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Atelier pratique : CR Cahier des Charges - Webassoc 14 avril 2015

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Changer de site : du besoin au cahier des charges
Exprimer votre stratégie, définir les critères de décision, rédiger le document support, piloter la consultation.
Compte-rendu de l'atelier animé par Patrick Buttard, Directeur Associé chez Redjep (cabinet de management de transition)
Pour webassoc.fr, communauté de professionnels du web disponibles bénévolement pour les associations humanitaires

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Atelier pratique : CR Cahier des Charges - Webassoc 14 avril 2015

  1. 1. Transcription des ateliers pratiques de l’après-midi du 14/04/2015 Associations : comment optimiser votre site ? Cahier des charges Avec Patrick Buttard, Directeur Associé chez Redjep Merci à 1000Mercis pour leur accueil ! Merci à tous de votre implication.
  2. 2. Transcription des ateliers pratiques de l’après-midi du 14/04/2015 Associations : comment optimiser votre site ? ___Cahier des charges___ Animation Patrick Buttard Restitution Inès Azaïs, bénévole Webassoc Le cahier des charges, pour un site internet, est en lui-même un outil de communication. Il doit passer un tas de messages identitaires pour que les agences consultées sachent exactement où elles mettent les pieds. Si on consulte à l’extérieur, c’est qu’on veut aller vite, qu’on ne sait pas faire… Attention, notez bien que la façon dont vous rédigerez l’appel d’offres orientera le message, la perception de votre association par vos agences consultées, et donc le type de réponse que vous recevrez. Cela vous invite à réfléchir sur ce et ceux que vous visez > réfléchir en KPI – Key Performance Indicators (indicateurs clés de performance) est à la mode, et indispensable au succès de vos projets, mais insuffisant pour diriger un cahier des charges sauf à ce que vos KPI soient différents de ceux des autres au point que votre site reflète cette différence. Partie 1 du CC : le contexte, la mise en situation du projet Cette partie est souvent minorée/négligée dans les CC, au profit de données factuelles désincarnées. Il faut pourtant que la connaissance de votre contexte par les agences consultées soit bon pour que leurs réponses soient « éclairées » le CC sert à ça. - Qui suis-je ? - Quelle est ma stratégie ? - Qu’est-ce que je veux faire d’autre / de mieux que les autres ? - Dans quel calendrier arrive l’agence si vous faîtes appel à une société tiers ? (à moins que vous ne confiez la direction du projet à qq’un en interne) 1.1 Décrire l’organisation, son organisation, son identité, sa culture Merci à 1000Mercis pour leur accueil ! Merci à tous de votre implication.
  3. 3. Transcription des ateliers pratiques de l’après-midi du 14/04/2015 Associations : comment optimiser votre site ? Domaines clés d’intervention L’actualité dans ces domaines 1.2 Que fait la concurrence ? 1.3 Que veut-on ? Quelles étapes ? Où va-t-on ? 1.4 Définir notre stratégie de communication d’ensemble 1.5 Place du numérique dans la stratégie de communication de l’asso ? Le site internet vient-il en complément de la démarche de com ou en est-il le pilier central ? 1.6 Quelles sont les contraintes préalables ? Qu’est-ce que l’agence doit connaître de vos contraintes (budgets, ressources, tabous, …) L’enjeu est vraiment de donner à comprendre qui vous êtes, et donc il faut avant de déclencher l’appel d’offres avoir mis tout le monde d’accord en interne (attention, cela peut prendre du temps – 3 mois, 6 mois, un an…). Si vous prenez une agence, posez-lui les problèmes, les écueils que vous n’avez pas réussis à lever. Par ailleurs, leur faire signer une charte de confidentialité. Partie 2 du CC : la description du projet Cette partie est le plus souvent traitée convenablement par les donneurs d’ordres, bien qu’il manque souvent le supplément d’âme qui fait que le projet ne sera pas transposable à une autre association. Nerf de la guerre : le travail éditorial : qu’est-ce qu’on raconte ? Qui va écrire ? A quelles fréquences ? Souvent c’est le calendrier éditorial qui oriente le type de site dont on a besoin. Attention de ne pas faire un site en « silo » : réfléchir à ce que vous publiez et où ? >> Mettre le site dans un écosystème : site + mini-sites ou satellites, applis, réseaux sociaux Donner des repères aux agences sur les points importants pour comprendre le projet : Merci à 1000Mercis pour leur accueil ! Merci à tous de votre implication.
  4. 4. Transcription des ateliers pratiques de l’après-midi du 14/04/2015 Associations : comment optimiser votre site ? - design : charte graphique disponible ou pas - édito : exemples de contenus, charte éditoriale existante, etc. - technique : attentes techniques d’une DSI interne par exemple - outils en place et connectivité : doit-on se connecter à un CRM ? Lequel ? Doit-on garer un CMS en place, ? Lequel ? Doit-on conserver le même module de stats ? Lequel ? Partie 3 du CC : vos attentes en terme de contenu de la réponse de l’appel d’offres ? Lister tout ce que vous attendez précisément car c’est cela qui va vous permettre d’obtenir des réponses de formats homogènes et donc « comparables ». Faites des « grilles de notation anonymes » avec un maximum de questions sur lesquelles les décideurs devront voter (incluant le dossier écrit et la soutenance orale), pour éviter les querelles politiques et le « j’aime / j’aime pas ». Partie 4 du CC : les infos pratiques Déroulé de la consultation, nombre d’agences consultées, contacts utiles, périodes des soutenances, etc. Tous les détails donnés évitent que les agences vous les posent et vous fassent perdre du temps. Remarques des participants : Difficile de faire comprendre en interne (Conseil d’Administration, Bureau) l’intérêt d’un site web, alors de ce fait, un cahier des charges « stratégique » pour un site web est un concept peu aisé à promouvoir ! En effet, c’est une démarche politique d’une part, budgétaire d’autre part. Et dans un autre registre, une démarche relationnelle et éditoriale. Merci à 1000Mercis pour leur accueil ! Merci à tous de votre implication.
  5. 5. Transcription des ateliers pratiques de l’après-midi du 14/04/2015 Associations : comment optimiser votre site ? Bon vent de web-communication ! Merci à 1000Mercis pour leur accueil ! Merci à tous de votre implication.
  6. 6. Transcription des ateliers pratiques de l’après-midi du 14/04/2015 Associations : comment optimiser votre site ? Bon vent de web-communication ! Merci à 1000Mercis pour leur accueil ! Merci à tous de votre implication.

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