Este documento describe un proceso de requerimiento de suministros y útiles de oficina. El proceso comienza cuando un empleado envía una solicitud de suministros, la cual es revisada por su jefe inmediato. Si es aprobada, la solicitud pasa al departamento de compras para obtener presupuestos y seleccionar un proveedor. Una vez seleccionado el proveedor, se genera una orden de compra y se espera la entrega de los productos. Finalmente, se notifica al empleado sobre el resultado de la solicitud

1. Modelando
procesos: ejemplos
Modelamiento de procesos con
BizAgi

2. Caso de aplicación
Tema: proceso de requerimiento de suministros y útiles de
p q
oficina.
Descripción del proceso:
El proceso inicia cuando un empleado de la institución envía un requerimiento de suministros. Una
vez que se registra la solicitud, el requerimiento es recibido por el jefe inmediato superior del
empleado que efectúa la solicitud. El jefe puede aprobar la solicitud o solicitar cambios o
aclaraciones o simplemente rechazar la solicitud. Si se rechaza la solicitud, el proceso termina.
Si se solicita algún cambio, la solicitud retorna al empleado que realizó el pedido quien revisará las
observaciones de su jefe.

3. …Caso de aplicación
Si la solicit d es aprobada se en iará al departamento de compras o logística q e se encargará
solicitud aprobada, enviará que
de los presupuestos y la selección de un vendedor.
Si el vendedor ti
l d d tiene alguna restricción en el sistema, el d
l t i ió l it l departamento d compras d b á
t t de deberá
seleccionar un vendedor distinto. Luego de que se seleccione un vendedor y se confirme, el
sistema generará y enviará una orden de compra y esperará a que el producto sea recibido con su
correspondiente factura.
En
E cualquier caso, el sistema enviará una notificación al empleado que solicitó l compra con l
l i l it i á tifi ió l l d li itó la los
datos del resultado de la misma. En cualquiera de los casos (aprobación, rechazo o solicitud de
cambio) el sistema enviará una notificación al usuario
usuario.

4. Objetivo y alcance del proceso
El proceso se centra en el control de los req erimientos de s ministros q e efectúan los
requerimientos suministros que
empleados.
Alcance:
Inicia: con el requerimiento.
Termina: con el despacho o entrega.
Los presupuestos y la selección del vendedor serán incluidos en un subproceso.

5. Ingreso a BizAgi

7. Creando…

8. Nuevo proceso

9. Nombre del proceso

10. Pantalla inicial del modelador

11. Creando lanes y fases

12. Modelando el proceso
¿Si se grabara el modelo tal
como está, Qué mensajes
aparecerían?

13. Modelando el proceso
• El evento de inicio DEBE tener al menos una
transición de salida de tipo secuencia de flujo.
• Las compuertas (gateways) deben tener
transiciones de salida.

14. Modelando el proceso

15. Modelando el proceso

16. Modelando el proceso
El generar la orden de compra implica invocar a un servicio web que puede tomar un tiempo por lo
que es una tarea asíncrona
asíncrona.

17. Tareas asíncronas
Las actividades asíncronas son actividades
automáticas que están diseñadas para llamar a
interfaces externas. E t i t f
i t f t Estas interfaces se usan para l
la
integración con otros sistemas existentes en la
organización.
Script tasks (tareas script):
Son tareas automáticas en que un script (un código de programa) es ejecutado por un servidor.
No tiene intervención humana.

18. Script tasks
Modificamos las tareas de
notificación a Script Tasks para que
se entienda que tras de ella no hay
una interface (una pantalla) sino una
actividad automática que será
ti id d t áti á
ejecutada por el sistema.

19. Link events
(eventos de enlace)
Transformamos los eventos de
“Productos recibidos” e eventos de
enlace.
Los eventos de enlace son un
mecanismo para conectar dos
secciones de un proceso. Se pueden
usar también para tareas repetitivas
(loops) y para evitar secuencias de
flujo muy largas.
Para enlazarlos ambos deben tener el
mismo nombre.

20. Creación de un
Sub-Proceso
Sub Proceso
La actividad de “Solicitar presupuestos y seleccionar” la transformamos en un Sub-Proceso.

21. Tipos de Sub-Procesos

22. Colocamos un nombre al Sub-
Proceso

23. Ingresamos a armar el Sub-
Proceso

24. El Sub-Proceso
La verificación del vendedor también será una tarea asíncrona que se debe configurar de la misma
forma que la tarea de generación de la orden de compra.

