1. CORPORACIÓN AMIGONIANA DE FORMACIÓN
PROTOCOLO EMPRESARIAL
FR William Fagua Torres
“No sólo hay que ser..., sino parecer, y hacer para tener”
Tener un estilo propio y una imagen que nos proyecte, relacionarnos de una
forma adecuada; prestar atención a nuestro público, cuidar todos los detalles
en las presentaciones o visitas a las instalaciones de nuestra empresa, incidirá
directamente en la cuenta de nuestros resultados, condición que creara una
diferenciación sobre nuestros competidores.
Por eso requiere que te comprometas al cumplimiento y ejecución de lo que el
presente manual te orientara ya que todo lo que allí se consigne es una de
nuestras políticas de atención, cultura organizacional y de prestación de
nuestros servicios que nos reportara beneficios comunes, en la medida, que nos
nuestro compromiso se traduzca en unos niveles altos de corresponsabilidad,
sentido de pertenencia y calidad humana, símbolos de nuestra personalidad
institucional y comercial.
IDENTIDAD CORPORATIVA. NUESTRA
IMAGEN
Nuestra imagen corporativa se compone de los siguientes elementos
identificadores de la prestación de nuestros servicios educativos comerciales.

2. En el centro se encuentra la imagen central de nuestro corporación es un
conjunto de personas que se imprimen con el color rojo que para nosotros es el
símbolo de la pasión y el amor con la cual se ejerce nuestra labor como
formadores de formadores, no es una figura que hable de homogenización en
cuanto a nuestro quehacer y ser, pero si en cuanto a nuestros propósitos y
principios en lo que respecta a la atención de nuestros niños, niñas,
adolescentes y jóvenes.
A esta imagen la encierran tres de nuestras políticas orientadoras e
identificadoras en el mercado: la competitividad, la eficiencia pero ante con una
base solida como lo es la humanidad, que compone a las personas que
laboramos en nuestra corporación y a las cuales se convierten en nuestros
usuarios y que finalmente se seguirán en una cadena de atención con las
personas que forman y que a su vez serán reproductoras de nuestro modelo
educativo de formación y prevención social.
NORMAS GENERALES
Nuestra corporación se caracteriza por la atención y prevalencia de las
necesidades de nuestros clientes y empleados y directos por eso nos esmeramos
en que todas sus inquietudes, problemas o percances sean solucionados u
orientados desde el mismo momento en el que pisan nuestras instalaciones.
Por ello es y será señal de nuestro servicio las siguientes características
institucionales:
1. Ser respetuosos
2. Ser puntuales
3. Ser discretos
4. Ser corteses , agradables y positivos
5. Interesarse por los demás
6. Vestirse de acuerdo a las circunstancias
7. Utilizar un adecuado lenguaje oral, escrito y corporal
8. Ser proactivos
9. Ser Corresponsables

3. 10. Ser eficientes y eficaces.
Ellos nos permitirán sentirnos identificados y comprometidos con la labor social
que préstamos en el campo de la educación de los niños, adolescentes y jóvenes
del país con altos sentido de humanismo y compromiso social más cuando está
enfocado hacia la construcción del ser humano, consciente de su realidad y de
su lugar y labor en la construcción de la sociedad como sujeto de derechos y
deberes.
CONVIVENCIA
La mejor imagen que podemos proyectar es el saber el quiénes somos y que
debemos hacer en la organización por ello es necesario que tengamos mucho
cuidado con las siguientes orientaciones frente al manejo de nuestras
relaciones y ambiente institucional porque lo que hagamos recuerden repercute
en toda la corporación y en sus integrantes que son nuestro valor y riqueza mas
preciada.
Las relaciones interpersonales son la oportunidad para que nos identiquemos,
conozcamos y forjemos nuestra personalidad e imagen. El otro descubre
nuestra humanidad y nosotros les apoyamos a los otros a descubrirla. Por tal
motivo será unas características de ellas serán buen humor, el saber sonreír y
utilizar un tono agradable de voz.
Ello favorecerá para que nuestro clima organizacional se convierta en el
propicio para que nuestro trabajo sea más efectivo, eficiente y competitivo.
No se conciben ningún tipo de relaciones afectivas entre los miembros de la
corporación independientemente del departamento o cargo que dentro de la
corporación posea.
No se admiten por ningún motivo la agresión ni verbal, ni escrita, ni
psicológica y mucho menos física entre los miembros de la corporación.
Se apoya y promueve actividades que fomenten la integración, el esparcimiento
y la recreación, como espacios de interacción, de promoción humana y
facilitadores del trabajo en equipo.
Promoveremos la seguridad de cada persona ya que es fundamental para
conseguir el éxito y los evidenciarán en las conversaciones, a través del dominio
del lenguaje, en los gestos, en la mirada, en la forma de saludar, relacionarse y
atender a nuestros usuarios.

