Flippin' el congreso

Innovación, tecnología, networking
y sostenibilidad.
Con la sobreabundancia de
información, canales y
eventos, ya no es suficiente
con ofrecer eventos de
calidad. Hay que ir unos
pasos más allá y dar un valor
añadido al participante para
que perciba que su asistencia
ha merecido la pena.
Durante muchos años, tener
u n p o n e n t e d e f a m a
internacional que diera la
conferencia inaugural, era
uno de los indicativos y
motivo principal de atracción
del evento. A menudo,
también era una de las
inversiones importantes del
presupuesto. Pero en los
últimos años, podemos
encontrar muchas de estas
conferencias magistrales
accesibles en internet. Y por
lo tanto el valor que tenía ya
no es el mismo.
Los participantes reclaman
su protagonismo activo en
el evento; quieren poder
interactuar y discutir con los
ponentes, hacer networking
con otros asistentes y tener
a c c e s o a t o d a l a
documentación y contenidos
para digerirlos en cualquier
momento y desde cualquier
lugar. Y para que esto sea
posible es necesario un
cambio completo de enfoque
en el modelo de organización
de congresos y eventos.
Como decía Ismael Peña (ver
entrevista más adelante)
Flippin’ the congress. Ya no
basta con añadir 15 minutos
d e n e t w o r k i n g e n l o s
entretiempos del evento, hay
que priorizar y organizar el
programa y el espacio para
que ese networking sea fácil
y efectivo. ¿Y por qué no
hacer todo lo posible para
que ya empiece online antes
del propio evento? Éste es
sólo un pequeño ejemplo de
un posible cambio que ya
e s t á e n m a r c h a , y l a
tecnología nos facilita
muchos más.
Hemos querido recopilar en
formato ebook muchos
contenidos publicados en el
blog de Wonference para
organizar la información e
introducir algunos de estos
cambios paso a paso.
Esperamos que sea de
vuestro interés.
EVENTEBOOK
Con la sobreabundan-
cia de información,
canales y eventos, no
es suﬁciente con
ofrecer eventos de
calidad. Hay que ir
unos pasos más allá.
Foto de ﬂickr Marcthiele
Wonference.com
Los 4 elementos clave en los eventos y congresos actuales.

2
Contenidos
Capítulo 1: Organización de eventos y congresos
- Flippin’ the Congress: entrevista a Ismael Peña-López..................................................... 4
- 10 Recomendaciones para organizar un congreso o jornada........................................... 6
- 6 ideas para aprovechar el tiempo de espera en un congreso o evento......................... . 7
- Congresos y eventos híbridos o completamente virtuales................................................ 8
- 10 claves a aprender de los eventos TED........................................................................ . 9
- Organización del congreso de bloggers de viajes: entrevista a Mireia Salvador............. 11
- Aprovechar las oportunidades del período postcongreso............................................... 12
- Green events, eventos sostenible.................................................................................... 13
Capítulo 2: Redes Sociales y Networking
- Infografía: promueve tu evento con las redes sociales...................................................
16
- La comunidad de tu congreso en twitter......................................................................... 17
- 12 herramientas para proyectar twitter en un congreso.................................................. 18
- Live blogging para cubrir congresos, jornadas y eventos............................................... 19
- ¿Qué es un Elevator Pitch? Recursos e ideas para presentarse.................................... 20
Capítulo 3: Vídeo y nuevas tendencias
- Aprovecha el potencial del vídeo para promocionar tus eventos ..................................
22
- Graphic recording: entrevista a Pernan Goñi .................................................................
24
- 10 claves de como la tecnología cambia los eventos....................................................
26
- Nuevos formatos, tecnologías y tendencias en congresos y eventos............................
27
- Lego Serious play............................................................................................................ 28
Sobre Wonference........................................................................................................... 29

3
EVENTEBOOKCapítulo 1: Organización de eventos y congresos

4
Como académico e investigador Ismael
participa en muchos eventos a lo largo del
año, bien como asistente, como ponente y
como organizador. Nos interesaba muchos
su experiencia por tener esta visión holística
y global de los eventos y congresos.
¿Qué es para ti lo más importante en
un congreso?
Para mi ahora lo más importante es que la
parte formal del congreso, ya se dé por
supuesta, y que el congreso sirva para
conversar. Lo diré de otra forma, le
podríamos llamar “flippin’ the congress”.
Por ejemplo, que el programa ya incluya
todos los abstracts y a poder ser los
contenidos completos, ya antes de llegar. Y si
no puede ser, que los tenga al momento de
llegar; que cuando llegue a la sala de
conferencias pueda tener el texto entero. O
bien los han colgado, o me los han enviado,
o me los dan en un pendrive. Mucho mejor si
está colgado. Lo que quiero en ese momento
es hablar del tema, comentarlo en Twitter,
etc. Quiero poder hacer Live Blogging, lo que
significa que si tengo el paper entero puedo ir
a buscar una cosa que me he perdiod, una
referencia, etc.
Por lo tanto, para mi lo importante
del congreso no es que esa persona esté
allá, sino que estemos todos en ese
momento sintonizando en el tiempo. Para
mi la sala de conferencias ya no es tan
importante. Creo que es más importante que
el congreso pase online, incluso para los que
están en la sala, que no que esté todo
perfecto, la comida sea perfecta, pero no
haya wifi. Wifi en el sentido amplio de la
palabra: yo quiero estar allá como un
congreso aumentado o flippin’ the congress.
Ya me lo leeré en casa o durante una
conferencia que no me interese, pero quiero
comentar con los otros si lo han entendido
igual, poder tomar notas, poder interrumpir a
la persona, etc. Todo lo que hay alrededor del
congreso que antes no pasaba, o pasaba
mucho después del congreso, que ahora
pase en aquel momento. Para mi esto es lo
más importante, que haya esta conversa real.
¿Y cómo se puede fomentar esto
tecnológicamente?
Yo creo que es mejor una wifi sin
congreso que un congreso sin wifi. Para
mi la wifi es fundamental. Y entiendo wifi en
el sentido muy amplio: una web con mucha
información, un hashtag pactado por la
organización, no creo que haga falta el
timeline de twitter fuera, porque tu ya lo
tienes en el ordenador, pero sí que haya
“Para mi ahora lo más importante es
que la parte formal del congreso, ya
se dé por supuesta, y que el congreso
sirva para conversar. Lo podríamos
llamar Flippin’ the congress”
Ismael Peña-López
Flippin’ the Congress
Entrevista a Ismael Peña-López
Ismael Peña-López es profesor de los
Estudios de Derecho y de Ciencia Política
de la Universitat Oberta de Catalunya, e
investigador en el Internet Interdisciplinary
Institute y el eLearn Center de la misma.
Doctor en Sociedad de la Información y el
Conocimiento, trabaja en el campo de las
Políticas Públicas para el Desarrollo, con
especial foco en las TIC (TIC para el
desarrollo, brecha digital, etc.). Puedes
seguir toda su actividad a través del
renovado portal ICTlogy.net
Ismael tiene una gran experiencia en
congresos, participa muy activamente en
m u c h o s e v e n t o s a l a ñ o , c o m o
conferenciante y como participante, y en la
mayoría de ellos haciendo un seguimiento y
una cobertura de liveblogging muy detallada.
Ismael Peña-López Foto: Docsearls
Organizacióndeeventosycongresos-EVENTBOOK