25. Modificando las propiedades de
las tareas
Actividad Texto de ayuda Duración
Registrar la solicitud de Registrar la información de la 2 días
suministros solicitud
Aprobar la solicitud Aprobar la solicitud de los 3 días
suministros
Recibir productos Marcar los productos como recibidos 2 días
y registrar factura
Procesar factura Realizar el proceso interno p q
p para que 5 días
la factura sea pagada
Solicitar proformas Solicitar proformas y analizarlas 3 días
Seleccionar un vendedor Seleccionar un vendedor 3 días

26. Añadiendo descripciones y
tiempos a las tareas
Registramos el nombre de la
actividad.
ti id d
Registramos el tiempo estimado en
formato dd:hh:mm
Luego grabamos el
modelo.

27. Creando el modelo de datos

28. Creando el modelo de datos

29. Creando tablas maestras y
transaccionales

30. Creando campos en cada tabla

31. Colocando campos en Solicitud
de Productos

32. Construyendo relaciones
Nombre De Para Relación
Solicitud_Productos Solicitud_Suministros Solicitud_Productos 1 a “n”
Una solicitud de suministros
puede incluir varios
productos
Presupuestos
p Solicitud_Suministros
_ Presupuestos
p 1 a “n”
Solicitud_vendedores Solicitud_Suministros Solicitud_vendedores 1a1
Para crear la relación entre la Solicitud_Suministros y la Solicitud_Productos, ingresar a la edición
de la lista de atributos de la Solicitud_Suministros y añadir el atributo.

33. Relacionando tablas

34. Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades
Con este modelo creamos la relación entre entidades paramétricas y las tablas maestras

35. Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades
Nombre Desde Hacia Relación
Ciudad_entrega Solicitud_Suministros Ciudad 1a1
Tipo_producto Solicitud_Productos Tipo_Producto 1a1
Ciudad_vendedor Vendedor Ciudad 1a1
Vendedor Solicitudes_Vendedores Vendedor 1a1
Vendedor Presupuestos Vendedor 1a1
Relacionamos cada tabla maestra con sus entidades paramétricas editando su lista de atributos y
añadiendo un nuevo atributo de la lista de entidades paramétricas
paramétricas.

36. Creando relaciones entre tablas
maestras y entidades

37. Añadiendo campos a las
entidades paramétricas
Luego de añadir
atributos el modela
resultante se verá
similar a este.
i il

38. Añadiendo valores a entidades
Presionando click derecho en las entidades como Tipo _Producto, seleccionamos la opción Values.

39. Añadiendo valores a entidades

40. Creación de formularios

41. Creación de formularios sobre
el modelo
Nótese que sólo las actividades
donde se pueden crear
formularios están activas

42. Creación de formularios sobre
el modelo
Seleccionamos la actividad de “Registrar solicitud de requerimientos”

43. Añadiendo variables del
sistema
Añadimos un
campo en que
se grabará
siempre el
nombre d l
b del
usuario que
ingresó al
sistema que es
quien efectúa la
solicitud de
suministros.
suministros

44. Armando el formulario
Arrastramos un elemento de grupo:

45. Arrastrando campos a cada
formulario

46. Acceso a datos
Algunos datos como la fecha del pedido y el usuario solicitante son automáticos y no son
editables.
editables Por lo tanto, hay que cambiar su estado
tanto estado.

47. Formularios

48. Arrastrando el tipo de producto

49. Armando detalle de productos

50. Añadiendo un formulario
dependiente
Para configurar un formulario de
ingreso de datos p los p
g para productos,
creamos un nuevo formulario
dependiente de este.

51. Arrastramos los campos que se
requieren
Cerramos el formulario y grabamos los cambios.

52. Añadiendo el formulario

53. Aprobación de requerimientos
En el diagrama de proceso marcamos la opción “Aprobar requerimiento”. La pantalla de aprobación
mostrará la misma información que la de “Requerimiento de suministros” por lo que la copiamos con
Requerimiento suministros
“Copy Form” y cambiamos los campos editables a “no editables”.

54. Mostrando el formulario
Creamos un nuevo formulario con el
nombre “Aprobación de
Requerimientos”.

55. Formulario de aprobación
Campos marcados
como no editables
Grabamos y cerramos el
formulario

56. Presupuestos
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el Sub-Proceso “Presupuestos” y marcamos la
primera actividad “Solicitar Presupuestos”.
Solicitar Presupuestos

57. Eventos de recepción de
proformas
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Recepción de Proformas” y copiamos el
formulario de “Solicitud de Presupuestos” con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos
Solicitud Presupuestos
al Formulario.

