1. TATIANA RENGIFO
CESAR ESPINDOLA

2. Un acercamiento a los archivos
desde un magazine cultural.
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3. Tomado de: http://www.ctainl.org.mx/revista_8/noticias/cartoons.html

4. Definiciones
¿Que es un archivo?
Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la
institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación
y la cultura.
Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

5. Definiciones
¿Qué es un documento?
Es la combinación de un soporte y la
información registrada en él, que puede
ser utilizado como prueba o para
consulta.
Tomado de: http://www.transparencia.ugto.mx/Files/M%C3%B3duloI_Seminario%20de%20Archivos.pdf

6. Definiciones
CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS
Internas
Externas

7. Definiciones
LOS VALORES DEL DOCUMENTO
Secundarios
Primarios
Administrativo Historia
Legal Cultura
Fiscal Ciencia
Contable Investigación
Técnico

8. Definiciones
ARCHIVO PUBLICO: ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO
Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264

9. Definiciones
¿Y entonces qué es un
archivo personal?
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10. ¿De qué puede estar compuesto
un archivo personal?
 Artículos propios y ajenos.
 Diarios, cuadernos de notas.
 Correspondencia.
 Certificados.
 Recibos.
 Tesis.
 Diplomas y
reconocimientos.
 Documentos
administrativos.
 Dibujos.
 Mapas, planos.
 Fotografías.

11. Organización de Archivos
Organización: es un resultado, producto de
realizar adecuadamente, en primer lugar, la
clasificación y, en seguida, la ordenación.
Si no se dan los procesos de manera
complementaria se debe afirmar que no hay
una adecuada organización, pues se pueden
tener o custodiar archivos bien clasificados
pero mal ordenados.
Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003

12. Clasificación de Archivos
La clasificación es el establecimiento de
agrupaciones documentales diferenciadas. Este
proceso comienza determinando la agrupación
documental más grande (fondo) y finaliza
determinando las más pequeñas (series
documentales con los tipos documentales que la
conforman).
La clasificación no determina cómo deben
arreglarse los documentos dentro de cada una
de las agrupaciones documentales,
sencillamente dice cuáles son los de cada unidad
administrativa, cada función y cada serie.
Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003

13. Ordenación de Archivos
La ordenación es el proceso
mediante el cual se da
disposición física a los
documentos. Dicho de otra
manera, la ordenación
determina qué documento va
primero y cuáles van después, es PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
decir, es el proceso mediante el
cual se unen y relacionan las
unidades documentales
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003

14. Sistemas de Ordenación
Tomado de: Ordenación documental Archivo General de la Nación 2003

15. Actividad
1. Conformar 6 grupos de tres a cuatro
personas
2. Elaborar una cartelera explicando el
sistema de ordenación que le
corresponda al grupo, utilizando
como ejemplo documentos usados
habitualmente.
3. 15 minutos para desarrollar la
actividad
4. 5 minutos para que un representante
del grupo exponga el resultado.

16. Organización de mis archivos
personales en el PC

17. Organización de mis archivos
personales en el PC

18. Organización de mis archivos
personales en el PC

19. Archivos administrativos

20. Normatividad
 Ley 594 del 2000 o Ley
General de Archivos.
 Resoluciones
 Acuerdos
 Circulares
 Normas Técnicas
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2275

21. Video proceso ilustrativo de la
organización de Archivos

22. FOLIACIÓN

23. INVENTARIO DE ARCHIVO

24. CONCLUSIONES
FONDO ACUMULADO ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Papeles apilados, diarios, boletines Documentos importantes que hay que
fotocopias conservar clasificados y ordenados
Pocas personas saben lo que hay Inventario de los documentos con la
descripción correspondiente
Los documentos llegan como pueden Traslado organizado
Cada persona conserva o elimina lo que le Criterios únicos de conservación y
parece oportuno eliminación
Es difícil encontrar y consultar un Consulta y préstamo de los documentos de
documento forma ágil
Todo el mundo puede acceder Acceso para el personal autorizado
No hay normas de archivo ni de clasificación Manual de gestión de documentos y archivo
y cuadro de clasificación corporativo

25. Ronda de Preguntas y/o
comentarios