5
streaming para que la gente de fuera pueda
estar también al congreso aportando enlaces,
comentarios, etc. Es verdad que el 80% de
las cosas que pasan en streaming son el
titular y todos lo estamos viendo. Pero
tampoco es malo porque de todo esto tan
denso que está explicando la persona, ¿cual
es el titular?, pues es este.
Si tuviera que prescindir de alguna
cosa, prescindiría del congreso, y que todo
esté en internet, grabado, aunque no sea
streaming, que tengas los papers, que tengas
la conversa, que pueda acceder físicamente
a la lista de personas que han participado,
que alguien publique la lista de las 10, 20, 30
o 500 personas que han estado tuiteando.
Prefiero eso que un congreso típico. Por eso
para mi estos lemas de mejor una wifi sin
congreso que un congreso sin wifi o el
flippin’ de congress, son dos lemas
importantes.
Para mi el esfuerzo en preservar la
información, una cosa que ya has creado,
que incluye subir los powerpoints a
Slideshare (ya sea en el canal del congreso o
en otra parte), que esté abierto el twitter, que
esté abierto el streaming, que los papers
estén en repositorio abierto. Que todo lo que
era tácito, ahora sea explícito para mi es
fundamental y la tecnología lo permite. A
veces supone un trabajo añadido pero en el
90% de casos son cosas que ya haces: el
powerpoint ya lo hacías, grabar ya lo hacías
para ti.
Creo que a veces nos perdemos en
las formas, que los vídeos estén super bien
editados, que la calidad del vídeo y del audio
sea excelente, que el twitter esté bien
moderado y haya tres alfa twitters o twitter en
fila 0, etc. Son aquellos bloggers o personas
de twitter que esten pendientes de eso. Por
ejemplo dos personas, una con el twitter
oficial del congreso y otra con el hashtag.
Otro colgando fotos, otro realizando el vídeo,
etc.
Si todo esto se tiene, muy bien, y al
final se nota, pero si no se tiene no pasa
nada. Con una cámara fija, si no se ven las
diapositivas, se pueden colgar en slideshare.
Creo que la gente entiende que eso es en
tiempo real y se puede hacer “cutre” , porque
lo que importa es el contenido no la forma.
Después si se quiere vender, ya pediré la
forma. Creo que a veces perdemos los
papeles por la forma o perdemos
oportunidades de hacerlo porque no lo
haremos suficientemente bien.
R e s u m i e n d o : t e c n o l o g í a b á s i c a ,
contenidos a la red, con redes sociales si
hace falta, no es necesario hacerlo todo
nosotros y una wifi abierta con un
hashtag.
¿Cuál sería la duración ideal de un
congreso?
Me atrevería a decir que dos días es lo
óptimo. A partir de tres días ya puedes
tener conflictos con el trabajo, ya que los
congresos no suelen ser en vacaciones. Y un
día, a no ser que sea una cosa muy
específica de un tema muy pequeño, es fácil
que se queden cosas en el tintero. Mejor no
apretarlo y ponerlo en dos días, que no un
día super animal. Esto es totalmente intuitivo
desde mi experiencia propia. En dos días da
tiempo a identificar los blogs que han
hablado de ello, que se pueda colgar el
material que no se había podido colgar antes,
y siempre tienes un segundo día como de
repesca o repetición de las mejores jugadas
del primer día. Para mi dos días es lo mejor.
Pero también depende de lo que pase
antes del congreso. En el último congreso
de tecnología educativa que hicieron en
Barcelona en enero, experiencia propia en
este caso, conseguimos organizar un
subsimposio dentro del congreso, que
éramos 5 personas hablando de PLEs
(Personal Learning Environments) y lo chulo
es que todos colgamos los powerpoints una
semana antes. El que tenía más, tenía casi
2500 visitas y el que menos, 1700 visitas y
¡antes del congreso! Había 8 tracks paralelos
y el nuestro era en el que había más gente;
no porque fuera el mejor sino porque la gente
se había podido hacer una idea de loa que
sería. Y esto tiene mucho que ver con la
duración. Si consigues trabajarlo mucho
antes, puedes hacer una cosa muy
compacta y si no necesitas esponjarlo
más para que la gente pueda hablar más
entre pasillos, etc.
Todos los contenidos que genera Ismael, que
son muchos y de gran calidad, los comparte
con licencia Creative Commons, así que te
invitamos a que bucees en su web, por
ejemplo en el apartado de Live Blogging o
conference reviews.
Flippin’ the Congress
Entrevista a Ismael Peña-López

6
Queremos recoger algunas consideraciones
que a partir de nuestra experiencia y de la de
otras personas, sirvan de recordatorio a
aquellas personas que están iniciando el
proceso de organización de un congreso o
jornada.
1. Uno de los primeros pasos, y más
importante, es concretar una fecha y un
lugar. Para ello, habrá que tener una
previsión de asistentes para poder
reservar el espacio en función de ese
número de participantes esperado.
C u a n t o a n t e s s e c o n f i r m e e s t a
información, antes se puede arrancar la
maquinaria, la difusión, reservas de
alojamiento, y todo lo que continua.
2. Ofrecer la posibilidad de una inscripción
anticipada “early bird” con algún tipo de
descuento o regalo, tiene dos grandes
beneficios. Por una parte, empezar a
ingresar dinero necesario para ir pagando
otros gastos del evento, y por otro hacer
una primera previsión de cuanta gente va
a asistir o ha mostrado su interés. En
función de esta información podremos ir
ajustando los números del presupuesto.
3. Será muy importante contar con un
comité organizador cohesionado y de
confianza. Si cada miembro asume sus
responsabilidades y tareas, el trabajo es
mucho más llevadero.
4. Diseñar una planificación temporal
detallada, que incluya las diferentes
partes del proceso y que tenga en cuenta
las circunstancias de cada período. Por
ejemplo, evitar abrir un call for papers
justo antes de vacaciones. Y ser muy
realistas en los plazos en los que la
organización tiene que ir concretando a
cada apartado.
5. También es importante confirmar la
asistencia de los keyspeakers
invitados lo antes posible. Por un lado,
para asegurase que podrán asistir, y por
otro, para utilizarlo en la campaña de
difusión a modo de noticia.
6. Diseñar una estrategia de comunicación
y promoción del evento. A partir de
identificar nuestro público objetivo, detallar
diferentes formas de llegar a ellos y
secuenciarlas en el tiempo. Des de la
propia web del evento, mailings, boletines
y listas de distribución, anuncios en
revistas especializadas, etc.
7. U n o d e l o s p u n t o s f u e r t e s d e l
presupuesto es el servicio de catering,
cafés y comidas. Es difícil saber con
exactitud el número final de participantes
pero si que podemos comparar diferentes
opciones y analizar que necesitamos
exactamente. Decidir si las comidas de
almuerzo están incluidas o no desde el
principio nos ayudará a calcular mejor los
precios totales finales. O por ejemplo el
hecho de terminar el evento al mediodía
de la última jornada en lugar de por la
tarde, como se hace en algunos sitios,
ahorra una comida.
8. Durante el evento, sé muy escrupuloso
con el tiempo y cumplimiento de los
horarios. Los participantes ya se han
organizado el día en función del programa
y de sus intereses, cualquier modificación,
retraso o alteración puede causar
confusión y molestias.
9. La mayoría de participantes asiste a los
congresos, jornadas y eventos para
interactuar con otras personas. No
menospreciar estos espacios y ser flexible
(con tiempos y espacios) para favorecer el
networking y la interacción entre
participantes. El uso de una plataforma
como Wonference, permite que los
participantes ya se puedan poner en
contacto antes del evento y mantenerlo
a posteriori.
10. No dejar nada para el último momento.
Ya hemos comentado la variedad de
factores que van a influir en el proceso de
organización, como si de un puzle se
tratara. Cuando menos tiempo de
reacción nos quede, más difícil será hacer
encajar todas las piezas. Por lo tanto, hay
que ir confirmando cada apartado lo antes
posible y tener margen y flexibilidad para
modificar o ajustar pequeños detalles de
última hora.
10 recomendaciones para organizar
un congreso o jornada
Organizar un congreso, unas jornadas, un simposio, un taller o
cualquier otro tipo de evento, es un proceso complejo en el cual
intervienen una serie mayor o menor de variables, en función de su
dimensión.

