plan de Fase (actualizado)
• Resumen del Proyecto (actualizado)
• Estructura del equipo de Gestión de Proyecto (actualizado)
• Enfoque del Proyecto (actualizado)
• Notificación de Arranque del Proyecto
En este proceso el Comité de Proyecto debe implicarse intensamente, ya que es aquí donde se
diseña la infraestructura del proyecto.
DP2 – Autorización de Proyecto
Después de la creación del borrador del Documento de Inicio de Proyecto (P.I.D.) el proyecto
puede ser formalmente aprobado por el Comité de Proyecto y el P.I.D. “congelado”, para así
establecer una Línea Base contra la cual juzgar la evolución del proyecto, aunque ciertas
partes del P.I.D. sean revisadas y modificadas al final de cada fase.
Borrador de Documento
de Inicio de Proyecto
Plan para la siguiente
Fase Dirección
Corporativa
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del Proyecto
(PID) IP6
Planificación de
Fase
SB1
Autorización de
Proyecto
DP2
Autorización de
Paquete de
Trabajo
CS1
Autorización para
Proceder
Documento de Inicio de
Proyecto Aprobado

PRINCE 2 37
Descripción
El objetivo de este proceso es decidir si continuar o no con el proyecto, basándose en la
aprobación o rechazo del Documento de Inicio de Proyecto.
La toma de decisión en este proceso se entiende mejor resaltando los elementos clave del
documento PID, ya que éste contiene toda la información de gestión importante del proyecto.
El Documento de Inicio de Proyecto debería contener:
• Los objetivos del proyecto
• El Plan de Calidad del Proyecto
• Caso de Negocio
• Organización del Proyecto
• Controles
• Interfaces externos
Responsabilidades
La responsabilidad descansa en el Comité de Proyecto, que se basa en la información
facilitada por el Project Manager-Responsable de Proyecto.
Puede establecerse un Plan de Comunicación que refleje la información necesaria y el
calendario de comunicaciones entre el Comité de Proyecto, el Project Manager-Responsable
de Proyecto y cualquier parte interesada.
De entrada
• Borrador del Documento de Inicio de Proyecto
• Plan para la fase siguiente
De salida
• Autorización para proceder
• Documento de Inicio de Proyecto (aprobado)
El Comité de Proyecto debe tener tiempo suficiente para leer y entender el Documento de Inicio
de Proyecto y discutir los puntos que sean necesarios, de modo que las decisiones que se
adopten estén bien informadas.
Este Proceso resulta más fácil si el Comité de Proyecto y el Project Manager-Responsable de
Proyecto han trabajado estrechamente durante el inicio de Proyecto.

PRINCE 2 38
DP3 – Autorización de Fase o Plan de Excepción
A medida que evoluciona el proyecto, éste será revisado por el Comité de Proyecto en la
finalización de cada fase. El Comité de Proyecto comprobará que la fase en cuestión se ha
completado en tiempo, dentro de presupuesto y cumpliendo los requerimientos de la
Descripción del Producto.
Este proceso también es utilizado para la aprobación de Planes de Excepción cuando se
detecta una desviación significativa de los planes aprobados.
Descripción
El objetivo de este proceso es decidir si autorizar la siguiente etapa de trabajo y, por tanto
comprometer los recursos necesarios basados en:
• El actual estado del proyecto
• Una nueva evaluación de la fecha probable de finalización del proyecto
• Una nueva evaluación del riesgo
• Una nueva evaluación del caso de Negocio y de la posibilidad de conseguir los beneficios
esperados
Petición de Autorización para
Proceder
Informe de Fin de
Fase
SB5
Plan de Excepción
Información de
Avance
Documento de Inicio de
Proyecto (PID)
Tolerancias del Proyecto
Plan para la siguiente Fase
Cambios en el equipo de
Lista de Comprobación de
Productos
Plan de Proyecto
Caso de Negocio
Registro de Riesgos
Informe de Fin de Fase
Dirección
Corporativa
Dirección
Corporativa y otras
partes interesadas
Producción de Plan
de Excepción
SB6
Ensamblaje del
Documento de
Inicio del Proyecto
(PID) IP6
Autorización de Fase
o Plan de Excepción
DP3
Control de
Fase
CS
Autorización de Fase
o
Autorización de Plan
de Excepción
Caso de Negocio
Plan de Proyecto
Tolerancias

PRINCE 2 39
Responsabilidades
La responsabilidad descansa en el Comité de Proyecto, que se basa en la información
facilitada por el Project Manager-Responsable de Proyecto.
De entrada
• Plan para la siguiente Fase
• Cambios en el Equipo de Gestión de Proyecto
• Lista de Comprobación de Productos
• Caso de Negocio
• Informe de Fin de Fase
• Petición de Autorización para Proceder
• Plan de Excepción
• Documento de Inicio de Proyecto
De salida
• Autorización de siguiente Fase / Autorización de Plan de Excepción
• Tolerancias
• Caso de Negocio
• Información de Avance
Conviene asegurarse de que los temas relacionados con la gestión de los límites de fase son
discutidos en fechas cercanas a la finalización de la etapa.
También es conveniente que el Project Manager-Responsable de Proyecto y los miembros del
Comité de Proyecto cambien impresiones de manera informal acerca de la marcha de la fase y
que cualquier problema que pueda aparecer sea solucionado antes de la decisión de
autorización de fase siguiente.
DP4 – Toma Inmediata de Decisión
Este proceso es el más determinante de todos, ya que prevé la posibilidad de acabar el
proyecto de forma prematura si el Comité de Proyecto está disconforme con progreso del
mismo o si aparece una desviación significativa de los planes aprobados.
Descripción
Todos los objetivos de este proceso son para que el Comité de Proyecto:
• Se asegure de que el Proyecto permanece centrado en los objetivos de negocio

PRINCE 2 40
• Se asegure de que la fase progresa según lo planificado
• Se asegure de que el proyecto es informado de los acontecimientos externos que puedan
afectarle
Dentro de sus límites de autoridad puede haber ocasiones en las que el Comité de Proyecto
decida:
• Solicitar al Project Manager-Responsable de Proyecto que envíe un Plan de Excepción
para lo que queda de fase, en el que se refleje la nueva situación
• Reducir las expectaciones del alcance del proyecto para devolverlo dentro de la
tolerancia, utilizando el Control de Cambios
• Abandonar el Proyecto
Responsabilidades
La responsabilidad descansa en el Comité de Proyecto, aunque podría compartirla con las
personas responsables del aseguramiento del proyecto.
De entrada
• Informe de Hechos Relevantes
• Informe Interno de Progreso
• Petición de Consejo
• Informe de Excepción
Toma Inmediata de
Decisión
DP4
Petición de Consejo
Informe de Excepción
Cierre Prematuro
Petición de Plan de
Excepción
Plan de Comunicación
Informe de Hechos
Relevantes
Información desde y
hacia fuentes externas
Producción de
Plan de
Excepción
SB6
Desasignación
de Proyecto
CP1
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Disponibilidad de
Recursos
Programación
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Establecimiento de
controles del Proyecto
IP4
Toma de Acciones
Correctoras
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Escalamiento de
Elementos del Proyecto
CS8
Información de Hechos
Relevantes
CS6
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