El documento describe los elementos básicos de Microsoft Excel, incluyendo hojas de cálculo, celdas, barras de herramientas, menús y cómo introducir, modificar y seleccionar datos. También explica cómo crear fórmulas, funciones, gráficos y cómo utilizar datos de Excel en documentos de Word.
2. Elementos de Excel
Barra de Título
Barra De
Herramientas
Estándar
Barra de
Fórmulas y
datos
Celda
activa
Barras de
Desplazamiento
Hoja activa
Barra de
Menús
Fila 5Columna E
Celda E5
Barra De
Herramientas
Formato
• Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel.
• Tiene como extensión .XLS.
• Cada libro puede contener varias hojas (hasta 255).
• Los datos o fórmulas están contenidos en celdas, que se
identifican mediante una letra de columna y un número de
fila.
• Un rango de celdas es un bloque rectangular de una o
más celdas que Excel trata como una unidad
Rango B14 : C16
3. Desplazamiento por hojas y libros
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+ INICIO
Última celda con datos CTRL + FIN
Primera celda de la columna activa (FIN o CTRL)+ FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa (FIN o CTRL) + FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa (FIN o CTRL) + FLECHA IZQUIERDA
Última celda de la fila activa (FIN o CTRL) + FLECHA DERECHA
Para moverse entre hojas, utilizar las pestañas
o los botones.
También CTRL + AVPAG y CTRL + REPAG
4. Tipos de datos
• Constantes: valores que se introducen directamente en la celda. Por
ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25/10/2003. Las constantes pueden ser
números, fechas y texto. Se pueden aplicar diferentes formatos: negrita,
porcentaje, número específico de decimales, etc.
• Fórmulas: Se utilizan para calcular valores a partir de los introducidos en
otras celdas. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Excel
evalúa la fórmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando
selecciona una celda que contiene una fórmula, ésta (la fórmula) se
visualiza en la barra de fórmulas, mientras que el resultado de la misma se
muestra en la propia celda. P. ej. =A1+A2+A3+B1+B2+B3
• Funciones: Son fórmulas predefinidas que realizan cálculos útiles, como la
media de una serie de valores o la diferencia entre días entre dos fechas.
Las funciones no se pueden editar
5. ¿Cómo introducir datos?
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Teclear los datos. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la
Barra de Fórmulas.
3. Para aceptar el valor en la celda:
o INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la
celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
o TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la
celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha
pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda
contigua hacia la derecha.
o CUADRO DE ACEPTACIÓN: Está en la barra de fórmulas. Al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda, sin cambiar
la celda activa.
1. Si se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, pulsar la
tecla Esc, hacer clic sobre el Botón de Cancelación o en el botón
6. ¿Cómo modificar datos?
• Si no se ha validado la introducción de datos:
1. Utilizar la tecla Retroceso, borrando carácter a carácter.
• Si ya se ha validado la entrada de datos:
1. Seleccionar la celda adecuada.
2. Activar la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a
la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La
Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de
Fórmulas aparece el punto de inserción o cursor al final de la misma.
3. Modificar la información.
4. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptación.
• Si se quiere borrar el contenido:
1. Seleccionar la celda o celdas y pulsar Supr
7. ¿Cómo seleccionar celdas?
clic
clic
Selección de un rango
de celdas
Arrastrar sin soltar
Selección de una columna Selección de una fila
Añadir a una Selección:
Pulsar CTRL sin soltar
ctrl
Seleccionar la hoja entera
clic
8. Copiar y pegar celdas
A) Con las opciones de la
barra de menús.
1. Marcar la celda o rango de
celdas a copiar.
2. Activar la opción de la
barra de menús Edición/
Copiar.
3. Situar el cursor en la celda
de destino.
4. Activar la opción de la
barra de menús Edición/
Pegar.
Las acciones Edición/
Copiar y Edición/ Pegar se
pueden ejecutar haciendo un
clic sobre los botones de la
barra estándar.
B) Con las opciones del menú
de contexto.
El menú de contexto aparece
cuando se hace clic con el
botón secundario del ratón.
(Botón derecho)
Con Pegado especial se
controla si se quieren pegar
datos, fórmulas, etc.
C) Con el ratón.
Arrastrar y soltar,
pinchando en el
cuadradito.
1
3
D) Con el teclado.
Ctrl+C y Ctrl+V
2
9. Rellenar series automáticamente
• Numéricas
• Fecha
• Texto (meses, días de la
semana)
• Personalizada
• Método:
1. Seleccionar los dos primeros
datos de la serie
1. Pinchar en el cuadrado negro
y arrastrar sin soltar hasta
completar la serie
1. Según se avanza, Excel nos
indica el ultimo valor que
rellenará si soltamos el botón
del ratón
10. Referencias relativas
• Cuando introducimos
una fórmula en una
celda, por defecto Excel
entiende que debe
utilizar una referencia
relativa, de tal forma
que si copiamos una
celda que contiene una
fórmula y la pegamos,
la fórmula sea la mas
adecuada.