7
Aprovechar estos momentos para enriquecer
la experiencia del participante, puede ser una
cosa muy simple pero que aporte un valor
añadido y que disminuya la sensación
negativa de espera.
En muchos grandes congresos, es normal
que se produzcan largas colas para
identificarse y recoger la documentación.
Cuando hablábamos del uso de códigos QR
en las acreditaciones para congresos, iba un
poco en esta línea. Un sistema rápido que
permita identificar a las personas al entrar y
que no tengan que hacer cola para ser
buscadas en una lista. La entrega de material
es mucho más rápida si ya han sido
identificados.
Pero como no siempre podremos evitar las
colas o tiempos de espera, lo que sí
podemos hacer es darle valor a este tiempo y
ofrecer una experiencia más agradable al
participante. A continuación algunas ideas:
• Fomentar el networking, dedicando una o
dos personas (pueden ser voluntarios) para
que dinamicen las colas e interactúen con
los participantes que están esperando para
invitarles a presentarse con las personas
que tienen delante y detrás. Algo así como
“tenéis un minuto para presentaros a las
personas de la cola” puede motivar que
algunos de ellos empiecen a interactuar,
dejando un poco al lado el hecho de que
están en una cola esperando.
- Otra idea interesante es entregar el
programa impreso (si lo hay) a las personas
que están a la cola para poder empezar a
planificar las sesiones que más les
interesen y que la persona que los entrega
vaya preguntando si ya han mirado lo que
más les interese, oriente en la distribución
de espacios, etc.
- Muchas veces el coffee break se organiza
de tal modo que centenas de personas
salen a la vez de un auditorio y solo hay
dos mesas donde los camareros sirven el
café. Todo el mundo querrá tomar un café o
una bebida y si la espera es larga, el tiempo
para hacer networking se reduce mucho y
crea una frustración generalizada esperar
20 minutos por un café. El sistema self-
service es mucho más rápido y efectivo
permitiendo crear más mesas de
autoservicio.
- Colgar información práctica y hacerla
disponible en la documentación, como la
red y contraseña wifi, ubicación de salas,
etc. ayuda a los participantes a preparase y
tienen una referencia donde buscar durante
estas pausas.
- También puede ser interesante para poner
en práctica en momentos de espera, por
ejemplo cuando falla la proyección de una
presentación en un gran auditorio,
dinamizar de nuevo el networking. De forma
que el presentador pueda dar unas pautas
muy simples para que los asistentes se
presenten de forma breve con los que
tienen alrededor, intercambien tarjetas y se
saluden.
- Y aunque no siempre es posible, tener una
mesa con 5 o 10 ordenadores conectados a
internet, permitirá a aquellas personas que
no tienen su ordenador, acceder a internet
durante estos intervalos y aprovechar más
su tiempo.
Inspirado en algunas aportaciones de
conferencebasics.
“Hay varios momentos durante un
congreso o jornada en los que hay
que esperar, pausas, tiempos
muertos o transiciones”
6 ideas para aprovechar el tiempo
de espera en un congreso o evento

8
Wonference ha sido concebida, además
de ayudar y facilitar todo el proceso de
gestión y organización, para introducir el
componente híbrido en los congresos,
jornadas y eventos presenciales.
Pero además, teniendo en cuenta ya desde
el inicio las nuevas tendencias en el mundo
de la organización de eventos, y buscando
alternativas para reducir los costes y
maximizar la difusión internacional, también
ofrecer la posibilidad de gestionar congresos
completamente online.
Son muchas las personas que asisten a
congresos alrededor del mundo por el
aliciente añadido de viajar y conocer otros
destinos. Y desde Wonference, queremos
complementar este componente de viajar, no
substituirlo. Aquí es cuando aparece el
concepto de congreso híbrido. Por un lado
mantener las ventajas y beneficios de los
encuentros presenciales, cara a cara y en
persona, y por el otro añadir toda la
potencialidad del entorno virtual para
ampliar las interacciones, la participación
y la difusión del propio evento, entre
otros.
Así por ejemplo, en un congreso presencial,
el hecho de abrir salas de discusión online
permite que las personas que no han podido
asistir al evento, pueden discutir y participar
desde la distancia. Son ya bastantes los
congresos que ofrecen una modalidad de
inscripción online, para las personas que no
pueden asistir, pueden participar. De esta
forma, el organizador gana participantes, que
de otra forma no podrían asistir.
Además, utilizar canales en redes sociales
como Facebook o Twitter, amplía la difusión
del propio evento… uso de hashtag para que
discuten y aporte conocimiento personas
externas al congreso…
Si los congresos híbridos son aquellos
que combinan la presencialidad con la
virtualidad, la flexibilidad de Wonference
también permite la gestión y organización
de congresos totalmente virtuales. A pesar
de limitar al interacción al entorno virtual,
ofrecen otros beneficios, como el importante
ahorro económico en desplazamientos,
alquiler de salas, caterings, etc.
Congresos y eventos híbridos o
completamente virtuales

9
¿Por qué los eventos TED y TEDx tienen
esa magia y atracción que hacen que
todo el mundo quiera participar y se
sienta un privilegiado al poder asistir?
Algunas respuestas:
- Muchos de ellos son eventos gratuitos.
- Selección previa (o simulada) de
participantes; te hacen sentir un elegido y
privilegiado.
- Crean comunidad con antelación.
- Mantienen el debate vivo desde
semanas antes del evento
- Actualizan y informan sobre el evento
con regularidad.
- Uso de redes sociales en todos los
sentidos.
¿Es posible integrar algunas de estas
consideraciones en cualquier otro
congreso o evento?
Sí, sin duda. Y si lo integramos desde el
comienzo, no va a suponer ni un coste ni un
esfuerzo añadido, y en cambio va a
recompensar y aportar mucho valor al evento
y a los participantes.
En el blog Mohitpawar recogían algunas
consideraciones, aplicables para este tipo de
eventos.
1.Tiempo: empezar la difusión y acción en
redes sociales 100 días antes de la fecha.
Seguramente, para congresos con proceso
de call for papers este timing sea
demasiado justo. También recomiendan que
la jornada sea de 9:30 a 17:30, empezando
una hora antes el proceso de registro y
bienvenida.
2.Ponentes: en el caso de las TED, los
speakers son la clave. Pensar en ponentes
que realmente consigan atraer a la
audiencia, que se ajusten al tiempo
establecido y compartan con los
organizadores el tema de su presentación
por lo menos dos semanas antes de la
fecha. Contar con ponentes de reserva
siempre es recomendable por si alguno falla
a última hora, incluso gravados en vídeo
para poder sustituir la baja. Si al final todos
pueden asistir, las charlas en formato vídeo
se pueden subir a la web como contenido
extra para después del evento.
3.Testear el escenario: aunque cada vez
más la tecnología utilizada en auditorios y
salas de conferencias ya ofrece la fiabilidad
suficiente, a última hora puede faltar un
conector, un extensor de cable o que la voz
de un micro inalámbrico no sea capturada
por la cámara de vídeo… Estos pequeños
detalles, si se han probado con antelación,
dan muchas más tranquilidad a los
organizadores.
4.Comunidad: en la mayoría de TED talks,
s o n m u c h a s l a s p e r s o n a s q u e
voluntariamente apoyan a la organización
en diferentes áreas. En cualquier área de
conocimiento, seguro que hay personas
dispuestas a ayudar voluntariamente, ya
sea dinamizando el canal de Facebook los
meses antes, moderando un foro de debate
o colaborando en la difusión del evento. No
menospreciar el gran trabajo que pueden
hacer todas estas voluntarias.
5.La Web: tener una web es un recurso muy
importante como portada y agregador de
toda la información del evento, así como el
lugar donde dirigirá a los usuarios desde
otras redes sociales. Social: utilizar
Facebook y Twitter ayuda a ampliar nuestra
audiencia y llegar a más personas, a
comunicarnos con los interesados de forma
más efectiva, dinámica y participativa.
6.Vídeo: utilizar canales de vídeo como
plataformas de difusión y comunicación
ayudaran a llegar a una mayor audiencia.
Pero además contar con el añadido del
vídeo streaming, ofrece la posibilidad de
llegar a personas que no estarán allá
presencialmente y a seguir discutiendo los
contenidos en la web una vez finalice el
evento.
7.¿Gratis o pagando?: en el blog
recomiendan que establecer un precio de
10 claves a aprender de los eventos TED
TED
>>