4. VESTIMENTA
Es importante tener presente que en la apariencia e imagen que proyectamos
damos la primera impresión de nuestros servicios es por eso que sin
excentricidades o ser vestidos con grades marcas, nos presentamos en estilos
sobrios, elegantes y de acuerdo a la ocasión que las circunstancias nos
determinen.
Es importante recordar que un traje no es un uniforme de trabajo, es una
declaración de estilo individual, es la proyección de nuestra personalidad y de
aquello que los demás tendrán de nosotros asumiendo que esta se convierte así
en nuestra carta de presentación.
Ello determina que:
La mujer vestirá un traje de chaqueta, con una blusa adecuada al traje ya
estipulada por la corporación. Zapatos y medias de acuerdo al conjunto.
El hombre acudirá con un traje de color negro y la camisa y corbata estipulada
por la corporación .Perfectamente afeitado y limpio.
Los colores de las blusas y las camisas son las siguientes:
Lunes. Azul
Martes – beis
Miércoles. Blanca
Jueves. Amarilla
Las corbatas de acuerdo a la camisa la escogerán los hombres. Estas no
tendrán ni muñecos, ni imágenes.
Los viernes y sábados podrán venir en traje informal guardando los respectivos
parámetros de la elegancia, sobriedad y pulcritud.
EL PAPEL DE LA SECRETARIO/A
El secretario/a es siempre la primera imagen de nuestra corporación. Es el
contacto del cliente, o de la persona que se va a relacionar con nosotros, tanto
en persona como por teléfono, por es la persona que cumple un papel
protagónico y trascendental para nuestra expansión y proyección en el mercado
nacional e internacional.

5. Es muy importante cuidar la imagen del secretario/a, por eso para ello
tendremos en cuenta para su selección y posterior ejercicio laboral la siguiente
serie de factores que se refieren a:
- Cualidades profesionales.
- Presencia física.
- Carácter serio, afable y discreto.
- Aspecto físico de su lugar de trabajo.
- La voz y el lenguaje.
- El lenguaje corporal.
Siguiendo normas de este protocolo, el secretario/a deberá hacer lo siguiente:
- Comunicará a su jefe/a, a primera hora de mañana, el plan de trabajo del día,
visitas, reuniones e invitaciones.
- Cederá el paso y la derecha a sus superiores.
- Presentará a la persona de menor jerarquía a la de mayor rango.
- Se pondrá de pie, y acompañará a las personas que visiten al jefe/a.
- Hablará con voz serenada y pausada.
- Tratará de usted a todas las visitas que reciba en su oficina.
- Será puntual.
- Pedirá las cosas por favor y dará siempre las gracias en tono amable.
- Vestirá con sobriedad y sencillez.
- Mirará a la cara de su interlocutor.
- Será discreta/o con los asuntos de su jefe/a.
- Será paciente, tolerante y educada/o.
- Llevará al día la agenda, los archivos y los ficheros de visitas, invitaciones,
regalos, restaurantes y menús.
- Llevará un fichero con los gustos de los clientes preferentes.

6. EL ANFITRIÓN.
El anfitrión es quien convoca, organiza y debe, por tanto, presidir los actos. En
los actos oficiales de carácter privado, el anfitrión determina el protocolo que
debe regir a los asistentes, respetando en la medida de lo posible y si hubiera
representación de los organismos oficiales, la normativa legal.
El anfitrión debe mantener un mismo grado de deferencia con todos sus
invitados:
Debe recibirlos a la entrada del “salón” donde se celebre la recepción, en
compañía del invitado de honor (en aquellos casos en que lo haya).
Si es una visita de trabajo, debe recibirlo en su despacho o en una sala
predispuesta para el evento.
Organizará el protocolo a seguir en las reuniones y eventos a desarrollarse
dentro de las instalaciones de la corporación y fuera de ella a donde sea
invitada a presentar sus servicios.
Junto con la secretaria/o son los responsables directos de la primera imagen
que proyecte la corporación hacia nuestros usuarios, por ello, se esmerarán en
el cuidado y en los detalles en atención a los mismos durante sus visitas.
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
El comunicarnos nos permitirá la obtención de nuestros objetivos y metas
institucionales por eso es nuestra responsabilidad personal y colectiva que ella
se desarrolle por los canales y en los tiempos oportunos de los debidos medios
que para esta se desarrolle y se engranaje en nuestra dinámica y clima
corporativo.
Por ello tendremos en cuenta las siguientes recomendaciones:
Es importante percibir que el trato hacia las figuras de autoridad, se antecede
de la palabra señor, señora, doctor, doctora, como una actitud de respeto a su
dignidad y no en una jerarquización o estratificación del personal, por eso es de
cumplimiento en todos los estamentos de la corporación.
La comunicación escrita también se convierte en la presentación de nuestra
cultura. Por ello toda comunicación escrita pasara por una revisión exhaustiva
y detallada de nuestro departamento de comunicación, secretaria/o y
finalmente del gerente de la corporación. No importa el carácter del
comunicado.
Estas comunicaciones serán puestas de conocimiento común para que todos en
las carteleras de los departamentos, para que todos sin distinción las conozcan