58. Campos para presupuestos

59. Añadimos un formulario para
nuevos presupuestos
Grabamos y cerramos el
formulario

60. Selección de un vendedor o
proveedor
En el diagrama de proceso ingresamos ahora por el evento “Selección de un vendedor” y copiamos el
formulario de “Recibir proformas” con Copy Form y arrastramos la Colección de Presupuestos al
p py p
Formulario para añadir el campo de selección de vendedor.

61. Validando selección
Es necesario verificar que al menos se haya efectuado una selección de vendedor en el Sub-Proceso.
Ingresamos a las propiedades avanzadas de la colección Presupuesto, opción Grid Validations.
g p p p , p

62. Añadimos un contador de
selecciones

63. Configurando validación
El contador está asociado al campo “Seleccionado” si este es igual a “YES”. Luego, la validación indica
p g g,
que si este valor no es 1, entonces aparecerá un mensaje.

64. Modelo
Fuente: www.bizagi.com

65. ¿Qué es PMI?
• Si l para P j M
Siglas Project Management I i
Institute.
• Organización mundial para la Gestión de Proyectos.
• Obj ti principal: establecer estándares profesionales para l
Objetivo i i l t bl tá d f i l la
Gestión de Proyectos.
• F d d en 1969 P il i EUA
Fundada 1969, Pensilvania, EUA.
• 360.000 certificados en el mundo.
• 250 capítulos en 70 países.
ít l í
• http://www.pmi.org

66. ¿Qué es el PMBOK®?
•Siglas para Project Management Body Of
Knowledge.
Knowledge
•Fundamentos de la Gestión de Proyectos en forma de
procesos y áreas de conocimiento
conocimiento.
•Aceptado como buenas prácticas en la Gestión de
Proyectos.
Proyectos
•Desarrollado por el PMI®.
•Disponible en 11 idiomas.
idiomas

67. PMBOK. Estándar en Gestión
de Proyectos
El PMBOK ha sido reconocido cómo único estándar o
norma de procesos para la gestión de proyectos por:
ANSI (American National Standards Institute).
S
ISO (International Organization for Standarization).
IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers ).

68. El Proyecto y la organización
Misión y visión • Las organizaciones establecen la misión y la
g
Objetivos estratégicos
visión y definen sus objetivos estratégicos.
• Para lograr estos objetivos estratégicos la
organización requiere construir productos y/o
Producto único
Servicio único ofrecer servicios.
• Los proyectos crean los productos y ofrecen los
servicios que necesita l organización para l
ii it la i ió lograr
Portafolio
sus objetivos estratégicos.
Proyectos
y • Los proyectos son ejecutados por personas
aplicando el ciclo de vida del proyecto, normas,
estándares y buenas prácticas.
Miembros de proyectos
Ciclo de vida de proyectos
Estándares y herramientas
Buenas p áct cas
ue as prácticas

69. Procesos para la gestión
de Proyectos
• Son procesos comunes a la mayoría de los proyectos.
proyectos
• Están asociados entre ellos por un propósito integrado.
• Se ordenan en una matriz de:
• 5 Grupos de Procesos
• 9 Áreas de Conocimiento
PMBOK®.

70. Grupos de procesos
Procesos de
Procesos de Inicio
Seguimiento y control
Procesos de
Procesos de Planificación
Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Procesos de
Inicio Cierre
Procesos de
Seguimiento y Control
Procesos de
Ejecución
Procesos de Cierre

71. Procesos de Inicio (Iniciación)
• Son procesos que definen el proyecto o una fase del proyecto y facilitan
la autorización formal para empezar uno nuevo.
• Se asigna al Gerente del Proyecto.

72. Áreas de conocimiento
Integración Alcance Tiempos
1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 1. Planificación del alcance 1. Definición de actividades
2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto 2. Definición del alcance 2. Establecimiento de la secuencia de las actividades
Preliminar 3. Crear EDT 3. Estimación de recursos de las actividades
3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4. Verificación del alcance 4. Estimación de la duración de las actividades
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 5. Control del alcance 5. Desarrollo del cronograma
5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 6. Control del cronograma
6.
6 Control I t
C t l Integrado de Cambios
d d C bi
7. Cerrar el Proyecto
Costos Calidad R.R. H.H.
RR H H
1. Estimación de costos 1. Planificación de la calidad 1. Planificación de los RR. HH.
2. Preparación del presupuesto de costos 2. Aseguramiento de la calidad 2. Adquirir el equipo del proyecto
3. Control de costos 3. Control de calidad 3. Desarrollar el equipo del proyecto
4. Gestionar el equipo del proyecto
Comunicaciones Riesgos
g Adquisiciones
1. Planificación de las comunicaciones 1. Planificación de la gestión de riesgos 1. Planificar las compras y adquisiciones
2. Distribución de la información 2. Identificación de riesgos 2. Planificar la contratación
3. Informes de rendimiento 3. Análisis cualitativo de riesgos 3. Solicitar respuesta de vendedores
4. Gestionar a los interesados 4. Análisis cuantitativo de riesgos 4. Selección de Vendedores
5. Planificación dela respuesta a los riesgos 5. Administración del contrato
6. Seguimiento y control de riesgos 6. Cierre del contrato