10
inscripción, aunque sea módico, evitará que
se inscriban personas que después no
asistirán y permite hacer unos cálculos más
ajustados del número final de participantes.
En el caso de eventos gratuitos,
dependiendo del contexto, se suele contar
entre un 10 y un 20% de inscritos que
finalmente no asistirán.
8.Entretenimiento: contar con algunos
momentos de distensión durante cada
jornada ayuda a romper el hielo y relajar a
los participantes. Aprovechar para invitar
grupos locales a participar.
9.Intermedios: la mayoría de personas que
asisten a un evento, congreso o jornada, es
para intercambiar experiencias y hacer
networking con otros participantes. Esto
solo será posible si habilitamos los espacios
y el tiempo para ello. A menudo los
coffebreaks se ven reducidos porque las
sesiones se han alargado más de la cuenta,
pasando de 30 minutos a 15 o menos, con
lo que es prácticamente imposible hacer la
cola para el café, ir al baño y entablar
conversación con otros participantes. En el
artículo “6 ideas para aprovechar el tiempo
de espera en un congreso” recogíamos
algunas consideraciones al respecto.
10.Comida: relacionado con el punto
anterior, es importante dejar el tiempo
necesario para las comidas. Si no se va a
servir en el mismo edificio y hay que
desplazarse, permitir entre 10 y 20 minutos
extras.
10 claves a aprender de los eventos TED

11
Mireia Salvador nos explica como
organizan el Congreso de Bloggers de
Vuelta al Mundo, cuales son las partes
más importantes en el proceso y nos da
algunas recomendaciones para todas
las personas que quieran organizar
un congreso o jornada.
En su caso, se trata un congreso de un día, con
30 micro-ponencias de 15 a 30 minutos, con 5
minutos para preguntas y con una puesta en
escena muy dinámica. Cuentan con unos
350-400 participantes en cada edición.
Uno de los primeros pasos al organizar un
congreso consiste en identificar el público
objetivo a quién se quiere llegar, que quieres
conseguir con este evento, dónde quieres llegar
y quién quieres que sea tu audiencia, tu
auditorio.
A partir de aquí, hacer una previsión de
asistencia para encontrar una sala que se
adapte a estas condiciones; con una sala
demasiado pequeña se puede morir de éxito y
una demasiado grande, puede parecer un
fracaso.
La gestión de más de 30 ponentes y muy
ajustado de tiempo, como en el caso del
Congreso de Bloggers de vuelta al mundo, es la
parte más complicada de gestionar. Como
mínimo, un congreso de estas características
(que no tiene Call for Papers) requiere 6-8
meses de organización, siendo la parte de
conseguir patrocinios la que va a requerir mayor
dedicación.
Las tecnologías son esenciales para la
gestión y organización del congreso. Ya sea
para la difusión previa, como la gestión de
inscripciones, etc. No utilizan publicidad ni
medios de comunicación tradicional, las redes
sociales y los blogs de los ponentes se
convierten en el principal motor de difusión
del evento. Han creado un grupo en Facebook
que les permite ir manteniendo la comunidad
interesada, con noticias, actualizaciones e
informaciones de su interés.
Organización del congreso de
bloggers de viajes
Entrevista a Mireia Salvador
Puedes ver esta entrevista entera aquí: http://wonference.com/site/blog-events/
recomendaciones-para-organizar-un-congreso-entrevista-mireia-salvador/

12
Antes del congreso, la mayor preocupación
de los organizadores se centra en promover
y difundir el evento; por un lado para
conseguir patrocinadores y sponsors y por el
otro para conseguir atraer a los participantes.
Durante el congreso, se genera el debate,
la discusión, el networking y las
interacciones. Pero después del congreso…
¿no hay nada?
Normalmente se mandan los
certificados pasados unos días y no se
vuelve a contactar con los participantes hasta
el anuncio del siguiente congreso.
En este artículo de ConferenceBasics,
recogían algunas claves para aprovechar
todas las oportunidades que brinda el
período post congreso.
Para los organizadores, se está
perdiendo una gran oportunidad de
aprovechar todo el esfuerzo de implicación y
motivación conseguido previamente, para
seguir captando la atención de los
participantes por más tiempo. Si se deja
enfriar hasta la siguiente edición es mucho
más difícil reactivar a todas esas personas
que ya estaban interesadas y motivadas, que
si se fuera manteniendo la conversación con
ellas a lo largo de este tiempo de transición
entre ediciones.
Este período también es un bueno
momento para recuperar y filtrar todo el
contenido que se produjo durante el evento y
que algunos participantes no descubrieron.
Hacer una buena selección y presentación de
estos contenidos e irlos facilitando
pausadamente, invitará a estas personas a
seguir discutiendo y accediendo al
conocimiento generado, a su ritmo.
Otra de las recomendaciones del artículo
consiste en planificar este período, ya
desde antes del propio congreso. Saber
que herramientas vas a utilizar (web, blog,
wiki, emails, boletines, redes sociales…) y
como irlas preparando para cuando las
tengas que utilizar.
Crear una lista de tareas y asignarlas a
personas también ayudará a dividir el trabajo
y repartir responsabilidades. Debido a la
intensidad y gran esfuerzo que requiere el
evento, lo más normal es que cuando termine
las reservas de energía para seguir
dinamizando la comunidad y trabajando en
ella estén al límite. Por eso la importancia de
hacer este trabajo con anterioridad, y dejarlo
todo muy preparado facilitando el trabajo que
habrá que hacer con posterioridad. Desde las
plantillas de email, secciones en la web para
cargar contenidos, los certificados, galería de
fotos, entrevistas, encuestas, clip de prensa,
etc.
Finalmente, aprovechar el contenido que
comparten los participantes en redes
sociales y intentar facilitar que se encuentre
y se relacione (proponiendo etiquetas
comunes, etc.). Redifundir y destacar el
contenido que los propios participantes
comparten y crean es otra forma de darles
valor y que se sientan más partícipes,
motivando a que sigan creando y
compartiendo contenidos. Nos referimos a
twitter, facebook, blogs, instagram,
pinterest, etc.
En conclusión, contemplar la fase post
congreso como una fuente de valor y
oportunidades, que se debe incorporar y
trabajar en la fase de preparación del propio
evento, antes del acontecimiento, para tener
el máximo de recursos ya solucionados
cuando se necesiten en esta fase posterior.
“Para que esta conversación se
produzca, tiene que basarse en una
relación bidireccional, ofreciendo
algún valor, más que el de mandar
noticias o recordatorios. Dales algo
valioso y te retornará valor. Por
ejemplo implicar más a estos
participantes en definir las nuevas
líneas de la nueva edición, elegir
algunos temas, etc.”
Aprovechar las oportunidades dels
período postcongreso