7. y tengan así apropiación de lo que en nuestra corporación está pasando y
cuando lo ameriten puedan dar sus aportes, retroalimentaciones o anotaciones
respectivas. Además se ajuntara una copia al jefe o coordinador del
departamento, para que la guarde en su archivo correspondiente.
Se tendrá en cuenta tanto en la comunicación escrita como hablada la
cordialidad, el respeto, la concritud y la claridad.
En el caso de las llamadas telefónicas, nuestros empleados deberán tener
presente que es uno de los medios de comunicación internos como externos con
nuestros usuarios. Tendremos en cuenta: mencionar el área de trabajo y su
nombre, tratar a la persona con amabilidad, diligencia y brevedad, con respeto
y jovialidad. En caso de no ser para usted lo remitirá a la extensión
correspondiente o tomará el mensaje y lo entrega en el tiempo más oportuno
posible debido a que su carácter de importancia se desconoce.
Se tendrá también en cuenta hablar con ritmo lento, vocalización e indagar los
motivos de la llamada.
Un medio ágil y de gran utilidad para la comunicación interna de nuestra
corporación es vital el uso de la internet o la intranet. Ellos serán utilizados
para la trasmisión única de la información de interés de la corporación. Se
solicita que no se disponga para el uso personal o en una perspectiva
totalmente ajena a lo que en la corporación solicita frente a este aspecto entre
las que se incluyen los chats, o el descargue de software u otros programas.
REUNIONES
Las reuniones son un medio útil siempre que tenga claro el objetivo de la
convocación de la misma. Estas tendrán carácter ordinario o extraordinario. Se
convertirán en espacio para la puesta en común de los puntos de vista con
relación al tema o a la corporación. Es tomado como un espacio de participación
institucional.
Estas se desarrollaran en la sala respectiva que tiene cada departamento o en
la principal en caso de que sea de convocación general en la corporación. Estos
dispondrán de las siguientes características buena luz, ventilación y
equipamiento. Además de un servicio complementario de cafetería
independiente de su intensidad horaria.
Serán convocadas mediante comunicación escrita de carácter personal por la
intranet y un comunicado puesto en la cartelera del departamento con copia al
respectivo jefe o coordinador de departamento.
INVITACIONES

8. Todos los actos de la corporación se harán mediante invitación personal escrita
física o virtual. Deberán tener las siguientes recomendaciones:
- Quién invita. Ha de prevalecer el nombre de la empresa, el cargo, y si procede
el nombre del titular del cargo.
- A quién se invita. Caso de personalizarse.
- A qué se invita. Recepción, inauguración, comida o cena.
- Hora, lugar y fecha dónde se celebrará el evento.
- Podemos además, indicar en la invitación datos como la etiqueta, la puerta de
acceso y un teléfono de confirmación.
Entre los acontecimientos o situaciones en las que se precisan el envió de esta
invitación están: eventos institucionales, cumpleaños, felicitaciones por bebes
en el caso de la maternidad, grados, por desempeño, recuperación de salud, de
apoyo en momento de calamidad e incluso caben en este rango las excusas, las
menciones de honor y las condecoraciones.
ACTOS PROTOCOLARIOS
Nuestros eventos protocolarios dentro de la corporación tendremos las
siguientes recomendaciones:
Tendrán un orden del día.
Adecuarán un lugar preeminente para la presidencia, en donde ubicaran los
invitados principales. Ellos serán ubicados y nombrados de acuerdo a su
precedencia, de mayor a menor jerarquía, con sus cargos y nombres y apellidos
completos. Y el resto de público se nombre de manera general.
Los eventos contaran con la presencia de un maestro de ceremonias, que
introducirá el evento, nombra los asistentes y sigue uno a uno los puntos del
orden del día.
Frente al ingreso e inicio del evento, se exigirá puntualidad. Ello habla de
nuestra imagen, presentación y credibilidad.
En cuanto a la adecuación de los instalaciones, tendrán en cuenta la
utilización, diseño, decoración y funcionalidad de manteles, adornos florales, los
porta nombres, los micrófonos, las luces, la ventilación y los equipos como
computadores, internet, video beam, atriles.
Las banderas se ubicarán a la derecha de quien preside la mesa principal y a
una mayor altura de esta mesa. Si son varias se ubicaran de acurdo a su

9. precedencia, recordando que la del país en estos casos es la que va en el centro
y ya en los lados derecho o izquierdo las que le sigan en importancia.
El cierre como el inicio del evento estará determinado por la orientaciones y
protocolo del anfitrión.
Bibliografía y Cibergrafía:
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mpresarial__setiembre_2010.pdf
http: www.universidadambientaldelapalma.es/.../consideraciones.pdf -
Videos sobre protocolo empresarial:
http://www.youtube.com/watch?v=7srPdiXetCs
http://vimeo.com/6748146 hay 4 videos sobre protocolo empresarial

10. http://www.youtube.com/watch?v=SJaMIn2lYRY