73. Integración
5-6
Procesos de
Seguimiento y control
1. Desarrollar el Acta de Constitución
del Proyecto.
y
Procesos de 2. Desarrollar el enunciado de Alcance
Planificación
del Proyecto Preliminar.
1-2 3
3. Desarrollar el Plan de Gestión del
Proyecto.
Procesos de Procesos de
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del
Inicio
I i i Cierre 7
Ci Proyecto.
Proyecto
4 5. Supervisar y Controlar el trabajo del
Proyecto.
Procesos de 6.
6 Control integrado de cambios
cambios.
Ejecución
7. Cerrar el Proyecto.

74. El Alcance
Procesos de
4-5
Seguimiento y control
Procesos de
1. Planificación del
1 Pl ifi ió d l
Planificación
alcance
1-3
2. Definición del l
2 D fi i ió d l alcance
3. Crear el EDT
Procesos de Procesos de
Inicio Cierre 4. Verificar l l
4 V ifi el alcance
5. Controlar el alcance
Procesos de
Ejecución

75. Tiempos
1. Definición de actividades.
Procesos de
2. Establecimiento de la
6
Seguimiento y control secuencia de las actividades.
Procesos de
3.
3 Estimación de los recursos de
Planificación las actividades.
1-5
4. Estimación de la duración de
las actividades.
Procesos de Procesos de 5. Desarrollo del cronograma
Inicio Cierre 6. Control del cronograma
Procesos de
Ejecución

76. Costos
Procesos de
3 Seguimiento y control
g
1. Estimación d C t
1 E ti ió de Costos
Procesos de
Planificación 2. Preparación del
1-2 Presupuesto de Costos
3. Control de Costos.
Procesos de Procesos de
Inicio Cierre
Procesos de
Ejecución

77. Riesgos
6 Procesos de 1. Planificación de la gestión de
Seguimiento y control riesgos.
Procesos de 2. Identificación de riesgos.
Planificación
3. Análisis cualitativo de
1-5
riesgos.
i
4. Análisis cuantitativo de
Procesos de Procesos de riesgos.
riesgos
Inicio Cierre
5. Plan de respuesta de
riesgos.
Procesos de 6. Control de riesgos.
Ejecución

78. Calidad
Procesos de
3
Seguimiento y control
Procesos de
Planificación
1
1.
1 Planificación de la calidad
calidad.
2. Aseguramiento de la calidad.
Procesos de Procesos de
Inicio Cierre
3. Control de calidad.
2
Procesos de
Ejecución

79. Recursos humanos
Procesos de
4
Seguimiento y control
Procesos de 1. Planificación de los RRHH.
Planificación
2. Adquirir/Contratar el equipo
1
del proyecto.
proyecto
3. Desarrollar el equipo del
Procesos de Procesos de proyecto.
Inicio Cierre
4. Gestionar el equipo del
2-3 proyecto.
Procesos de
Ejecución

80. Comunicaciones
Procesos de
3-4
Seguimiento y control 1. Planificación de las
Procesos de comunicaciones.
Planificación
2. Distribución de la
1 información.
información
3. Informar el rendimiento.
Procesos de Procesos de 4. Gestionar a los
Inicio Cierre
interesados.
2
Procesos de
Ejecución

81. Adquisiciones
5 Procesos de
Seguimiento y control
1. Planificar las compras y
adquisiciones.
adquisiciones
Procesos de
Planificación 2. Planificar la contratación.
1-2 3. Solicitar respuesta de
vendedores.
Procesos de Procesos de
4. Selección de vendedores.
Inicio Cierre 5. Administración del
5 Ad i i t ió d l contrato. t t
3-4 6 6. Cierre del contrato.
Procesos de
Ejecución

82. Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control