13
Los congresos y eventos son situaciones
donde se reúnen muchas personas y
quepueden impactar positivamente en la
economía local donde se realiza el
encuentro. Pero también pueden tener un
alto coste para el medio ambiente; lo
participantes necesitan recursos, ya sea en la
sede como en los alojamientos, del tipo agua,
electricidad, climatización, etc. Además de la
generación de residuos que genera la
r e u n i ó n d e m u c h a s p e r s o n a s
simultáneamente.
El concepto de Green events o
eventos sostenibles, surge a raíz de tomar
conciencia de esta situación, procurando el
mayor impacto local positivo a la vez que
disminuyendo al máximo el impacto
negativo. Así, estaríamos hablando de un
evento que ha sido diseñado para ser
ambiental y socialmente responsable,
reduciendo el consumo de recursos
energéticos y la generación de residuos, a la
vez que teniendo en cuenta el entorno social
donde se realiza.
E s t a t a b l a , i n s p i r a d a e n l a
introducción de la guía “Green event
guidelines” de Durban, intenta sintetizar
algunas acciones que nos pueden ayudar a
transformar nuestros eventos en encuentros
más sostenibles y respetuosos con el medio
ambiente.
Green events, eventos sostenibles
En primer lugar, decidir hasta donde
queremos llegar. Pensar bien de que
recursos disponemos y que implicación
requerirá cada acción. En segundo lugar, es
r e c o m e n d a b l e b u s c a r s o p o r t e d e
profesionales o personas con más
experiencia. En tercer lugar, identificar
personas que puedan jugar un papel
protagonista y difundir más las acciones
(desde los proveedores, las sede,
transportes, etc.). A continuación hay que
incluir todas estas acciones en los planes de
comunicación para que todos los implicados
sean conscientes de que se están llevando a
cabo y colaboren. Finalmente, hacer una
reflexión y análisis de los objetivos
conseguidos y del impacto de las acciones
para aprender en que punto mejorar y que
acciones han sido las más efectivas.
>>

14
Recuerda que una de las mejores reglas a
tener en cuenta es la de las tres R: reducir,
reusar y reciclar. Podemos reducir el uso de
impresiones y documentación que se ofrece
en papel, así como los recuerdos o regalos
promocionales. Es mejor invertir en un
obsequio útil que el participante quiera
guardar y seguir utilizando, que una bolsa /
carpeta / artefacto que va a dejar en la
habitación del hotel y terminará a la basura.
En el último congreso del World Wide Web
Conference celebrado en Rio de Janeiro,
toda la información estaba en un usb de
bambú, la bolsa era de algodón orgánico
reciclado y a cada asistente se el entregaba
un bidón de agua (como el utilizado en las
bicicletas) que podía rellenar en las
diferentes “fuentes” de agua fría instaladas.
O una acción tan simple como explicar muy
clara y gráficamente el proceso para llegar a
la sede del evento en transporte público, e
incluso regalar algún billete, animará a los
participantes a utilizar el transporte colectivo.
Son muchos los pequeños detalles que
pueden ir cambiando las cosas y mejorando
el entorno, a la vez que los participantes
toman conciencia y contribuyen al impacto
positivo del desarrollo local. Para ellos es
importante un buen plan de comunicación y
que se expliquen y se difundan estas
iniciativas, así como un plan de análisis y
reflexión para seguir mejorando.
R e c u e r d a q u e h a y f u n d a c i o n e s e
instituciones que patrocinan y ofrecen becas
y ayudas para temas medioambientales y de
sostenibilidad.
Green events o eventos sostenibles
Enlaces recomendados:
• [Link] Green event checklist UCalgary
• [PDF] Guía Ajuntament de Barcelona
• [PDF] Green event Checklist US
Agriculture Department
• [PDF] Green event guidelines in Durban

15
EVENTEBOOKCapítulo 2: Redes Sociales y Networking

16
1. Twitter
- Crea una etiqueta fácil de recordar y que
identifique tu evento.
- Imprímela y difúndela entre los participantes
- Anima a los ponentes a tuitear utilizando
esta etiqueta
2. Facebook
- Crea una página y actualízala con
regularidad.
- Invita a los participantes a compartir y a
aportar contenidos.
3. Linkedin
- Crea un grupo en Linkedin e invita a unirse
a todos los participantes para fomentar el
networking y la interacción entre ellos.
4. Youtube
- Crea un canal y cuelga vídeos de
ponencias, entrevistas y otros contenidos
relevantes.
- Rellena el apartado de descripción y
etiquetas para mejorar la indexación de estos
contenidos.
Infografía: promueve tu evento con
las redes sociales
RedesSocialesyNetworking-EVENTBOOK

17
Twitter tiene muchas funciones y utilidades,
sobretodo en comunicación e interacción. En
otro post veremos algunas de estas
funcionalidades aplicadas a dinamizar la
participación a un congreso o jornada
pero en este post empezaremos por el
p r i n c i p i o y a n a l i z a r e m o s a l g u n a s
herramientas que nos ayudaran a crear o
ampliar nuestra comunidad.
Por un lado, Twitter nos permite
mantener informados a antiguos
participantes y recibir su feedback e
interacción. Pero también es una
herramienta muy eficaz para dar a
conocer el congreso o jornada a otras
personas.
En primer lugar, es recomendable utilizar el
mismo nombre de usuario de twitter cada
año, creando una etiqueta específica para las
nuevas ediciones del congreso, pero
manteniendo a todos nuestros contactos de
año en año sin crear un usuario nuevo.
Para ir ampliando nuestra comunidad,
tenemos que ir siguiendo a otros usuarios a
quien les pueda interesar nuestro evento. Si
les interesa nuestra cuenta, nos van a
empezar a seguir. Aunque a todos nos hace
ilusión contar por miles nuestros seguidores,
no nos sirve de nada tener seguidores que
no están interesados y nos ignoran. Es
preferible seguir a menos gente pero
conseguir que estos realmente nos sigan a
nosotros. Esto nos ofrece una relación más
próxima y efectiva con la mayoría de
nuestros seguidores.
A través del buscador de Twitter, podemos
encontrar personas que comparten intereses
relacionados con nuestro congreso y a los
que podemos seguir. También podemos
identificar cuentas relevantes en ese sector,
como personalidades, revistas, publicaciones
y webs o portales de referencia.
A medida que la lista de personas a las que
seguimos va creciendo, es aconsejable dejar
de seguir a los que no están interesados en
nosotros. Para eso, podemos utilizar algunas
herramientas que ayudan a la gestión de
los seguidores en twitter y facilitan dejar de
seguir a los que no nos siguen.
Enlaces recomendados:
• [Link] Green event checklist UCalgary
• [PDF] Guía Ajuntament de Barcelona
• [PDF] Green event Checklist US Agriculture
Department
• [PDF] Green event guidelines in Durban
La comunidad de tu congreso en
twitter
Tweepi: un gestor de followers y
estadísticas.
ShoTools: es una de las herramientas
más completas, con gestión de
contenidos, audiencia, followers, etc.
JustUnfollow: la versión gratuita permite
dejar de seguir a los usuarios que no té
siguen.
ManageFlitter: permite dejar de seguir a
los usarios que no te siguen de forma
rápida (la versión gratuita limitada a 100
usuarios por día).

18
12 herramientas para proyectar
twitter en un congreso o evento
Son muchas las herramientas que
permiten proyectar un streaming de
twitter en tiempo real en un
congreso, a partir de una etiqueta o
hashtag van actualizando los
nuevos mensajes que contienen
esa etiqueta. Son muchos los
eventos, congresos, jornadas y
seminarios que utilizan twitter para
crear una comunidad entorno a su
área de interés e irles notificando
novedades antes del evento. Pero
cuando llega el día del evento,
permite una interacción en tiempo
real entre los asistentes y incluso
los que no estén allá físicamente.
Ya publicamos otro post, sobre el
uso de twitter en un congreso o
jornada, y en este artículo vamos un
paso más allá y presentamos una
selección de herramientas para
ofrecer interacción a tu comunidad,
así como abrir el debate a otras
personas interesadas.
Recuerda que el uso de etiquetas o
hashtags en twitter, las palabras
que empiezan con la almohadilla #,
no tiene ningún control posible, y
cualquier persona puede añadir
esta etiqueta en sus mensajes. A
veces se pervierte su uso para
p u b l i c i d a d n o d e s e a d a o
simplemente molestar. Algunas
opciones de pago permiten filtrar los
mensajes no deseados.
También es recomendable el
artículo de Enrique Dans “Utilizar
backchanels (streaming de twitter)
en los congresos”.
“ C u a n d o s e h a c e b i e n , u n
backchannel es un fantástico
recurso para poder adaptar el
mensaje en tiempo real a las
demandas de la audiencia y entrar
en una dinámica conversacional, o
para generar mesas redondas en
las que el público deja de ser
simplemente “audiencia” y para
sentirse en un papel mucho más
participativo. Pero cuando se hace
mal, el backchannel puede
convertirse en una fuente de
distracción incómoda, en un lugar
p a r a e x p r e s a r p r o t e s t a s o
reclamaciones, o incluso en un
patíbulo para el linchamiento
público. [...] “El backchannel
proporciona una gran libertad de
expresión a los asistentes, pero
como toda libertad, el ejercicio de la
misma debe hacerse con cierta
responsabilidad. Responsabilidad
que, en muchos casos, no hace
acto de presencia, o se ve sometida
a dinámicas de grupo que,
amparadas en muchos casos por el
anonimato, pueden llegar a suponer
una degeneración de la imagen de
la conferencia o un problema
p r o t o c o l a r i o c o n l o s
conferenciantes”.
Hay muchas opciones gratuitas y
otras de pago que ofrecen más
opciones de configuración y
personalización.
Aplicaciones gratuitas:
Visible Tweets
Tweetwally
Twijector
Tweet chat
Twubs
TweetBeam
Tweet Exposure
Another tweet on the Wall
Aplicaciones de pago: Una de las
ventajas es que permiten
personalizar mucho más el
stream, bloquear o moderar
previamente, destacar algún tuit
concreto, etc.
Paratweet
Refynr
Tweet Wall Pro
Tidytweet
Y s i t i e n e s g a n a s d e
expermientar, prueba de crear un
backchanel de twitter con Prezi.

