Centre de ressources en ligne : l'USH et XWiki

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L'Union Sociale pour l'Habitat (USH) - en charge du secteur HLM - a fait appel à la société XWiki SAS pour effectuer la refonte de son centre de ressources. Ce projet a nécessité la reprise des données existantes (Lotus Notes), la définition d'un plan de classement ainsi que la création de modèles pour la structuration des documents. Un site internet événementiel a également été créé.

L'USH a également pu déployer des espaces de travail collaboratifs avec la solution XWiki. Cela permet aux membres du réseau de partager des informations et des documents sur tout type de projets.

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Centre de ressources en ligne : l'USH et XWiki

  1. 1. ETUDE DE CAS UN CENTRE DE RESSOURCES
  2. 2. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 2 L’Union Sociale pour l'Habitat (USH) est une organisation de type «adhocratique». Elle mobilise, dans un contexte d’environnements instables et complexes, des compétences pluridisciplinaires et transversales pour mener à bien des missions. L'USH a :  un rôle de représentation nationale auprès des pouvoirs publics, des milieux professionnels, des médias et de l’opinion publique  une mission de réflexion, d’analyse, d’étude sur tous les dossiers relatifs à l’habitat et d’élaboration de propositions pour une politique sociale de l’habitat  une fonction d’information, de conseil et d’assistance auprès des organismes Hlm afin de faciliter, rationaliser et développer leurs  activités et leurs compétences professionnelles L’information et la communication sont au cœur des missions de l’USH qui informe ses adhérents, les fédérations, les organismes Hlm, et les partenaires du mouvement Hlm. Contexte et enjeux Au cours du 1er semestre 2012 a été lancée une mission d’audit des moyens de production de l’information au sein de l’USH. L’architecture applicative était très hétérogène et ne répondait plus aux attentes. En effet, l’absence de cohérence entre les différents systèmes de production de contenus et d'un moteur de recherche rendait difficile l’accès aux contenus pour une personne extérieure aux services producteurs. Secteur : public Besoin : structuration et organisation de contenus numériques Solution : centre de ressources Produits : XWiki Enterprise « XWiki nous a permis de structurer et d’organiser au mieux notre importante production de contenus numériques tout en facilitant l’accessibilité de ce fond à la satisfaction d’un plus large public. L’édition collaborative proposée et adoptée par nos nombreux contributeurs nous permet maintenant d’appréhender et d’explorer plus sereinement d’autres voies, comme les espaces collaboratifs. » (Thierry Bourreau, responsable du centre de ressources de l'Union Sociale pour l'Habitat)
  3. 3. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 3 Un « centre de ressources » a été créé avec 2 objectifs :  valoriser les productions de l’USH, partager de l’information et produire en lien direct avec le terrain  centraliser toutes les productions dans un outil en ligne en permettant aux organismes d’apporter leur contribution aux projets en cours Besoins et contraintes Contraintes à prendre en compte pour l'outil : Au-delà des critères techniques et fonctionnels, une attention toute particulière était portée sur :  la capacité de l’outil à organiser l’information  la dimension collaborative « native »  la capacité démontrée à la reprise de contenu Contraintes à prendre en compte en interne : > Mobiliser des contributeurs nombreux et « délocalisés » :  un outil accessible directement depuis un navigateur web  un outil de production « standardisé » : 4 gabarits usuels  un outil assez simple : Titre + Chapô + Contenu  un workflow «light» et sécurisé, laissé à la gouvernance des entités contributrices  historisation très sécurisante pour les contributeurs > Proposer une organisation rigoureuse de l’information, peu contraignante à la production mais efficace à l’utilisation :  réalisation d’un Plan de Classement Unifié à partir de plans existants  un outil de gestion simple et efficace (MC et tags associés à chaque entrée)  un outil d’affectation par lot des docs (ex. changement de classement, de nom d’entité ou d'email de contact)  la gestion d'un statut : privé / public  un moteur de recherche paramétrable (migration de la version 5.2.1 -> 6.x pour SOLR)  un accès multiple : Plan / Type / Nature / Tags / Index
  4. 4. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 4 > Reprise de l’existant :  plus de 45 000 documents de type « texte » dans des bases Lotus Notes  des fichiers joints encapsulés dans des documents (docx, pdf, pptx)  des liens hypertextes (URL, Lotus Notes) à conserver impérativement  la sélection et le nettoyage dans des bases de données existantes  le mapping et l'identification des contenus à reprendre et leur cible dans les gabarits du CDR  l’import avec un mapping de documents dans le nouveau PCU (table de concordance)  l'import réalisé sans indexation systématique de MC ou TAGS La solution Le choix de la solution XWiki Un appel d'offre a été effectué. Les solutions sélectionnées : Drupal / Alfresco / Sharepoint / XWiki. XWiki et XWiki SAS se sont démarqués sur les critères suivants :  une bonne couverture fonctionnelle  une solution simple  un interlocuteur unique (éditeur et intégrateur)  la reprise de l'existant (import des données) Les réalisations de l'équipe XWiki SAS Un centre de ressources Le centre de ressources de l'USH est accessible à l'url suivante : ressourceshlm.union-habitat.org/ush/ L'équipe XWiki SAS a mis en place le centre de ressources de l'USH après plusieurs étapes préliminaires parmi lesquelles la création du plan de classement par l'USH et la reprise des données existantes (Lotus Notes, fichiers joints (PDF, pptx, docx...), et liens hypertextes).
  5. 5. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 5 Page d’accueil du centre de ressources
  6. 6. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 6 Un site événementiel : Le Congrès Pour le site événementiel Le Congrès, XWiki a été utilisé comme un CMS classique. Premiers résultats constatés Les premiers résultats sont encourageants. Le Centre de ressources réalisé avec XWiki répond aux attentes de l'USH, à savoir la centralisation et la valorisation de l’ensemble des productions du mouvement Hlm. Les cibles de ce portail de référence sur le logement social sont au rendez-vous au regard de la progression constante des consultations depuis son ouverture. Au mois de novembre 2014 :  ce sont plus de 8 000 visiteurs uniques  plus de 13 000 sessions par mois  près de 2 500 pages vues par jour L’appropriation de cette nouvelle manière de produire et de publier de l’information continue de se diffuser à toute l’organisation. Près de 300 nouveaux documents produits cette année par les différentes directions opérationnelles sont venues abonder les 2 500 références de l'USH.

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