¿Qué fórmula sería la mas adecuada en C5?
Al copiar la celda B5 y pegarla en C5, no
se copia =B2+B3 sino =C2+C3
11. Referencias absolutas
• Sin embargo, puede ocurrir
que en una fórmula sea
necesario mantener el valor
de la celda cuando se copie y
pegue.
• Entonces utilizaremos el
símbolo $, delante del nº de
fila y delante de la letra de la
columna. ¿Qué fórmula sería la mas adecuada en C2?
¿Qué fórmula se pegará en C3 cuando
copiemos C2?
¿Serías capaz de averiguar que fórmula
habríamos pegado sino hubiéramos utilizado
referencias absolutas?
12. Resumen de referencias a celdas
• Una referencia identifica una celda o un rango de celdas
en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas
debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en
una fórmula.
• Referencias relativas. Se basan en la posición relativa
de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que
hace referencia. Si cambia la posición de la celda que
contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia
la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automáticamente. Si se copia una fórmula de la celda B2
a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2
• Referencias absolutas. Se utiliza el símbolo $, p. ej.
$A$1. Al copiar la fórmula, siempre se referirá a la celda
A1
• Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una
columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y
una columna relativa: $A1, B$1.
Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia relativa se ajusta automáticamente y la
referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se
copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se
ajusta de =A$1 a =B$1.
Fórmula copiada con
referencia relativa
Fórmula copiada con
referencia absoluta
Fórmula copiada con
referencia mixta
14. ¿Cómo dar formato a las celdas?
• Alto de filas y Ancho de columnas
o Cursor entre separación de
fila/columna. Doble clic autoajusta
al contenido
o Seleccionando varias filas o
columnas, cambiar el tamaño de
una todas afecta por igual a todas
las seleccionadas
• Formato de letra / número
o Menú contextual
o Barra de herramientas de formato
• Copiar formato
o Seleccionar celdas ya formateadas.
o Hacer clic o doble clic en
o Seleccionar celdas a formatear
16. ¿Cómo utilizar fórmulas y funciones?
• Operadores: +, -, *, /, ^
• Comenzar tecleando =, y después
la fórmula
• La dirección de las celdas se puede
introducir pinchando en ellas con el
ratón, incluidos los rangos.
• Las funciones están predefinidas.
Operan sobre argumentos y
devuelven un resultado
• El botón realiza la suma, promedio,
etc. de los datos de la fila o
columna adyacentes
• Existe un Asistente para
funciones que se activa pinchando
al lado de la barra de fórmulas
• Al hacer doble clic sobre la celda
que contiene la fórmula o función,
se rodean con marcos de diferentes
colores los argumentos
1. Cálculo de la media con una fórmula
2. Cálculo de la media con una función
17. Elementos de un gráfico
Área de trazado
Leyenda
Eje de categorías
Eje de valores
Líneas de división principales
Series
Área del gráfico
Haciendo doble clic o pulsando el botón derecho del ratón en
cualquier elemento se puede modificar su formato, incluso
cambiar el tipo de gráfico.
18. ¿Cómo creamos un gráfico?
• Seleccionar los datos
• Pulsar asistente para gráficos
• Elegir el tipo de gráfico
• Seguir las indicaciones del
asistente. Importante indicar si
las series están en filas o en
columnas
1
3
2 4
20. ¿Cómo utilizar datos de Excel en Word para crear
informes?
Los datos deben estar en formato de lista (en columnas), con
los títulos de la columna en la primera fila. Los rótulos de
columna se utilizarán para especificar dónde se incluirán los
datos al combinar correspondencia. Abrir la barra Combinar
correspondencia
1. Abrir origen de datos: Fichero de Excel que contiene los
datos en el cuadro de diálogo.
2. Elegir Destinatarios de combinar correspondencia. Hacer
clic en la izquierda para seleccionar las filas con datos
que se quieren incluir
3. Escribir el texto FIJO que se quiera incluir. En los lugares
en que se desee que cambien automáticamente los datos
(P. ej. el nombre), pinchar en Insertar campos
combinados y seleccionar el campo adecuado
(NOMBRE).
4. Para alternar entre ver el nombre del campo o ver el dato
pinchar en Ver datos combinados
5. Para ver como van cambiando los datos, pinchar en
2
3
1 2 3 4