19
Live blogging para cubrir congresos,
jornadas y eventos
Aunque Twitter es una de las
herramientas preferidas para
“retransmitir” o explicar lo que está
pasando en cualquier evento,
todavía hay mucha gente que sigue
apostando por el blog como canal
de información. Según Álvaro
Andoin , “un live-blogger se
preocupa de producir contenido
de calidad, contenido que pueda
seguir siendo válido no solo días,
sino meses o años después de
ser publicado. Tras la aparición
de los smartphones, la forma del
contenido se ha enriquecido (más
a u d i o , v i d e o , f o t o s ,
geolocalización, todo junto,…)
pero en el fondo, el mensaje es el
mismo: el live-blogger intenta
producir contenido de calidad”.
En la entrevista que publicamos la
semana pasada a Ismael Peña,
gran practicante dellive-blogging,
y a r e c o g í a m o s a l g u n a s
c o n s i d e r a c i o n e s s o b r e l a
importancia de estar conectado y
compartir lo que está pasando en
un congreso con personas que no
estén físicamente allá. Y es que
cada vez más, ya sea de forma
voluntaria y desinteresada o
contratados por los propios
organizadores, muchos congresos y
eventos están contando con la
participación de bloggers para dar
una mayor cobertura y difusión al
evento. A la vez que amplían la
discusión en el tiempo y el espacio;
más allá de la sala de conferencias
y permitiendo continuar discutiendo
una vez terminado.
La Wikipedia, explica que el
Liveblogging ganó popularidad a la
mitad de los años 2000, usado para
distribuir actualizaciones en las
conferencias más tecnológicas, en
ausencia de video streaming, con
un formato similar a las coberturas
que daban las noticias en televisión.
Si bien algunos autores prefieren
utilizar solamente un artículo e irlo
actualizando a medida que avanza
el congreso, otros crean un artículo
específico para cada sesión. En la
mayoría de los casos, se integran
otros recursos audiovisuales, como
fotos, vídeos, audios, etc. que
ayudan a contextualizar la situación
a las personas que no están
presentes.
Lo que a veces le ha llevado a
cometer algunos errores. Y es que
no siempre entendemos la frase
que acaba de pronunciar el invitado
y en directo no podemos rebobinar.
Pero Ethan reconoce que son sus
notas rápidas y es a través de los
comentarios y la interacción con
otros asistentes y los propios
ponentes, que va corrigiendo estas
imperfecciones.
Y como decíamos en el principio,
Twitter se lleva la palma en lo que
se refiere a cobertura en directo de
eventos, reproduciendo frases e
ideas del invitado, comentarios, etc.
Álvaro añadía “el live-tweeting no
sustituye al live-blogging ni al
c o n t r a r i o . L o s d o s s o n
perfectamente compatibles y
necesarios. Hay personas que
son capaces de tuitear el directo
al instante y hacerlo muy bien”. Y
lo diferenciaba del videostreaming
“uno produce contenido real time,
“what you see is what you get”.
El otro produce contenido que se
va fabricando sobre la marcha,
n o s e s a b e c ó m o s e r á
exactamente hasta que se
produzca”.
Para Ismael-Peña (lo explicaba en
esta entrevista hace un tiempo, a
partir del minuto 12:00), la base del
liveblogging son las notas que él
tomaría en cada sesión del
congreso, archivarlas fácilmente y
acceder a ellas desde cualquier otro
sitio. Además de ofrecer todo este
contenido a otras personas
interesadas, recibir comentarios
enriqueciendo esas notas. Él ya lo
ha integrado en su día a día y se ha
convertido en su forma de trabajar,
que pesar de suponer un pequeño
esfuerzo más, le aporta muchos
beneficios.
“Normalmente finalizo el
artículo de cada sesión
durante los 15 minutos
siguientes de que termine. No
porque sea obsesivo en ser el
primero en publicar un artículo
sobre este tópico, si todavía
estoy escribiendo un artículo
más formal, me perderé la
siguiente sesión. Es mejor
publicar un conjunto de notas
incompletas e imperfectas,
que perder a otro ponente.”
Ethan, uno de los livebloggers
pioneros.
Puedes ver más recursos para liveblogging aquí: http://wonference.com/site/blog-events/live-blogging-para-
cubrir-congresos-jornadas-y-eventos/

20
Según la wikipedia, el Elevator pitch es un
anglicismo que se utiliza en el discurso de
presentación sobre un proyecto o
emprendimiento, ante potenciales clientes.
No es un discurso de venta y recibe su
nombre, en referencia al poco tiempo
empleado para utilizarlo, asemejando a un
viaje en ascensor. El principal objetivo es
posicionar primero, nuestra imagen por sobre
la empresa y producto.
La idea básica y resumida del Elevator Pitch
es condensar un mensaje, que llame la
atención de alguien en pocos segundos o
minutos, obteniendo como resultado una
entrevista o reunión con esa persona para
más adelante.
El concepto es creado alrededor del año
1980 por Philip B. Crosby. Se popularizó en
la educación de negocios durante los 80 y
90. Hoy es ampliamente utilizado en el
mundo corporativo como herramienta
estratégica para nuevos negocios, inclusive
la Escuela de Negocios Harvard Business
School, lo ha colocado en su página web
para ayudar a la gente a crear su elevator
pitch y evaluarlo.
You should be able to reel off your
elevator pitch at any time, from a job
i n t e r v i e w t o a c o c k t a i l p a r t y
conversation with someone who might
be able to help you land a position.
Forbes.
¿Qué es un Elevator Pitch?
Recursos e ideas para presentarse
Recursos:
• Elevator Pitch Builder Harvard Business School
• The Perfect Elevator Pitch To Land A Job
• Crafting an Elevator Pitch – Introducing Your Company Quickly and Compellingly
• Cómo preparar un ‘elevator pitch’ efectivo
• Elevator Pitch Essentials
• The problem with your elevator pitch and how to fix it
• The Perfect Elevator Pitch
Foto Creative Commons de Nick Bedford

21
EVENTEBOOKCapítulo 3: Vídeo y nuevas tendencias

22
En este documento de CorbinBall (pdf), se
detallan algunos aspectos clave en la
evolución y popularización del formato video.
Y por su facilidad de integración en redes
sociales, el video se ha convertido en un
canal idóneo para maximizar la difusión
de tu evento.
El uso del video se ha popularizado
enormemente en Internet. Permite captar la
atención de los espectadores y aumentar su
retención de contenido. Además de ser
accesibles desde diferentes dispositivos y
fácilmente compartibles en redes sociales.
Además, refuerzan la estrategia de
posicionamiento de contenidos en
buscadores y si se utilizan en campañas de
email marketing, se ha demostrado que
tienen un impacto mayor. Y hay que añadir la
bajada del coste de producir un video
decente, con tecnologías que ahora están al
alcance de la mayoría.
Si los congresos y eventos son cada vez
más visuales y multisensoriales, el video se
convierte en el canal ideal para reforzar este
enfoque. Se puede utilizar previamente como
elemento de difusión y captación de
participantes; durante el evento como canal
de información de lo que está aconteciendo,
resúmenes de cada ponencia, etc.; y a
posterior como repositorio de las ponencias
completas y fomentar el debate y la
discusión más allá del propio evento.
Beneficios del uso del video
para promover eventos
Implicación y compromiso
El video es más interesante y atractivo que
otros medios o canales. Es una forma fácil
de presentar y compartir información sin
la necesidad de ser leída. La gente está muy
acostumbrada a ver televisión por lo tanto es
un canal familiar para ellos.
El video combina imágenes, sonidos, textos y
movimientos para crear un impacto mayor
que cada uno de estos medios por separado.
El video permitir ser visualizado mientras se
hacen otras tareas, lo que combinado con
dispositivos móviles facilita el acceso a este
contenido en cualquier momento y lugar
(esperando el autobús, en la cocina, en la
sala de espera, etc.).
Incrementa la retención
Hay estudios que demuestran que la mayoría
somos aprendices visuales. Mientras que un
10% de los adultos recordamos un 10% de lo
que leemos, un 20% de lo que escuchamos,
un 30% de los que vemos y un 50% de lo
que vemos y escuchamos. Así que el
contenido en video puede hacer que una
web sea 300% más efectiva en relación a
la retención de la audiencia. >>
Aprovecha el potencial del vídeo
para promocionar tus eventos
Vídeoynuevastendencias-EVENTBOOK

23
Accesibilidad
Los videos en internet son accesibles desde
múltiples dispositivos como ordenadores,
teléfonos, tabletas y ahora también a través
de la televisión inteligente.
Viralidad
Con los enlaces en redes sociales y la
posibilidad de integración en blogs y otras
webs, los videos en internet facilita y
promueven la difusión. Si además tienen un
componente viral que anime a los usuarios a
compartirlos masivamente, el impacto y
repercusión que puede llegar a tener el
mensaje, es mucho mayor.
Optimización de buscadores
Un estudio que cita este artículo (2010
Forrester Reserach) demostrabs que los
videos son 53 veces más probables de
aparecer como primeros resultados en las
búsquedas. Ya os habréis dado cuentas que
buscado sobre cualquier tema es cada vez
más frecuente encontrar en los primeros
lugares un video de Youtube relacionado.
Tracking
Los videos permiten también, en la mayoría
de los casos, hacer un análisis de las visitas
más detallado que el texto, por ejemplo. Y
con herramientas específicas, incluso
analizar el comportamiento de los usuarios
durante la visualización.
Precio accesible
Con la popularización de smartphones que
ya incluyen cámaras con grabación en alta
definición, ya no es imprescindible invertir
mucho dinero en tecnología. Si bien para
que un video tenga unos mínimos de calidad,
sobretodo de sonido, es necesario tener
conocimientos mínimos y el material
adecuado, no es imprescindible para que un
video transmita el mensaje y pueda llegar a
miles de personas.
Tampoco necesitamos invertir en servidores
para alojar estos contenidos ya que las
propias plataformas de reproducción como
Youtube o Vimeo ofrecen todo lo necesario, e
incluso las redes sociales permiten alojar y
compartir videos.
Éste podría ser un ejemplo; un video
resumen de las famosas conferencias
TheNextWeb que servirá para explicar lo que
aconteció en la edición pasada y atraer
visitantes en la próxima.
En conclusión, si la difusión de contenido en
video se ha popularizado y estandarizado
enormemente en los últimos años, es un
recurso imprescindible en cualquier
estrategia de comunicación y difusión de un
evento o congreso. Y como se ha
comentado, no solamente para captar la
atención y publicitar el propio evento, sino a
posteriori como repositorio de contenidos y
espacio de aprendizaje y discusión.
Aprovecha el potencial del vídeo
para promocionar tus eventos
También te puede interesar:
• La Comunidad de tu congreso en twitter
• Live blogging para cubrir congresos, jornadas y eventos
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• 7 ways to promote your event with video
• HOW TO: Plan and Promote Events With Social Media
• 10 Ways to Use Social Media to Promote an Event
• How to Promote Your Event 365 Days a Year
• 7 ways to promote your offline evennt using social media

24
El Graphic Recording es una técnica en
auge últimamente y que consiste en dibujar y
escribir lo que está aconteciendo en una
conferencia. Así que decidimos entrevistar a
Pernan Goñi, dibujante freelance que vive y
trabaja en Bilbao, para que nos contara un
poco más sobre está técnica que él está
utilizando en diferentes eventos.
“Desde pequeñito niño solitario, introvertido,
algo desarraigado, largas estancias en
hospitales, leí muchísimos cómics, y dibujaba
mucho… Empecé a destacar en clase y en el
barrio por los dibujos y a partir de entonces
esto es una huida hacia adelante: Concursos
de dibujo, Bellas Artes, diseñador, fanzines,
murales, animaciones, videojuegos… ¡Creo
que, menos tatuajes y alguna otra cosita, he
hecho de todo lo que un dibujante puede
hacer!“
¿Qué es el graphic recording y cuáles son
los orígenes?
Básicamente, es dibujar y escribir lo que se
está diciendo en una conferencia, a tiempo
real. Es como tomar apuntes, pero con
muchos dibujos. El resultado es muy vistoso.
Queda una especie de acta, pero más visual
que textual. Se puede hacer sobre papel y
rotuladores, o en un dispositivo digital: una
tablet o un ordenador portátil. Hace pocos
años que se ha implantado como “Graphic
Recording” entre nosotros, aunque en
eventos y en educación, con los proyectores
de acetatos, se hacían cosas parecidas en
los 90s. Supongo que es algo “de toda la
vida”. Los vídeos y las redes sociales de
internet lo han configurado tal y como ahora
lo conocemos.
¿Cómo empezaste con el graphic
recording?
Siempre me he apuntado a probar nuevas
cosas. Hace unos ¡15 años! en una fiesta
estuvimos jugando con un proyector de
acetatos y unos rotuladores permanentes,
haciendo algo así como de proto-video-jays.
El hecho de dibujar al momento lo que el
público demandaba y mostrarlo en una
pantalla es parecido a lo que se hace en
Graphic Recording. En junio 2008 ya realicé
un Graphic Recording propiamente dicho, en
Vitoria (Alava), en la presentación de los
resultados de Disonancias, una iniciativa de
innovación que unía empresas y creativos.
>>
Graphic Recording para eventos
Entrevista a Pernan Goñi

25
¿En que consiste una sesión de este tipo?
¿Qué herramientas utilizas?
El Graphic Recording se emplea en
eventos como conferencias, mesa
redonda, dinámicas participativas,
reuniones de trabajo, etc. La labor del
facilitador gráfico, la persona que realiza el
Graphic Recording, es una especie de
“traducción simultánea” de lo que tratan los
participantes. Hay que estar muy atento a lo
que dicen, sintetizarlo, y dibujarlo. Tener
información previa, investigar la víspera por
internet los temas a tratar, etc. es el mejor
recurso. Las herramientas no tienen mayor
secreto: papel, rotuladores y cinta adhesiva,
postits, etc para las sesiones de carácter más
manual, y ordenador y paleta gráfica para
hacerlo digitalmente. Luego hay mil marcas
de rotuladores, es un mundo. Yo los compro
por internet, en webs que venden material
para Graphic Recording (hay algunas muy
buenas, y se encuentran muy fácilmente).
¿Se hace en vivo y emitiendo en vídeo?
Hay muchas variantes y cada sesión tiene su
especificidad según cómo los organizadores
hayan diseñado el evento. Yo siempre lo he
hecho en vivo, aunque a veces no se
muestra el resultado hasta el final (por
ejemplo, porque el orador tiene su
presentación preparada con sus diapositivas
y más imágenes pueden interferir). De hecho,
creo que nunca se ha emitido en vídeo las
sesiones que yo he realizado (en estos años,
unas 20 diría yo). De hecho, los vídeos que
vemos en internet en los que parece una
mano dibujando rápidamente las ideas que
narra una voz en off, están acelerados, y yo
diría que no están hechos “a tiempo real”. He
hecho alguna prueba y estamos preparando
uno.
¿En qué se diferencia del videostreaming
o del liveblogging?
Bueno, yo tampoco soy una autoridad en
este tipo de terminología. Investigando, se ve
que el mismo nombre, según en qué web,
designa una cosa diferente… Yo creo que el
videostreaming es retransmitir en vídeo un
evento. Es como lo que hace Alvaro Andoin,
utilizando smart-phones. El Graphic
Recording, lo que yo hago, es dibujar. No es
algo mecánico, es como tomar notas. Y no
necesariamente se retransmite a tiempo real,
como el streaming. El Graphic Recording se
puede parecer más al liveblogging, ya que
casi siempre que se hace digitalmente, luego
los dibujos se suben a una web o se twitean,
con el hashtag del evento y una breve
descripción. Sí, GR es como Liveblogging
pero con dibujos.
¿Qué valor aporta para los organizadores
de un congreso?
Le da un valor de uso y comunicacional.
Valor de uso, porque los asistentes visualizan
las ideas en gráficos, en la pared,… Pueden
apuntar un símbolo con el dedo y referirse a
la idea concreta rápidamente. El valor
comunicacional es cuando los gráficos
resultantes se usan en internet o en informes
que recojan lo tratado en la sesión.
¿Y para los participantes?
En sesiones de trabajo puede tener tantas
aplicaciones como los socorridos post-its.
¿Hay alguna aportación que creas que
pueda ser de interés sobre tu
experiencia?
Aprovecho para anunciar que el próximo 11
de Julio, en Bilbao, voy a dar un workshop de
4 horas. Será muy intensivo, porque
empezaremos aprendiendo a dibujar. ¡Vamos
a sudar la gota gorda! Será en el espacio
Puerta, que es un nuevo espacio donde se
e s t á d e s a r r o l l a n d o u n a a c t i v i d a d
interesantísima relacionada con dibujo, cine y
arte. Por favor, quien quiera información de
este curso, que me escriba un email a pernan
(arroba) gmail. com Web: pernangoni.com
Graphic Recording para eventos
Entrevista a Pernan Goñi

26
Algunos puntos destacados de la infografía
de Event Manager Blog:
1. Los congresos se anuncian en redes
sociales.
2. Las webs se diseñan para ser
visualizadas en todos los tipos de
soporte móbil.
3. La participación viene motivada por
recomendaciones sociales de
colegas y amigos.
4. Los participantes tienen una voz
activa en la elección de los ponentes.
5. Twitter y otros canales permiten a los
participantes interactuar más allá del
evento presencial.
6. No es necesario desplazarse, se
puede participar desde cualquier
lugar y en cualquier momento.
7. La aplicación móvil del congreso
d a m u c h a i n f o r m a c i ó n
complementaria y facilita la
participación y el networking.
8. Las acreditaciones de congresos son
inteligentes y agilizan los procesos.
9. Recepción de feedback a través de
múltiples canales sociales.
10. To d a l a d o c u m e n t a c i ó n y
presentaciones pueden publicarse
online (slideshare, etc.)
10 claves de cómo la tecnología
cambia los eventos
Aquí puedes ver la infografía entera:
http://wonference.com/site/blog-events/10-claves-de-como-la-tecnologia-cambia-los-eventos/

27
Rosa Garriga y Mireia Iglesias publicaron una
presentación sobre nuevas tendencias en la
organización de congresos y eventos, así
como tecnologías y formatos que van
surgiendo. Entre ellas destacamos estas tres:
- Gamificación: según la Wikipedia “es el
uso de la mecánica de jugabilidad en
contextos ajenos a los juegos, con el fin de
q u e l a s p e r s o n a s a d o p t e n c i e r t o
comportamiento”. La técnica puede animar a
las personas a realizar tareas que
normalmente se consideran aburridas, como
completar encuestas, ir de compras, o leer
páginas web. Una potente estrategia para
motivar a los jugadores a ingresar y
permanecer en la actividad lúdica, consiste
en otorgarles como recompensa a logros en
sus desempeños, premios denominados
“badges o insignias”.
La Gamificación es un concepto en auge
también en las empresas, y que ya en el
2011 se organizó un congreso relacionado
con esta corriente el GSummit, que en la
edición 2013 se celebrará en San Francisco.
- Networking: nuevas formas de interacción
entre los participantes. Desde dinamización
previa en redes sociales, juegos a través de
las acreditaciones, hasta soluciones como la
red social de participantes que ofrece
Wonference incluida en todas las opciones.
- Eventos Híbridos: uso del streaming de
vídeo y otras tecnologías para vincular el
espacio online y el presencial. Es evidente
que una de las principales virtudes de los
congresos y eventos es la interacción cara a
cara con colegas de todo el mundo a la vez
que viajar y conocer otras ciudades es un
aliciente añadido. Pero esto no está reñido
con un complemento online que permita la
participación de otras personas que por los
motivos que sea no se pueden desplazar o
mantener la discusión y el acceso a los
contenidos más allá de los días del congreso.
Wonference está diseñada para ofrecer
diferentes posibilidades en este sentido,
desde congresos totalmente presenciales,
híbridos o mixtos, hasta congresos
totalmente virtuales.
Nuevos formatos, tecnologías y
tendencias en congresos y eventos
¡A qué esperas, crea un congreso disruptivo!

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Lego Serious Play
Entretenimiento e innovación
No es ningún secreto que Lego es
uno de los juegos más populares
del mundo, pero quizás si que no
todos sabían las aplicaciones
didácticas y formativas que puede
tener en todos los niveles. Desde
aprender programación y robótico
con los Lego Mindstorms hasta
mejorar dinámicas y procesos en
empresas y organizaciones, es un
juego serio.
Lego Serious Play es un proceso
innovador, experimental diseñado
para mejorar la innovación y el
rendimiento de procesos. Basado
en una investigación que muestra
que este tipo de prácticas manuales
y m e n t a l e s p r o d u c e u n a
comprensión más profunda, más
significativa del mundo y sus
posibilidades, LEGO Serious Play
profundiza el proceso de reflexión y
apoya un diálogo efectivo para
todos los participantes en la
dinámica.
A la práctica, se trata de una bolsas
o kits, con muchas piezas y
materiales de Lego acompañados
d e d i f e r e n t e s p l a n o s d e
instrucciones para hacer diferentes
tipos de actividades.
Este método pretende invitar a
todos los participantes a tener un rol
activo en el proceso. A través del
lenguaje universal de los ladrillos de
lego, trata a todos por igual y
permite que todas las opiniones y
aspectos puedan entrar en
consideración.
Seguramente esta entrevista al
director de Serious Play te ayude a
e n t e n d e r u n p o c o m á s l a
metodología y el origen.
Pero además desde hace un tiempo
han liberado parte la metodología
en formato Open source para que
todo el mundo interesado pueda
c o n o c e r u n p o c o m á s s u
funcionamiento. Puedes descargar
el PDF aquí de lego serious play
aquí (36 MB).

29
EVENTBOOK
La plataforma online de organización de eventos y congresos
www.wonference.com info@wonference.com
En Wonference sabemos que organizar un evento supone mucho
trabajo. Por eso hemos decidido hacértelo ¡muy fácil!

30
EVENTBOOK
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